O que uma boa ferramenta de gestão de entregas não pode deixar de ter?

Em vez de ler, que tal ouvir este artigo?

Agora que você já sabe que adotar um software para gestão de entregas é imprescindível como parte da estratégia para obter mais controle e reduzir custos para o seu distribuidor, precisa tomar alguns cuidados na escolha da ferramenta de gestão de entregas ideal.

Sistemas que oferecem muitos recursos, alto controle dos processos de entrega e grande capacidade para gerar resultados consistentes são considerados um diferencial competitivo, ainda mais na área de logística, tão fundamental para o setor atacadista distribuidor.

Pensando nisso, nós listamos as funcionalidades que um software para gestão de entregas precisa oferecer para você avaliar no momento da escolha. Acompanhe e entenda, também, porque é importante definir KPIs e confira algumas dicas para melhorar a logística de entregas do seu negócio!

KPIs na gestão de entregas: por que são importantes?

Antes de qualquer coisa, precisamos refletir sobre a importância dos KPIs (key performance indicators, ou indicadores-chave de desempenho em português) na gestão de entregas.

A partir da definição de KPIs, a escolha de uma ferramenta de gestão de entregas tende a ser mais acertada, uma vez que a empresa já sabe o que quer medir e pode, então, optar por uma solução que automatize o monitoramento dos indicadores.

Por definição, KPIs são métricas de negócios usadas por executivos e outros gerentes para rastrear e analisar fatores considerados cruciais para o sucesso de uma organização.

KPIs efetivos se concentram nos processos e funções de negócios que a alta gerência considera mais importantes para medir o progresso em direção ao cumprimento de metas estratégicas e de performance.

Com a economia ainda apresentando crescimento lento e a concorrência aumentando, os executivos devem dobrar seus esforços para melhorar a eficácia da prestação de serviços — neste caso, o serviço de entrega -, caso contrário, não atingirão a qualidade, os níveis desejados de satisfação do cliente e as margens de lucro esperadas. A excelência na gestão de entregas é imperativa para atingir esses objetivos.

Para isso, a definição e o acompanhamento de KPIs é muito válida, pois só assim é possível criar diferenciais com foco nas prioridades organizacionais. Os KPIs esclarecem o desempenho dos processos envolvidos na gestão de entregas e, sem eles, é difícil para os líderes realizarem avaliações profundas e, consequentemente, fazer as alterações operacionais e estratégicas necessárias.

Manter os funcionários focados em iniciativas de negócios e tarefas que são centrais para a gestão de entregas também pode ser um desafio sem os KPIs designados para reforçar a importância e o valor dessas atividades.

Como definir os KPIs na gestão de entregas?

Agora, como definir quais KPIs devem ser acompanhados na estratégia de entregas? Para isso, é preciso separá-los conforme os processos realizados na gestão de entregas. Indicamos a utilização das seguintes categorias para facilitar a definição dos indicadores:

KPIs de logística interna

Os KPIs de logística interna, ou seja, que medem o desempenho das atividades realizadas antes do embarque das mercadorias apontam a precisão dos pedidos que foram separados — quantos foram preenchidos em uma hora, por exemplo.

Para isso, é possível medir:

– O tempo total de processamento do pedido;

– O tempo de ciclo desde a confecção de um recibo até o instante em que ele é guardado;

– Os custos (fixos e variáveis) envolvidos nos pedidos e nos processos de separação, organização e preparação das mercadorias que serão entregues.

KPIs de logística de distribuição

KPIs de logística de distribuição são aqueles que medem o desempenho das atividades realizadas após o embarque. Eles podem compreender:

– A qualidade (se houve ou não erros na entrega, avarias ou extravios, por exemplo);

– O nível de serviço nas entregas (percentual de entregas dentro do prazo negociado com o consumidor, por exemplo);

– Custos de transporte (gastos com combustível, mão de obra, embalagens etc.).

KPIs de On-Time in Full (OTIF)

KPIs de OTIF são todos aqueles que ajudam a mensurar o desempenho do ponto de vista do cliente. Eles compreendem desde a compra até o recebimento da mercadoria pelo consumidor. Podem medir, entre outras coisas:

– O cumprimento de prazos;

– A rapidez e a eficiência no atendimento durante o transporte e na entrega em si;

– A verificação das especificações combinadas com o consumidor (se o que ele pediu realmente foi entregue ou se houve algum engano, por exemplo), etc.

A escolha da ferramenta de gestão de entregas: quais quesitos avaliar para não errar?

Tendo isso em mente, confira, a seguir, o que uma boa solução não pode deixar de ter!

1- Informações detalhadas de todas as cargas a serem entregues por veículo

O gestor de entregas pode acompanhar, em tempo real, o status das entregas por motorista. No painel da solução, deve ser possível visualizar se a entrega está pendente (o entregador ainda não chegou no cliente), se o check-in foi efetuado (entregador está no cliente esperando descarregar o caminhão) e se a mercadoria foi entregue (caminhão devidamente descarregado).

