processos manuais

 

Em vez de ler, que tal ouvir este artigo?

Os processos manuais geralmente são bastante trabalhosos, ineficientes e podem prejudicar o gestor, a equipe e a empresa como um todo.

Isso todo mundo sabe, certo? Nem sempre.

Estudos globais mostram que muitas empresas ainda mantêm fluxos de trabalho manuais em diversos departamentos. E as razões para isso são variadas, como discutiremos mais adiante neste artigo.


Acontece que na “era da informação” o espaço para processos manuais está cada vez mais curto. Na verdade, o que se espera das organizações modernas é que elas abracem a automatização para se tornarem mais competitivas, produtivas, sustentáveis e socialmente relevantes.

Esta é a reflexão.

Continue lendo para entender!

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Quem tem medo da automatização?

A automação de processos de negócios é como usar fio dental: existem dados definitivos para provar que é necessário, mas há muitos usuários relutantes e tardios que não estão totalmente dispostos a adotar.

A verdade, porém, é que cada dia gasto resistindo à automação de processos é um dia de perda de eficiência. No mercado atacadista, cada vez mais competitivo, essa máxima é ainda mais urgente, sob o risco de perda de competitividade e ameaças à sustentabilidade dos negócios.

Olhando para o mercado em geral, vemos que os gestores gastam em média 8 horas por semana em tarefas manuais, segundo um relatório do Formstack intitulado The State of Workflow Automation.

Por outro lado, já há número razoável de executivos que já iniciaram a automação de processos de negócios em suas organizações e pretendem se concentrar em expandir ainda mais o esforço. Segundo um estudo global da McKinsey, em 2018 o percentual de lideranças dispostas a usar a tecnologia para automatizar suas rotinas já era de 57%.

Parece bastante, mas não é. Se olharmos para o universo global das organizações, vemos que pouco mais de 55% ainda está aquém do esperado. Vemos isso quando comparamos essa estatística com o crescente protagonismo da Tecnologia da Informação no capitalismo moderno.

As perguntas que os especialistas no tema fazem giram em torno do conservadorismo nos investimentos tecnológicos e também da tradição.

Veja, por exemplo, o Institute for Robotic Process Automation, que define automatização de processos de negócios como “a aplicação de tecnologia que permite aos funcionários de uma empresa configurar um software de computador ou um ‘robô’ para capturar e interpretar os aplicativos existentes para processar uma transação, manipular dados, disparar respostas e se comunicar com outros dispositivos digitais sistemas”.

Estes e outros organismos de pesquisa sobre o tema costumam listar os benefícios de automatizar operações. Ao mesmo tempo, buscam “educar” os gestores para um olhar mais moderno, onde a automação deve ser vista como disparadora de oportunidades, jamais uma ameaça!

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Por que nos apegamos a processos manuais?

Muitos processos ainda são executados manualmente em milhares de empresas. Eles vão desde utilizar diversas planilhas para controlar atividades logísticas, por exemplo, até o registro de atividades de profissionais em campo por e-mail, entre muitas outras.

Por mais que a transformação digital esteja avançando, ainda há muitos gestores de atacados que não pararam para refletir sobre o impacto negativo que os processos manuais têm em seus negócios.

Mas, é importante saber que embora esses processos pareçam estar funcionando “bem o suficiente” no momento, continuar a executá-los manualmente está deixando a empresa mais lenta. Em contraste, há um número cada vez maior de concorrentes começando a inovar e se mover cada vez mais rápido rumo à automatização.

Neste movimento, o apego a práticas antigas — baseado no velho ditado “em time que está ganhando não se mexe” — não se justifica mais na maioria dos empreendimentos atacadistas.

É preciso abraçar a tecnologia, implementar fluxos de trabalho automatizados e usufruir da agilidade e da inteligência trazida por aplicações que facilitam decisões orientadas por dados!

E o seu empreendimento atacadista, está entre os relutantes ou entre aqueles que já entenderam que ganhar tempo e aumentar a produtividade e a qualidade dos processos é o melhor caminho a ser seguido?

