Um sistema de gestão de entregas é usado para planejar movimentos de frete, selecionar a rota apropriada e gerenciar motoristas e carregamentos.

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O termo sistema de gestão de entregas tornou-se mais comum no setor da cadeia de suprimentos, à medida que as empresas recorrem à tecnologia para se manter competitivas em um mercado em constante mudança.

A tecnologia revolucionou tudo, desde como assistimos à TV, como fazemos nossas compras e até como nos conhecemos. Não surpreende, portanto, que um componente essencial da economia brasileira (essencialmente movimentada pelo transporte rodoviário de materiais) também se voltaria para a tecnologia, para acompanhar o ritmo.

O sistema de gestão de entregas é o próximo passo na evolução da logística. Agora, empresas de todos os tamanhos estão pesquisando para aprender mais sobre como a tecnologia pode ajudá-las a economizar dinheiro, otimizar as operações de logística e melhorar a satisfação do cliente.

Mas o que é, como funciona e como o sistema de gestão de entrega traz todos esses benefícios?

O que é um sistema de gestão de entregas?

Um sistema de gestão de entregas é usado para planejar movimentos de frete, selecionar a rota apropriada e gerenciar motoristas e carregamentos.

Em outras palavras, é um sistema que as empresas usam para gerenciar digitalmente suas operações logísticas de forma automática, em vez de ligar e enviar e-mails para parceiros internos e externos.

As funções do sistema de gestão de entrega incluem automatizar a(o):

  • Gestão de entregas e de rotas em tempo real no mapa;
  • Comprovantes de entrega e localização dos pedidos;
  • Gestão das devoluções de pedidos e mercadorias;
  • Acompanhamento de motoristas;
  • Acompanhamento e melhoria do desempenho da logística de transporte.

O sistema de gestão de entrega geralmente fica entre o sistema ERP de uma empresa e o de gerenciamento de transporte (TMS), e conecta os dois para aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos.

Os pedidos que circulam entre esses sistemas criam continuidade e aceleram o tempo do pedido do cliente até a entrega final.

Em sua essência, a maioria dos sistemas de gestão de entregas possui funcionalidade de classificação e rastreamento. Outros oferecem relatórios e painéis avançados, auditoria de frete e outros recursos modulares que podem ser adicionados se necessário.

Roteirização logística

A importância de um sistema de gestão de entregas

O gerenciamento efetivo de logística é um fator básico no sucesso das operações de qualquer empresa, e tem um impacto direto em seus resultados. À medida que o volume de cargas cresce e o transporte se torna mais complicado, a necessidade de aprimorar os processos envolvidos aumenta.

No setor de distribuição, uma boa gestão logística é fundamental, pois o fluxo de trabalho é grande e contínuo.

Veja mais >> Como funciona um bom fluxo produtivo na logística de distribuição

Os gestores desse segmento estão o tempo todo sob pressão para equilibrar entre o controle de custos e a eficiência das entregas aos clientes, bem como precisam otimizar a carga de trabalho dos colaboradores e acompanhar métricas e indicadores de desempenho.

A boa notícia é que a tecnologia, por meio do sistema de gestão de entregas, ajuda o atacado distribuidor a simplificar sua gestão logística. Isso porque, com o software, a empresa pode:

  • Monitorar rigorosamente os prazos de entregas: a solução faz o controle efetivo e automatizado de todas as ordens de entregas da distribuidora, para garantir que os prazos sejam rigorosamente cumpridos;
  • Ter controle da localização da frota em tempo real: você sabe exatamente onde seus entregadores estão? O sistema de gestão de entrega permite acompanhar as movimentações em tempo real e emitir alertas para sua equipe em caso de imprevistos;
  • Fazer a roteirização inteligente: a roteirização tem impacto direto nos seus custos logísticos. Feita de forma certa, ela pode aumentar seus lucros — feita de forma errada, ela pode prejudicá-los. O sistema oferece o cálculo automático da quilometragem, gerando o custo e o prazo do frete;
  • Ter dados em mãos para otimizar sua atuação: a solução gera relatórios para a sua gestão de entregas em tempo real, tornando mais fácil visualizar erros e possíveis pontos de melhorias.

