Logística de distribuição: como estruturar o fluxo produtivo?

Em vez de ler, que tal ouvir?

Entre fazer uma venda e entregar um pedido, a distribuição logística desempenha um papel crítico para a operação do atacado distribuidor. Na verdade, o processo de distribuição logística é essencial para se obter a satisfação do cliente e o sucesso do negócio.

Afinal, trata-se de uma combinação de procedimentos que movem as mercadorias com eficiência e em tempo hábil até a entrega ao cliente.

Dadas as diversas etapas que formam esse processo e a sua relevância na gestão logística, é comum encontrarmos problemas com as entregas quando analisamos a distribuição logística das empresas. Os motivos são variados, mas todos podem ser evitados para que o processo se torne mais eficiente.

Seja por falhas na gestão de entradas e saídas de mercadorias ou por falta de monitoramento e controle de devoluções, a entrega engloba diversos desafios que podem ser superados no atacado distribuidor.

De acordo com o que se considera um processo de distribuição logística eficiente — aquele que busca sempre a redução de tempo nas rotas, o controle dos motoristas e a roteirização inteligente —, listamos, neste artigo, um modelo para estruturar o fluxo produtivo para que sua empresa tenha sucesso nessa etapa. Confira a seguir.

O que é e como funciona a logística de distribuição?

A logística abrange uma série de etapas para garantir que o produto certo seja entregue ao cliente correto – na quantidade e condição combinadas, no lugar e hora adequados e com o preço certo.

Por sua vez, a distribuição logística é parte desse processo e está mais diretamente relacionada ao movimento físico de um produto desde seu ponto de origem até o usuário ou cliente final.

Assim, a distribuição reflete um caminho e fluxo de processos para que o pedido se mova adequadamente até o cliente. Isso passa por diversas etapas envolvendo planejamento, controle e execução da movimentação e armazenagem de mercadorias até sua entrega final – ao consumidor ou ao varejista, no caso do atacado distribuidor.

Diferentemente dos processos de logística internos, os de distribuição possuem um contato direto com o cliente – impactando na satisfação dos consumidores. Isso porque o prazo, a integridade dos produtos e o momento da entrega do item nas mãos do cliente compõem a experiência fornecida pela sua empresa.

Para exemplificar, imagine que você compre um produto em uma loja virtual. A expectativa é sempre receber o produto em sua casa dentro do prazo prometido e em boas condições, certo? Do outro lado dessa relação está o processo de distribuição logística – que reúne os esforços para que isso realmente aconteça.

→ Para que o processo de distribuição logística funcione da maneira correta, é essencial uma boa calibragem e integração na supply chain. Saiba mais no artigo sobre a importância da cadeia de abastecimento na logística

Qual a importância da cadeia de abastecimento na logística?

Qual a importância da logística de distribuição?

A logística de distribuição desempenha um papel crucial na eficiência e no sucesso de uma empresa, sendo responsável por garantir que as mercadorias cheguem ao cliente final de forma rápida, segura e econômica. 

Ao controlar o fluxo de produtos desde a saída da fábrica até a entrega ao cliente, a logística de distribuição permite a otimização de recursos como tempo, mão-de-obra, combustível e espaço de armazenamento.

Além disso, ela contribui diretamente para o planejamento estratégico da empresa, ao oferecer uma visão clara sobre a produção, demanda e desempenho de entregas. Com o controle adequado da logística de distribuição, é possível evitar problemas como estoques vazios, atrasos e insatisfações dos clientes. Isso resulta em uma gestão mais eficiente, menos desperdícios e maior competitividade no mercado.

Quais são as etapas principais da logística de distribuição?

Para que a logística de distribuição funcione de forma eficaz, é necessário seguir etapas bem definidas que garantem a agilidade, a segurança e a precisão na entrega. As principais etapas da logística de distribuição incluem:

1. Gestão de transporte: A escolha do meio de transporte adequado (rodoviário, ferroviário, aéreo, etc.) e o planejamento das rotas são essenciais para garantir que as mercadorias cheguem ao destino dentro do prazo e com o custo mais baixo possível. A logística de distribuição deve analisar as características dos produtos e escolher a melhor solução de transporte para cada situação.

