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O negócio de atacado distribuidor está mudando. O gerenciamento e o atendimento eficiente de pedidos está se tornando cada vez mais complexo e, ao mesmo tempo, central para garantir que as expectativas do cliente sejam atendidas e sua operação comercial seja eficiente. Nesse tipo de negócio, pedidos mal administrados, com erros e atrasos podem afetar um grande volume de pedidos futuros e, por consequência, a lucratividade e, até mesmo, a longevidade do negócio. Tudo isso tem feito com que a tecnologia de sistema de pedidos seja tão demandada atualmente.

Um estudo internacional com empresas da cadeia de suprimentos ilustra em parte essa questão, por meio da constatação de que o processo de atendimento de pedidos está, de fato, se tornando mais complexo e que o desempenho das entregas tem sido reduzido, o que coloca em risco a satisfação e a retenção dos clientes e tem feito as empresas arcar com gastos extras emergenciais para tentar resolver paliativamente a situação.

Diante disso, para evitar esse tipo de problema e ter uma gerência e operação comercial mais eficiente, torna-se importante conhecer as vantagens que um sistema de pedidos em nuvem pode proporcionar à distribuidora. E é sobre isso que falaremos no artigo de hoje. Continue a leitura e saiba mais sobre como esse tipo de solução pode elevar sua operação e seus resultados a novos patamares.

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O que é um sistema de pedidos em nuvem?

Em um contexto básico, “a nuvem” significa que o sistema e suas aplicações são hospedados remotamente – o que torna possível, também o acesso remoto a essas soluções.

→ Compreenda melhor esse conceito nesse vídeo sobre o tema:

O sistema de pedidos em nuvem ajuda a trazer mais acessibilidade, mobilidade e eficiência na gestão, inserção, sincronização, atendimento e entrega de cada pedido.

Além disso, a computação em nuvem permite que seus vendedores externos tenham informações estratégicas disponíveis para fechar pedido onde eles estiverem, já que o acesso pode ocorrer a distância.

Por tudo isso, a tecnologia em nuvem exerce um impacto cada vez mais evidenciado nas distribuidoras, especialmente quando aplicada a sistemas de pedidos.

De fato, um bom sistema de pedidos em nuvem pode ajudar a se vencer desafios comuns desse setor, como os erros nos pedidos, as inconsistências e problemas na transposição dos pedidos para o sistema interno da empresa, a morosidade no atendimento ao cliente, problemas de produtividade e controle das atividades comerciais da equipe, entre outros.

Embora muitos atacados distribuidores já tenha um sistema de pedidos, a entrada de dados e as informações são, muitas vezes, processadas e gerenciadas manualmente, deixando margem para erros e pouca visibilidade nos processos. Já com uma solução na nuvem, o acesso ocorre de forma fácil, tarefas são automatizadas e se consegue visibilidade em todas as etapas relacionadas aos pedidos.

Outro ponto de destaque é que o sistema de pedidos em nuvem permite que as empresas deixem de usar montantes consideráveis de papel. E isso ajuda a melhorar a eficiência dos negócios, tornando os dados facilmente acessíveis, enquanto se contribui para a proteção do meio ambiente. Juntamente com os benefícios ambientais associados à redução do uso de papel, a distribuidora também irá liberar o orçamento geralmente gasto em papel, tinta e toner, que pode ser investido em outras necessidades da empresa ou contribuir para reduzir os gastos fixos do negócio.

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Quais são as principais vantagens de um sistema de pedidos em nuvem?

Como vimos, um sistema de pedidos em nuvem é uma solução cada vez mais prevalente nas distribuidoras por proporcionar uma modernização e melhoria nos processos relacionados aos pedidos. Ainda, por trazer um foco maior em resultados, otimização de tempo e redução de erros e custos. Mas como tudo isso se traduz em benefícios na prática no dia a dia da operação do negócio?

Empresas, processos, negociações – tudo é cada vez mais digital. É provável que a distribuidora já utilize outros sistemas e soluções em nuvem atualmente. O mesmo ocorre com seus clientes. Isso já é suficiente para evidenciar a importância e a falta que um sistema de pedidos em nuvem pode representar para uma operação mais integrada, acessível e bem-sucedida.

A verdade é que, nessa era de hipercompetição, o cliente B2B está cada vez mais exigente e demanda uma experiência consistente e satisfatória de ponta a ponta. E, no setor de distribuição, isso somente se torna possível a partir de um gerenciamento eficaz dos pedidos e de um atendimento mais personalizado – o que também é viabilizado por um bom sistema de pedidos em nuvem.

Ao automatizar processos e trazer mais agilidade e facilidade no acesso e na inserção de pedidos, consegue-se ter ainda mais foco no cliente e sua equipe de vendedores tem à disposição o suporte que precisa para prestar um atendimento mais customizado e consultivo.

Com isso, esse tipo de tecnologia pode ajudar a garantir diferenciais competitivos valiosos para a conquista de uma posição sólida de seu negócio no mercado.

