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Entenda por que os KPIs na distribuição logística de suprimentos são fundamentais, como defini-los e implementá-los.

Os KPIs na distribuição logística de suprimentos são muito importantes. É por eles que os gestores podem rastrear, visualizar e otimizar todos os processos logísticos relevantes de maneira eficiente.

Sempre foi assim, mas nos últimos anos, os KPIs ganharam uma importância muito maior. Isso porque assim como muitos outros segmentos, o mercado de distribuição logística de suprimentos atualmente está orientado a dados. Essa é uma tendência muito ligada à tecnologia, cada dia mais disponível e fácil de implementar.

Não há mais desculpas para que uma gestão orientada por dados não seja colocada em prática. O acesso a ferramentas e métodos está cada vez mais amplo. Talvez, o que muitas empresas do ramo da distribuição ainda precisem é de uma mudança de mentalidade.

Sobre isso vamos ajudá-lo a refletir com essa leitura.

Continue correndo seus olhos para entender em profundidade o que são KPIs na distribuição logística e como usá-los em sua empresa!

Para começar…

→ No vídeo a seguir, entenda o conceito de logística integrada. Veja como ela é um fator essencial para melhoria de desempenho na cadeia de distribuição e como a tecnologia pode atuar positivamente no processo.

O que são KPIs na distribuição logística de suprimentos?

Antes de qualquer coisa é importante dizer que KPIs são indicadores-chave de desempenho (do inglês Key Performance Indicators). Ou seja, são valores mensuráveis que demonstram como, efetivamente, uma empresa, ou um departamento, está alcançando seus principais objetivos (comerciais, de produtividade, de satisfação dos clientes etc.).

Organizações e equipes usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso no atingimento de metas, sejam elas quais forem. Existem dois tipos básicos: os de alto e os de baixo nível.

Os KPI de alto nível podem se concentrar no desempenho geral da empresa, enquanto os de baixo nível podem se concentrar em processos de departamentos, como vendas, marketing, distribuição logística de suprimentos etc.

Também é interessante pensar nos principais objetivos por trás do monitoramento de KPIs na distribuição logística de suprimentos:

  • Melhorar a qualidade dos processos, diminuindo os erros;

  • Otimizar custos, aumentando os resultados da área;

  • Melhorar o desempenho e, consequentemente, a produtividade;

  • Ter uma visão em tempo real dos negócios e ser capaz de prever possíveis problemas o mais rápido possível.

Em suma, podemos dizer que um KPI é uma métrica focada em um elemento-chave do desempenho — neste caso, departamental  —, que está ligado a todo o negócio.

Na distribuição logística de suprimentos, os KPIs devem incluir algumas métricas que a equipe pode monitorar e reagir realisticamente. Assim, eles não precisam ser excepcionalmente granulares, mas devem rastrear os elementos mais vitais do desempenho da cadeia área.

Por que é importante definir e acompanhar KPIs na distribuição logística de suprimentos?

O uso de KPIs na distribuição logística garante que o gestor e o time esteja sempre avaliando sua atividade em relação à uma referência estática. Isso torna as flutuações imediatamente visíveis e, se o desempenho se mover na direção errada, é possível responder rapidamente.

Quando um KPI mostra que o desempenho está sempre alcançando ou excedendo o nível necessário, a equipe pode decidir por um padrão mais alto a ser alcançado. Por esse motivo, os KPIs são essenciais para qualquer estratégia de melhoria de negócios.

Os KPIs na distribuição logística fornecem visibilidade do desempenho e permitem uma avaliação quantitativa e qualitativa objetiva. Quando alinhados aos objetivos de negócios, eles retiram as suposições e aumentam o foco na melhoria.

Em resumo, a importância da utilização de KPIs na distribuição logística de suprimentos pode ser conferida assim:

  • Mensuração da performance do departamento;

  • Controle de desempenho e produtividade dos profissionais desenvolvidos;

  • Controle efetivo de custos;

  • Prevenção de desperdícios, falhas, erros e retrabalhos;

  • Medição da satisfação dos clientes;

  • Garantia de retorno sobre os investimentos etc.

→ Leia também: Indicadores de desempenho logístico — como melhorá-los?

Em detalhes, quais são os objetivos que os KPIs ajudam a alcançar na distribuição de logística de suprimentos?

Agora que já entendemos o que são KPIs e para que servem, podemos listar os mais importantes objetivos que eles ajudam a regular e alcançar na área de distribuição logística de suprimentos.

Custo de transporte de acordo com o percentual de vendas

Para acompanhar este indicador, é preciso dividir os custos de frete de entrega pelas receitas geradas com as vendas em um determinado período.

É claro, o percentual varia muito conforme os produtos vendidos. De qualquer forma, é um ótimo indicador para ajudar na avaliação da performance financeira da área.

SLA e TMA de entrega

O SLA diz respeito aos acordos firmados com fornecedores e clientes. Por exemplo, os prazos de entrega, as formas de rastreamento, entre outros.

Já o TMA é um indicador ligado ao tempo médio de atendimento, ou seja, devem ser acompanhados de perto as rotas, os tipos de entrega, entre outros fatores que influenciam no tempo prometido aos clientes, por exemplo.

Tempo em trânsito

O tempo em trânsito é medido como o número de dias e/ou horas desde o momento em que as mercadorias saem da empresa até o recebimento pelos clientes.

Normalmente, é feita uma comparação do tempo em trânsito prometido pela transportadora para o mesmo produto, modal de transporte e o mesmo destino.