Uma operação sólida nas entregas da sua distribuidora é a base de todo sucesso do negócio. É uma área que pode reduzir ou impulsionar suas vendas e fazer com que seus clientes confiem e voltem outra vez.
Mas acertar não é uma tarefa simples, especialmente sem um sistema de gestão de entregas.  Aprenda mais no nosso podcast sobre o assunto abaixo!

Como essas funcionalidades ajudam a economizar dinheiro?

Empresas de distribuição de todos os tamanhos entendem que há muitos fatores envolvidos no processo de remessa. Desde a cotação até a entrega, essas empresas quase sempre procuram maneiras de otimizar os gastos e melhorar os processos.

Graças aos sistemas de gestão de entregas, os remetentes têm uma solução do seu lado para fazer exatamente isso. Conheça os principais benefícios:

1. Aumento da satisfação e fidelização do cliente

A essa altura, você já sabe que quem teve uma experiência de envio ruim, possivelmente, não fará um novo pedido. Pelo contrário, uma boa experiência de envio é quase uma garantia de uma nova venda.

Evitar os atrasos e manter o cliente informado da localização da mercadoria ajudará a conquistar sua lealdade.

Os clientes são a espinha dorsal de um atacado distribuidor. Em um nível muito básico, sem seus negócios, sua empresa estaria sem um fluxo de renda. Ainda mais, sem uma base de clientes fiéis, você limita o potencial de crescimento da sua distribuidora.

Nutrir e construir relacionamentos com os clientes exige uma quantidade significativa de tempo e esforço de sua parte, o que simplesmente não faz sentido repetir, a menos que você esteja mantendo os negócios com aqueles que já conquistou.

Os clientes que são bem atendidos, se sentem valorizados e estão lucrando em seus próprios negócios, com mercadorias chegando no tempo certo, são aqueles que vão acabar ficando com sua empresa de distribuição.

2. Redução dos custos logísticos e de combustível

Segundo a última pesquisa divulgada pela Fundação Dom Cabral sobre o impacto dos custos logísticos nas empresas, estes representam 12,37% dos gastos totais de uma organização.

Embora o entendimento dos custo logístico seja diferente entre as empresas, eles, geralmente, incluem três fatores principais:

  1. Custos de transporte: gastos com gasolina e impacto da quilometragem rodada;
  2. Mão-de-obra: roteirização inteligente para reduzir horas trabalhadas;
  3. Armazenamento e controle de estoque: otimização por meio da logística integrada.

3. Gestão e controle da devolução de mercadorias

As devoluções geram prejuízos às empresas distribuidoras, que vão muito além dos custos e do aspecto financeiro imediato.

Logicamente, a devolução de mercadorias acarreta custos com combustível e perda de mercadorias, mas outros pontos que dizem respeito ao cliente e à reputação da empresa também devem ser considerados.

Como mostramos, um bom serviço é essencial para fidelizar. Em um mundo em que uma entrega eficiente é regra, problemas nesse processo e uma alta taxa de devoluções geram transtornos que impactam diretamente nas suas vendas.

Mas fato é que devoluções acontecem, não importa o quão bem planejado é o seu processo de entregas e o quanto você trabalhe para melhorá-lo ainda mais. Levando isso em consideração, o melhor a se fazer é ter uma boa estratégia para lidar com elas, de forma que a experiência do cliente seja a melhor possível.

E é isso que o sistema de gestão de entregas proporciona. Como ele, é possível:

  • Aumentar a organização: você pode encontrar uma forma de centralizar suas operações logísticas em um departamento, e delegar funções que vão desde a separação do produto, sua conferência, embalagem, paletização e carregamento até o controle das notas, taxas tributárias e a devolução da mercadoria;
  • Padronizar as operações: a melhor maneira de evitar a devolução de mercadoria é criando uma série de processos padronizados para a sua conferência, emissão de notas, embalagem, segunda conferência etc. O sistema permite observar seus processos, aplicar melhorias e acompanhar resultados para adotá-las como procedimentos padrão;
  • Melhorar a comunicação com motoristas: muitas vezes, a devolução de mercadorias ocorre por conta de atrasos na entrega ou danos ocasionados por estradas em más condições. Quando você melhora a comunicação com seus motoristas, é possível evitar imprevistos e roteirizar o caminho de forma inteligente;
  • Automatizar os processos: com o sistema para gestão de entregas, você consegue criar rotas pré-programadas, ter informações sobre o tráfego no local e dados em tempo real sobre avarias na mercadoria e imprevistos no transporte.

