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A importância do monitoramento de entrega no atacado distribuidor

Em vez de ler, que tal ouvir?

O monitoramento de entrega é um processo essencial quando se trata de otimizar rotas e ter uma logística de distribuição eficiente. Ele garante que a empresa consiga localizar rapidamente onde as mercadorias estão e possa, por exemplo, dar mais previsibilidade aos seus clientes.

Sem essa estratégia, conforme aumenta o volume de vendas, as chances de haver desencontros de informações é grande. E isso se transforma em atrasos, extravios e insatisfação do cliente, o que impacta diretamente na lucratividade do negócio.

Há outras razões para adotar um bom monitoramento de entrega no mercado atacadista distribuidor, e é sobre elas que vamos conversar ao longo deste artigo. Acompanhe!

O monitoramento de entrega e os desafios da otimização de rotas

A pergunta: “como posso realizar o monitoramento de entrega e otimizar as rotas para ser mais rentável?” é constante no setor atacadista distribuidor.

Assim que os caminhões saem com os pedidos do centro de distribuição, a preocupação é sempre a mesma: que os motoristas consigam realizar todas as entregas, sem devoluções ou avarias, e em um menor tempo possível para garantir a satisfação dos clientes.

Problemas no caminho

Se houver alguma falha no caminho, por exemplo um furo no pneu, que atrase o cronograma ou um cliente que queira devolver produtos, o motorista precisa ligar para a empresa para receber instruções. Muitas vezes, ele vai ter que reprogramar as entregas previstas ou aguardar o deslocamento de um novo veículo para completar o percurso planejado.

Além dos problemas nas estradas do país, os grandes centros enfrentam engarrafamentos, entre outros empecilhos que podem desafiar o melhor planejamento de rotas.

Devoluções

Quando o assunto é devolução de mercadoria, geralmente, é preciso entender os motivos e seguir um protocolo para concluir a solicitação. No entanto, se acontece algum problema no caminho que não é reportado, o distribuidor deve aguardar o motorista retornar à empresa e passar a informação.

Isso pode acontecer no mesmo dia, ou depois de dois dias, e até mesmo não acontecer. Nesse caso, informações valiosas se perdem, não é mesmo? Então, imagine a situação de uma devolução de pedido.

→ No vídeo a seguir, confira algumas dicas para reduzir prejuízos com devoluções:

Recusas do cliente

O cliente se recusa a receber e o motorista liga para o armazém para saber se pode ou não voltar com os volumes. Do outro lado, o gestor precisa buscar informações internas para descobrir o que deve ter acontecido.

Será que foi falha do vendedor que pediu errado? Foi um erro na separação ou o cliente mudou de ideia? Para resolver esse problema, o tempo que se perde gera um atraso enorme em todas as outras entregas do dia.

→ Um dos erros cruciais da logística é não garantir o cumprimento de promessas feitas pelos vendedores aos clientes. Há outros, como você vai ver no vídeo a seguir:

A roteirização como base da eficiência das entregas

Agora, não dá para falar em monitoramento de entrega e otimização de rotas sem estruturar a roteirização das viagens da mercadoria, do centro de distribuição até o cliente. Isso porque fica muito mais difícil monitorar entregas que são realizadas por rotas diferentes, sem nenhuma programação prévia.

A roteirização de entrega nada mais é do que a definição de um itinerário ou roteiro para as entregas. Seus objetivos são: reduzir o tempo, a distância e os custos das operações logísticas.  Como consequência, o processo garante padronização nos tempos de entrega, previsibilidade de gastos e garantia de cumprir com o que foi prometido ao cliente.

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Em outras palavras, a roteirização das entregas otimiza a programação, pois leva em consideração uma série de informações relevantes para o negócio, como os locais de destino e a distância entre cada um.

Para garantir que uma rota seja ainda mais rentável, por exemplo, a definição de um roteiro é feita considerando informações como quantidade e capacidade dos veículos, quantidade de pedidos, clientes mais rentáveis etc.

Obviamente, a roteirização é mais bem realizada quando se usa um sistema especializado. Isso porque, conforme cresce o número de rotas de entregas, as chances de perda de controle aumentam quando o processo é realizado de maneira manual.

→ Ouça, noMáximaCast a seguir, como um sistema de roteirização pode tornar as entregas mais eficientes:

A importância do monitoramento de entrega

O ponto central do mercado atacadista é coordenar os pedidos e realizar o monitoramento de entrega, fazendo com que o negócio ande sem atrasos. Neste setor, o provérbio “tempo é dinheiro” parece ser bem mais imperativo que em outros!

Produtividade e controle de custos

Por isso, a busca por aumento de produtividade e redução dos custos logísticos, sem perder a eficiência e a qualidade do serviço prestado, é um dos principais desafios enfrentados pelos gestores de distribuição.

Logo, a automação dos processos é o melhor caminho. Quanto mais sistematizados e seguindo fluxos coordenados de atividades estiverem os processos logísticos, melhor é o resultado obtido. 

