gestão da informação

Em vez de ler, que tal ouvir o artigo?

O conceito de gestão da informação diz respeito à coleta e ao gerenciamento estratégico de informações — que são oriundas de várias fontes, armazenadas em diversos formatos e distribuídas para diferentes públicos.

Hoje, as informações são eletrônicas e físicas, com ênfase nos dados digitais. No entanto, o termo também abrange documentos em papel e outros documentos eletrônicos, como conteúdo de áudio e vídeo, social e comercial.

A gestão da informação determina como as pessoas e as organizações trabalham com seus dados estruturados e não estruturados. Isso significa avaliar os aspectos práticos de como lidar com as informações, além de levar em consideração as implicações éticas de gerenciar o que, às vezes, são informações confidenciais e privadas.

Sobre isso, vamos conversar ao longo deste artigo. Acompanhe para entender porque a gestão da informação é importante para o mercado atacadista distribuidor e quais são os benefícios de torná-la estratégica em seu negócio!

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Por que a gestão da informação é tão fundamental para as empresas?

Em um mercado cada dia mais global e competitivo, qualquer empresa precisa buscar aumentar sua eficiência produtiva e otimizar o tempo das suas operações. Esses objetivos são ainda mais importantes quando tratamos de atacadistas distribuidores.

Como já pontuamos, o volume de informações com o qual as organizações lidam é muito grande. A logística, por exemplo, é uma área em que um alto fluxo de informações circula diariamente. Portanto, é preciso saber como melhor gerenciá-lo para aumentar a produtividade e garantir a satisfação do cliente – e o caminho para isso passa pela gestão da informação.

Na prática, essa estratégia visa garantir que as informações estejam disponíveis para a pessoa certa, no formato certo e na hora certa.  Trata-se de um processo que envolve vários domínios, como governança da informação, gerenciamento de ativos de informações, segurança da informação e gerenciamento de registros, de acesso a informações e de uso.

Também é importante pontuar que a gestão da informação reúne uma variedade de recursos, incluindo dados, informações, tecnologia, sistemas de informação, processos de negócios e, talvez o mais importante, pessoas (dos profissionais de TI aos usuários da alta hierarquia e das operações).

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O que as empresas que não fazem gestão estratégica da informação estão perdendo?

As empresas mais vitoriosas da atualidade estão adotando mobilidade, nuvem, big data/analytics e redes sociais corporativas para obter melhores resultados nos negócios. Este não é o futuro — este é o novo mundo dos negócios.

E, no entanto, uma pesquisa da IDC revela que apenas 17% das empresas conseguem acessar, compartilhar e transformar informações com facilidade em toda a organização, independentemente da hora ou do local.

Isso significa que 83% das empresas estão perdendo os benefícios comerciais da mobilidade das informações.

Algum dos seguintes cenários soa familiar em seu negócio?

  • Arquivos importantes e informações comerciais são armazenados em arquivos variados e pouco rastreáveis, como planilhas de Excel, por exemplo (ou pior, na cabeça dos funcionários);

  • Os funcionários precisam procurar em vários locais para encontrar os documentos que precisam — e às vezes não conseguem acessá-los;

  • Muitas vezes, é difícil ou impossível se comunicar e colaborar com colegas de trabalho enquanto se trabalha remotamente;

  • Seu time confia no papel ao compartilhar documentos, e não na nuvem;

  • Você fica com um olhar vazio quando alguém pergunta sobre “fluxos de trabalho automatizados”.

É preciso investir em mobilidade de informações

Os 17% que a IDC chama de “campeões” da mobilidade de informações obtiveram benefícios para seus resultados. Além disso, esses campeões desfrutam de um tempo de lançamento mais rápido no mercado, fluxos de processos de trabalho e de negócios mais enxutos e funcionários mais felizes.

Então, o que é realmente necessário para se qualificar como um campeão da mobilidade de informações neste novo mundo?

É mais do que apenas implementar as melhores e mais recentes tecnologias — embora as principais tecnologias de negócios, como pesquisa corporativa, software de gerenciamento de processos, redes sociais corporativas, captura inteligente e suporte de digitalização para dispositivos móveis, sejam essenciais.

Em vez disso, trata-se de se tornar menos dependente do papel, implementar uma estratégia que vai além de indivíduos, equipes ou departamentos — mas que é sincronizada em toda a empresa. Diz respeito a colocar toda a equipe de liderança na mesma página para melhorar a maneira como seus negócios processam, armazenam e analisam informações. E o planejamento de uma estratégia de gestão da informação é um excelente fio condutor para isso.

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Por que a gestão da informação é fundamental no processo logístico?

