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A logística no atacado distribuidor enfrenta diariamente desafios para conquistar dois objetivos: reduzir custos e aumentar a qualidade na operação. Para isso, um dos principais pontos é garantir uma gestão de entregas eficiente.

A gestão de entrega engloba todos os processos entre o momento em que um pedido é realizado pelo cliente até que o produto chegue ao seu armazém.

Uma gestão de entregas eficiente, portanto, é o que garante a satisfação do consumidor, ao mesmo tempo que mantém os custos na logística do atacado distribuidor baixos.

Mas o que significa ter uma gestão de entregas eficiente? E o que você, gestor logístico, pode fazer para melhorar a sua?

É sobre isso que vamos conversar ao longo deste artigo. Acompanhe conosco e aprenda tudo que você precisa saber para melhorar sua gestão de entregas!

→ Antes de seguir a leitura, tire dois minutos para ver este vídeo onde damos dicas para otimizar entregas no atacado distribuidor:

O que é gestão de entregas?

Em termos simples, a gestão de entregas é o gerenciamento dos processos que levam um produto do ponto A ao ponto B.

Também chamada de gerenciamento de expedição ou frota, a gestão de entregas tem um papel estratégico, garantindo que o produto seja transportado pela rota mais eficiente, no menor prazo e que chegue intacto ao consumidor.

Normalmente, o responsável pela gestão de entregas em uma distribuidora é chamado de gerente de entrega, logística ou expedição.

Esse profissional tem como responsabilidade gerenciar o conjunto de atividades a serem realizadas para que os clientes recebam exatamente o que compraram, nos prazos acordados e com a garantia total de qualidade.

Em empresas menores, os gestores de entrega costumam ser o ponto intermediário de contato entre os armazéns e os profissionais que fazem entregas.

Em operações mais robustas, como no atacado distribuidor, em que os pedidos são processados ​​programaticamente, eles tendem a se ater a uma atuação mais analítica, repassando pontos problemáticos, como pedidos atrasados, para os cuidados de uma equipe que atua sob seus comandos.

Em suma, uma gestão de entregas eficiente deve incluir:

A importância da gestão de entregas para sua distribuidora

São vários os fatores que desempenham um papel crucial para tornar um negócio bem-sucedido. No mercado distribuidor, ter uma excelente gestão de entregas é um desses fatores mais importantes.

A implementação adequada dos serviços de entrega, bem como dos controles dele, pode ajudar a aumentar a eficiência geral dos negócios, reduzindo significativamente o tempo, o esforço e os custos.

Com a concorrência aumentando cada vez mais, a demanda por excelentes serviços aumenta dia a dia. Não é de se admirar que o serviço de entrega seja um dos mais decisivos na experiência do cliente.

Segundo um relatório global sobre a experiência da compra virtual, 43% dos consumidores não voltariam a um varejista online dentro de um mês após uma experiência de entrega negativa, enquanto 38% nunca voltariam novamente.

E enquanto a pesquisa se refere ao comércio B2C, os impactos do crescimento na exigência do consumidor final têm sido sentidos também no comércio de empresa para empresa (B2B).

Dado que o movimento de mercadorias é o que impulsiona o fluxo de caixa no atacado distribuidor, é lógico que o gerenciamento desse movimento — a gestão de entregas em si — seja uma preocupação central do negócio.

Mas quais benefícios uma gestão de entregas pode trazer? Veja abaixo os principais deles:

  • Aumento da visibilidade: a gestão de entregas fornece maior visibilidade da cadeia de suprimentos. Isso permite que o atacado distribuidor controle melhor os custos, identifique as eficiências e os gargalos da cadeia de suprimentos, conduza o planejamento da demanda e obtenha percepções sobre as oportunidades;
  • Redução das despesas gerais: a gestão de entregas permite que as empresas reduzam as despesas gerais na logística, desde o corte de custos de remessa até a redução de quanto espaço de armazenamento de que precisam, controlando proativamente os níveis de estoque;
  • Melhor experiência do cliente: uma excelente experiência do cliente é o fator que impulsiona as vendas repetidas. Ao entregar pedidos com precisão e rapidez, você reduz o lead time e, com isso, melhora a experiência do cliente, o que, por sua vez, aumenta a fidelidade à marca e as vendas futuras;
  • Prevenção de perdas: a gestão de entregas ajuda a prevenir perdas de várias maneiras. Para começar, ela gera maior precisão na contabilidade de estoque, para que o atacado distribuidor saiba exatamente quanto estoque tem em mãos em um determinado momento. Ela também permite rastrear o movimento e a localização em tempo real para que o estoque não seja extraviado ou desviado sem aviso prévio. Além disso, ao garantir condições ideais de armazenamento e transporte, como gerenciamento de temperatura e umidade, uma gestão de entregas sólida evita deterioração e danos;
  • Melhor previsão: a previsão de demanda apoia a expansão calculando de forma realista as necessidades de estoque para atender os pedidos de acordo. Além disso, as melhores práticas de gestão de entrega ajudam as empresas a escalar para atender mais pedidos de clientes dentro do prazo;
  • Vantagem competitiva: entregar os pedidos corretamente e no prazo é um elemento fundamental na experiência do cliente — e uma boa experiência é a chave para repetir os pedidos, bem como para melhorar a reputação da marca.

