A qualidade da informação na área de transporte e distribuição é fundamental para o sucesso dos processos e do negócio como um todo.

É nesse cenário que o conceito de gestão de ocorrências vem ganhando força entre os gestores da área.

Neste artigo, você vai entender a importância de fazer uma boa gestão de ocorrências para melhorar o controle de problemas externos de entrega e compreender como a tecnologia tem favorecido esta iniciativa nas empresas do segmento.

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O que é gestão de ocorrências na cadeia de distribuição?

De uma forma bem simples, podemos afirmar que o conceito de gestão de ocorrências remete à prática de informar em tempo hábil (um tanto quanto melhor se for em tempo real) tudo o que está acontecendo dentro de um processo, ou de uma sequência deles.

Na cadeia de distribuição, especificamente, gerir ocorrências é monitorar veículos e atividades para garantir que tudo esteja dentro do planejado. Assim, quando algum evento quebrar a normalidade do processo, os operadores e a gerência têm tempo hábil para tomar decisões e reorganizar a rota.

Ao realizar uma boa gestão de ocorrências, é possível corrigir atrasos, paradas não programadas, acidentes e incidentes, perdas e danos de carga, notificações de fiscalização, entre outros eventos importantes para a cadeia de distribuição.

Para além da ideia de resolver eventuais problemas e driblar riscos, a gestão de ocorrências também é importante para identificar padrões e tornar o controle dos processos mais inteligentes e mensuráveis em curto, médio e longo prazo. Ao guardar históricos, por exemplo, os gestores podem tomar decisões mais acertadas — relacionadas ao atendimento ao cliente, à administração de custos, entre outras.

A gestão de ocorrências é melhor realizada quando apoiada pela tecnologia. Com plataformas tecnológicas digitais, por exemplo, hoje, já é possível acompanhar em tempo real desde o desempenho dos motoristas até realizar tratativas referentes a avarias e devoluções. Em outras palavras, é possível tornar o gerenciamento da cadeia de distribuição mais orientado a dados.

Benefícios da gestão de ocorrências para a cadeia de distribuição

Agora que já entendemos o que é gestão de ocorrências, podemos falar mais detalhadamente sobre as vantagens de implementá-la com o apoio da tecnologia.

Aqui estão as principais:

Redução de custos

No que tange às devoluções, hoje, com um bom gerenciamento de ocorrências é possível, por exemplo, evitar a rejeição de uma carga por desencontro de informações.

O aprendizado adquirido com o registro das ocorrências também pode facilitar a diminuição de gastos em médio e longo prazo.

Melhoria na satisfação dos clientes

Com a concorrência cada vez mais acirrada, as organizações que lidam com transporte e distribuição precisam ficar ainda mais atentas à satisfação dos clientes.

Ao fazer um bom controle dos eventos, reduzir riscos, erros e retrabalhos, é possível aumentar a qualidade do serviço, o que contribui para melhorias na forma com que a clientela percebe a empresa.

Ganho de inteligência nos processos

A gestão de ocorrências também ajuda na identificação de problemas nos processos. Ao identificar falhas recorrentes em um determinado caminhão, por exemplo, a empresa que possui registros detalhados desses eventos consegue não só fazer os reparos, mas também multiplicar o aprendizado para prevenir problemas similares em outros veículos.

Melhoria na gestão de desempenho da equipe

Mensurar a qualidade do serviço realizado pelos profissionais que vão à campo fazer as entregas, muitas vezes, é difícil. Com uma boa gestão de ocorrências, é possível parametrizar registros obrigatórios e utilizá-los como dados de controle do desempenho dos profissionais.

A tecnologia para gestão de ocorrências

Por fim, é importante ressaltar que a escolha da tecnologia para que uma gestão de ocorrências seja efetiva deve ser criteriosa.

É fundamental, por exemplo, que o sistema seja mobile (possa ser utilizado em qualquer dispositivo móvel conectado à web), 100% seguro, livre de fraudes virtuais, panes ou perda de informações.

A união entre uma boa tecnologia e um controle efetivo por parte dos gestores pode potencializar os resultados na cadeia de distribuição.

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