2. Checagem e expedição de mercadorias: Antes de enviar os produtos, é fundamental realizar uma checagem detalhada para garantir que o cliente receba exatamente o que pediu, sem erros. A logística de distribuição conta com tecnologias, como leitores de código de barras, para acelerar e aumentar a precisão nesse processo, evitando devoluções e reclamações.

3. Controle de frete: O controle do frete é uma etapa essencial para garantir que os custos de entrega sejam justos e competitivos. A logística de distribuição deve sempre avaliar os preços praticados no mercado e administrar os custos internos, como combustível e manutenção de veículos, para oferecer ao cliente um frete transparente e adequado.

Ao seguir essas etapas, a logística de distribuição assegura que as mercadorias sejam entregues de forma eficiente, sem comprometer os custos ou a satisfação do cliente.

Qual é o fluxo ideal da logística de distribuição?

O fluxo ideal objetiva adotar as melhores práticas para mover um produto em cada estágio do processo de distribuição logística, encontrando maneiras mais eficientes e econômicas de fazer a entrega do produto ao cliente.

Sabemos que cada segmento de negócio e empresa tem suas características, cultura e desafios. E isso reflete também em variações nas etapas de sua logística de distribuição.

No entanto, há algumas boas práticas que podem contribuir para se ter uma operação mais centrada no cliente, para reduzir riscos, economizar custos e elevar a eficiência na distribuição logística.

A seguir, conheça as principais que formam um fluxo de processos ideal.

1. Compra das mercadorias

Todo o processo inicia com a compra de mercadorias de uma indústria. Ou, para as indústrias, com a produção das mercadorias. Portanto, esse é o passo inicial para compor um estoque capaz de atender aos pedidos que serão realizados pelos clientes.

Quanto a esse ponto, é sempre relevante ter em mente a importância de manter um bom relacionamento com bons fornecedores. Primeiramente, é interessante contar com mais de um parceiro. Afinal, em qualquer eventualidade, você terá a garantia de que os produtos continuarão a chegar em sua empresa.

Além disso, terá mais margem para negociação, o que será muito importante para que seja possível certificar-se de que os preços dos lotes de produtos adquiridos permanecerão competitivos.

Isso porque no atacado distribuidor as margens de lucro podem ser baixas. Logo, qualquer pequena distorção em termos de custos pode representar um risco para a operação financeira de seu negócio.

2. Armazenagem das mercadorias

Com as mercadorias prontas e já dentro da sua empresa, é preciso armazená-las corretamente até o momento em que elas serão movidas novamente. Para isso, você pode seguir algumas boas práticas de organização do armazém, tais como:

• Planeje o local de armazenamento das mercadorias com sabedoria – considerando as características físicas (tamanho, peso e formato) e o giro de estoque de cada produto.
• Adote uma codificação por cores para facilitar a identificação das áreas destinadas para cada mercadoria.
• Mantenha os produtos mais vendidos próximos das áreas de embalagem e envio – isso diminuirá a necessidade de movimentação dessas mercadorias dentro da empresa.
• Crie um sistema eficiente de classificação dos produtos para facilitar a sua organização e o processo de busca.
• Faça uso do espaço vertical do seu armazém para aumentar a capacidade de armazenamento.
• Tenha uma área destinada para os equipamentos (como empilhadeiras e carrinhos de coleta), para que eles não atrapalhem quando não estiverem em uso. É essencial que haja um dimensionamento correto para essa área, de modo que seja possível utilizar os equipamentos e realizar as movimentações com segurança.

3. Recebimento de pedido

Você fechou uma venda? Ótimo! Agora é o momento de processar o pedido e organizar as mercadorias para o envio. Quanto mais rápido e eficiente for esse processamento, antes você conseguirá enviar o pedido do seu cliente.