Com esse controle, sabe-se quantos clientes o entregador já visitou, faltam visitar e onde ele está no momento. Caso aconteça algum imprevisto no trajeto, o gestor tem condições de tomar medidas imediatas para contornar a questão e evitar atrasos ou reduzir o impacto negativo para os clientes seguintes.

2- Acompanhamento do tempo por etapa da entrega

O sistema de controle de entregas ideal também permite acompanhar quanto tempo o motorista gasta desde a saída do armazém, até chegar ao cliente, descarregar o caminhão e sair para a próxima entrega. Esse acompanhamento permite detectar ineficiências no processo logístico, como o tempo parado no trânsito ou esperando para descarregar o caminhão, por exemplo.

Com essas informações, o gestor pode pensar em alternativas para mudar de rota ou negociar melhores horários para entregar em determinados clientes. Além disso, o acumulado dos dados gera um histórico para análise que ajuda a desenhar estratégias mais assertivas de entrega.

3- Devoluções imediatas de mercadorias

Esse é um diferencial muito importante que a solução de gestão de entregas precisa garantir: devolução de mercadorias para o próprio entregador! Se, por acaso, houver alguma devolução de mercadoria por avaria ou entrega indevida, o entregador precisa conseguir informar pelo aplicativo a quantidade dos produtos devolvidos e seus respectivos motivos, podendo levar as mercadorias embora no ato.

Assim, o gestor sabe imediatamente o motivo da devolução, pode programar uma nova entrega e, ainda, reduzir o custo com novos fretes para retirada da mercadoria a ser devolvida.

4- Relatórios gerenciais sobre as entregas e performance dos motoristas

Com o melhor sistema de gestão para entregas, é possível emitir relatórios para saber quanto tempo cada motorista circulou no dia, semana, mês e, também, o tempo de parada em cada cliente. Dessa forma, o gestor pode ver qual o tempo médio que cada motorista precisa para realizar as entregas, avaliando a produtividade de cada um. Se for preciso, é possível realizar um treinamento, tendo em vista uma maior agilidade nas operações.

5- Visualização das contas a receber de cada cliente

A tecnologia também deve permitir que o próprio entregador possa receber os títulos em aberto do cliente (inclusive referente à entrega atual). Por meio do aplicativo acessado em um tablet ou smartphone, ele pode ver informações como valor e vencimento. Ao receber o pagamento, ele também pode informar o lançamento de recebimentos, facilitando e agilizando os pagamentos.

6- Armazenamento de comprovantes de entregas e notas fiscais

A solução ideal ainda deve permitir salvar as notas fiscais das entregas. Após o entregador descarregar o caminhão, ele visualiza a nota fiscal no aplicativo e já registra a entrega dos itens. Em seguida, tira uma foto do canhoto assinado para comprovar a entrega. Dessa forma, não há perda ou erros de informação, garantindo agilidade no processo.

7- Integração facilitada com o ERP

No segmento atacadista distribuidor, é relevante saber qual software para entregas é conectado ao ERP WinThor, por exemplo. O maxMotorista da Máxima Sistemas é totalmente integrado com essa solução especializada no segmento.

Ao escolher a sua solução de gestão de entregas, opte pelo sistema que conhece os desafios do atacadista distribuidor e que supera as expectativas do gestor comercial, em busca de excelência nos processos internos para redução de custo e melhor performance de vendas.

A melhor ferramenta para a gestão de entregas

Aqui vamos dar mais ênfase ao maxMotorista. Vamos apresentar seus benefícios e vantagens.

• Acompanhamento das entregas em tempo real;

• Comparativo entre rota planejada e rota executada;

• Informações sobre check-in e check out;

• Diário de bordo do caminhão de forma digital;

• Controle do SLA da entrega;

• Análise do tempo de espera e a produtividade dos motoristas;

• Maior controle sobre a jornada de trabalho dos motoristas e ajudantes;

• Otimização da parte financeira com maior acompanhamento dos gastos em cada viagem;

• Possibilidade de reenvio de NFe pelo aplicativo do motorista e a digitalização de canhotos de entregas;

• Registro fotográfico de avarias

• Praticidade com a sincronização automática do APP;

• Painel com visão geral dos pedidos pendentes, organizados por situação do pedido;

• Painel com informações da qualidade e do tempo das entregas;

• Tecnologia responsiva, adequando a cada tela.

Você está preparado para melhorar a performance da sua empresa na gestão de entregas?

Para finalizar, é importante ter em mente que a performance de entrega impacta diretamente na experiência de compra dos consumidores. Quanto melhor, mais satisfeitos os clientes vão ficar, e isso, consequentemente, ajuda a solidificar uma operação eficiente, que pode elevar a lucratividade.

Essa performance está muito ligada à maneira como os processos da gestão de entregas são realizados, mensurados e continuamente melhorados. A tecnologia tem ajudado muito as empresas mais bem-sucedidas a automatizar atividades, processar e analisar dados em tempo hábil, enfim, potencializar resultados com operações e controles mais inteligentes e eficientes.

O que você achou das nossas dicas para escolher uma ferramenta de gestão de entregas? Deixe seu comentário e, se caso tenha mais dúvidas, converse com nossos especialistas.