Como um processo composto pela busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação das informações cruciais para o desenvolvimento do negócio, a gestão da informação oferece diversos benefícios.

Para exemplificarmos melhor isso, vejamos as vantagens da gestão da informação na operação logística.

Conexão das informações em um só sistema

Não é segredo que a tecnologia é essencial para o gerenciamento logístico. Atualmente, contar com um software ERP é premissa básica para qualquer distribuidora que queira ter sucesso no mercado.

Contudo, com a variedade de sistemas disponíveis e o aumento da quantidade de dados sendo gerada com a popularização do uso da web, antes de usar uma ferramenta, é preciso pensar na conexão das informações que passarão por ela e na escalabilidade do sistema.

Isso porque, com o crescimento do negócio e o aumento no número de vendas, gerenciar todos os pedidos se torna algo delicado. Com a gestão da informação na logística, é possível acompanhar as etapas do processo como um todo, aumentando seu alcance de entrega, oferecendo melhores opções de frete e, por consequência, otimizando sua taxa de conversão.

Padronização dos dados para eliminação de erros

Um grande problema desse mundo superconectado é que os dados e informações chegam à empresa em diversos formatos. Por exemplo, sem uma ordem de serviço padronizada, vendedores não terão um guia do que devem passar de informação do cliente à gestão operacional para que o serviço seja feito da melhor maneira.

Por isso, é preciso pensar não só em como os dados serão centralizados em um mesmo sistema dentro da empresa, mas também em padronizar a forma como eles serão inseridos nele. Dessa forma, a gestão da informação permite reduzir a possibilidade de erros e garantir a continuidade dos processos na empresa.

Integração de sistemas paralelos para centralização das ações

A gestão da informação busca conectar todas as ferramentas paralelas ao sistema de gestão ERP da distribuidora. Por exemplo, os dados do seu sistema de força de vendas serão conectados automaticamente ao ERP.

Isso elimina problemas, como dados divergentes, inserção manual das informações dos pedidos, além de permitir que relatórios e métricas sejam emitidos de maneira mais intuitiva e com melhor visualização para que gestores e líderes tomem decisões bem embasadas.

Agiliza a comunicação dentro da empresa

A satisfação do cliente de um atacado distribuidor está, em grande parte, relacionada a quão rápido ele é atendido. Por isso, tempo é tudo nos processos logísticos, principalmente quando falamos na comunicação dentro da empresa.

A gestão da informação permite que dados e informações circulem dentro da organização de maneira rápida e otimizada. Nada de pedidos parados porque não chegaram aos responsáveis por seu faturamento. O fluxo de informação, nesse caso, passa a ser contínuo – e qualquer erro fica facilmente visível para que seja remediado.

É importante ter em mente que a gestão da informação interfere diretamente nos resultados da empresa. Por isso, contar com bons parceiros e tecnologias ajuda a garantir o fluxo contínuo de dados e informações precisas.

→ Confira, neste vídeo, nossas dicas para reduzir custos logísticos:

 

Como estruturar a gestão da informação no atacado distribuidor?

Agora que já vimos o que é gestão da informação e qual sua importância nas empresas, é hora de saber o que deve ser feito para colocar essa estratégia em prática em uma empresa do segmento atacadista distribuidor.

Assuma a importância da nuvem

Atualmente, um dos primeiros passos para criar uma estratégia eficaz de gestão da informação é adotar a computação em nuvem — principalmente no que diz respeito ao armazenamento de dados.

Isso porque, ao estruturar a infra de TI na nuvem, a empresa ganha recursos valiosos, ao mesmo tempo em que reduz custos e eleva a segurança dos dados.

A captura, o processamento e a análise de dados (para transformá-los em informações) é realizada com mais praticidade, rapidez e segurança na nuvem. Da mesma forma, a escalabilidade trazida por esse modelo computacional facilita a expansão das capacidades técnicas e a implementação de ferramentas e metodologias inovadoras.

→ Leia também: Sistema para distribuidora em nuvem é realmente confiável?

→ Neste vídeo, confira um bate-papo com nossos especialistas sobre as melhores práticas da computação em nuvem:

Melhore a segurança da informação

Outro ponto muito importante é a segurança dos dados. Para uma boa gestão da informação, a empresa precisa investir em mecanismos, ferramentas e políticas de garantia de que seus dados estarão sempre seguros, confiáveis e disponíveis.

Agora, com a iminência da entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), isso se tornou ainda mais urgente. Essa legislação nasceu para dar ao usuário mais controle sobre seus dados, permitindo que ele tenha acesso à forma como empresas fazem o tratamento de dados pessoais e quais dados elas estão armazenando.

