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Como fazer um planejamento orçamentário eficiente no seu atacado distribuidor

 

Em vez de ler, que tal ouvir?

 

O processo do planejamento orçamentário é determinante para o sucesso das empresas do ramo atacado distribuidor. Afinal, saber como lidar com o dinheiro que entra no caixa da empresa garante que todas as áreas do negócio funcionem com eficiência.

Entretanto, o planejamento orçamentário ainda é visto como um desafio por muitos gestores. E, quanto mais esse processo é deixado de lado, maiores são as consequências negativas vivenciadas pela empresa.

Quer descobrir como superar as dificuldades e criar um planejamento orçamentário eficiente no seu atacado distribuidor? Então confira as dicas que preparamos neste artigo!

O que é planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário permite que uma organização prepare seus orçamentos para um determinado período. Isso envolve revisar orçamentos anteriores, identificar e prever receitas para o próximo período e atribuir valores a serem gastos nas várias áreas de uma empresa.

É possível pensar no orçamento como uma forma de colocar o plano de negócios em ação. Você definiu prioridades e metas para a empresa no próximo ano – e o orçamento aloca recursos financeiros para alcançá-las.

Qual a importância de fazer um planejamento do orçamento?

Em sua forma mais básica, os benefícios do orçamento são bastante óbvios: se o negócio ficar sem dinheiro, o negócio não poderá sobreviver. Portanto, um plano claro de fluxo de caixa que todas as equipes possam seguir é essencial.

Mas além de simplesmente garantir que o negócio seja sustentável, existem vários motivos para valorizar o planejamento orçamentário:

  • Ajuda a definir metas e expectativas claras. Seu orçamento define metas para custos e receitas, o que ajuda outras equipes a adaptar seu trabalho para alcançá-las.
  • É vital para os financiamentos. Se você está pedindo mais dinheiro a um banco ou instituição financeira, ele vai querer saber como você vai gastá-lo. Além disso, também serão solicitadas informações sobre os orçamentos no passado.
  • Definição de prioridades de forma tangível. É provável que suas equipes definam seus próprios prazos e prazos até certo ponto. O orçamento lhes dá diretrizes globais para isso, e envolvê-los no processo orçamentário torna isso possível mais cedo.
  • Controle as expectativas. Os profissionais das diversas áreas da empresa sempre terão ideias e campanhas interessantes que desejam executar. Embora isso deva ser incentivado, seu orçamento fornece números firmes para manter as expectativas sob controle.
  • Conexão das equipes de finanças com o resto do negócio. O planejamento orçamentário é um processo integrado que requer contribuições de toda a empresa. O departamento financeiro aprenderá mais sobre as prioridades de outras equipes e poderá oferecer orientação adequada.

Tipos de planejamento orçamentário

Quando falamos sobre planejamento orçamentário, é importante destacar que existem diversos tipos que podem ser adotados. Eles surgiram conforme as empresas foram evoluindo e alterando seus modelos organizacionais.

Por isso, o planejamento orçamentário ideal varia conforme as características do seu atacado distribuidor e o modelo de gestão adotado. Veja quais são suas principais opções:

  1. Orçamento estático. Esse orçamento é elaborado para o próximo período orçamentário e não é alterado durante toda sua execução. Por conta disso, ele geralmente atua como referência para o controle das operações – permitindo a identificação de desvios da estratégia e a rápida tomada de decisões alternativas.
  2. Orçamento flexível. O orçamento flexível é atualizado para acompanhar os valores praticados no plano real – sendo usado para controlar grandes variações de volumes entre o orçado e o real.
  3. Orçamento incremental. O orçamento incremental usa como base os dados dos orçamentos de períodos anteriores. Na prática, são coletados os valores de cada uma das unidades de controle dos orçamentos anteriores e aplicado um percentual de correção.
  4. Orçamento matricial. Esse orçamento deriva de uma matriz, intercalando dois eixos para definir o planejamento: entidades (subdivisões da empresa – como centros de custos, unidades ou departamentos) e pacotes (receitas, despesas, os custos ou investimentos da organização).
  5. Orçamento contínuo. O orçamento contínuo é feito por meio de uma revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento em um período de cerca de 12 meses. Com isso, é possível estudar constantemente as receitas e despesas – alcançando resultados que servem como base para a elaboração de orçamentos futuros.
  6. Orçamento beyond budgeting. Esse orçamento é baseado em uma cultura de autogerenciamento para motivar a produtividade dos seus colaboradores. Ele é projetado em torno de 18 meses – sendo muito usado em grandes organizações, como fábricas e bancos.
  7. Orçamento ajustado, forecast ou revisado. Representa um exercício de revisão para adequar o orçamento às mudanças de mercado – buscando compensar as receitas e despesas ao longo dos meses.
  8. Orçamento base zero (OBZ). Esse orçamento representa o início de um novo estudo do zero, projetando-se o futuro do orçamento sem olhar para os dados passados da empresa.

Como fazer um planejamento orçamentário eficiente no seu atacado distribuidor

Você quer implementar um planejamento orçamentário eficiente no seu atacado distribuidor? Então confira um passo a passo que preparamos para você:

1. Revise o período anterior

O ponto de partida do planejamento orçamentário deve ser sempre examinar as informações existentes que você tem à mão. E, neste caso, a melhor evidência de como seu novo orçamento deve funcionar é o orçamento anterior.

