7 dicas de gestão de entregas para sua distribuidora

Em vez de ler, que tal ouvir?


Gestores de departamentos logísticos enfrentam desafios diários em busca da redução de custos e da máxima qualidade na operação. Com isso, quem quer fazer uma gestão de entregas de primeira precisa estar sempre buscando conhecimento, qualificação e atualização contínua.

Assim, será possível trabalhar com custos cada vez menores, que não comprometam a qualidade do resultado da operação e a segurança e satisfação dos usuários, dos operadores e do cliente final.

Sobre isso, vamos conversar ao longo deste artigo.  Acompanhe!

→ Antes de seguir a leitura, tire dois minutos para ver este vídeo onde damos dicas para otimizar entregas no atacado distribuidor:

O que é gestão de entregas

Comecemos por relembrar rapidamente o que é a gestão de entregas.

Em termos simples, trata-se da função de aplicar processos para garantir que as mercadorias sejam eficientemente transferidas de um local para o outro.

Também chamada de gerenciamento de expedição ou frota, a gestão de entregas responde à pergunta: “como podemos levar esse item do ponto A ao ponto B?”. À medida que as expectativas do consumidor continuam aumentando, essa função nunca foi tão demandada.

Normalmente, o responsável pela gestão de entregas em uma distribuidora é chamado de gerente de entrega, logística ou expedição. Seja como for, esse profissional tem, sob sua responsabilidade, gerenciar o conjunto de atividades a serem realizadas para que os clientes recebam exatamente o que compraram, nos prazos acordados e com a garantia total de qualidade.

Em empresas menores, os gestores de entrega costumam ser o ponto intermediário de contato entre os armazéns e os profissionais que fazem entregas. Em operações mais robustas, em que os pedidos são processados ​​programaticamente, eles tendem a se ater a uma atuação mais analítica, repassando pontos problemáticos, como pedidos atrasados, para os cuidados de uma equipe que atua sob seus comandos.

A importância da gestão de entregas para sua distribuidora

São vários os fatores que desempenham um papel crucial para tornar um negócio bem-sucedido. No mercado distribuidor, ter uma excelente gestão de entregas é um desses que fazem toda a diferença.

A implementação adequada dos serviços de entrega, bem como dos controles dele, pode ajudar a aumentar a eficiência geral dos negócios, reduzindo significativamente o tempo, o esforço e os custos.

Com a concorrência aumentando cada vez mais, a demanda por excelentes serviços aumenta dia a dia. Não é de se admirar que o serviço de entrega seja um dos mais decisivos na experiência do cliente.

Veja o que aponta um relatório global sobre a experiência da compra virtual, tão em alta atualmente: 43% dos consumidores não voltariam a um varejista online dentro de um mês após uma experiência de entrega negativa, enquanto 38% nunca voltariam novamente.

Neste sentido, podemos dizer que o “pão com manteiga” na gestão de entregas é maximizar o lucro e, ao mesmo tempo, melhorar a satisfação do cliente. E isso sem perder de vista o aumento da produtividade e da eficiência.

A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar muito. O que até poucos anos era feito de maneira quase que intuitiva, dependendo do trabalho de muitos analistas e recorrendo a processos lentos, hoje é realizado em poucos cliques — obviamente, tomando os devidos cuidados para que os processos não se tornem demasiadamente mecanizados.

A boa gestão de entregas também é crucial na reputação da distribuidora. Como pontuamos, oferecer à base de clientes uma experiência satisfatória é crucial para o sucesso. A manutenção de altos padrões de serviços é essencial para manter a lealdade (hoje bastante sensível), o que, por sua vez, melhora a reputação da sua empresa e contribui para a atração de novos clientes.

Na pesquisa que citamos anteriormente, descobriu-se que cerca de 2/3 dos consumidores consideram os padrões de entrega ruins a pior coisa que pode dar errado em seu relacionamento com fornecedores.

Outro ponto importante merece reforço: a implantação de um bom processo de gerenciamento de entregas também aumenta a eficiência da empresa e reduz a quantidade de tempo e esforço gastos.

Em linhas gerais, o que se espera de uma gestão de entregas eficiente pode ser resumido nos seguintes tópicos:

  • Entregas automatizadas;
  • Capacidade de acompanhamento em tempo real;
  • Otimização de rotas de entrega;
  • Integração perfeita para controles mais orientados por dados;
  • Facilidade para os gestores tomarem decisões baseados em informações corretas, seguras e com alta disponibilidade.

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Como ter uma gestão de entregas eficiente em sua distribuidora

Pensando em lhe ajudar, preparamos uma lista com as principais dicas para melhorar os processos de entrega na sua distribuidora e conquistar qualidade e produtividade.

1. Invista na infraestrutura de distribuição e planeje com antecedência

Para criar um processo eficiente de gerenciamento de entrega, especialmente em períodos de maior demanda, é essencial investir na infraestrutura do centro de distribuição – que pode ser em pessoas, tecnologia, instalações e muito mais, para garantir que seus produtos sejam facilmente contabilizados e entregues no prazo. Isso pode tornar mais fácil e flexível quando se trata de entregar pacotes e encomendas, e atender à demanda dos clientes.

Crie um bom processo de gerenciamento de entrega desde o início e você poderá ajustá-lo à perfeição, resolvendo os problemas mais cedo ou mais tarde. Assim que os pedidos chegarem, seu time deve começar a planejá-los imediatamente, para perder o menor tempo possível. Planeje todas as etapas com antecedência para estar melhor preparado.

