Sistema de gestão de entregas: benefícios para o atacado distribuidor
Em vez de ler, que tal ouvir?
É cada vez maior a importância de utilizar um sistema de gestão de entregas no atacado distribuidor. Com a logística desempenhando um papel determinante sob o ponto de vista dos clientes, é indispensável aproveitar os benefícios da tecnologia nesse processo.
Em um mercado em constante mudança, as empresas recorrem à tecnologia para manter a competitividade. Essa pode ser a chave para elevar a eficiência, reduzir custos e melhorar a experiência do consumidor.
Sabemos bem que a tecnologia revolucionou tudo – desde como assistimos à TV, como fazemos nossas compras e até como nos conhecemos. Não surpreende, portanto, que um componente essencial da economia brasileira (essencialmente movimentada pelo transporte rodoviário de materiais) também se voltaria para a tecnologia, para acompanhar o ritmo.
O sistema de gestão de entregas é o próximo passo na evolução da logística. Agora, empresas de todos os tamanhos estão pesquisando para aprender mais sobre como a tecnologia pode ajudá-las a economizar dinheiro, otimizar as operações de logística e melhorar a satisfação do cliente.
Mas quais são os benefícios que um sistema de gestão de entrega traz para o atacado distribuidor? Descubra ao longo deste artigo!
O que é um sistema de gestão de entregas e qual a sua importância?
Um sistema de gestão de entregas é uma plataforma usada para planejar movimentos de frete, selecionar a rota apropriada e gerenciar motoristas e carregamentos. Ele visa garantir que a cadeia de suprimentos funcione de maneira eficiente, desde o momento em que um pedido é recebido até a entrega bem-sucedida ao destinatário.
Em outras palavras, é um sistema que as empresas usam para gerenciar digitalmente suas operações logísticas de forma automática, em vez de ligar e enviar e-mails para parceiros internos e externos.
O sistema de gestão de entrega inclui diversas funcionalidades:
- Registro e acompanhamento de pedidos;
- Gestão de entregas e de rotas em tempo real no mapa;
- Comprovantes de entrega e localização dos pedidos;
- Gestão das devoluções de pedidos e mercadorias;
- Roteirização e planejamento;
- Acompanhamento de motoristas;
- Acompanhamento e melhoria do desempenho da logística de transporte.
O sistema de gestão de entrega geralmente opera entre o sistema ERP e o software de gerenciamento de transporte (TMS) – conectando as duas plataformas para aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos. Dessa forma, os pedidos que circulam entre esses sistemas criam continuidade e aceleram o tempo do pedido do cliente até a entrega final.
No setor de distribuição, uma boa gestão logística é fundamental, pois o fluxo de trabalho é grande e contínuo, certo? À medida que o volume de cargas cresce e o transporte se torna mais complicado, a necessidade de aprimorar os processos envolvidos aumenta.
Os gestores desse segmento estão o tempo todo sob pressão para equilibrar entre o controle de custos e a eficiência das entregas aos clientes, bem como precisam otimizar a carga de trabalho dos colaboradores e acompanhar métricas e indicadores de desempenho.
A boa notícia é que a tecnologia, por meio do sistema de gestão de entregas, ajuda o atacado distribuidor a simplificar sua gestão logística. Isso porque, com o software, a empresa pode:
- Monitorar rigorosamente os prazos de entregas: a solução faz o controle efetivo e automatizado de todas as ordens de entregas da distribuidora, para garantir que os prazos sejam rigorosamente cumpridos;
- Ter controle da localização da frota em tempo real: você sabe exatamente onde seus entregadores estão? O sistema de gestão de entrega permite acompanhar as movimentações em tempo real e emitir alertas para sua equipe em caso de imprevistos;
- Fazer a roteirização inteligente: a roteirização tem impacto direto nos seus custos logísticos. Feita de forma certa, ela pode aumentar seus lucros — feita de forma errada, ela pode prejudicá-los. O sistema oferece o cálculo automático da quilometragem, gerando o custo e o prazo do frete;
- Ter dados em mãos para otimizar sua atuação: a solução gera relatórios para a sua gestão de entregas em tempo real, tornando mais fácil visualizar erros e possíveis pontos de melhorias.
Uma operação sólida nas entregas da sua distribuidora é a base de todo sucesso do negócio. É uma área que pode reduzir ou impulsionar suas vendas e fazer com que seus clientes confiem e voltem outra vez.
Mas acertar não é uma tarefa simples, especialmente sem um sistema de gestão de entregas.