4. Otimização das entregas e espaço nos caminhões

Explorar ao máximo a distribuição de produtos no caminhão faz toda a diferença na hora de pensar na distribuição dos produtos. Afinal, os altos custos de transporte estão entre os principais entraves da lucratividade das empresas.

Cargas de peso diferente, normalmente, têm custos de frete praticamente idênticos. Isso acontece, pois a grande maioria dos itens transportados, bem como a capacidade em termos de peso, não influencia nos valores pagos às distribuidoras e transportadoras.

O mesmo não acontece com o espaço. O que mais pesa na composição do custo de transporte é a quilometragem rodada, com o combustível tendo grande influência no custo.

→ Falamos mais sobre como economizar combustível na sua operação de entregas neste artigo!

Com isso em mente, o que fazer para otimizar o espaço nos caminhões? Existem dois pontos principais com os quais o sistema de gestão de entregas trabalha nessa hora:

  • Cálculo da cubagem

Calcular a cubagem da carga ajuda a melhorar a distribuição de produtos para otimizar espaços no caminhão. A cubagem é a relação entre volume e peso, que verifica a distribuição do peso da carga em função do volume existente para acomodação da caçamba ou baú de um caminhão.

Com esse cálculo, evita-se carregar peso demais em um volume muito pequeno, o que ajuda a aproveitar espaço no caminhão, por exemplo.

Basicamente, a fórmula para o cálculo da cubagem é a seguinte:

ALTURA x LARGURA x COMPRIMENTO x (UNIDADES, SE NECESSÁRIO) x 300 (FATOR DE CUBAGEM)

Porém, fazer o cálculo “na mão” é inviável. O sistema de gestão de entregas permite automatizar esse processo e economizar tempo.

No vídeo abaixo damos vários dicas de como melhorar o uso do espaço dos veículos da sua frota.

  • Visualização e planejamento

O sistema de gestão de entregas permite dimensionar as cargas de maneira visual, ou seja, planejar previamente, antes mesmo de começar a acomodar as mercadorias dentro do caminhão.

Normalmente, empresas que trabalham com grande rede de distribuição utilizam a maior parte do espaço do caminhão para entregar em apenas um cliente, como um grande varejista.

Ao utilizar um software roteirizador, é possível escolher que este cliente seja o primeiro a ser atendido, o que ajuda no manuseio e, também, na otimização do espaço no caminhão.

Em suma, este tipo de software calcula a rota de entrega dos pedidos e, de forma algorítmica, a posição em que as caixas devem ficar, o que agiliza a produtividade da equipe e garante eficiência no processo.

Roteirizador de entregas Real Bebidas da Amazônia

Um sistema de gestão de entregas me poupará tempo?

Muitas pessoas estão preocupadas com o fato de um sistema de gestão de entregas não economizar tempo, porque eles fazem seu trabalho há anos e sabem como fazê-lo.

Embora o conhecimento e os relacionamentos obtidos ao longo de uma carreira não sejam facilmente substituídos, um sistema de gestão de entregas pode acelerar até o profissional de logística mais experiente.

Em vez de gerenciar uma caixa de entrada com centenas de mensagens, todas as cargas e paradas em uma rota são rastreadas em um só lugar. As planilhas não são mais necessárias para a transferência de informações de pedidos, e os usuários podem gastar mais do seu tempo valioso trabalhando em projetos estratégicos, em vez de solucionar erros.

De remetentes com apenas algumas cargas por semana a empresas com centenas de pedidos complexos para classificar a cada dia, o aproveitamento da tecnologia pode economizar inúmeras horas.

As integrações com o ERP para o fluxo automático de informações de pedidos entre os sistemas não apenas melhoram a precisão, mas também tornam o processo de classificação e reserva muito mais rápido.