2. Monitore rigorosamente os prazos

Você pode achar isso óbvio, mas é bastante comum encontrar empresas que não monitoram os prazos da expedição de documentos, o que acaba gerando multas pelo atraso.

Atualmente, contudo, não é preciso monitorar os prazos por conta própria, correndo o risco de perder ou se esquecer de algum; você pode contar com soluções de softwares que fazem esse controle de forma automática, garantindo que todos os prazos sejam rigorosamente cumpridos.

Com uma aplicação tecnológica eficiente, é possível fazer estimativas (para não incorrer em promessas que não podem ser cumpridas posteriormente). Você também pode acompanhar passo a passo um pedido, desde sua saída do centro de distribuição até o recebimento por parte do cliente. E isso tudo de maneira automatizada, com o mínimo de necessidade de controle humano.

3. Tenha controle da localização das frotas em tempo real

Você sabe onde seus entregadores estão em tempo real? Além de essa informação trazer mais segurança e satisfação para os seus clientes, ao acompanhar suas entregas em tempo real, você melhora suas decisões logísticas, acompanha movimentações estranhas e emite alertas para sua equipe em caso de imprevistos.

→ Confira o episódio 32 do MáximaCast, o podcast da Máxima Tech no qual nossos especialistas discutem os benefícios que gestores e empresas desfrutam por utilizar a roteirização logística pelo google maps:

4. Calcule as rotas com máxima precisão

Sua entrega pode até demorar mais do que o normal, porém, um ponto essencial para garantir que os clientes não fiquem insatisfeitos é deixá-los bem informados quanto ao prazo de entrega.

Por exemplo, se você demora 7 dias para entregar uma mercadoria em determinada localidade, mas informa ao cliente que o prazo é de 5 dias, as chances são de que ele fique insatisfeito com o atraso, e não volte a fazer negócio com a empresa.

Por isso, na hora de precificar o frete e calcular os custos de entrega, é preciso muito cuidado. Contar com o auxílio de um sistema que oferece o cálculo automático da quilometragem, gerando o custo e o prazo do frete, faz toda a diferença para a sua gestão de entregas.

5. Aplique automação nas ordens de serviço para entregadores

Conseguir expedir ordens de serviço aos seus entregadores de onde quer que você esteja é um grande diferencial.

Com um bom aplicativo de gestão de entregas, isso é possível. Você pode fazer a programação do delivery, otimizando a distribuição do trabalho entre os profissionais que fazem sua prestação de serviço.

→ Entenda neste vídeo:

6. Tenha dados em mãos para otimizar sua atuação

Qualquer gestor sabe que não dá para tomar boas decisões de gestão sem se basear em dados sólidos e precisos. Por isso, é essencial contar com o suporte de uma solução que gere relatórios para a sua gestão de entregas, tornando mais fácil visualizar erros e possíveis pontos de melhorias.

A partir dos dados obtidos com a solução, será possível checar seu nível de produtividade, entender se sua força de trabalho está atendendo bem aos prazos e planejar melhor as demandas.

7. Conte com o apoio da tecnologia na gestão de entregas

A gestão de entregas ficou mais simples com o aumento da popularidade de dispositivos móveis (tablets e smartphones) e do uso de soluções tecnológicas que auxiliam gestores nas suas decisões.

Atualmente, é possível encontrar no mercado softwares específicos para a logística de distribuição, que oferecem as seguintes funcionalidades:

  • Acompanhamento, em tempo real, do romaneio de entrega, disponibilizando informações detalhadas de todas as cargas que serão entregues por cada veículo;
  • Visualização da rota até a finalização de todo o processo, pelo Google Maps ou Waze;
  • Realização de check in e check out nos clientes;
  • Armazenamento do comprovante de entrega da nota fiscal;
  • Possibilidade de visualizar o Contas a Receber do cliente;
  • Emissão de relatórios gerenciais de acompanhamento das entregas com a produtividade do motorista;
  • Registro do tempo de carga e descarga.

→ Veja também: Como otimizar a logística de entrega e fidelizar clientes!

Conclusão

A gestão de entregas eficiente vai potencializar os resultados da sua distribuidora.

Como a cultura de entrega sob demanda está na ordem do dia, as empresas precisam adotar várias estratégias para melhorar suas operações. O estilo de vida acelerado da clientela (seja ela B2C ou B2B) exige um trabalho mais inteligente, rápido e cada vez mais eficiente.

É por isso que a gestão de entrega vem assumindo uma importância nunca antes vista nas operações logísticas — e até reverberando nos processos comerciais, de marketing e relacionamento com clientes.

Como vimos, tomando alguns cuidados pontuais e, principalmente, investindo em tecnologia, sua distribuidora pode ter a gestão de entregas como um diferencial e tanto. E a boa notícia é que não é preciso fazer investimentos gigantescos, pois as aplicações tecnológicas estão cada vez mais acessíveis, fáceis de implementar e operar e, também, mais baratas — um software na nuvem, por exemplo, não demanda aquisição de recursos de infraestrutura próprios, o que reduz consideravelmente os custos.

O bom uso da tecnologia também fornece mais inteligência gerencial. Isso significa que é possível facilitar a tomada de decisão, bem como ter mais previsibilidade da operação e acompanhar indicadores de desempenho em tempo real. Ao rastrear as métricas de sua frota e fazer o comportamento de seus motoristas, você pode, por exemplo, reduzir os custos de seguro, fornecendo aos corretores acesso a esses dados.

Que tal conhecer uma solução que pode trazer todos esses benefícios e melhorar a produtividade da sua gestão de entregas? Se você ficou com alguma dúvida, escreva pra gente pelos comentários e até a próxima!