4. Separação

É nessa etapa do processo de distribuição logística que ocorre a separação dos itens do pedido recebido – que podem incluir produtos espalhados por locais diferentes do armazém. Nesse caso, se você possui um sistema de armazenamento organizado, o processo se torna mais ágil e simples.

Por isso, um sistema de informações é recomendado e será fundamental para inventariar os itens em estoque. Com essa ferramenta, você poderá registrar qual é a posição dos lotes de produtos no armazém, facilitando a separação e as consultas por volumes de itens.

5. Roteirização das cargas

Por sua vez, essa etapa do fluxo é baseada na criação da rota dos pedidos separados de acordo com fatores como:

• Trajetos;
• Posição dos clientes;
• Uso do espaço do veículo;
• Economia de combustível;
• Entre outros.

A partir do entendimento e da criação dos roteiros, o gestor do atacado distribuidor terá uma visão global de cada pedido, sabendo exatamente quais são os custos envolvidos com o transporte. Isso é indispensável para garantir uma precificação adequada dos produtos.

Trata-se, portanto, de uma atividade fundamental para minimizar os custos da distribuição logística e garantir uma entrega para o cliente no menor tempo possível.

→ Você sabia que o monitoramento de entrega é fundamental para otimizar rotar e tornar a distribuição logística mais eficiente? Descubra tudo em nosso artigo sobre a importância do monitoramento de entrega no atacado distribuidor

6. Montagem da carga

Com os produtos separados e as rotas planejadas, é chegada a etapa de montagem da carga. Ou seja, é o momento de organizar os pedidos que vão no caminhão e prepará-los para que possam sair da empresa em direção aos clientes.

Neste processo, a etiquetagem das caixas será de grande importância para coordenar o trabalho de seus funcionários. A partir dessa organização, eles poderão visualizar as características dos produtos em trânsito, seu destino, condições de armazenamento, entre outras informações relevantes para a montagem da carga.

7. Entrega das mercadorias aos clientes

Se todo o processo de distribuição logística funcionar com eficiência, os produtos serão entregues dentro do prazo combinado e em ótimas condições ao cliente.

No entanto, vale lembrar, mais uma vez, de que imprevistos acontecem. E, na hipótese de haver um produto extraviado ou entregue no destino errado, a etiquetagem será de grande ajuda para resolver a situação mais rápida e efetivamente.

Afinal, com a identificação do volume entregue, será mais simples compreender qual era o seu destino original e desfazer o equívoco, minimizando os impactos negativos junto ao cliente.

Por isso, a padronização e estruturação do fluxo, com todas as tarefas e etapas, é tão relevante e deve ser visada pela gestão logística do atacado distribuidor.

→ Para mais dicas sobre essa etapa do fluxo, leia também nosso artigo com tudo que você precisa saber para ter uma logística de entrega eficiente

8. Retorno para o armazém

Por fim, é importante prever também a etapa reservada às eventuais trocas e devoluções. Nesses casos, é necessário levar os produtos de volta para a sua empresa e reprocessar a entrega.

9. Análise de indicadores de desempenho

Após estruturar etapas do fluxo produtivo do processo de distribuição logística, como identificar se ele está funcionando, o que pode melhorar e de que forma ele contribui para a eficiência logística e satisfação do cliente?

Para isso e outras aplicações, é fundamental determinar e analisar indicadores de desempenho. Eles auxiliarão o gerente de logística a verificar se o que foi planejado está sendo cumprido e alcançado e quais pontos precisam ser otimizados.

Isso pode incluir, por exemplo, o número de devoluções de mercadorias. A partir da análise de indicadores pode-se detectar o percentual e, a partir disso, buscar as razões para essa situação, que podem apontar para gargalos em seu fluxo que precisam ser corrigidos rapidamente.

