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Monitorar o KPI compras é essencial para o gerenciamento eficaz e a melhoria contínua das atividades de compras para o atacado. Essa avaliação fornece um feedback vital ao departamento de compras do distribuidor, bem como aos gestores da organização, para avaliar a eficácia das estratégias de compra.

O desempenho geral de uma organização é fortemente afetado por quão bem as rotinas de compras podem contribuir para as estratégias e metas da empresa.

A compra desempenha um papel cada vez mais importante na cadeia de suprimentos. A redução de custos com matéria-prima e outros materiais pode permitir que as empresas comercializem seus produtos com um preço mais competitivo, ou, então, aumentem suas margens de lucro. E um dos KPI compras de qualquer departamento é a quantidade de dinheiro economizada pela empresa.

Um melhor entendimento de como os profissionais avaliam o desempenho de compras é necessário para melhorar a eficácia geral e a eficiência da organização. Quanto mais informações úteis forem geradas, melhores são as decisões tomadas.

Os departamentos de compras são encarregados de obter produtos ou serviços com o melhor preço possível, com a qualidade certa, na quantidade ideal, além de garantir uma entrega correta. A busca por melhorar esses processos – como a possibilidade de adquirir materiais mais baratos com qualidade desejada de fontes alternativas – é uma parte de suas atividades diárias.

No passado, os departamentos de compras eram considerados fontes potenciais de economias de custo. Porém, em uma abordagem mais estratégica, as informações geradas contribuem para uma análise do retorno sobre o investimento (ROI). Com o monitoramento dos KPI compras, todas as atividades desenvolvidas, desde o controle de estoque ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, podem ser rastreadas como uma fonte substancial de economia e melhoria contínua.

Nem todos os KPIs de compra são criados iguais, é claro. Identificar e acompanhar os indicadores mais lucrativos e produtivos dará ao seu departamento de compras as informações necessárias para otimizar seus processos, melhorar a eficiência e alcançar um melhor ROI.

O que é um KPI compras?

KPI Compras

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são um grupo de parâmetros, usado para avaliar o desempenho de diferentes áreas de uma organização. Esse tipo de gerenciamento surgiu no início dos anos 90 e, agora, é considerado a melhor maneira de acompanhar as métricas mais importantes em cada setor, de qualquer negócio.

Os KPIs são relevantes não apenas porque permitem a avaliação de medição e desempenho em cada departamento, mas também porque facilitam para o gerente ver quais são os erros e acertos, e quais áreas precisam de mais investimento e atenção.

Os KPI compras são os indicadores aplicados dentro do departamento de compras. Ou seja, eles medem o desempenho de todas as atividades que envolvem a aquisição de produtos ou serviços por uma organização – buscando a melhoria contínua desses processos.

Avaliando o desempenho de compras

Uma organização precisa de uma abordagem sistemática se quiser avaliar com eficiência o desempenho de compra, o que pode levar aos seguintes benefícios:

  1. Melhor tomada de decisão. A partir dos dados coletados, torna-se possível tomar decisões para corrigir falhas e reforçar as boas práticas.

  2. Qualidade da comunicação. O departamento de compras precisa manter uma boa comunicação com outros setores da organização – como na aprovação de um pagamento pelo setor financeiro. Ao monitorar os KPI compras, o gestor possui mais informações para tomar decisões e apresentar aos outros departamentos.

  3. Acessibilidade da informação. Com relatórios sempre atualizados, torna-se mais fácil visualizar as principais informações sobre as atividades de compra – permitindo verificar se suas expectativas foram realizadas.

  4. Crescimento da motivação. Monitorar os KPI compras permite que toda a equipe tenha mais conhecimento sobre o desempenho de suas próprias atividades, e facilita a criação de metas construtivas para estimular a motivação do departamento.

A mensuração do desempenho da compra pode ser dividida em duas etapas: eficiência e eficácia de compra.

Eficiência de compra

Os custos administrativos são a base para medir a eficiência da compra. Essa medida de desempenho não se relaciona com o valor dos itens adquiridos, mas com o desempenho do departamento de compras em relação ao orçamento que foi definido. Se os custos de compra estiverem dentro do orçamento, a eficiência do departamento de compras atendeu às suas expectativas. Se o departamento estiver usando fundos além do orçamento, a função de compras não foi eficiente.

Eficácia de compra

O preço pago por um item não será necessariamente uma boa medida de desempenho. Os preços podem flutuar devido a condições de mercado, disponibilidade e outras pressões de demanda em tais situações. Por isso, os departamentos de compras não são capazes de controlar o preço. Um método popular de avaliar a eficácia de compras é revisar os índices de giro do estoque.

Ou seja, é possível medir o número de vezes, em média, que o estoque é usado para analisar a eficácia das atividades de compras.

KPIs no departamento de compras

O departamento de compras é um dos mais importantes em qualquer negócio, seja ele grande ou pequeno. Este setor é responsável por mediar o relacionamento da empresa com fornecedores: desde a escolha do melhor fornecedor com melhor preço e qualidade, até o controle dos padrões de desempenho.

Sem uma gestão eficaz, o departamento de compras fica desorganizado e pode ser responsabilizado por grandes perdas – e até a falência da empresa.

Para medir o desempenho do departamento, os KPI compras não podem ser esquecidos. Vamos analisar os 10 indicadores mais importantes para acompanhar o departamento de compras:

1. Entrega

O KPI de entrega mede quão bom o departamento de compras é quando se trata de encontrar o que a organização precisa. Para isso, é feita uma relação entre o número de entregas no prazo e número total de entregas por fornecedor.

No momento de calcular esse KPI compras, é importante levar em consideração situações que podem causar distorções na avaliação – como um caso em que o fornecedor atrasou a entrega porque a sua empresa atrasou o pagamento ou, então, quando foi solicitada uma alteração no pedido de compra.

