7 passos para ter sucesso na distribuição de medicamentos
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A área de medicamentos é um campo em grande crescimento no país. Dentre os maiores mercados mundiais, o Brasil figura em sexto lugar, conforme levantamento da IQVIA. Por isso, iniciar uma operação de distribuição de medicamentos é atuar em um segmento em alta, porém de complexidade e com ampla concorrência.
Dessa forma, são muitos os processos a serem considerados para ter um sistema de distribuição e logística farmacêutica eficientes, sendo necessário um planejamento que leve em consideração as especificidades trazidas por este tipo de operação de logística de nicho.
Pensando nisso, preparamos este guia com tudo sobre distribuidora de medicamentos. A seguir, confira uma análise geral sobre alguns dos principais fatores a serem considerados para ter bons resultados na logística de medicamentos.
Como a gestão deve atuar para que os processos da cadeia de suprimentos sejam produtivos e sigam as regras e melhores práticas para essas atividades? Continue a leitura e saiba mais.
Como é feita a distribuição de medicamentos?
Em primeiro lugar, é importante saber que a distribuição de medicamentos, ou logística farmacêutica, engloba desde as etapas de produção até o transporte final. Isso compreende o planejamento, a implementação, o controle do fluxo de distribuição e o armazenamento dos produtos.
O setor de distribuição de medicamentos conta com uma fiscalização robusta dos órgãos responsáveis. Além da fiscalização da ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), comum a todo negócio, existem exigências específicas aplicadas ao mercado farmacêutico, como a Portaria 802 e a Resolução 301/2019 (Boas Práticas no Transporte de Medicamentos).
As etapas básicas que englobam o sistema de distribuição de medicamentos são as seguintes:
- Fábrica: onde os medicamentos são produzidos e embalados, funções que exigem o máximo de cuidado e supervisão. Nesse ponto, há um rígido acompanhamento e testes antes que se dê o sinal verde para que ocorra o início da distribuição de medicamentos.
- Transporte: etapa na qual os medicamentos serão estocados em caminhões especiais (ou, ainda, em aviões, dependendo da complexidade da rota). Sensores de temperatura, especialmente no caso de medicamentos termolábeis – isto é, que perdem suas propriedades no calor – monitoram a variação da temperatura.
- Centros de distribuição (CDs): onde os medicamentos são alocados e separados em lotes para que sejam despachados. Para que a operação tenha sucesso, é importante que esses agentes estejam sincronizados e organizados em relação aos seus processos de pedidos e estocagem. Nesse ponto, a distribuição de medicamentos organiza nos CDs as farmácias, hospitais e clínicas de destino.
- Farmácias: onde a etapa final de distribuição de medicamentos é feita. O armazenamento de estoque é programado para atender a demanda. À medida em que o estoque diminui, pedidos novos são realizados, reiniciando o ciclo de processo de logística farmacêutica.
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Quais são os sistemas de distribuição de medicamentos?
Há diferentes tipos de sistemas de distribuição de medicamentos, cada um com suas particularidades e recomendações. Em alguns tipos, o farmacêutico desempenha papel mais ativo, em outros a farmácia tem menos participação.
Entre os sistemas de distribuição de medicamentos mais utilizados, podemos destacar:
Sistema coletivo
É um sistema de distribuição mais antigo. Refere-se à distribuição de medicamentos feita por unidade – e não por paciente. Isso acaba gerando subestoques nos hospitais, por exemplo.
Entre as desvantagens desse modelo, está uma maior falta de controle de estoque de medicamentos, o que eleva os riscos de desvio e desperdícios.
Sistema individualizado
Neste tipo de sistema, a distribuição geralmente é feita por paciente. Ele pode ser indireto, com a transcrição da prescrição médica, ocorrendo a requisição para a farmácia por paciente, ou direto. Nesse caso, a distribuição se dá com base em cópia da prescrição médica – sem a transcrição, o que é considerado um avanço, estabelecendo um melhor controle sobre os estoques de medicamentos.