→ Saiba mais sobre o tema no artigo sobre como melhorar indicadores de produtividade logística com roteirização

O que fazer para melhorar o fluxo de distribuição logística e torná-lo mais produtivo?

No geral, o gerenciamento do fluxo de distribuição logística trabalha com objetivos específicos – incluindo fazer entregas com mais eficiência e minimizar custos enquanto maximiza os lucros. E, para ser possível atingir tais objetivos, é crucial melhorar esse processo e torná-lo mais produtivo.

A seguir, conheça algumas dicas que podem ajudá-lo a vencer esse desafio em seu atacado distribuidor.

1. Melhore a gestão de entregas com uma visão por níveis e em tempo real

A gestão da entrega deve ser focada na responsabilidade específica de cada um dos níveis. Ou seja, se para o dono da empresa é importante saber das entregas que estão no prazo estabelecido e sem ocorrências, para o gerente de logística, é mais importante o acompanhamento em tempo real da evolução das entregas de cada motorista.

Essa visão geral por nível ajuda na tomada de decisões mais rápida e efetiva. A visualização do status da entrega, atrasos, paradas não programadas e até devolução de mercadoria pode munir a central com informações para atuar e reverter os problemas rapidamente.

Nesse contexto, na distribuição logística, temos três níveis principais que enxergam a operação de um ângulo diferente, e, por isso, necessitam de dados distintos. São eles:

1º nível: estratégico

• Informações com conceitos de OTIF (On-Time In-Full, ou “no prazo e completo”), indicador de desempenho usado para monitorar a qualidade de entrega de produtos e serviços;
• Indicador de quantidade, valor, peso e clientes envolvidos em devoluções;
• Entregas já efetuadas;
• Informações de produtividade e do tempo médio de entrega (SLA – Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço – e TMA – tempo médio de atendimento).

2º nível: tático operacional

• Visão de todas as fases dos pedidos, com informações de quantidade de pedidos, valor, peso, cubagem e clientes envolvidos em cada etapa do processo;
• Acompanhamento em tempo real da evolução das entregas de cada motorista;
• Análise de status dos pedidos por período.

3º nível: operacional

• Listagem dos clientes;
• Quantidade de notas;
• Valor e tempo de atraso das entregas que estão com o SLA estourado.

2. Invista em um sistema ERP

Para ter um fluxo de distribuição logística moderno e eficiente, além de mais produtivo, é fundamental digitalizar esses processos, por meio de um sistema ERP – Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado.

Com essa ferramenta, os gestores passam a ter uma visão global das principais interfaces do negócio, incluindo estoque, transporte e atendimento. Isso permitirá que eles tenham disponíveis as informações necessárias para seu trabalho de modo mais ágil e assertivo, sendo capazes de acompanhar em detalhes todo o processo, a performance da operação e o atendimento dos objetivos traçados.

Esse tipo de tecnologia também automatiza algumas tarefas, elevando ainda mais a produtividade e eficiência da distribuição logística. A visualização de dados em tempo real também é essencial para se promover melhorias constantes no processo.

Além disso, com algumas funcionalidades específicas, como as oferecidas por um WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém), é possível aprimorar de novas maneiras os fluxos de distribuição e logística. A mesma função também permite integrar áreas e processos, como compras, vendas, expedição, estoque, faturamento e comissões.

Esses softwares viabilizam, ainda, que você reúna informações sobre seus clientes, integrando-se até mesmo com lojas virtuais. Os dados gerados podem ser utilizados de maneira estratégica também nas ações de marketing e vendas do atacado distribuidor, algo indispensável para o sucesso de iniciativas nessas áreas.

3. Conte com um dashboard de gestão

Já imaginou monitorar todas as informações referentes aos processos de distribuição e logística em um só lugar e em tempo real? Saiba que essa é mais uma vantagem de contar com um sistema de informações moderno e especializado.

O dashboard é a funcionalidade que permite a visualização de todo o fluxo — presente nos melhores sistemas ERP.