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5 benefícios do sistema de gestão de entregas para o atacado distribuidor
Empresas de distribuição de todos os tamanhos entendem que há muitos fatores envolvidos no processo de remessa. Desde a cotação até a entrega, essas empresas quase sempre procuram maneiras de otimizar os gastos e melhorar os processos.
Graças aos sistemas de gestão de entregas, os remetentes têm uma solução do seu lado para fazer exatamente isso. Conheça os principais benefícios:
1. Aumento da satisfação e fidelização do cliente
Um cliente que teve uma experiência de envio ruim, provavelmente não fará um novo pedido, certo? Por outro lado, uma boa experiência de envio é quase uma garantia de uma nova venda. Ou seja, evitar os atrasos e manter o cliente informado da localização da mercadoria ajudará a conquistar sua lealdade.
Os clientes são a espinha dorsal de um atacado distribuidor. Em um nível muito básico, sem seus negócios, sua empresa estaria sem um fluxo de renda. Ainda mais, sem uma base de clientes fiéis, você limita o potencial de crescimento da sua distribuidora.
Nutrir e construir relacionamentos com os clientes exige uma quantidade significativa de tempo e esforço de sua parte. A lógica para o crescimento é bem clara: atrair novos clientes enquanto você mantém aqueles consumidores que já conquistou por perto.
Os clientes que são bem atendidos se sentem valorizados e estão lucrando em seus próprios negócios, com mercadorias chegando no tempo certo. E são justamente esses consumidores que vão acabar ficando com sua empresa de distribuição ao longo do tempo.
Ao adotar um sistema de gestão de entregas, você gera uma experiência mais satisfatória para os seus clientes – o que reflete diretamente na sua capacidade de fidelização.
2. Redução dos custos logísticos e de combustível
Uma pesquisa divulgada pela Fundação Dom Cabral apontou que os custos logísticos representam 12,37% dos gastos totais de uma organização. Embora o entendimento desses custo logístico seja diferente entre as empresas, eles, geralmente, incluem três fatores principais:
- Custos de transporte: gastos com gasolina e impacto da quilometragem rodada;
- Mão de obra: roteirização inteligente para reduzir horas trabalhadas;
- Armazenamento e controle de estoque: otimização por meio da logística integrada.
Ao acompanhar de perto o desempenho dos motoristas e o cumprimento da rota ideal planejada, é possível aumentar a quantidade de entregas diárias por veículo e reduzir o tempo necessário para entrega. Como consequência, você reduz o custo logístico do seu atacado distribuidor.
3. Gestão e controle da devolução de mercadorias
As devoluções geram perdas às empresas distribuidoras, certo? E esses prejuízos vão muito além dos custos e do aspecto financeiro imediato.
Logicamente, a devolução de mercadorias acarreta custos com combustível e perda de mercadorias. Mas outros pontos que dizem respeito ao cliente e à reputação da empresa também devem ser considerados.
Como mostramos, um bom serviço é essencial para fidelizar. Em um mundo em que uma entrega eficiente é regra, problemas nesse processo e uma alta taxa de devoluções geram transtornos que impactam diretamente nas suas vendas.
Mas fato é que devoluções acontecem – não importa o quão bem planejado é o seu processo de entregas e o quanto você trabalhe para melhorá-lo ainda mais. Levando isso em consideração, o melhor a se fazer é ter uma boa estratégia para lidar com elas, de forma que a experiência do cliente seja a melhor possível.
E é isso que o sistema de gestão de entregas proporciona. Como ele, é possível:
- Aumentar a organização: você pode encontrar uma forma de centralizar suas operações logísticas em um departamento, e delegar funções que vão desde a separação do produto, sua conferência, embalagem, paletização e carregamento até o controle das notas, taxas tributárias e a devolução da mercadoria;
- Padronizar as operações: a melhor maneira de evitar a devolução de mercadoria é criando uma série de processos padronizados para a sua conferência, emissão de notas, embalagem, segunda conferência etc. O sistema permite observar seus processos, aplicar melhorias e acompanhar resultados para adotá-las como procedimentos padrão;
- Melhorar a comunicação com motoristas: muitas vezes, a devolução de mercadorias ocorre por conta de atrasos na entrega ou danos ocasionados por estradas em más condições. Quando você melhora a comunicação com seus motoristas, é possível evitar imprevistos e roteirizar o caminho de forma inteligente;
- Automatizar os processos: com o sistema para gestão de entregas, você consegue criar rotas pré-programadas, ter informações sobre o tráfego no local e dados em tempo real sobre avarias na mercadoria e imprevistos no transporte.
4. Otimização das entregas e espaço nos caminhões
Explorar ao máximo a distribuição de produtos no caminhão faz toda a diferença na hora de pensar na distribuição dos produtos. Afinal, os altos custos de transporte estão entre os principais entraves da lucratividade das empresas.