Por que os processos manuais são prejudiciais em organizações atacadistas?

Há uma série de motivos para que os gestores do mercado atacadista abandonem imediatamente os processos manuais. Os mais destacados, nós listamos nos tópicos que seguem. Confira!

Processos manuais…

São empecilhos para a agilidade e geram mais custos

Uma das vantagens mais significativas de se abandonar processos manuais e abraçar a automatização é que esta permite que a empresa faça as coisas de maneira mais rápida.

Os computadores podem realizar milhares de operações por segundo, analisar grandes quantidades de dados rapidamente e chegar até mesmo às decisões mais complexas com velocidade e precisão muito além da de um ser humano.

Para processos que consistem em muitas tarefas administrativas de nível básico, a automação pode fornecer economias significativas de tempo e custos.

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Não dão precisão e aumentam a propensão a erros

Como as máquinas são melhores analistas do que os humanos, os processos que contêm muitos cálculos podem ser executados com muito mais precisão e menos erros se forem automatizados.

Muitos desses processos envolvem a execução de tarefas em planilhas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets.

A quantidade de informações em planilhas geralmente é maior do que um funcionário pode manter em sua cabeça ao mesmo tempo. Isso significa que, para atualizar uma parte da planilha, eles precisam deixar de lado as informações que não são relevantes, focar nas entradas apropriadas para aquela seção e, em seguida, voltar ou passar para a próxima parte.

Se houver muitas seções, isso pode se tornar rapidamente cansativo e confuso, o que geralmente leva a erros. Automatizar esses tipos de processos resulta em menos desses erros e em maior precisão nos cálculos.

Atrapalham a consistência e potencializam os riscos

Abandonar um processo manual e automatizá-lo também pode ajudar a aumentar a consistência com a qual ele é executado e reduzir os riscos envolvidos nele.

Para a maioria dos processos essenciais, as empresas geralmente têm um conjunto de procedimentos ou etapas para garantir que o trabalho seja concluído corretamente. No entanto, mesmo com os melhores sistemas implantados, não existem duas pessoas exatamente iguais.

Sempre existe o risco de que os funcionários realizem etapas específicas de forma diferente, causando variações indesejáveis ​​na saída do processo.

A automação do processo elimina esse risco, garantindo que os procedimentos sejam executados da mesma forma todas as vezes.

Dificultam a tomada de decisão, demandando tempo e stress das lideranças

As decisões não podem ser tomadas sem informação. Todos nós já passamos por experiências em que algum executivo ou gerente sênior tomou uma série de decisões de negócios terríveis com base em seus instintos.

Essas decisões geralmente não fazem sentido para pessoas de outros departamentos porque têm uma perspectiva muito mais granular e prática de como as coisas funcionam na empresa e sabem sobre as restrições de nível inferior que o tomador de decisão não levou em consideração.

Agora imagine tirar a decisão das mãos dessa pessoa, reunir um conjunto completo de regras para tomar decisões sobre aquele aspecto do negócio e, em seguida, configurá-lo para executar automaticamente a série correta de ações quando circunstâncias específicas forem atendidas.

A automatização protege a organização contra a tomada de decisões “precipitadas” e as substitui por resoluções informadas que vêm de uma análise realística das operações.

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Impedem o desenvolvimento da equipe

Os funcionários são o coração e a alma de cada companhia e fornecer-lhes oportunidades de aprender coisas novas e desenvolver suas habilidades é fundamental para administrar um negócio de sucesso sustentável.

Os processos manuais costumam ser entediantes e isso faz com que os profissionais que os executam se sintam como engrenagens de uma roda. Eles gostariam de poder realizar tarefas de nível superior que sejam mais valiosas para a empresa e mais gratificantes.

Automatizar esses processos manuais oferece a oportunidade de libertar as pessoas desse trabalho tedioso e permite que elas se concentrem em tarefas mais analíticas e propositivas. Isso as torna mais felizes e produtivas.