Com esse recurso, os gestores podem disparar medidas corretivas em poucos minutos na observância de qualquer erro ou inconsistência, impedindo problemas na distribuição que afetariam toda a cadeia logística e o relacionamento com seus clientes.

4. Agilize as entregas com a roteirização das cargas

O mau planejamento das roteirizações resulta em entregas ineficientes e morosas. Nesses casos, muitas vezes, os motoristas saem para fazer entregas sem planejar cuidadosamente ou conhecer bem suas rotas. Isso faz com que, em alguns casos, eles se desloquem de um extremo a outro da cidade, perdendo tempo e combustível no processo.

Para evitar esses que podem ser grandes problemas e resultar na perda de clientes e em desperdício para o atacado distribuidor, é essencial otimizar constantemente a roteirização das cargas.

Lembre-se: para que uma entrega seja, no mínimo, satisfatória, os produtos corretos devem ser entregues no prazo e em perfeito estado. Por isso, entregar mais rápido e em rotas bem definidas é um diferencial para qualquer distribuidora, já que, assim, é possível manter seus preços competitivos e conquistar mais clientes.

E entregar mais rápido exige uma melhoria do processo, que inclui a roteirização de entregas inteligentes. Essa nada mais é do que um itinerário ou roteiro que tem por objetivo a redução do tempo, da distância percorrida e dos custos operacionais logísticos.

Embora haja quem faça esse roteiro manualmente, um sistema especializado pode facilitar e melhorar bastante a sua elaboração.

Isso porque, em vez de passar horas montando um “quebra-cabeças” para encaixar todas as entregas, o gestor poderá, então, utilizar um sistema que consiga otimizar a programação, levando em conta informações relevantes para o negócio, como os locais de destino e a distância entre cada um.

→ O sistema DMS é uma das soluções recomendadas para facilitar e gerenciar a roteirização. Confira no vídeo mais detalhes sobre essa tecnologia:

5. Aumente o controle das devoluções para evitar prejuízos

Quando um varejista recusa uma entrega, o prejuízo pode ir para além do financeiro. Por isso, o ideal é evitar que os produtos retornem ao centro de distribuição.

Para diminuir as chances de devolução de mercadoria, é preciso ter um controle e uma política de devoluções eficazes.

Afinal, sua equipe deve saber o que fazer caso encontre alguma avaria no lote (embalagens rompidas ou faltantes, por exemplo) ou quando o varejista recusa a mercadoria por outro motivo.

Também é recomendado que a equipe aponte a devolução no momento em que ela está acontecendo, para que o gestor consiga atuar simultaneamente e negociar, a fim de, quando possível, reverter a situação.

Quais são os desafios a serem vencidos para tornar a distribuição logística mais eficiente?

A gestão logística é uma parte da gestão da cadeia de suprimentos cuja função é planejar, implementar e controlar o fluxo e o armazenamento de mercadorias para atender às necessidades do cliente.

O gerenciamento efetivo de logística é um fator básico no sucesso das operações de qualquer empresa, e tem um impacto direto em seus resultados. Entretanto, à medida que o volume de carga cresce e o transporte se torna mais complexo, a necessidade de aprimorar os processos envolvidos aumenta significativamente.

Afinal, nesse cenário, alguns problemas podem tornar-se mais frequentes e representar grandes desafios para a distribuição logística e para o próprio negócio, incluindo:

• Entrega de produtos trocados ou em quantidades erradas;
• Cancelamento de entregas em função de uma roteirização ineficiente;
• Dados redundantes ou inconsistentes devido à falta de integração entre os sistemas utilizados no negócio;
• Avarias por mau embalamento ou outros problemas nas etapas de manuseio e movimentação da mercadoria;
• Entregas atrasadas e prazos não cumpridos.

