monitoramento de entregas

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O monitoramento das entregas é um processo essencial quando se trata de otimizar rotas e ter uma logística de distribuição eficiente. Ele garante que a empresa consiga localizar rapidamente onde as mercadorias estão e possa, por exemplo, dar mais previsibilidade aos seus clientes.

Sem esse processo, conforme aumenta o volume de vendas, as chances de haver desencontros de informações é grande. E isso se transforma em atrasos, extravios e insatisfação do cliente, o que impacta diretamente na lucratividade do negócio.

Há outras razões para adotar um bom monitoramento das entregas no mercado atacadista distribuidor, e é sobre elas que vamos conversar ao longo deste artigo. Acompanhe.

O monitoramento das entregas e os desafios da otimização de rotas

A pergunta: “como posso realizar o monitoramento das entregas e otimizar as rotas para ser mais rentável?” é constante no setor atacadista distribuidor.

Assim que os caminhões saem com os pedidos do centro de distribuição, a preocupação é sempre a mesma: que os motoristas consigam realizar todas as entregas, sem devoluções ou avarias, e em um menor tempo possível para garantir a satisfação dos clientes.

Problemas no caminho

Se houver alguma falha no caminho, seja um furo no pneu que atrase o cronograma ou um cliente que queira devolver produtos, o motorista precisa ligar para a empresa para receber instruções. Muitas vezes, ele vai ter que reprogramar as entregas previstas ou aguardar o deslocamento de um novo veículo para completar o percurso planejado.

Além dos problemas nas estradas do país, os grandes centros enfrentam engarrafamentos, entre outros empecilhos que podem desafiar o melhor planejamento de rotas.

Devoluções

Quando o assunto é devolução de mercadoria, geralmente, é preciso entender os motivos e seguir um protocolo para concluir a solicitação. No entanto, se acontece algum problema no caminho que não é reportado, o distribuidor deve aguardar o motorista retornar à empresa e passar a informação.

Isso pode acontecer no mesmo dia, ou depois de dois dias, e até mesmo não acontecer. Nesse caso, informações valiosas se perdem, não é mesmo? Então, imagine a situação de uma devolução de pedido.

→ No vídeo a seguir, confira algumas dicas para reduzir prejuízos com devoluções:

Recusas do cliente

O cliente se recusa a receber e o motorista liga para o armazém para saber se pode ou não voltar com os volumes. Do outro lado, o gestor precisa buscar informações internas para descobrir o que deve ter acontecido.

Será que foi falha do vendedor que pediu errado? Foi um erro na separação ou o cliente mudou de ideia? Para resolver esse problema, o tempo que se perde gera um atraso enorme em todas as outras entregas do dia.

→ Um dos erros cruciais da logística é não garantir o cumprimento de promessas feitas pelos vendedores aos clientes. Há outros, como você vai ver no vídeo a seguir:

A roteirização como base da eficiência das entregas

Agora, não dá para falar em monitoramento e otimização de rotas sem estruturar a roteirização das entregas. Isso porque fica muito mais difícil monitorar entregas que são realizadas por rotas diferentes, sem nenhuma programação prévia.

A roteirização de entregas nada mais é do que a definição de um itinerário ou roteiro para as entregas. Seus objetivos são: reduzir o tempo, a distância e os custos das operações logísticas.  Como consequência, o processo garante padronização nos tempos de entrega, previsibilidade de gastos e garantia de cumprir com o que foi prometido ao cliente.

Em outras palavras, a roteirização das entregas otimiza a programação, pois leva em consideração uma série de informações relevantes para o negócio, como os locais de destino e a distância entre cada um.

Para garantir que uma rota seja ainda mais rentável, por exemplo, a definição de um roteiro é feita considerando informações como quantidade e capacidade dos veículos, quantidade de pedidos, clientes mais rentáveis etc.

Obviamente, a roteirização é melhor realizada quando se usa um sistema especializado. Isso porque, conforme cresce o número de rotas de entregas, as chances de perda de controle aumentam quando o processo é realizado de maneira manual.

→ Veja, no vídeo a seguir, como um sistema de roteirização pode tornar as entregas mais eficientes:

A importância do monitoramento das entregas

O ponto central do mercado atacadista é coordenar os pedidos e realizar o monitoramento das entregas, fazendo com que o negócio ande sem atrasos. Neste setor, o provérbio “tempo é dinheiro” vale mais do que nunca!

Produtividade e controle de custos

Por isso, a busca por aumento de produtividade e redução dos custos logísticos, sem perder a eficiência e a qualidade do serviço prestado, é um dos principais desafios enfrentados pelos gestores de distribuição.

Para tanto, a automação dos processos é o melhor caminho. Quanto mais sistematizados e seguindo fluxos coordenados de atividades estiverem os processos logísticos, melhor é o resultado obtido. Também, a mensuração de resultados se torna mais eficiente com um sistema tecnológico, que recebe e processa dados fidedignos do dia a dia da operação.

