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Em um mercado cada dia mais competitivo, cada dia de entrega faz a diferença. Ao mesmo tempo, a logística no atacado distribuidor é cobrada continuamente para reduzir os custos enquanto mantém o mesmo nível de qualidade de serviço. Parece difícil balancear as duas coisas, mas não é se você conhece o conceito de lead time em logística de entrega.

Os consumidores de hoje estão cada dia mais exigentes. A excelente experiência de compra que eles estão tendo como consumidores finais (B2C) está refletindo em suas posturas profissionais, trazendo consumidores B2B, também muito exigentes.

Para conseguir controlar as despesas ao mesmo tempo que melhora o serviço, a logística no atacado distribuidor precisa encontrar maneiras de gerenciar o estoque com precisão e reduzir o lead time.

Mas o que exatamente você precisa saber sobre o lead time para conseguir melhorar sua logística de entrega? Acompanhe!

O que é lead time?

Lead time é o tempo gasto entre o momento que a necessidade de novo estoque é identificada até àquele em que os itens chegam ao estoque do atacado distribuidor e são enviados.

O conceito também é utilizado em outras áreas, como no gerenciamento de projetos e na gestão de Supply Chain da indústria. Mas por que ele é importante?

Lead times mais longos, geralmente, resultam em ineficiências e desperdício de recursos. Por isso, o ideal é sempre garantir que o lead time seja o menor possível.

Isso é conquistado por meio da revisão dos tempos de processamento e comparação com benchmarks do mercado.

Para entender melhor, o lead time pode ser dividido em quatro processos, sendo:

  1. Tempo de processamento: este é o tempo necessário desde que a necessidade de reposição de estoque é identificada até que o pedido de compra seja criado;
  2. Tempo de espera: o tempo de espera é o tempo decorrido entre a realização do pedido de compra e o recebimento dos produtos no atacado distribuidor;
  3. Tempo de armazenamento: este é o tempo em que os itens que já chegaram ao armazém do atacado distribuidor permanecem lá, antes que sejam carregados e enviados;
  4. Tempo de transporte: este é o tempo entre o carregamento no caminhão e a chegada dos itens do atacado distribuidor até o varejista.

Como o lead time impacta a logística de entrega?

No caso da logística de entrega no atacado distribuidor, o lead time é um dos conceitos mais importantes para os gestores.

Na operação da logística, o lead time se refere ao tempo entre o pedido/recebimento de um produto no atacado distribuidor e sua chegada até às mãos do cliente final, dentro do varejo.

Ao controlar o lead time, o atacado distribuidor está evitando falhas de reabastecimento, quando o produto não está disponível para o consumidor porque está em falta.

Ao mesmo tempo, um bom lead time garante que a empresa não mantenha grandes estoques, que podem incorrer em altos custos.

Os benefícios disso são inúmeros. Para começar, um lead time curto reduz os custos de armazenamento e simplifica as operações, o que, por sua vez, permite aumentar a receita. Mas não é só isso.

Veja a seguir mais alguns dos benefícios de um lead time curto:

  • Flexibilidade para se adaptar às rápidas mudanças no mercado;
  • A capacidade de superar seus concorrentes com resultados mais rápidos e eficientes;
  • Reabastecimento mais rápido de estoque para evitar rupturas e vendas perdidas;
  • Cumprimento dos prazos de forma consistente e fácil;
  • Aumentos no fluxo de caixa devido à melhora da experiência do cliente.

Antes de continuar, veja também algumas dicas no nosso vídeo abaixo para otimizar o processo de entrega no atacado distribuidor!

Como calcular o lead time?

Para reduzir seu lead time, é preciso primeiro saber como calculá-lo.

A primeira etapa no cálculo do lead time é levar em consideração o atraso no reordenamento. Por exemplo, ao considerar o tempo total para um pedido de compra ser entregue de um fornecedor, leve em consideração o tempo necessário para o fornecedor aceitar e processar o pedido.