→ Muitos desafios estão relacionados à falta de união entre áreas e as supply chains. No vídeo a seguir, descubra como a logística integrada pode ser uma aliada para tornar os processos mais eficientes:

Lida-se, ainda, com um fator de imprevisibilidade. Como a pandemia demonstrou, nem tudo pode ser previsto, o que torna ainda mais desafiador otimizar a distribuição logística.

Entretanto, um componente importante para se estar mais bem-preparado para tudo isso é buscar constantemente reduzir os riscos, bem como os custos, para criar um processo mais eficiente e resiliente, independentemente dos desafios que surgirem.

Por tudo isso, no setor de distribuição, uma boa gestão logística é fundamental, uma vez que o fluxo de trabalho é grande e contínuo, o que torna a necessidade de um controle mais efetivo um desafio constante.

Sabe-se também que os gestores desse segmento estão constantemente sob pressão para equilibrar o controle de custos e a eficiência nas entregas aos clientes, bem como otimizar a carga de trabalho dos colaboradores e acompanhar métricas e indicadores de desempenho.

A boa notícia é que a tecnologia tem ajudado as empresas do ramo a simplificar sua gestão logística. Já há no mercado inúmeras ferramentas que absorvem a maior parte das rotinas burocráticas e liberam tempo para que gestores, analistas, assistentes e até operadores possam ter uma atuação mais estratégica e analítica.

É por isso que cresce a cada dia o número de empresas que opta pela automatização de processos. Elas estão em busca da diminuição dos erros humanos, da padronização de atividades e da elevação de seus resultados operacionais e mercadológicos.

Se olharmos para os processos que envolvem o controle das entregas, por exemplo, tão importante no dia a dia das empresas de distribuição, veremos que o desafio é ainda maior.

Entretanto, com base nas práticas que vimos até aqui e um bom uso das ferramentas tecnológicas que estão à disposição, é possível tornar os processos de distribuição logística mais simples e efetivos.

A gestão da distribuição logística já é vista como um valor para o negócio?

Como visto, a distribuição logística é elemento-chave para que os produtos corretos sejam entregues no momento, da forma e para o cliente certo. Ela também está bastante relacionada à satisfação e fidelização de clientes.

Por isso, ela tem uma importância estratégica para o atacado distribuidor, impactando, ainda, no desempenho financeiro da empresa. Sendo assim, deve-se vê-la como um valor para o negócio.

A boa notícia é que, como vimos, embora a distribuição logística seja uma cadeia complexa, ela pode ser monitorada, mensurada e, por isso, melhorada, gerando ainda mais retorno e valor para a empresa.

Além disso, atender à demanda do cliente e fornecer um serviço superior é um dos benefícios mais importantes do bom gerenciamento de logística.

Os consumidores exigem uma melhor entrega, e isso tem efeitos ondulatórios na cadeia de fornecimento, criando a necessidade de os expedidores prestarem um serviço rápido, preciso e de qualidade. Nesse sentido, a gestão de logística é responsável por satisfazer as demandas dos clientes, reforçando o seu valor para a empresa.

O gerenciamento eficiente da logística de distribuição também é importante para criar visibilidade na cadeia de suprimentos da empresa. Ele impulsiona o aumento de receita à medida em que proporciona um atendimento aprimorado ao cliente, o que pode trazer uma boa reputação à marca e gerar mais negócios, ao mesmo tempo em que cria oportunidades para reduzir os custos nas operações.

Assim, é correto afirmarmos que a boa gestão da distribuição logística dará à sua empresa o controle sobre o frete de entrada, ajudará a manter os estoques em bons níveis, a organizar o fluxo reverso de mercadorias e a utilizar os movimentos de frete nos modos de transporte adequados — que podem reduzir custos significativamente.

Portanto, há muitos (bons) motivos para estruturar o fluxo produtivo em sua distribuição logística. Agora, você já conhece as etapas e boas práticas para otimizar esse trabalho. Para saber mais sobre o assunto, baixe também o infográfico com o passo a passo de como organizar a sua logística de distribuição.