A seguir, compreenda mais sobre os benefícios em potencial proporcionados por um sistema de pedidos em nuvem focado nas necessidades das distribuidoras:

1. Resultados mais rápidos

Uma solução em nuvem tende a demandar menor tempo de instalação e atualização, já que não depende de uma estrutura interna mais robusta para rodar. Isso permite que os resultados da implementação comecem também a aparecer mais rapidamente.

Esse tipo de tecnologia, comumente, já é entregue pré-configurada o que também contribui para uma curva de aprendizado reduzida e menos resistência dos vendedores para utilizá-la integralmente em sua rotina.

Ainda, as atualizações e upgrades também ocorrem rapidamente e sem demandar paradas na operação ou a perda de tempo ao contratar um profissional apenas para lidar com atualizações e configurações rotineiras.

Com isso, tudo torna-se mais dinâmico, fácil, prático e eficiente, contribuindo para que os resultados sejam potencializados e acelerados em sua operação de vendas.

2. Mobilidade e acessibilidade

Uma das maiores vantagens de um sistema de pedidos em nuvem é a mobilidade e acessibilidade. Você e sua equipe poderão acessar o sistema e os dados necessários a qualquer momento, onde estiverem e em tempo real – bastante um dispositivo (como smartphone, tablet ou notebook) e conexão com internet.

Isso pode se tornar um diferencial valioso para trazer mais produtividade e eficiência em suas operações, possibilitando que decisões e iniciativas sejam desenvolvidas no momento requerido, sem perda de timing ou de oportunidades de geração de negócios.

Quanto a esse aspecto, é importante saber que há sistemas que vão além. Por exemplo, algumas soluções, como o sistema de pedidos da MáximaTech, além de rodarem em nuvem, também estão disponíveis no modelo on premises, com integração com a nuvem.

As soluções on premises são alternativas que requerem instalação local e apresentam maior potencial de personalização e integração com outras tecnologias já utilizadas pela distribuidora. No caso do sistema de pedidos da MáximaTech, sua empresa pode ter acesso ao melhor das duas propostas: tanto da instalação local quanto do acesso em nuvem.

3. Transparência nos processos de trabalho

Um bom sistema de pedidos em nuvem torna o fluxo de trabalho mais transparente, pois o gestor consegue acompanhar o desempenho e as características de cada pedido.

A partir disso, torna-se possível identificar e corrigir gargalos e atuar de forma mais estratégica e preditiva, percebendo riscos antes que eles possam prejudicar sua operação comercial e a relação com o cliente

4. Controle e rastreabilidade facilitada dos pedidos

Por meio do sistema de pedidos em nuvem, o rastreamento e o acompanhamento dos pedidos tornam-se facilitados. Diariamente, há um grande fluxo de entradas de pedidos nas distribuidoras. Esse tipo de tecnologia gerencia e rastreia pedidos em todos os canais, provenientes de todos os vendedores, garantindo que as informações sobre o status atual de cada pedido sejam constantemente atualizadas.

Aqui, cabe destacar que os recursos desses sistemas vão além do rastreamento manual. É possível identificar em tempo real o que foi pedido, quando foi pedido, seu local de envio atual e seu status de entrega. Ainda, essa tecnologia contribui para a fiscalização do horário do pedido, de modo que o ponto de corte e o faturamento não sejam prejudicados.

Ter a visibilidade completa e ágil dos pedidos pode ser a chave para uma gestão mais eficiente, focada em resultados e para estabelecer uma visão detalhada das vendas. E tudo isso sem perder tempo criando relatórios ou procurando informações descentralizadas sobre os pedidos.

E, com os dados em um só lugar, os vendedores conseguem tornar o processo de atendimento cada vez mais eficiente e livre de atrasos e erros. Além disso, o acesso fácil e remoto a formulários de pedidos, catálogos de produtos, tabela de preços e outros dados importantes ajuda a reduzir o tempo para processar e concluir o pedido. Isso significa um atendimento mais focado nas necessidades do cliente e mais eficiente operacionalmente.

5. Autonomia e atuação estratégica para o vendedor

Outro ganho que talvez não fique tão evidente em um primeiro momento, mas que é de grande valor para que sua equipe renda mais e entregue melhores resultados, é que um sistema de pedidos em nuvem ajuda a elevar o nível de autonomia e trabalho estratégico exercidos pela equipe de vendas.

A figura tradicional do “tirador de pedidos” ficou para trás. O cliente B2B espera construir relacionamentos e obter atendimento consultivo e personalizado para suas necessidades. E o sistema de pedidos em nuvem mostra-se um grande aliado para isso.

O cliente não quer – e não pode – perder tempo aguardando o vendedor conseguir uma ligação para ter acesso a informações de disponibilidade de estoque ou recebendo um pedido atrasado ou errado. E o vendedor precisa abrir janelas de tempo para conseguir se dedicar a um atendimento mais próximo e personalizado a esse cliente. Para resolver essas demandas, o sistema de pedidos em nuvem pode ser a solução.