Portanto, se o fornecedor aceitar novos pedidos apenas uma vez por semana e você fizer um pedido 4 dias antes do dia em que o pedido será aceito pelo fornecedor, seu estoque precisará durar mais 4 dias.

Esses 4 dias adicionais são conhecidos como atraso no reordenamento. O lead time é a soma do atraso no fornecimento, que é o tempo que a remessa leva para chegar ao seu estoque, mais o atraso no novo pedido.

O lead time afeta diretamente seus níveis totais de estoque. Quanto mais longo ele for, mais estoque você precisará manter.

Lead times maiores tornam as entregas mais imprevisíveis e forçam a logística do atacado distribuidor a confiar fortemente nas previsões de demanda para fazer os pedidos.

Depois de calcular seu lead time, a próxima etapa é empregar medidas corretivas para reduzi-lo.

Fatores que afetam o lead time

Às vezes, fatores imprevisíveis podem ter um efeito adverso no lead time. A pandemia da Covid-19 provou isso: de acordo com uma pesquisa, 68% dos varejistas globais relataram que haviam experimentado uma interrupção pesada ou moderada da cadeia de suprimentos devido ao impacto do coronavírus.

Claro, não são apenas as pandemias que podem perturbar seriamente as cadeias de abastecimento. Frete e envio podem estar sujeitos a atrasos, atrasando os suprimentos e aumentando o tempo de espera.

Agências alfandegárias podem intensificar os controles nos portos, atrasando assim a chegada das importações e, novamente, aumentando o tempo de espera.

As empresas também podem descobrir que os fornecedores simplesmente não conseguem cumprir sua parte do acordo e que as promessas feitas posteriormente não são cumpridas.

É por isso que é absolutamente essencial garantir que, ao escolher fornecedores, você esteja confiante de que pode confiar que eles entregarão o que é necessário.

É quase inevitável que haja alguns problemas iniciais à medida que as cadeias de suprimentos de negócios se tornam maiores e mais complexas. Isso provavelmente terá alguns efeitos de curto prazo no lead time.

No entanto, à medida que os atacadistas e fornecedores conhecem os requisitos uns dos outros mais intimamente, o lead time deve começar a melhorar de acordo.

Todos esses representam desafios diários da logística. Antes de continuar no nosso artigo, você também pode dar uma olhada no nosso podcast discutindo como superá-los!

Como reduzir o lead time na logística de entrega?

Existem algumas medidas que você pode tomar para reduzir o lead time na logística de entrega do atacado distribuidor. Veja quais são elas abaixo!

1. Monitore seus fornecedores

Enquanto alguns fatores que afetam o lead time são internos e de responsabilidade do atacado distribuidor, grande parte da responsabilidade por lead times curtos está nos seus fornecedores.

Uma maneira de reduzir o lead time, portanto, é encontrar fornecedores com tempos de entrega mais curtos e que cumprem o que é prometido. Caso eles atrasem pedidos constantemente, talvez seja hora de trocar de fornecedor.

Por isso, é essencial monitorar o lead time de todos os seus fornecedores. Lead times muito longos cujas causas são externas ao atacado distribuidor podem prejudicar sua operação — caso o problema não seja resolvido amigavelmente, procure novas opções.

Uma delas é definir em contrato os lead times ideais para cada fornecedor. Antes que isso aconteça, você já deve saber seu prazo de entrega ideal.

Depois de descobrir isso, lembre-se de inserir no contrato:

  • Prazos de entrega para cada pedido / estoque específico;
  • A penalidade para remessas atrasadas;
  • A penalidade para mercadorias danificadas durante o transporte;
  • Um aviso prévio de falta de estoque, descontinuações ou alterações de preço.

2. Otimize a gestão de estoque

Do lado do atacado distribuidor, a gestão de estoque eficaz é um dos componentes principais para um lead time curto.

O primeiro ponto é ter um estoque bem organizado. Isso evita que tempo seja gasto rastreando itens para o carregamento. Também evita que itens perto da validade sejam perdidos, permitindo que o atacado distribuidor planeje promoções e descontos para se livrar deles.