Como ter uma gestão de entregas eficiente em sua distribuidora?

Pensando em lhe ajudar, preparamos uma lista com as principais dicas para melhorar os processos de entrega na sua distribuidora e conquistar qualidade e produtividade.

1. Invista na infraestrutura de distribuição e planeje com antecedência

Para criar um processo eficiente de gerenciamento de entrega, especialmente em períodos de maior demanda, é essencial investir na infraestrutura do centro de distribuição.

Isso inclui as pessoas, tecnologia, instalações e muito mais, para garantir que seus produtos sejam facilmente contabilizados e entregues no prazo.

Crie um bom processo de gerenciamento de entrega desde o início e você poderá ajustá-lo à perfeição, resolvendo os problemas mais cedo ou mais tarde.

Assim que os pedidos chegarem, seu time deve começar a planejá-los imediatamente, para perder o menor tempo possível. Planeje todas as etapas com antecedência para estar mais bem preparado.

2. Monitore rigorosamente os prazos

Você pode achar isso óbvio, mas é bastante comum encontrar empresas que não monitoram os prazos da expedição de documentos, o que acaba gerando multas pelo atraso.

Atualmente, contudo, não é preciso monitorar os prazos por conta própria, correndo o risco de perder ou se esquecer de algum; você pode contar com soluções de softwares que fazem esse controle de forma automática, garantindo que todos os prazos sejam rigorosamente cumpridos.

Com uma aplicação tecnológica eficiente, é possível fazer estimativas (para não incorrer em promessas que não podem ser cumpridas posteriormente).

Você também pode acompanhar passo a passo um pedido, desde sua saída do centro de distribuição até o recebimento por parte do cliente. E isso tudo de maneira automatizada, com o mínimo de necessidade de controle humano.

3. Tenha controle da localização das frotas em tempo real

Você sabe onde seus entregadores estão? Além de essa informação trazer mais segurança e satisfação para os seus clientes, ao acompanhar suas entregas em tempo real, você melhora suas decisões logísticas, acompanha movimentações estranhas e emite alertas para sua equipe em caso de imprevistos.

→ Confira o episódio 32 do MáximaCast, o podcast da Máxima Tech no qual nossos especialistas discutem os benefícios que gestores e empresas desfrutam por utilizar a roteirização logística pelo google maps:

4. Calcule as rotas com máxima precisão

Sua entrega pode até demorar mais do que o normal, porém, um ponto essencial para garantir que os clientes não fiquem insatisfeitos é deixá-los bem informados quanto ao prazo de entrega.

Por exemplo, se você demora 7 dias para entregar uma mercadoria em determinada localidade, mas informa ao cliente que o prazo é de 5 dias, as chances são de que ele fique insatisfeito com o atraso, e não volte a fazer negócio com a empresa.

Por isso, na hora de precificar o frete e calcular os custos de entrega, é preciso muito cuidado. Contar com o auxílio de um sistema que oferece o cálculo automático da quilometragem, gerando o custo e o prazo do frete, faz toda a diferença para a sua gestão de entregas.

5. Aplique automação nas ordens de serviço para entregadores

Conseguir expedir ordens de serviço aos seus entregadores de onde quer que você esteja é um grande diferencial.

Com um bom aplicativo de gestão de entregas, isso é possível. Você pode fazer a programação do delivery, otimizando a distribuição do trabalho entre os profissionais que fazem sua prestação de serviço.

6. Tenha dados em mãos para otimizar sua atuação

Qualquer gestor sabe que não dá para tomar boas decisões de gestão sem se basear em dados sólidos e precisos. Por isso, é essencial contar com o suporte de uma solução que gere relatórios para a sua gestão de entregas, tornando mais fácil visualizar erros e possíveis pontos de melhorias.

A partir dos dados obtidos com a solução, será possível checar seu nível de produtividade, entender se sua força de trabalho está atendendo bem aos prazos e planejar melhor as demandas.

Como a tecnologia pode beneficiar a gestão de entregas?

A boa notícia é que a tecnologia está disponível para ajudar com todos os pontos acima.

O que até poucos anos era feito de maneira quase que intuitiva, dependendo do trabalho de muitos analistas e recorrendo a processos lentos, hoje é realizado em poucos cliques.