Essa tecnologia permite a atualização simultânea de vários pedidos e a sincronização de pedidos, além de aceleração na separação dos itens. Além disso, calcula bonificação e margem de cada produto, dando ao vendedor uma forma de agir diante da exigência por agilidade feita pelo cliente. Assim, consegue-se construir melhores negociações e relacionamentos do tipo ganha-ganha, tão importantes para negócios B2B como os das distribuidoras.

6. Clientes mais satisfeitos e fidelizados

Todas as empresas operam com recursos finitos – incluindo tempo e dinheiro. Construir uma parceria genuína com os clientes, para encorajar vendas e novos pedidos, como vimos, inclui minimizar o tempo que eles levam para fazer pedidos com a sua empresa.

Com o advento e a popularização da tecnologia, os clientes agora têm expectativas maiores de atendimento sob demanda, ágil e flexível. Em uma distribuidora, para garantir que cada cliente receba uma experiência qualificada, superior e sem falhas, é essencial que os vendedores tenham acesso conveniente a informações atualizadas e consistentes.

Nesse ponto, podemos lembrar de que o segmento B2B tende a apresentar um ciclo de vendas mais complexo, geralmente, com um custo de aquisição de clientes mais alto, enquanto o ciclo médio de compra costuma ser mais longo. Tudo isso impõe desafios a serem vencidos pelo distribuidor. Erros frequentes, atrasos, um atendimento descuidado – tudo isso pode fazer com que esses ciclos sejam quebrados e o retorno sobre o investimento na captação não ocorra, gerando dificuldades de a empresa desenvolver relacionamentos de longo prazo e lucrativos com seus clientes.

Portanto, um sistema de pedidos em nuvem pode contribuir significativamente para se evitar esse tipo de quadro tão prejudicial e para se construir relacionamentos saudáveis com os clientes, conquistando sua preferência e fidelização.

7. Organização aprimorada das informações dos pedidos

Uma das funções mais básicas, porém fundamentais, de um sistema de pedidos em nuvem é organizar as informações dos pedidos, permitindo que estejam disponíveis em tempo real e com apenas alguns cliques, em vez de o gestor ter de pesquisar na papelada para encontrar o pedido que procura ou em planilhas não integradas, por exemplo.

A nuvem ajuda a melhorar o acesso e a organização dos dados e garante menos erros de entrada manual e atraso nas atualizações, que podem levar a falhas na interpretação dos dados e a processos de tomada de decisões morosos ou equivocados.

8. Redução de erros nos pedidos

Quando se utiliza planilhas ou outro sistema manual, provavelmente se está perdendo muito tempo rastreando e corrigindo erros que definitivamente poderiam ser evitados. Uma das forças dos sistemas de pedidos em nuvem é, justamente, reduzir a emissão de pedidos com inconsistências.

É bastante comum ocorrer falhas ao se receber o pedido de um vendedor e acabar lançando no sistema um produto diferente do que o cliente solicitou. No entanto, quando se utiliza a tecnologia certa, isso não ocorre, já que o pedido já é feito digitalmente e entra diretamente no ERP da empresa.

9. Gestão por indicadores

Esses sistemas também possibilitam que o gestor tenha acesso a KPIs importantes para avaliar o desempenho de sua equipe e de sua operação. Isso permite que se detectem pontos que demandam melhoria para se conquistar melhores resultados individual e coletivamente.

Com isso, o gestor consegue estabelecer metas mais adequadas e manter um acompanhamento mais próximo para motivar e dar suporte ao atingimento de tais objetivos.

→ Para mais dicas sobre esse assunto, confira também nosso artigo: como avaliar o desempenho do time de vendedores externos

10. Retenção de seus vendedores mais talentosos

Profissionais qualificados e talentosos são cada vez mais disputados, especialmente em áreas como a comercial. E o sistema de pedidos em nuvem pode ser uma estratégia de suporte para reter seus melhores talentos na empresa.

Dificilmente um vendedor focado em resultados irá querer perder tempo e esforço anotando pedidos em papel ou outras tecnologias mais obsoletas, enquanto poderia estar rendendo muito mais e batendo suas metas utilizando uma solução realmente eficiente, certo?

Assim, oferecer a ferramenta certa para que ele atinja os melhores resultados e tenha uma rotina menos estressante com o manejo dos pedidos pode contribuir para que ele permaneça motivado e engajado em seu time.

11. Escalabilidade para sua operação

Em última análise, o objetivo de utilizar um sistema de pedidos em nuvem é apoiar o crescimento de seu negócio de distribuição – agora e no futuro. E um bom sistema contribui adicionando a escalabilidade e flexibilidade de que você precisa para sua operação se desenvolver cada vez mais.

Uma experiência aprimorada com dados relevantes detalhados acessíveis em tempo real oferece aos representantes de vendas o que eles precisam para venderem mais e melhor. Assim, de diferentes maneiras, o sistema de pedidos em nuvem está alinhado com um plano de crescimento e fortificação de suas operações.

Ficou interessado em obter essas vantagens em sua empresa? Então, descubra mais sobre os diferenciais do sistema de pedidos em nuvem da MáximaTech.