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Por onde começar sua estratégia de automatização?

Confira agora um passo a passo para começar a automatizar os processos da sua empresa!

Mapeie os processos manuais

O início de tudo é um mapeamento rigoroso de todos os processos e subprocessos que ainda são realizados manualmente na empresa. Em outras palavras, deve-se lançar um olhar detalhado e ao mesmo tempo panorâmico nas sequências de atividades realizadas por todos os departamentos para identificar o que ainda é operado de maneira manual.

Dessa forma, fica mais fácil e rápido identificar gargalos e trabalhos realizados em duplicidade. E a consequência, invariavelmente, é a localização de ações que não agregam valor e, no extremo, atrasam o desenvolvimento organizacional.

Desenhe processos mais eficientes

Com os problemas devidamente identificados, o próximo passo é começar a esboçar fluxos de atividades mais eficientes. Isso considerando que diversos processos manuais simplesmente não podem ser substituídos pela tecnologia, e outros precisam ser criados.

O foco agora é criar sequências lógicas de atividades mediadas pela tecnologia, inserindo automatização no máximo possível.

Essa etapa exige uma boa dose de diálogo com as lideranças das áreas e, muitas vezes, também a colaboração dos profissionais da área de TI (ou de consultores externos, quando não houver equipe técnica interna).

Ela deve focar na redução de tempo de realização das atividades, fluxos mais fluidos e eficientes, possibilidades de orientação por dados, entre outras frentes.

Estabeleça um projeto de automatização

Com os novos processos já imaginados e documentados, é hora de dar início ao projeto de automação em si.

Isso vai requerer o levantamento das ferramentas e, se for o caso, dos equipamentos tecnológicos a serem implementados. Também, muito provavelmente, alguns serviços fornecidos por empresas especializadas podem ser bem-vindos.

Implemente sistemas e equipamentos gradativamente

Outro ponto a ser considerado é começar a automatização por processos menos complexos, gerando assim uma mudança gradativa, menos invasiva. Isso considerando que, naturalmente, podem surgir algumas resistências e até mesmo dificuldades de adaptação de determinadas equipes.

Muitas empresas desenvolvedoras de sistemas recomendam iniciar a transição dos processos manuais para automatizados com uma implementação dirigida a usuários-chave.

Dessa forma, além de testar tudo sem comprometer a operação, esses profissionais acabam se encarregando de engajar os demais na novidade.

Dê atenção ao treinamento dos usuários

Por mais intuitivos e simples que estejam os sistemas atualmente, é sempre bom investir em treinamentos. Dessa forma, considera-se que nem todos têm o mesmo ritmo de aprendizado e a empresa se coloca como preocupada com a adaptação aos novos processos que, possivelmente, vão surgir.

A própria natureza da automatização é complexa inicialmente, pois os profissionais estão acostumados a fazer de uma maneira e agora precisam lidar com a mediação de uma plataforma tecnológica.

Um bom caminho é conscientizar as pessoas que elas farão menos processos manuais, o que vai liberar tempo para uma atuação mais analítica e estratégica. E isso também requer treinamento, afinal, muitas vezes será necessário desenvolver uma nova mentalidade.

Busque ajuda especializada

Por fim, uma boa escolha é contar com benchmarkings e, se necessário, os serviços de consultores especializados. Isso é especialmente importante em negócios cujos processos manuais já são naturalmente complexos, mas vale para todas as empresas.

Resumindo…

O abandono dos processos manuais requer quebras de paradigmas culturais em muitas empresas, também no mercado atacadista, ainda que este setor tenha abraçado a transformação digital nos últimos anos.

Neste sentido, o primeiro grande passo a ser dado é se conscientizar de que a automatização pode trazer muitas vantagens. Mais que isso: ela é o que garante crescimento sustentado em um mercado cada vez mais competitivo, no qual a concorrência está aumentando significativamente no Brasil.

gestão por indicadores

Thiago Melo