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OTIF

O OTIF é um indicador usado para monitorar a qualidade das entregas. Ele visa a aumentar a satisfação dos clientes por meio do estabelecimento de níveis de excelência no serviço.

Na prática, é a junção dos termos On Time e In Full, ou seja, entregas na hora, data e local certos, e dentro do que foi adquirido pelo cliente. Portanto, é importante que tanto a pontualidade quanto a integridade do que é adquirido pelo cliente estejam dentro de um nível de excelência.

Insatisfação dos clientes contando como custo no transporte

Dentro da área de distribuição logística de suprimentos, também é importante calcular a insatisfação dos clientes. Uma forma de fazer isso é dividindo os custos das reclamações com perdas e danos pelos gastos com transporte.

Normalmente, esse cálculo é feito para cada fornecedor e, também, para a empresa como um todo.

E atenção: números altos geralmente indicam problemas que podem estar no empacotamento, no acondicionamento e, também, no transporte. Portanto, mais do que calcular, é preciso identificar a raiz dos problemas.

Aproveitamento da capacidade do caminhão

Medir a capacidade do caminhão é outro dos KPIs da distribuição logística, utilizado geralmente para cargas grandes.

Para calculá-lo, é preciso dividir o peso pelo máximo permitido pelo carro. Se a utilização média for de 80%, por exemplo, podemos dizer que há uma capacidade ociosa de 20%. Logo, seria possível trabalhar para atingir o máximo de capacidade, o que se converte em eficiência logística e mais lucro.

Assista ao vídeo abaixo e saiba qual a melhor maneira de organizar as cargas do seu caminhão!

Tempo o caminhão passa na estrada

Também conhecido como tempo de giro do caminhão, este KPI é calculado medindo o tempo médio gasto entre a chegada do caminhão e a sua saída.

Quanto menor for esse indicador, mais tempo o caminhão passa na estrada. Neste caso, é importante trabalhar para melhorar o processo de manuseamento dos lotes e a produtividade dos profissionais envolvidos em carga e descarga.

Tempo do caminhão sendo carregado e descarregado

Acompanhar o tempo médio de carregamento e descarregamento do caminhão também pode ajudar a planejar maneiras de acelerar esse processo e elevar a produtividade, o que acaba gerando mais eficiência e resulta em entregas mais rápidas.

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Como definir e aplicar KPIs na distribuição logística de suprimentos?

Definir os indicadores de desempenho de uma área normalmente não é algo simples de se fazer. A palavra operativa em KPI é “chave”, porque cada um deve estar relacionado a um resultado comercial específico com uma medida de desempenho.

Os KPIs, geralmente, são confundidos com métricas de negócios. Embora muitas vezes usados ​​no mesmo espírito, eles precisam ser definidos de acordo com os objetivos comerciais críticos ou principais.

Aqui estão as principais perguntas que devem ser respondidas na hora de se iniciar a definição de um KPI:

  • Qual é o resultado desejado?

  • Por que esse resultado é importante?

  • Como você vai medir o progresso?

  • Como você pode influenciar o resultado?

  • Quem é responsável pelo resultado do negócio?

  • Como você saberá que alcançou seu resultado?

  • Com que frequência você revisará o progresso em direção ao resultado?

Por fim, e em linhas gerais, esses são os conselhos que os especialistas da área dão na hora de se aplicar KPIs na distribuição logística:

  • certifique-se de alinhar todos os KPIs com os objetivos gerais de negócios da sua distribuidora;

  • certifique-se de que cada KPI tenha um “proprietário”, seja um indivíduo ou um grupo de pessoas;

  • projete cada KPI como uma métrica líder, capaz de ajudar na previsão de problemas de desempenho;

  • os KPIs devem ser acionáveis, fornecendo dados oportunos e precisos que os proprietários possam interpretar e utilizar;

  • cada KPI deve ser fácil para seus proprietários entenderem;

  • cada KPI deve reforçar e/ou equilibrar outros;

  • nenhum KPI deve contradizer ou minar os outros;

  • cada KPI deve ter um objetivo ou limite indicando um nível de desempenho mínimo aceitável;

  • como cada KPI se mostra estável e eficaz, deve ser reforçado por incentivos ou compensação;

  • cada KPI deve poder ser atualizado, pois perderão relevância ao longo do tempo.

Conclusão

Em resumo, um indicador-chave de desempenho é um valor que mede a eficácia com que um departamento ou empresa atinge seus objetivos. Os KPIs são usados ​​em vários níveis em toda a organização para avaliar o sucesso de uma pessoa, equipe ou unidade de negócio em atingir os objetivos especificados.

Pode-se dizer de outra forma também: os KPIs na distribuição logística são formas de mensurar o desempenho longo do tempo e, geralmente, variam de acordo com os negócios. Mas os insights fornecidos por essas métricas também podem ajudar a conceber estratégias para melhorar, corrigir ineficiências e gerar mais negócios.

Os KPIs na distribuição logística de suprimentos são fundamentais para uma gestão orientada por dados. São eles que demonstram o nível de sucesso atingido ao colocar em prática diferentes estratégias e, também, variadas decisões.

Com o dia a dia corrido, os KPIs são norteadores da área. Eles não deixam gestores e seus liderados saírem do caminho traçado no planejamento, ainda que ajustes ou concessões sejam feitos durante a caminhada.

→ Leia também nosso guia completo para gestão por indicadores do atacado distribuidor!

E então, ficaram claros quais são os principais KPIs na distribuição logística de suprimentos? Você ficou com alguma dúvida? Escreva pra gente pelos comentários e até a próxima.