Os recursos de auditoria e otimização removem processos tediosos e resultam em mais velocidade do pedido à entrega. Poucos minutos salvos por pedido escalam rapidamente, independentemente do tamanho da empresa que está enviando.

A importância do controle de KPIs na gestão de entregas

O mundo dos negócios é cada dia mais orientado a dados em forma de KPIs.

KPIs são indicadores-chave de desempenho (do inglês Key Performance Indicators). Em outras palavras, são valores mensuráveis que demonstram como uma empresa ou um departamento está alcançando seus principais objetivos (comerciais, de produtividade, de satisfação dos clientes etc.).

Organizações e equipes usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso no cumprimento das metas de negócios. Os indicadores de desempenho logístico mais importantes são:

  • Controlam o desempenho e produtividade dos profissionais;
  • Permitem mensurar a performance do departamento;
  • Previnem desperdícios, falhas, erros e retrabalhos;
  • Medem a satisfação e fidelização dos clientes;
  • Possibilitam o controle efetivo dos custos;
  • Garantem retorno sobre os investimentos.

Para conferir mais, veja nosso vídeo sobre o assunto:

Como escolher um sistema de gestão de entregas?

Agora que você já sabe que adotar um sistema de gestão de entregas é imprescindível, é hora de conhecer os cuidados para escolher a ferramenta ideal.

Sistemas que oferecem muitos recursos, alto controle dos processos de entrega e grande capacidade para gerar resultados consistentes são considerados um diferencial competitivo, ainda mais na área de logística, tão fundamental para o setor atacadista distribuidor.

Pensando nisso, listamos as funcionalidades que um software para gestão de entregas precisa oferecer para você avaliar no momento da escolha, veja só:

  • Painel de visualização das entregas: com o uso de dispositivos portáteis, você pode enviar manifestos de entrega aos motoristas; alertar os motoristas através de suas tarefas diárias, impondo conformidade; receber atualizações sobre entregas individuais e muito mais.
  • Envio de informações diretas ao motorista: seus motoristas obtêm todas as informações necessárias em seus dispositivos portáteis para concluir uma entrega. Isso reduz a chance de eles perderem informações vitais que podem levar a um atraso;
  • Rastreamento e registro de entregas: o software permite capturar as informações de data, hora e local de cada entrega individual, incluindo motivos relacionados a quaisquer problemas, como entrega parcial ou falha. Ter essas informações em mãos é fundamental no caso de haver uma disputa sobre faturas ou a entrega em si;
  • Atualizações em tempo real: as informações dos dispositivos portáteis dos seus motoristas podem ser carregadas diretamente no seu sistema ERP, fornecendo dados oportunos e precisos, necessários para o monitoramento e os relatórios;
  • Cálculo automático de KPIs logísticos: o sistema de gestão de entregas calcula os KPIs mais importantes para logística de distribuição automaticamente e os apresenta um dashboard para otimizar a tomada de decisão em todos os níveis.
  • Gerenciamento de rotas: classifique e organize com facilidade as paradas, mova os motoristas para outras rotas, insira instruções especiais entre as paradas e as direções de uma entrega para a outra. Exiba registros de entregas anteriores e especifique uma alteração na data de entrega. Obtenha visualização e alertas de ocupação dos veículos.

Ao escolher a sua solução de gestão de entregas, opte pelo sistema que conhece os desafios do atacadista distribuidor e que supera as expectativas do gestor comercial, em busca de excelência nos processos internos para redução de custo e melhor performance de vendas.

Veja mais >> O que uma boa ferramenta de gestão de entregas não pode deixar de ter.

Conclusão

Como vimos, um sistema de gestão de entregas propicia a redução de custos, agrega valor, melhora os níveis de serviço e, consequentemente, maximiza a lucratividade.

Não restam dúvidas de que ele pode contribuir com o seu planejamento logístico e que, com essa solução, sua empresa terá muito mais capacidade de inovar e satisfazer seus clientes, acompanhando os contínuos esforços para vender mais e melhor.

Você já conta com um bom sistema de gestão de entregas? Conheça na prática o que o maxMotorista pode fazer pelos seu negócio!

 

Fabrício Santos