Cargas de peso diferente, normalmente, têm custos de frete praticamente idênticos. Isso acontece, pois a grande maioria dos itens transportados, bem como a capacidade em termos de peso, não influencia nos valores pagos às distribuidoras e transportadoras.
O mesmo não acontece com o espaço. O que mais pesa na composição do custo de transporte é a quilometragem rodada, com o combustível tendo grande influência no custo.
→ Falamos mais sobre como economizar combustível na sua operação de entregas neste artigo!
Com isso em mente, o que fazer para otimizar o espaço nos caminhões? Existem dois pontos principais com os quais o sistema de gestão de entregas trabalha nessa hora:
Cálculo da cubagem
A cubagem é a relação entre volume e peso, que verifica a distribuição do peso da carga em função do volume existente para acomodação da caçamba ou baú de um caminhão. Ao calcular a cubagem da carga, é possível melhorar a distribuição de produtos para otimizar espaços no caminhão.
Com esse cálculo, evita-se carregar peso demais em um volume muito pequeno, o que ajuda a aproveitar espaço no caminhão, por exemplo.
Basicamente, a fórmula para o cálculo da cubagem é a seguinte:
ALTURA x LARGURA x COMPRIMENTO x (UNIDADES, SE NECESSÁRIO) x 300 (FATOR DE CUBAGEM)
Porém, fazer o cálculo “na mão” é inviável. O sistema de gestão de entregas permite automatizar esse processo e economizar tempo.
Visualização e planejamento
O sistema de gestão de entregas permite dimensionar as cargas de maneira visual. Ou seja, planejar previamente, antes mesmo de começar a acomodar as mercadorias dentro do caminhão.
Normalmente, empresas que trabalham com grande rede de distribuição utilizam a maior parte do espaço do caminhão para entregar em apenas um cliente, como um grande varejista.
Ao utilizar um software roteirizador, é possível escolher que este cliente seja o primeiro a ser atendido. Isso ajuda no manuseio e, também, na otimização do espaço no caminhão.
Em suma, este tipo de software calcula a rota de entrega dos pedidos e, de forma algorítmica, a posição em que as caixas devem ficar, o que agiliza a produtividade da equipe e garante eficiência no processo.
5. Economia de tempo
Muitos profissionais experientes acham que o sistema de gestão de entregas não ajuda a economizar tempo, porque eles fazem seu trabalho há anos e sabem como fazê-lo.
Porém, embora o conhecimento e os relacionamentos obtidos ao longo de uma carreira não sejam facilmente substituídos, um sistema de gestão de entregas pode acelerar até o profissional de logística mais experiente.
Em vez de gerenciar uma caixa de entrada com centenas de mensagens, todas as cargas e paradas em uma rota são rastreadas em um só lugar. As planilhas não são mais necessárias para a transferência de informações de pedidos, e os usuários podem gastar mais do seu tempo valioso trabalhando em projetos estratégicos, em vez de solucionar erros.
De remetentes com apenas algumas cargas por semana a empresas com centenas de pedidos complexos para classificar a cada dia, o aproveitamento da tecnologia pode economizar inúmeras horas.
As integrações com o ERP para o fluxo automático de informações de pedidos entre os sistemas não apenas melhoram a precisão, mas também tornam o processo de classificação e reserva muito mais rápido.
Além disso, os recursos de auditoria e otimização removem processos tediosos e resultam em mais velocidade do pedido à entrega. Poucos minutos salvos por pedido escalam rapidamente, independentemente do tamanho da empresa que está enviando.
Como escolher um sistema de gestão de entregas?
Agora que você já sabe que adotar um sistema de gestão de entregas é imprescindível, é hora de conhecer os cuidados para escolher a ferramenta ideal.
Sistemas que oferecem muitos recursos, alto controle dos processos de entrega e grande capacidade para gerar resultados consistentes são considerados um diferencial competitivo – ainda mais na área de logística, tão fundamental para o setor atacadista distribuidor.
Pensando nisso, listamos as funcionalidades que um software para gestão de entregas precisa oferecer para você avaliar no momento da escolha, veja só:
Painel de visualização das entregas
Um painel intuitivo que permite aos gestores visualizar todas as entregas planejadas e em andamento. Isso inclui informações como data e hora das entregas, detalhes dos produtos, endereço dos clientes e status atual de cada entrega.
Além disso, com o uso de dispositivos portáteis, você pode realizar diversas tarefas com facilidade:
- Enviar manifestos de entrega aos motoristas;
- Alertar os motoristas através de suas tarefas diárias, impondo conformidade;
- Receber atualizações sobre entregas individuais;
- E muito mais!
