Custo de entrega: como calcular e 5 dicas para reduzir
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Obter excelentes resultados de vendas não é apenas uma preocupação do varejo, segmento que está na ponta da cadeia de abastecimento. Hoje, a indústria também acompanha de perto a chegada de seus produtos no ponto de venda, e monitora se a entrega é executada de forma efetiva. E um dos fatores centrais desse monitoramento é o custo de entrega.
Para conseguir acompanhar o processo de saída da mercadoria até a chegada ao cliente, a indústria passou a exigir mais de seus distribuidores. Sendo assim, como você, atacadista distribuidor, pode melhorar esta operação e, de quebra, reduzir o tempo e o custo de entrega das mercadorias?
A resposta está em realizar uma gestão inteligente que acompanhe todo o processo de entrega, desde quando o caminhão sai do centro de distribuição até o motorista efetuar a entrega no cliente. Com o acompanhamento dos entregadores, o gestor pode avaliar as ações e rever, se for o caso, o processo e os comportamentos da equipe.
Neste artigo, veja como você pode calcular o custo de entrega e confira algumas dicas para reduzir esses gastos. Acompanhe.
Como calcular o custo de entrega?
Calcular o custo de entrega não é uma tarefa fácil. Afinal, são muitos custos variáveis espalhados pelas atividades necessárias na entrega de uma remessa ao cliente. Muito tempo é gasto para estimar certos custos, e alguns outros podem ser esquecidos – comprometendo o cálculo.
Porém, a menos que você possa obter uma representação precisa de quanto realmente são seus custos de entrega, nunca poderá encontrar maneiras de reduzi-los.
Abaixo está uma análise dos principais custos envolvidos do momento em que um pedido é recebido pela sua empresa, até que a mercadoria seja entregue para o cliente.
Frota e combustível
Quando falamos sobre o custo de entrega, logo pensamos nas despesas envolvendo os veículos usados, não é? Afinal de contas, é somente com uma boa frota de veículos que é possível realizar as entregas. E esses são bens que exigem recursos para sua aquisição e manutenção.
Para encontrar os custos com a frota e combustível, você deve considerar todos esses gastos:
- Aquisição dos veículos. Para iniciar, é preciso considerar os custos para a aquisição da frota de veículo – independentemente da forma como essa operação seja realizada.
- Impostos. Outro gasto inerente à frota de veículos é com os impostos. Mais especificamente, o IPVA – que incide anualmente sobre a propriedade de veículos automotores.
- Seguro. Além do IPVA, também é necessário considerar um gasto anual com o pagamento do seguro dos veículos.
- Combustível. O principal gasto variável envolvido na entrega é o combustível. Afinal de contas, um caminhão precisa reabastecer várias vezes para chegar ao seu destino.
- Pedágios. Outro custo que surge quando os veículos estão na estrada são os pedágios. Apesar de não possuírem um custo tão expressivo quanto os demais, é fundamental considerá-los no seu cálculo.
- Manutenção. Para evitar problemas na estrada, os veículos necessitam de uma manutenção constante – o que também gera custos. Quando essa rotina não é observada, os custos com imprevistos na estrada podem se tornar ainda maiores.
- Custos imprevistos. Por fim, ainda é recomendável ter uma margem para custos imprevistos – como veículos com problemas na estrada ou parados em barreiras fiscais.
Mão de obra
Após considerar a gestão de frotas de veículos, o segundo custo de entrega calculado com mais frequência para as operações é a mão de obra necessária para transportar as mercadorias. Porém, também é recomendável incluir os gastos com os profissionais responsáveis por receber, embalar e enviar seus pedidos.
Para esse cálculo, você precisa usar uma fórmula que inclui o salário fixo, salário variável, benefícios, custos com agências de trabalho temporário e todos os outros gastos que estejam relacionados.
Uma abordagem melhor para calcular seus custos de mão de obra é identificar o custo total com os profissionais que trabalham diretamente nos processos de entrega. Isso incluirá quaisquer taxas e/ou benefícios que vão além do salário. Com base nisso, você pode fazer uma comparação com o número de pedidos transportados no período – identificando quanto você paga por cada funcionário para cada pedido enviado.
Armazenamento das mercadorias
O custo de armazenamento é geralmente ignorado no cálculo do custo de entrega, e não integra o CPV (custo dos produtos vendidos). No entanto, é vital conhecer os custos de armazenamento das mercadorias – principalmente se você estiver tentando comparar os custos de realizar operações internamente com a terceirização desse serviço.
O custo de armazenamento é o custo real para armazenar suas mercadorias. Se você possui seu próprio armazém, será fácil calcular isso com seu aluguel mensal. Mas isso geralmente não é o caso, pois muitas empresas aproveitam o armazenamento associado ao restante da organização.
A melhor maneira de calcular custos nessa situação é: pegue a área que você designou para as operações de armazenamento e logística e calcule a porcentagem desse espaço em comparação com o espaço geral. Usando essa porcentagem, você pode deduzir as partes do aluguel e seguro que devem ser aplicadas às suas operações.
A partir disso, você consegue identificar o valor dessas despesas que estão relacionadas com o custo de entrega – identificando o valor médio de gasto para cada pedido enviado. Com base nesses dados, é possível fazer uma comparação com os custos necessários para um armazenamento externo.
Materiais auxiliares
Outro custo relacionado a entrega das mercadorias que é ignorado com frequência é aquele relacionado aos materiais auxiliares: caixas, fita adesiva, preenchimento de papel vazio, etiquetas, entre outros.
Apesar de parecer que essas compras não custam muito para a empresa, a verdade é que esses custos podem subir rapidamente e consumir recursos preciosos. Por isso, é bom saber como eles influenciam no custo por pedido.