A gestão de entregas ficou mais simples com o aumento da popularidade de dispositivos móveis (tablets e smartphones) e do uso de soluções tecnológicas que auxiliam gestores nas suas decisões.

Atualmente, é possível encontrar no mercado softwares específicos para a logística de distribuição, que oferecem as seguintes funcionalidades:

  • Acompanhamento, em tempo real, do romaneio de entrega, disponibilizando informações detalhadas de todas as cargas que serão entregues por cada veículo;
  • Visualização da rota até a finalização de todo o processo, pelo Google Maps ou Waze;
  • Realização de check in e check out dos clientes;
  • Armazenamento do comprovante de entrega da nota fiscal;
  • Possibilidade de visualizar o Contas a Receber do cliente;
  • Emissão de relatórios gerenciais de acompanhamento das entregas com a produtividade do motorista;
  • Registro do tempo de carga e descarga.

Como escolher a melhor ferramenta de gestão de entregas?

Não há dúvidas que adotar um software para gestão de entregas  é imprescindível atualmente.

O programa é parte fundamental de uma estratégia para obter mais controle e reduzir custos no atacado distribuidor. No entanto, é preciso tomar alguns cuidados na escolha da ferramenta ideal.

Sistemas que oferecem muitos recursos, alto controle dos processos de entrega e grande capacidade para gerar resultados consistentes são considerados um diferencial competitivo, ainda mais na área de logística, tão fundamental para o setor atacadista distribuidor.

Pensando nisso, nós listamos as funcionalidades que um software para gestão de entregas precisa oferecer para você avaliar no momento da escolha. Veja abaixo como fazer a sua escolha!

1- Informações detalhadas de todas as cargas a serem entregues por veículo

O gestor de entregas pode acompanhar, em tempo real, o status das entregas por motorista. No painel da solução, deve ser possível visualizar se a entrega está pendente (o entregador ainda não chegou no cliente), se o check-in foi efetuado (entregador está no cliente esperando descarregar o caminhão) e se a mercadoria foi entregue (caminhão devidamente descarregado).

Com esse controle, sabe-se quantos clientes o entregador já visitou, faltam visitar e onde ele está no momento. Caso aconteça algum imprevisto no trajeto, o gestor tem condições de tomar medidas imediatas para contornar a questão e evitar atrasos ou reduzir o impacto negativo para os clientes seguintes.

2- Acompanhamento do tempo por etapa da entrega

O sistema de controle de entregas ideal também permite acompanhar quanto tempo o motorista gasta desde a saída do armazém, até chegar ao cliente, descarregar o caminhão e sair para a próxima entrega. Esse acompanhamento permite detectar ineficiências no processo logístico, como o tempo parado no trânsito ou esperando para descarregar o caminhão, por exemplo.

Com essas informações, o gestor pode pensar em alternativas para mudar de rota ou negociar melhores horários para entregar em determinados clientes. Além disso, o acumulado dos dados gera um histórico para análise que ajuda a desenhar estratégias mais assertivas de entrega.

3- Devoluções imediatas de mercadorias

Esse é um diferencial muito importante que a solução de gestão de entregas precisa garantir: devolução de mercadorias para o próprio entregador! Se, por acaso, houver alguma devolução de mercadoria por avaria ou entrega indevida, o entregador precisa conseguir informar pelo aplicativo a quantidade dos produtos devolvidos e seus respectivos motivos, podendo levar as mercadorias embora no ato.

Assim, o gestor sabe imediatamente o motivo da devolução, pode programar uma nova entrega e, ainda, reduzir o custo com novos fretes para retirada da mercadoria a ser devolvida.

4- Relatórios gerenciais sobre as entregas e performance dos motoristas

Com o melhor sistema de gestão para entregas, é possível emitir relatórios para saber quanto tempo cada motorista circulou no dia, semana, mês e, também, o tempo de parada em cada cliente. Dessa forma, o gestor pode ver qual o tempo médio que cada motorista precisa para realizar as entregas, avaliando a produtividade de cada um. Se for preciso, é possível realizar um treinamento, tendo em vista uma maior agilidade nas operações.

5- Visualização das contas a receber de cada cliente

A tecnologia também deve permitir que o próprio entregador possa receber os títulos em aberto do cliente (inclusive referente à entrega atual). Por meio do aplicativo acessado em um tablet ou smartphone, ele pode ver informações como valor e vencimento. Ao receber o pagamento, ele também pode informar o lançamento de recebimentos, facilitando e agilizando os pagamentos.

6- Armazenamento de comprovantes de entregas e notas fiscais

A solução ideal ainda deve permitir salvar as notas fiscais das entregas. Após o entregador descarregar o caminhão, ele visualiza a nota fiscal no aplicativo e já registra a entrega dos itens. Em seguida, tira uma foto do canhoto assinado para comprovar a entrega. Dessa forma, não há perda ou erros de informação, garantindo agilidade no processo.