Envio de informações diretas ao motorista
Um sistema de gestão de entregas deve ter a capacidade de enviar informações relevantes diretamente para o dispositivo móvel do motorista – como detalhes do próximo pedido, atualizações de rota, informações sobre os clientes e quaisquer mudanças ou instruções importantes.
Dessa forma, seus motoristas obtêm todas as informações necessárias em seus dispositivos portáteis para concluir uma entrega. Isso reduz a chance de eles perderem informações vitais que podem levar a um atraso.
Rastreamento e registro de entregas
O sistema de gestão de entregas também deve oferecer a possibilidade de rastrear cada entrega em tempo real e registrar seu progresso, desde o momento em que o pedido sai do depósito até o momento em que é entregue ao cliente. Isso inclui informações de data, hora e local de cada entrega individual – além dos motivos relacionados a quaisquer problemas, como entrega parcial ou falha.
Todos esses dados permitem que a equipe de logística e o cliente acompanhem a localização e o status da entrega. Ter essas informações em mãos é fundamental no caso de haver uma disputa sobre faturas ou a entrega em si.
Veja também: Acompanhamento de entregas com e sem integração com ERP
Atualizações em tempo real
Outro ponto importante é a capacidade de fornecer atualizações em tempo real – tanto para os clientes quanto para os gestores.
- Aos clientes, é possível informar sobre o status de suas entregas, incluindo notificações automáticas sobre a saída do pedido para entrega, chegada ao destino, atrasos, entre outros.
- Para os gestores, é possível ter acesso a informações dos dispositivos portáteis dos seus motoristas. Assim, elas podem ser carregadas diretamente no seu sistema ERP, fornecendo dados oportunos e precisos, necessários para o monitoramento e os relatórios.
Cálculo automático de KPIs logísticos
O software deve ser capaz de calcular automaticamente indicadores-chave de desempenho (KPIs) logísticos, como o tempo médio de entrega, eficiência da rota, taxa de entregas no prazo, custos operacionais, entre outros.
Esses KPIs podem ser calculados automaticamente e organizados em um dashboard para ajudar a avaliar o desempenho geral do processo de entregas e otimizar a tomada de decisão em todos os níveis.
Gerenciamento de rotas
Por fim, o sistema de gestão de entregas deve auxiliar no planejamento e otimização das rotas com base em diversos fatores – como distâncias, horários, tráfego, preferências do cliente e capacidade do veículo. Isso ajuda a reduzir os custos de combustível e aumentar a eficiência das entregas.
Ou seja, você pode classificar e organizar com facilidade as paradas, mover os motoristas para outras rotas, inserir instruções especiais entre as paradas e as direções de uma entrega para a outra. Tudo isso com visualização e alertas de ocupação dos veículos.
Veja mais >> O que uma boa ferramenta de gestão de entregas não pode deixar de ter.
Leve o sistema de gestão de entregas para a sua empresa!
Como vimos, um sistema de gestão de entregas propicia a redução de custos, agrega valor, melhora os níveis de serviço e, consequentemente, maximiza a lucratividade.
Não restam dúvidas de que ele pode contribuir com o seu planejamento logístico e que, com essa solução, sua empresa terá muito mais capacidade de inovar e satisfazer seus clientes, acompanhando os contínuos esforços para vender mais e melhor.
Para colocar isso em prática, você pode contar com o maxMotorista!
O maxMotorista é uma solução de logística que permite acompanhar em tempo real o desempenho dos motoristas e monitorar o cumprimento da rota ideal planejada.
- Até 15% de redução no tempo de entrega
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- Até 50% de redução do tempo de fechamento de carga
Veja alguns recursos do maxMotorista:
• Acompanhamento das entregas em tempo real;
• Comparativo entre rota planejada e rota executada;
• Informações sobre check-in e check out;
• Diário de bordo do caminhão de forma digital;
• Controle do SLA da entrega;
• Análise do tempo de espera e a produtividade dos motoristas;
• Maior controle sobre a jornada de trabalho dos motoristas e ajudantes;
• Otimização da parte financeira com maior acompanhamento dos gastos em cada viagem;
• Possibilidade de reenvio de NFe pelo aplicativo do motorista e a digitalização de canhotos de entregas;
• Registro fotográfico de avarias
• Praticidade com a sincronização automática do APP;
• Painel com visão geral dos pedidos pendentes, organizados por situação do pedido;
• Painel com informações da qualidade e do tempo das entregas;
• Tecnologia responsiva, adequando a cada tela.
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