Para identificá-los, você deve identificar os custos com esses suprimentos em um determinado período de tempo – como 3 a 6 meses. Com base nisso, você pode dividir o gasto identificado pelo número de pedidos – chegando ao valor médio do gasto para cada pedido enviado.
Principais fatores que influenciam no custo total da operação
Para determinar com ainda mais precisão o custo de entrega, você deve saber o que afeta as taxas de envio. Afinal, entregar uma pequena remessa em uma cidade vizinha possui um custo muito menor do que uma carga com 3 eixos para outro estado, não é?
Aqui estão as coisas importantes a serem observadas nessa análise:
- Volume de vendas. Este é o número de suas vendas diárias, semanais, mensais e anuais.
- Horário e taxas de retirada ou entrega. Monitora o tempo necessário para preparar os pedidos para o envio. Você vai levar um dia ou dois? Talvez uma semana?
- Custos de manuseio. Os materiais usados para o seu transporte, como caixas, etiquetas, materiais de embalagem e quanto isso custa.
- Distância para o manuseio das mercadorias. As mercadorias ficam armazenadas próximas ao local de onde saem os pedidos? Ou é preciso considerar os custos de deslocamento interno?
- Velocidade do envio. Quanto tempo a remessa levará? Você é capaz de entregar de acordo com o tempo estimado?
- Peso médio da remessa. Qual o peso da embalagem? Você precisa cobrar um valor extra?
- Rastreamento e seguro. Você ou seu cliente podem acompanhar o progresso da remessa? Você pode monitorar o movimento dos pacotes? Existe um custo extra para o seguro na entrega?
A nova tabela nacional para cálculo do frete
Com base nas exigências dos manifestantes durante a greve dos caminhoneiros ocorrida em 2018, a Agência Nacional de Transportes Terrestres – ANTT fixou uma nova tabela de frete, com preços mínimos referentes ao quilômetro rodado na realização de fretes por eixo carregado.
Essas tabelas têm caráter obrigatório para o mercado de fretes do país, e podem ser usadas como base para analisar o custo de entrega da sua empresa. Elas foram elaboradas em conformidade com as especificidades das cargas, e estão divididas em: carga geral, a granel, frigorificada, perigosa e neogranel.
Usar a tabela é bem simples: você precisa saber somente o tipo de carga a ser carregada, a quantidade de eixos e a distância percorrida. Com base nisso, é possível consultar o valor mínimo a ser pago por quilômetro rodado.
Os valores da tabela foram atualizados pela ANTT em abril de 2019, e podem ser consultados na Resolução nº 5.842, publicada no Diário Oficial da União (DOU).
5 dicas para reduzir o custo de entrega
1. Monitore as entregas de forma online
O monitoramento de entregas possibilita ao gestor de logística saber em qual cliente o entregador está e o status das cargas: se já chegaram no cliente, se estão esperando o descarregamento ou se a entrega já foi concluída.
Dessa forma, o gestor pode saber quanto tempo um motorista leva para ir do cliente A para o B, e até quantas horas ele levou para efetuar todas as entregas durante um dia de trabalho.
Isso com o objetivo de, se necessário, traçar roteiros otimizados, de forma que a frota fique menos tempo parada no trânsito e os motoristas demorem menos na estrada. Além de economizar combustível, reduzir o gasto de pneus e o custo de entrega de forma geral.
2. Saiba quantas entregas tiveram devolução ou avaria
O gestor pode ser informado pelo motorista logo depois que ele realiza o descarga no cliente por meio de um smartphone, através de um aplicativo.
Dessa forma, é possível analisar qual foi o motivo da avaria, se foi por a mercadoria ter sido mal embalada ou porque ficou mal posicionada no caminhão, por exemplo – além de ganhar tempo para planejar e solicitar uma nova entrega com a mercadoria correta e intacta. Falamos mais sobre devolução de mercadoria no vídeo a seguir.
3. Documente eletronicamente suas entregas
Ao documentar as entregas eletronicamente, o risco de haver perda de informação ou confusão é reduzido. O motorista pode digitalizar uma nota fiscal tirando uma foto após ser assinada pelo cliente, por exemplo, evitando erros no processo de arquivar os dados.
O procedimento de registrá-los manualmente, além de ser mais demorado, é passível de erros de digitação, como em valores e datas, gerando confusão no fechamento do financeiro.
4. Cuide com os gastos operacionais
Como vimos, existem vários gastos operacionais que também influenciam sobre o valor total da operação – como a mão de obra dos funcionários responsáveis pelo envio dos pedidos, despesas com armazenamento e materiais auxiliares. Portanto, é fundamental monitorar frequentemente esses custos para encontrar formas inteligentes de reduzi-los.
5. Obtenha uma tecnologia específica para a gestão das entregas
Ao acompanhar em tempo real o status das mercadorias por meio de uma ferramenta de gestão de entrega, o gestor pode analisar as performances de cada motorista para, se houver necessidade, realizar treinamentos e promover um melhor aproveitamento do tempo.
Investir em ações que melhorem a gestão de tempo e custo de entrega da sua empresa é sempre um investimento para que o processo logístico seja mais eficiente, garantindo, também, a satisfação dos seus clientes!
Conclusão
O mundo empresarial está cada vez mais integrado com o digital, não é? Com a possibilidade de automatizar processos e obter fácil acesso a dados úteis, o gestor tem todas as condições de melhorar a gestão de entregas, reduzindo custos da operação de transporte.
Um ótimo exemplo disso é a definição automática da melhor e mais econômica rota para suas entregas. Somente com esse recurso você pode resolver vários problemas: alto custo com o combustível e a manutenção da frota, rápida depreciação dos veículos, planejamento informal da rota, ineficiência no planejamento das cargas e a não utilização de toda a capacidade de cada caminhão.
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