7- Integração facilitada com o ERP

No segmento atacadista distribuidor, é relevante ter um sistema de gestão de entregas que se conecte ao seu ERP. Isso permitirá criar um processo logístico contínuo e sem obstáculos, automatizando cada uma de suas etapas.

Os especialistas da Máxima Tech discutiram a importância da integração com ERP no episódio #61 do MáximaCast! Confira abaixo:

8 – Dashboards com KPIs atualizados automaticamente

Por definição, KPIs são métricas de negócios usadas por executivos e outros gerentes para rastrear e analisar fatores considerados cruciais para o sucesso de uma organização.

No caso da gestão de entregas, os KPIs indicam a efetividade dos processos logísticos.

A definição e o acompanhamento de KPIs permite criar diferenciais com foco nas prioridades organizacionais.

Os KPIs esclarecem o desempenho dos processos envolvidos na gestão de entregas para que os gestores realizem avaliações e determinem as alterações operacionais e estratégicas necessárias.

Um bom sistema de gestão de entregas, portanto, deve gerar os principais KPIs para a logística de entrega automaticamente, agilizando o processo de análise e tomada de decisão pelos líderes do setor.

Como definir os KPIs na gestão de entregas?

A partir da definição de KPIs, a escolha de uma ferramenta de gestão de entregas tende a ser mais acertada, uma vez que a empresa já sabe o que quer medir e pode, então, optar por uma solução que automatize o monitoramento dos indicadores.

Agora, como definir quais KPIs devem ser acompanhados na estratégia de entregas?

Para isso, é preciso separá-los conforme os processos realizados na gestão de entregas. Indicamos a utilização das seguintes categorias para facilitar a definição dos indicadores:

KPIs de logística interna

Os KPIs de logística interna, ou seja, que medem o desempenho das atividades realizadas antes do embarque das mercadorias apontam a precisão dos pedidos que foram separados — quantos foram preenchidos em uma hora, por exemplo.

Para isso, é possível medir:

– O tempo total de processamento do pedido;

– O tempo de ciclo desde a confecção de um recibo até o instante em que ele é guardado;

– Os custos (fixos e variáveis) envolvidos nos pedidos e nos processos de separação, organização e preparação das mercadorias que serão entregues.

KPIs de logística de distribuição

KPIs de logística de distribuição são aqueles que medem o desempenho das atividades realizadas após o embarque. Eles podem compreender:

– A qualidade (se houve ou não erros na entrega, avarias ou extravios, por exemplo);

– O nível de serviço nas entregas (percentual de entregas dentro do prazo negociado com o consumidor, por exemplo);

– Custos de transporte (gastos com combustível, mão de obra, embalagens etc.).

KPIs de On-Time in Full (OTIF)

KPIs de OTIF são todos aqueles que ajudam a mensurar o desempenho do ponto de vista do cliente. Eles compreendem desde a compra até o recebimento da mercadoria pelo consumidor.  Podem medir, entre outras coisas:

– O cumprimento de prazos;

– A rapidez e a eficiência no atendimento durante o transporte e na entrega em si;

– A verificação das especificações combinadas com o consumidor (se o que ele pediu realmente foi entregue ou se houve algum engano, por exemplo), etc.

Conclusão

A gestão de entregas eficiente vai potencializar os resultados da sua distribuidora.

Como a cultura de entrega sob demanda está na ordem do dia, as empresas precisam adotar várias estratégias para melhorar suas operações. O estilo de vida acelerado da clientela (seja ela B2C ou B2B) exige um trabalho mais inteligente, rápido e cada vez mais eficiente.

É por isso que a gestão de entrega vem assumindo uma importância nunca antes vista nas operações logísticas — e até reverberando nos processos comerciais, de marketing e relacionamento com clientes.

Como vimos, tomando alguns cuidados pontuais e, principalmente, investindo em tecnologia, sua distribuidora pode ter a gestão de entregas como um diferencial e tanto.

E a boa notícia é que não é preciso fazer investimentos gigantescos, pois as aplicações tecnológicas estão cada vez mais acessíveis, fáceis de implementar e operar e, também, mais baratas.

O bom uso da tecnologia também fornece mais inteligência gerencial. Isso significa que é possível facilitar a tomada de decisão, bem como ter mais previsibilidade da operação e acompanhar indicadores de desempenho em tempo real.

Ao rastrear as métricas de sua frota e fazer o comportamento de seus motoristas, você pode, por exemplo, reduzir os custos de seguro, fornecendo aos corretores acesso a esses dados.

Que tal conhecer uma solução que pode trazer todos esses benefícios e melhorar a produtividade da sua gestão de entregas? Se você ficou com alguma dúvida, escreva pra gente pelos comentários e até a próxima!