Também, a mensuração de resultados se torna mais eficiente com um sistema tecnológico, que recebe e processa dados fidedignos do dia a dia da operação.

Previsibilidade e dimensionamento dos esforços

Acompanhar o processo de entrega em tempo real permite ao gestor comercial saber onde está cada pedido, sem ter que passar rádio ou telefonar para o motorista quando um cliente (ou vendedor) precisa dessa informação.

No mesmo sistema, é possível obter todos os detalhes das ordens de serviço que estão na rua, e rastreá-las caso haja qualquer imprevisto – como no caso da devolução. Além disso, a automação do monitoramento de entrega permite saber o tempo gasto em cada etapa para traçar ações e, assim, otimizar as rotas.

Comunicação e inovação

O monitoramento de entrega realizado com a ajuda de uma aplicação tecnológica também potencializa a comunicação corporativa.

Em tempo real, todos os envolvidos na operação conseguem ter dados precisos e, assim, tomar decisões embasadas no que realmente está acontecendo. Dessa forma, a resolução de problemas, o atendimento ao cliente e até as atividades do cotidiano do negócio se tornam mais objetivos e coordenados.

Como sabemos, a inovação pode fluir melhor quando tudo é sistematizado e bem-informado. Com os processos operacionais fluindo, tendo acesso a informações em tempo real e um dia a dia mais funcional, os colaboradores têm mais tempo para colocar ideias disruptivas em prática. Eles não estão mais 100% ocupados em “apagar incêndios”.

Lucratividade

Todas essas frentes impactam diretamente no lucro do negócio! Um software de gestão, especializado no segmento atacadista distribuidor, permite o gerenciamento das entregas, ordenadas e priorizadas, notificando o resultado das atividades em tempo real.

Com isso, possibilita o controle online de todas as etapas logísticas, por meio da geração de relatórios, do monitoramento das equipes e da visualização das rotas de trabalho.

→ Confira, a seguir, algumas dicas relacionadas ao monitoramento de entrega: 

Segurança

Em um país onde o roubo de cargas é um problema de segurança pública, a segurança deve sempre estar em pauta. 

Para se ter uma ideia, essa realidade aflige 62,5% dos transportadores rodoviários de cargas entrevistados pela Confederação Nacional de Transporte (CNT). E em 2021 mais de R$ 389 milhões foram perdidos somente no estado do Rio de Janeiro com esse tipo de crime, segundo levantamento da Firjan.

O monitoramento de entrega, se não pode evitar totalmente as ocorrências, facilita a rápida localização dos veículos para ajudar na atuação da polícia. Além disso, essa estratégia dificulta que condutores, da empresa ou terceirizados, sejam cooptados por criminosos para facilitar esse tipo de crime. 

Fluidez da cadeia logística

Por fim, tudo o que apontamos até aqui aumenta potencialmente a fluidez da cadeia logística. De ganhos na produtividade à segurança das cargas, tudo se torna mais sistematizado, seguindo um fluxo de atividades previamente pensado.

Em suma, a visão 360 trazida por uma boa estratégia de monitoramento de entrega fornece mais inteligência tanto para quem pensa a logística, que toma decisões mais embasadas em dados, quanto para quem a opera.

Tecnologia para um melhor monitoramento de entrega no atacado distribuidor

Entrando mais profundamente no tema da tecnologia, vemos que ela é um divisor de águas para os atacadistas distribuidores que querem monitorar entregas, otimizar rotas e ter uma logística produtiva e lucrativa.

Quando pensamos em um sistema logístico que contempla o monitoramento de entrega, estamos falando de uma solução que integra processos; disponibiliza uma sequência lógica de atividades, o que reduz a margem para improvisos e o famoso “jeitinho brasileiro”.

Um bom sistema de logística também proporciona indicadores para que os gestores dimensionem o desempenho da operação, e também avaliem o trabalho de seus liderados. Ou seja, entrega inteligência para uma gestão mais orientada por dados.

Ao realizar a gestão de ocorrências, por exemplo, a equipe mune as lideranças de informações sobre a operação — informa em tempo hábil tudo que está acontecendo dentro de um processo, ou de uma sequência deles. Assim, é possível gerar relatórios e verificar gargalos operacionais para realizar as melhorias.

E há mais estratégias que podem ser colocadas em prática para um monitoramento ativo das entregas, combinando com outros processos da gestão logística.

Por fim, um ponto que merece destaque: é fundamental que o sistema logístico escolhido seja mobile (possa ser acessado em qualquer dispositivo), 100% seguro (sem vulnerabilidades que facilitem as ações de hackers, por exemplo), livre de fraudes virtuais, panes ou perda de informações.

As vantagens de utilizar um sistema de monitoramento de entrega

Entre os principais objetivos de uma aplicação de monitoramento de entrega, destacam-se os seguintes:

Controle e redução de custos 

Um bom sistema de monitoramento de entrega evita que os condutores procrastinem ou mesmo façam escolhas de rotas mais distantes ou problemáticas, entre outras frentes que podem gerar mais gastos.