Um depósito desorganizado também pode ser um risco à segurança, o que potencialmente prejudica o bem-estar de sua equipe. Evite que isso aconteça seguindo um layout mais intuitivo, rotulando corretamente o inventário e inspecionando rotineiramente o local.

Garantir que seu armazém seja mantido de maneira adequada e seguir um sistema organizado de gerenciamento de estoque garante que os produtos sejam recebidos e despachados dentro do prazo.

3. Garanta comunicação rápida

A comunicação aberta e direta com seu fornecedor também permite reduzir o lead time. Você deve conseguir comunicar problemas com rapidez e mantê-lo a par do funcionamento do negócio.

Da mesma forma, a comunicação interna é muito importante. Seu lead time pode ser afetado por vários problemas de comunicação dentro de sua equipe.

Evite isso implementando processos e sistemas tecnológicos que aceleram notificações e lembretes para que haja menos tempo de inatividade devido à falta de comunicação.

4. Abrace a tecnologia

A tecnologia é sua principal aliada na hora de reduzir o lead time na logística de entrega.

Ao usar a soluções de logística para processar pedidos automaticamente, por exemplo, é possível reduzir o lead time uma vez que as solicitações de estoque serão feitas com antecedência suficiente para evitar rupturas.

Isso também reduz o tempo de processamento e ainda elimina as chances de erro humano no meio do caminho.

A tecnologia também pode ser utilizada para prever a demanda com maior precisão e com mais antecedência. Ela também ajuda no controle do estoque e pode otimizar a comunicação com todas as partes envolvidas na operação.

5. Peça menos, com mais frequência

Pedidos grandes geralmente levam mais tempo para os fornecedores prepararem e despacharem, o que obviamente aumenta o tempo de espera se os produtos chegarem mais tarde.

Fazer pedidos com mais frequência, mas em quantidades menores, reduz o risco de atrasos nos envios.

Isso também significa que o produto fica parado em seu depósito por períodos mais curtos de tempo, portanto, há menos chance de algo acontecer com seu estoque enquanto ele estiver armazenado.

Este método permite que os fornecedores sejam mais flexíveis e ágeis, enquanto você pode desfrutar de tempos de remessa mais rápidos e gerenciar seu estoque de forma mais eficaz.

6. Compartilhe relatórios de previsão

Sua previsão de demanda é o que garante que você veja com antecedência quando precisará de novos itens. Seu fornecedor deve estar a par disso, para que ele possa se programar internamente e evitar atrasos.

Se a sua logística tem demanda muito flutuante — seja anual, mensal ou mesmo semanalmente —, a previsão pode mudar muito rapidamente e afetar o desempenho da sua operação.

Atualizar seu fornecedor com novos desenvolvimentos à medida que ocorrem pode ajudá-lo a planejar melhor o atendimento de seu pedido e reduzir os prazos de entrega.

Se você notificar seu fornecedor tarde demais no processo, poderá acabar com mais produtos do que pode vender ou enfrentar uma falta de estoque e a insatisfação do cliente.

Conclusão

 

O lead time é uma métrica importante para entender por que você pode usá-lo para ajudar a prever vendas, melhorar a satisfação do cliente e melhorar a eficiência em seus fluxos de trabalho operacionais.

Conforme a tecnologia melhora, as expectativas do cliente continuam a disparar.

Hoje, é o básico para o atacado distribuidor oferecer rastreamento de pedidos e datas de entrega garantidas. Obviamente, os clientes também esperam rapidez na entrega.

No entanto, sem as tecnologias adequadas, sua equipe ficará muito ocupada reconciliando manualmente os pedidos de compra e inserindo dados para encontrar maneiras inovadoras de expandir seus negócios.

Para saber mais como melhorar sua logística de distribuição, faça o download do nosso material especial sobre o assunto e veja um passo a passo completo!