→ Saiba mais: LGPD: entenda os impactos da lei geral de proteção de dados para distribuidores!

Centralize as informações em um único ambiente tecnológico

Também é importante saber que não existe gestão da informação em organizações em que dados e informações estão desorganizados, descentralizados. O mais indicado é centralizar tudo em um ambiente de fácil gerenciamento, um hub no qual seja possível monitorar e analisar de maneira rápida e eficiente.

No caso das organizações atacadistas distribuidoras, é melhor contar com um sistema de gestão voltado para este mercado do que lidar com diversos sistemas que não conversam entre si.

Com a centralização, fica muito mais fácil (e eficaz), por exemplo, controlar os acessos dos usuários; determinar identificação, níveis de permissão para utilizar as ferramentas e manipular os dados, entre outras coisas importantes para uma melhor gestão da informação.

Explore as oportunidades da gestão da informação

Algumas empresas podem impor uma melhor integração aos sistemas de marketing e vendas para melhorar o atendimento ao cliente e a receita. Um número crescente de empresas ainda aprende o valor de mercado de seus dados e começa a oferecer novos serviços com base em suas informações — tudo para criar fluxos de receita adicionais. Finalmente, os dados da sua empresa servem como sua melhor fonte de inteligência de negócios, ajudando o gerenciamento a identificar tendências e identificar problemas.

Não perca de vista: somente empresas que gerenciam bem os dados podem maximizar esses benefícios ou até mesmo saber quais oportunidades explorar.

→ Leia também: Como usar a inteligência de dados a favor do seu atacado distribuidor?

Capacite a equipe

Por fim, investir na infra de TI, melhorar a segurança da informação, centralizar os dados para melhor controlá-los, monitorá-los e analisá-los só vai fazer sentido se a gestão da informação for um valor para a empresa.

Isso significa que é fundamental capacitar toda a equipe. O time de TI precisa de capacidades técnicas específicas, os gestores precisam entender de aspectos, como a visualização e análise de dados. E os usuários da operação devem estar familiarizados com questões, como a política de segurança da informação, entre outras.

Em suma, é preciso que todos estejam engajados e saibam quais são seus papéis dentro da gestão da informação. Dessa forma, a estratégia vai ser muito mais eficiente e trará bons frutos para o negócio.

Conclusão

A gestão da informação é mais estratégica do que nunca para o mercado atacadista distribuidor.

O sucesso da sua organização depende das informações necessárias para armazenar, proteger e, é claro, acessar e analisar quando necessário. Nesta era da informação, a maneira como os dados fluem entre funcionários, clientes, parceiros de negócios e outros públicos de interesse transforma quase todos os negócios em digitais.

Naturalmente, alguns modelos podem achar a gestão da informação ainda mais crítica do que outros. Por exemplo, um setor altamente regulamentado, como finanças ou assistência médica, pode ter que gerenciar e proteger determinados documentos para manter a conformidade e evitar multas.

Ainda assim, todas as empresas precisam fazer um investimento em gerenciamento de informações para atingir suas metas gerais, que incluem agradar os clientes, operar com eficiência, manter custos sobre controle e aumentar seu próprio valor.

Nós sabemos o quanto o mercado atacadista distribuidor tem evoluído em termos de gestão orientada a dados. Os investimentos em ferramentas, equipamentos e equipes capacitadas está crescendo ano a ano, e muitos empreendimentos desse segmento, agora, precisam investir em uma gestão mais “cirúrgica” da informação.

A gestão da informação eficaz não significa apenas ter recursos de hardware e software de TI para processar e proteger dados e documentos. Hoje, muitas empresas criaram o novo cargo de Chief Data Officer, ou CDO, para supervisionar a estratégia e o gerenciamento de informações. Ao contrário do CTO, ou diretor de tecnologia, um CDO se concentra em maximizar o valor dos dados corporativos, e não apenas em software e hardware.

De acordo com a  CMSWire, o universo empresarial perde quase 10 milhões de dólares por ano simplesmente por conta de maus resultados em um único aspecto da gestão da informação: a análise de dados. Portanto, parte da missão dessa estratégia inclui mitigar essas perdas.

Em suma, a gestão da informação é fundamental para o atacado distribuidor, pois tem o poder de reduzir custos e melhorar o valor das informações, ajudando a tomar melhores decisões sobre armazenamento, proteção, coleta, análise, compartilhamento e controle de qualidade.

Como está a gestão da informação na sua empresa? Nós conseguimos lhe mostrar o quanto essa estratégia é importante para o mercado atacadista distribuidor? Deixe seu comentário!