Previsibilidade e dimensionamento dos esforços

Poder acompanhar o processo de entrega em tempo real permite ao gestor comercial saber onde está cada pedido, sem ter que passar rádio ou telefonar para o motorista quando um cliente (ou vendedor) precisa dessa informação.

No mesmo sistema, é possível obter todos os detalhes das ordens de serviço que estão na rua, e rastreá-las caso haja qualquer imprevisto – como no caso da devolução. Além disso, a automação do monitoramento das entregas permite saber o tempo gasto em cada etapa para traçar ações e, assim, otimizar as rotas.

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Comunicação e inovação

O monitoramento das entregas realizado com a ajuda de uma aplicação tecnológica também potencializa a comunicação corporativa.

Em tempo real, todos os envolvidos na operação conseguem ter dados precisos e, assim, tomar decisões embasadas no que realmente está acontecendo. Dessa forma, a resolução de problemas, o atendimento ao cliente e até as atividades do cotidiano do negócio se tornam mais objetivos e coordenados.

Como sabemos, a inovação pode fluir melhor quando tudo é sistematizado e bem informado. Com os processos operacionais fluindo, tendo acesso a informações em tempo real e um dia a dia mais funcional, os colaboradores têm mais tempo para colocar ideias disruptivas em prática. Eles não estão mais 100% ocupados no “apagar incêndios”.

Lucratividade

Todas essas frentes impactam diretamente no lucro do negócio! Um software de gestão, especializado no segmento atacadista distribuidor, permite o gerenciamento das entregas, ordenadas e priorizadas, notificando o resultado das atividades em tempo real.

Com isso, possibilita o controle online de todas as etapas logísticas, por meio da geração de relatórios, do monitoramento das equipes e da visualização das rotas de trabalho.

→ Confira, a seguir, algumas dicas relacionadas ao monitoramento das entregas:

Tecnologia para um melhor monitoramento das entregas

Entrando mais profundamente no tema da tecnologia, vemos que ela é um divisor de águas para os atacadistas distribuidores que querem monitorar entregas, otimizar rotas e ter uma logística produtiva e lucrativa.

Quando pensamos em um sistema logístico que contempla o monitoramento de entregas, estamos falando de uma solução que integra processos; disponibiliza uma sequência lógica de atividades, o que reduz a margem para improvisos e o famoso “jeitinho brasileiro”.

Um bom sistema de logística também proporciona indicadores para que os gestores dimensionem o desempenho da operação, e também avaliem o trabalho de seus liderados. Ou seja, entrega inteligência para uma gestão mais orientada a dados.

Ao realizar a gestão de ocorrências, por exemplo, a equipe mune as lideranças de informações sobre a operação — informa em tempo hábil tudo que está acontecendo dentro de um processo, ou de uma sequência deles. Assim, é possível gerar relatórios e verificar gargalos operacionais para realizar as melhorias.

E há mais estratégias que podem ser colocadas em prática para um monitoramento ativo das entregas, combinando com outros processos da gestão logística.

Por fim, um ponto que merece destaque: é fundamental que o sistema logístico escolhido seja mobile (possa ser acessado em qualquer dispositivo), 100% seguro (sem vulnerabilidades que facilitem as ações de hackers, por exemplo), livre de fraudes virtuais, panes ou perda de informações.

Conclusão

Como vimos, rastrear e monitorar entregas é um processo importante na gestão logística de um atacado distribuidor. Quando o processo é realizado com ajuda da tecnologia, toda a operação ganha em inteligência e eficácia.

Se há desafios de infraestrutura, se a dinâmica do mercado exige cada vez mais rapidez e boas experiências aos clientes, fazer o monitoramento de entregas é, também, um meio de se diferenciar.

Não importa o tipo de mercadoria que o atacadista distribuidor entregue ao seu público-alvo; ele precisa ter rastreabilidade, dar respostas rápidas ao mercado e, sobretudo, avaliar indicadores para seguir avançando em sua gestão.

Tecnologia de monitoramento das entregas não falta; cada negócio só precisa traçar uma estratégia e localizar o sistema que mais se adeque a sua realidade. E, é claro, também precisa treinar sua equipe para extrair o melhor das ferramentas e potencializar produtividade e lucratividade.

Como está o monitoramento das entregas no seu empreendimento? Gostou das dicas que trouxemos neste artigo? Entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo a superar esse desafio com as nossas soluções de gestão de entregas!

Fabrício Santos

Gestor de Mercado em MáximaTech
Especialista em logística para o atacado distribuidor com 14 anos de atuação na área e apaixonado por reduzir o custo logístico dos clientes Máxima.
Fabrício Santos