Algumas questões a considerar:

  • Sua empresa gastou mais ou menos do que o previsto?
  • Suas previsões sobre o setor e seu próprio crescimento foram precisas?
  • Houve obstáculos inesperados ou deficiências? O que os causou isso?
  • O orçamento foi fácil de aplicar? Os membros da equipe o seguiram?

Você deve fazer isso em alto nível para toda a empresa e também deve incentivar os gerentes de orçamento individuais (se os tiver) a fazer o mesmo para seus próprios escopos.

Também é fundamental nesta etapa consultar outros líderes de equipe. Os melhores orçamentos são colaborativos e você precisa saber como o orçamento anterior funcionou para todos os afetados.

2. Calcule a receita existente

O ponto de partida mais óbvio para qualquer exercício de orçamento é descobrir quanto você tem para gastar. Ou seja, você precisa identificar os fluxos de renda da sua distribuidora.

Quanto dinheiro você está ganhando bruto? Liste seus principais produtos, seus preços e os volumes esperados de vendas para cada um no próximo ano. Naturalmente, isso envolve algumas estimativas e não será perfeito.

3. Defina os custos fixos

Os custos fixos são aqueles sobre os quais você tem pouco controle. Mais importante, eles não são afetados por suas vendas – se o negócio for bem-sucedido ou não, isso não afetará o valor que você paga.

Os custos fixos podem incluir:

  • Pagamentos de aluguel para espaço de escritório;
  • Hospedagem de sites e servidores;
  • Salários dos funcionários;
  • Seguro;
  • Juros de empréstimos;
  • Contas de luz, água, internet, etc.

4. Adicione custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles que variam de acordo com as vendas fechadas pela sua empresa. Ao contrário dos custos fixos, eles são mais fluidos e podem ser ajustados.

Exemplos de custos variáveis incluem:

  • Marketing e publicidade;
  • Investimentos corporativos e doações;
  • Assinaturas de software, principalmente onde não são essenciais para a execução dos negócios;
  • Viagens e reuniões com clientes;
  • Vantagens da equipe;
  • Decoração e reforma do escritório.

Ao construir um orçamento de negócios, esses custos precisam ser justificados de forma mais crítica. E quando você corre o risco de ultrapassar o orçamento, os custos variáveis geralmente são os primeiros a serem cortados.

5. Preveja gastos adicionais

Existem despesas pontuais no horizonte? Isso pode incluir uma fusão ou aquisição, ajuda de consultores para se preparar para auditoria ou até mesmo um evento ou festa especial que não ocorre com frequência.

Se possível, tente definir essas despesas irregulares separadamente em seu orçamento. Você certamente precisa considerá-las em seus gastos, mas elas não serão uma peça central nos próximos anos.

Você também pode considerar um “fundo para despesas imprevistas”. Como a única certeza é a incerteza, vale a pena reservar uma parte do seu orçamento para o caso de ocorrerem eventos inesperados e você precisar de uma rede de segurança.

6. Examine o fluxo de caixa

É aqui que começa a análise do orçamento. Agora você deve ter um registro claro das receitas e despesas esperadas – e pode compará-las com o registro dos orçamentos anteriores.

Seus gastos foram conforme o esperado? Você teve uma receita consistente ao longo do ano passado ou consegue identificar efeitos sazonais?

O fluxo de caixa refere-se à relação entre o dinheiro que entra e sai. Ele ajuda você a visualizar claramente o quanto está gastando e se as receitas estão entrando conforme o previsto. A partir disso, você pode fazer ajustes pontuais.

Além disso, você pode procurar por indicadores claros de que certas partes do seu orçamento podem precisar de atenção extra. Afinal, você deseja conhecer os aspectos particulares do seu negócio que impactam mais fortemente o orçamento e estar preparado para ajustar de acordo.

7. Tome decisões de negócio

Naturalmente, agora você precisa usar toda a análise e preparação que fez. E isso significa formar um plano de gastos claro para o futuro.

Claro, a parte mais difícil de todo o processo é decidir quais projetos ou prioridades recebem financiamento e quais não. O mais importante é tentar permanecer consultivo durante todo o processo – reúna informações e conte com a experiência dos membros qualificados de sua equipe para orientá-lo.

Você quase certamente fará atualizações e alterações ao longo do ano, por isso é importante confiar nos dados que você tem hoje e não ficar muito atolado.

8. Comunique o planejamento orçamentário claramente

A etapa final é compartilhar o orçamento com suas equipes e garantir que elas saibam o que é exigido delas. É provável que você confie em muitos líderes de equipe para lidar com seus próprios custos, e eles precisam ter as ferramentas e expectativas para fazer isso bem.

Todos os envolvidos sabem quanto podem gastar e em quê? E eles também sabem como relatar seus gastos à medida que avançam? Se você não puder responder “sim” para essas perguntas, provavelmente terá dificuldades para rastrear e medir adequadamente a eficácia do seu orçamento.

Você gostou das dicas para fazer um planejamento orçamentário eficiente no atacado distribuidor? Confira também: guia para montar um atacado distribuidor de sucesso!

Thiago Melo
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