Outro ponto interessante é que estruturar rotas com base nos dados de monitoramento também ajuda a melhorar os custos com combustíveis, entre outros. 

Inteligência de dados

Também é fonte de inteligência administrativa guiada por dados. Por exemplo, em poucos cliques os gestores conseguem localizar exatamente onde estão as cargas, o que os ajuda a tomar decisões logísticas em tempo hábil.

Além disso, conseguem informações sobre a qualidade e o tempo das entregas, o que os ajuda a pensar futuras rotas, premiar condutores com excelentes resultados e assim por diante.

Aprendizado contínuo

O aprendizado constante também é uma vantagem conseguida com o sistema de monitoramento de entrega. 

Com ele é possível, por exemplo, aprender com o histórico de distribuição, corrigindo gargalos e obtendo insights para decisões futuras.

Agilidade e satisfação do cliente

Muito mais que fiscalizar, o monitoramento de entrega torna os processos mais transparentes e ágeis, o que tende a reverberar na satisfação do cliente lá na ponta.

Imagine um cliente que faz contato via telefone ou por chamado virtual, pois quer ter certeza que seu pedido chegará no horário combinado. Ele ficará bem impressionado se o suporte puder dizer exatamente onde está a carga, e até enviar um print do recurso de geolocalização do sistema.

Produtividade e conformidade com a lei

Esse tipo de solução também facilita táticas de aumento da performance produtiva dos condutores, uma vez que dá ao gestor o poder de visualizar a localização.

Além disso, contar com uma aplicação de monitoramento de entrega também facilita o cumprimento da legislação trabalhista do setor — vale a pena ler sobre como a Lei do Motorista impacta os negócios de distribuição.  

→ Leia também:

As funcionalidades essenciais de um sistema de monitoramento de entrega

Agora, quais são os recursos que não podem faltar em um bom sistema de monitoramento de entrega? Os mais importantes são os seguintes: 

  • acompanhamento em tempo real, por geolocalização ou outro método; 
  • comparativo entre rota planejada e rota executada; 
  • informações sobre check-in e check out; 
  • diário de bordo do caminhão de forma digital; 
  • controle do acordo de nível de serviço (SLA) da entrega; 
  • análise do tempo de espera e a produtividade dos motoristas; 
  • controle sobre a jornada de trabalho dos motoristas e ajudantes; 
  • otimização da parte financeira com maior acompanhamento dos gastos em cada viagem; 
  • reenvio de NFe pelo aplicativo do motorista; 
  • digitalização de canhotos de entregas; 
  • registro fotográfico de avarias; 
  • sincronização automática do APP; 
  • dashboard com visão geral dos pedidos pendentes, organizados por situação do pedido; 
  • dashboard com informações da qualidade e do tempo das entregas. 

Vale acrescentar que o sistema deve ter usabilidade, ou seja, ser intuitivo para os usuários. Isso evita a necessidade de uma curva de aprendizado tão grande que acabe prejudicando a operação durante os treinamentos. 

E também é interessante que a solução seja mobile (esteja na nuvem para ser usada via internet pelas pessoas autorizadas) e conte com tecnologia responsiva, adequando-se a diferentes telas (desktop, tablets, laptops, smartphones etc).

Obviamente, há diversas ofertas desse tipo de aplicação hoje no mercado. Logo, é preciso separar o joio do trigo, indo além do discurso comercial das empresas fornecedoras. Uma boa maneira de fazer isso é conhecendo os cases de sucesso da empresa desenvolvedora, conversando com atuais clientes e fazendo uso de simulações e versões trial. 

→ Leia também: O que faz um sistema de gestão de entregas e que vantagens oferece ao atacado distribuidor

Conclusão

Como vimos, rastrear e monitorar entregas é um processo importante na gestão logística de um atacado distribuidor. Quando o processo é realizado com ajuda da tecnologia, toda a operação ganha em inteligência e eficácia.

Se há desafios de infraestrutura, se a dinâmica do mercado exige cada vez mais rapidez e boas experiências aos clientes, fazer o monitoramento de entrega é, também, um meio de se diferenciar.

Não importa o tipo de mercadoria que o atacadista distribuidor entregue ao seu público-alvo; ele precisa ter rastreabilidade, dar respostas rápidas ao mercado e, sobretudo, avaliar indicadores para seguir avançando em sua gestão.

Tecnologia de monitoramento de entrega não falta; cada negócio só precisa traçar uma estratégia e localizar o sistema que mais se adeque a sua realidade. E, é claro, também precisa treinar sua equipe para extrair o melhor das ferramentas e potencializar produtividade e lucratividade.

Como está o monitoramento de entrega no seu empreendimento? Gostou das dicas que trouxemos neste artigo? Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo a superar esse desafio com as nossas soluções de gestão de entregas!

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