2. Tempo de ciclo

O tempo de ciclo mede o tempo médio gasto entre o momento em que a requisição de outro departamento é enviada e a entrega do pedido. Em outras palavras, o tempo que o departamento de compras leva para atender às necessidades da organização.

Esse KPI compras é medido com base na comparação entre o momento em que o pedido foi recebido pelo departamento e o de envio da requisição. Geralmente, o lead time do fornecedor é excluído dessa avaliação.

3. Lead time do fornecedor

O lead time mede o tempo médio gasto desde o momento em que o pedido foi realizado até a entrega. Trata-se de uma métrica que permite uma avaliação da eficiência de cada fornecedor – identificando quais podem causar complicações para a organização.

4. Lead time

Além de avaliar o tempo que um fornecedor leva para entrega um pedido, também é importante monitorar o tempo que o departamento de compras demora para fazer uma requisição.

Para isso, é necessário adicionar todo o processo que antecede o pedido ao fornecedor: o tempo de procura, seleção de fornecedores e a análise de cotações. Assim, torna-se possível analisar o tempo total desde o início do processo até o recebimento do pedido.

5. Qualidade

Entre os KPI compras, é importante acompanhar os padrões de qualidade, o que significa saber exatamente se os produtos comprados atendem às necessidades da empresa. Se assim for, ótimo. Caso contrário, uma mudança de fornecedor pode ser necessária.

Para fazer esse monitoramento, é preciso analisar a quantidade de itens rejeitados em uma relação com a quantidade total solicitada.

Se a porcentagem for muito alta, uma análise deve ser realizada para determinar porque os itens estão sendo rejeitados – se devido a problemas com o fornecedor, com as ordens de compra ou qualquer outro motivo.

6. Risco de estoque

A obsolescência de mercadorias é um problema real para empresas que fazem grandes compras. Com o passar do tempo, todo o estoque pode se tornar obsoleto e o dinheiro gasto para comprá-lo e mantê-lo diminui.

O risco de estoque faz uma relação entre a quantidade de dinheiro perdida devido à obsolescência e o valor total do inventário. Com base nesses dados, torna-se possível rever as estratégias adotadas para as compras da empresa.

7. Aprendizado dos funcionários

Essa métrica deve ser usada por todas as empresas, grandes e pequenas. Aqui, o gerente de compras deve verificar se o pessoal está se esforçando para oferecer mais qualidade e eficiência no trabalho.

Acompanhe o número de funcionários de compras com certificações que melhoram seu desempenho no trabalho. As certificações podem ser diplomas universitários, participação em palestras, especializações, MBAs, etc. Quanto mais eles buscam conhecimento e aperfeiçoamento, melhor para a empresa.

Essa é uma ótima maneira de descobrir se a equipe se sente motivada, e também para recompensar os funcionários que demonstram os maiores esforços de melhoria. Por fim, é uma maneira fácil de perceber a necessidade de fornecer treinamento para a equipe.

8. Produtividade

A produtividade da equipe também não pode ficar de fora dos KPI compras. Para avaliar essa questão, existem várias estratégias. Você pode analisar o número de requisições e transações realizadas dentro de um determinado período de tempo, monitorar o tempo dedicado a determinados processos ou o número de tarefas executadas dentro de um espaço de tempo.

9. Evolução do preço

A evolução do preço, como o termo deixa bem claro, monitora a alteração nos valores praticados pelos fornecedores. O objetivo é medir as oscilações de preços durante o processo de compras.

Com base nesses dados, a sua empresa pode identificar períodos de sazonalidade – optando por realizar compras maiores em épocas em que os preços estão mais baixos. Além disso, esses dados também podem ser usados para aumentar a previsibilidade do controle financeiro.

Outra prática benéfica para a sua empresa é comparar preços de seus concorrentes.

10. Custos

Por fim, temos os KPI compras de custos – que têm como objetivo avaliar os impactos financeiros causados pelas operações do setor de compras. Para isso, temos três indicadores que podem ser usados:

Custo evitado

O custo evitado é um indicador que ajuda a equipe de compra a encontrar o menor preço para o mesmo bem entre os fornecedores. Para isso, é feita uma comparação entre o preço real de compra e o menor preço cotado.

Economia de custos

Este indicador difere do último, pois mostra o quanto o departamento conseguiu economizar ao comprar o mesmo bem, pelo mesmo fornecedor, pela segunda vez, por um preço menor. Isso demonstra o quão bem o departamento está negociando.

Para calcular esse indicador, basta comparar o preço real de compra com o último preço pago na compra com o fornecedor.

Retorno sobre Investimento (ROI)

Por último, mas não menos importante, o ROI mostra se os investimentos foram feitos com sabedoria e se o retorno é positivo. Se for negativo, significa que algo deu errado no processo e a empresa está perdendo dinheiro.

Veja como calcular o ROI:

ROI = (Economia de custos + Custo evitado) / Custo das operações de compras

Conclusão – use a informação como base para a evolução

Os KPI compras são uma ótima fonte de informação para guiar as decisões do departamento. Para isso, não existe uma “fórmula correta”, visto que depende do tipo de estoque que o atacadista usa. O que realmente importa é monitorar as informações que são úteis para o seu negócio.

Você já conhecia esses KPI compras para acompanhar as compras do seu atacado distribuidor? Quer continuar aprendendo sobre o assunto? 

Hebert Balbo

Gestor de Mercado em MáximaTech
Especialista em vendas no segmento atacadista distribuidor com 17 anos de atuação na área e apaixonado por aumentar o desempenho da força de vendas dos clientes Máxima.
Hebert Balbo