Sistema de dose unitária
Neste modelo, que é visto como o melhor para pacientes internados, a distribuição se dá por doses unitárias para o paciente certo, na dose correta, evitando erros de administração e a presença de estoques periféricos de medicamentos.
Como os sistemas de distribuição funcionam dentro do processo logístico?
O processo logístico da distribuição de medicamentos pode ocorrer por meio da venda direta, da indústria para os distribuidores. Nesse caso, a unidade de manutenção de estoque (ou SKU, Stock Keeping Unit) é reduzida, bem como o número de clientes.
Em caso de venda indireta, na qual os pontos serão farmácias, hospitais e governos, há uma complexidade maior. A distribuição de medicamentos, nesse caso, deve adotar um cuidado extra em relação a questões como o controle e fracionamento de cargas.
Outro ponto importante é que, embora muitas indústrias mantenham seus próprios centros de distribuição de medicamentos, existe a opção de terceirização das atividades logísticas. Nesse modelo, o trabalho de armazenagem e estocagem pode ser realizado por empresas parceiras, reduzindo custos e, ainda, garantindo os padrões de qualidade e segurança.
7 passos importantes para ter bons resultados na distribuição de medicamentos
Agora que você já sabe mais sobre a logística de medicamentos e o sistema de distribuição aplicado especialmente em hospitais, confira um guia geral sobre o processo de logística farmacêutica para desenvolver uma operação bem-sucedida.
Passo 1. Tenha estoque e armazenagem ideais para este tipo de operação
A operação da distribuição de medicamentos começa antes mesmo da logística em si. Sem que haja um cuidado na estocagem, não há sentido em começar a estruturar um plano subsequente de etapas logísticas.
Por isso, é importante que seu armazém ou centro de distribuição esteja adequado e equipado para lidar com este tipo de produto.
Como vimos anteriormente, existem produtos sensíveis a temperaturas elevadas. Medicamentos insulínicos e quimioterápicos, por exemplo, devem ser armazenados em câmaras frias. Algumas categorias de medicamentos podem exigir ambientes climatizados entre 2ºC e 8ºC, por exemplo.
Mesmo os itens não termolábeis – isto é – que não perdem propriedades com a variação de temperatura – também se beneficiam de uma estocagem com climatização adequada. Ambientes com temperatura de até 25ºC, para armazenamento, é o geralmente indicado para esta categoria geral de medicamentos.
Além da temperatura, valem todos os cuidados essenciais para o armazenamento. Os locais de estoque e armazenamento devem ser higienizados, iluminados e ventilados de acordo com as exigências deste tipo de produto.
O transporte interno, por meio dos pallets, e o acondicionamento nas prateleiras, também devem ser organizados com antecedência. Para isso, busque soluções de contenção, que impeçam incidentes como vazamentos e facilitem o transporte por empilhadeiras ou troca de prateleiras.
Passo 2. Monitore e respeite normas e recomendações dos órgãos reguladores
Diferentes medicamentos dependem de normas e fiscalizações que precisam ser respeitadas para a sua comercialização e transporte. Por isso, antes de iniciar uma operação logística, busque orientação detalhada quanto às especificidades da regulamentação. A ANVISA é a responsável por todas as regras de condições de transporte.
É importante que toda a sua operação esteja alinhada para que o processo de abertura ocorra sem obstáculos. Registre-se na Junta Comercial e na Secretaria da Fazenda e regularize seu cadastro na prefeitura, bem como faça a retirada do alvará com a ANVISA. Será preciso também obter registro da empresa no Ministério da Saúde.
Passo 3. Contrate uma equipe capacitada e tenha um ambiente preparado para seu trabalho
Outra exigência para que sua operação de distribuição de medicamentos esteja regularizada e ofereça bons resultados é a contratação de um responsável técnico habilitado.
E, além de profissionais especializados, é preciso que se definam bem as funções de cada setor. Para isso, não esqueça que sua operação dependerá também de especialistas de vendas. É importante que também esses profissionais tenham conhecimento sobre como se dá a logística farmacêutica.
Ainda, lembre-se de que suas instalações devem oferecer condições ideais para que sua equipe trabalhe com esses produtos. Isso parte desde escritórios internos até as garagens e vias de locomoção. Envolve também, naturalmente, as condições das instalações adequadas para o manuseio necessário dos medicamentos em suas diferentes etapas logísticas.
E vai mais além: conforme estipulado pela Agência de Vigilância Sanitária, as distribuidoras de medicamentos precisam apresentar espaço de recepção separado da área de armazenamento dos produtos, cuidado que também contribui para a sua proteção.
Passo 4. Entenda a demanda do mercado e programe-se
A distribuição de medicamentos feita de forma eficiente parte também de compreender a demanda do mercado. Sem isso, sua operação de distribuição de medicamentos poderá encontrar dificuldades e entraves.
Passo 5. Organize seus processos para cumprir as exigências para distribuição de medicamentos
Há algumas exigências legais instituídas para que empresas de distribuição de medicamentos atuem, incluindo:
- Não trabalhar com a distribuição de medicamentos que não sejam legalmente registrados no Brasil;
- Fazer o fornecimento de medicamentos somente para organizações autorizadas;
- Manter o Manual de Boas Práticas de Distribuição e Armazenagem de Produtos e os seus procedimentos operacionais disponíveis para as autoridades para inspeção;
- Garantir a qualidade e as características dos medicamentos distribuídos em todas as etapas de seu processo de distribuição;
- Realizar suas operações comerciais obrigatoriamente com o uso de nota fiscal – e essa precisará conter a identificação do número do lote dos medicamentos;
- Entre outras.
É importante ressaltar que esses e outros procedimentos precisarão ser documentados e tais documentos deverão ter a aprovação e assinatura do responsável técnico. A partir disso, eles precisarão estar disponíveis para as autoridades sanitárias.
Passo 6. Tenha um portfólio amplo de produtos
Independentemente do escopo que sua operação almeja ter, é importante diversificar as opções de distribuição de medicamentos. Do contrário, qualquer variação ou mudança abrupta nas prioridades da cadeia de distribuição das regiões de atuação do seu negócio, em políticas públicas ou outros fatores poderá prejudicar severamente seu negócio.
Com um portfólio diversificado, é possível ajustar o atendimento com todos os pontos de sua logística de medicamentos. Além disso, negociações com representantes e mudanças de pedidos de compras de novos produtos tornam-se otimizáveis, garantindo uma escalabilidade em suas vendas.
Passo 7. Utilize e extraia benefícios das tecnologias
Outro ponto importante para se ter sucesso nesse ramo é investir em tecnologia e em inteligência de mercado e otimização de seus processos.
De acordo com dados da Gartner, a média de custo de uma cadeia de distribuição no sistema de saúde equivale a 37,3% do total gasto em cuidados gerais com o paciente. Por isso, é importante que se invista em soluções para tornar sua operação competitiva e atrativa nesse cenário.
→ Leia nosso artigo e descubra porque logística de distribuição e tecnologia devem andar juntas
Soluções como a maxFarma, da Máxima Sistemas, por exemplo, são capazes de oferecer ferramentas integradas com a rotina de promoções e visualização de lotes de medicamentos. Isso impede que a sua operação desperdice tempo organizando processos manualmente e faz com que consiga manter sua gestão de forma mais estratégica, contribuindo para impedir erros, como comercialização de lotes suspensos ou manter em estoque medicamentos já vencidos.
Além disso, a solução maxFarma é adequada às normas do setor farmacêutico, permitindo a regularização dos alvarás, bem como a emissão de pedidos e controle de vendas.
Seus recursos permitem a emissão de pedidos de venda em conformidade com a legislação. Ainda, o maxFarma permite o controle e a validação de alvarás antes mesmo da formalização do pedido, fazendo a notificação de data de vencimento de alvarás para os clientes cadastrados pela sua distribuidora para que esses se regularizem e possam continuar fazendo a compra dos medicamentos.
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