Prevenção de perdas: saiba como fazer um plano eficiente
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A prevenção de perdas é uma estratégia essencial para empresas de diversos setores. Apesar disso, muitos empresários negligenciam essa ação, o que acaba prejudicando o empreendimento, de várias formas. Entre as consequências que podem ocorrer, podemos citar a redução de lucro ou o prejuízo para a imagem da empresa no setor.
Depois que essas perdas ocorrem, é mais difícil agir de forma corretiva e eliminá-las por completo. Por isso, o ideal é investir em um plano eficiente de prevenção de perdas para aumentar o controle sobre as operações e reduzir os desperdícios. Dessa forma, são estabelecidas diretrizes eficazes para que esta seja parte da cultura da organização.
Saiba mais a seguir sobre a prevenção de perdas e como fazer um plano eficiente.
O que é prevenção de perdas?
A prevenção de perdas é um conjunto de práticas e estratégias que foca em evitar desperdícios e gastos desnecessários nas empresas. Dessa forma, essa tática acaba ajudando a conscientizar de que o resultado só é alcançado quando existe o envolvimento de todos os setores da companhia.
O objetivo de aplicar essa estratégia é utilizar tecnologias avançadas para deixar os processos cada vez mais eficientes. Além disso, ela mantém as informações sempre atualizadas e integradas, e permite que os indicadores de desempenho das métricas mais importantes do negócio sejam acompanhados de perto.
A prevenção de perdas é mais do que evitar furtos na loja. Ela pode ser interpretada como uma combinação de atividades que focam em gerenciar e monitorar as atividades da empresa. E isso é determinado através da análise das perdas financeiras, humanas, de imagem e físicas.
Sendo assim, é fundamental estruturar um plano de ação para prevenção de perdas na sua empresa. Ele vai ajudar a evitar desperdícios causados por erros na rotina ou em outros pontos que precisam ser otimizados, e isso vai garantir a saúde financeira do negócio.
Tipos de perdas mais comuns nas empresas
Podemos classificar as perdas mais comuns em uma empresa em cinco categorias:
Perdas comerciais
Esse tipo de perda acontece quando o empreendimento deixa de vender porque o produto está indisponível ou inadequado. Essa situação pode acontecer, por exemplo, quando um fornecedor atrasa a entrega de um pedido, quando o pedido é danificado durante o transporte, ou até quando está em estoque.
Na verdade, esse erro é muito comum, e para evitar esse tipo de perda, é importante manter sempre o estoque limpo e organizado. A empresa precisa estudar e analisar o seu mercado e o seu volume de vendas por período, assim, ela vai conhecer o período de sazonalidade de cada um dos seus produtos, e como se preparar para eles.
Além disso, é fundamental trabalhar com mais de um fornecedor, garantindo mais de uma fonte de abastecimento. Afinal, problemas podem acontecer, e quando um deles estiver impossibilitado de cumprir um prazo ou oferecer um serviço, o empreendimento não ficará impedido de realizar vendas, já que existem outras opções.
Perdas por produtividade
A falta de padrão nos sistemas que controlam processos operacionais em uma empresa pode gerar perdas importantes, mas não mensuráveis. São perdas indiretas que impactam no lucro do empreendimento, e que são causadas por demora no atendimento, falta de efetividade da equipe e repetição de trabalhos.
Sistemas tecnológicos contribuem para proporcionar integração e padronização de processos. Por isso, é muito importante investir nessas medidas e utilizá-las em suas operações. Além disso, para evitar esse tipo de perda, é preciso focar em manter a periodicidade de treinamentos e capacitações com os seus colaboradores.
Perdas administrativas
Perdas administrativas podem ser aquelas causadas por falta de comunicação entre o time. Essa falta de comunicação pode gerar problemas de gestão, que causam dificuldades na saída dos produtos, e resultam em prejuízos para o negócio. Essas falhas na gestão de comércio podem ocorrer por erro de precificação ou no cadastro de mercadorias.
Quando ocorrem situações em que o consumidor encontra um preço na etiqueta e outro no caixa, ele acaba perdendo a confiança no estabelecimento. Dessa forma, fica difícil reter esses clientes. Além disso, podem ocorrer perdas por conta da falta de controle na fiscalização e reajuste de produtos de acordo com os impostos.
Perdas financeiras
É muito importante investir na segurança de uma empresa. Isso inclui aderir a equipamentos como câmeras e alarmes, pensar estrategicamente sobre o local de instalação desses dispositivos, e como eles serão acionados em casos de emergência. Negligenciar esse tipo de ação pode resultar em perdas financeiras.
Essas perdas podem ocorrer pela ausência ou pela ineficiência dos sistemas antifurto instalados. Mas também pela falta de treinamento dos seus funcionários em relação a como lidar com situações relacionadas a fraudes e falhas nos meios de pagamento. Por isso, para evitar perdas financeiras, é preciso cuidar de toda uma estrutura voltada para essas situações.
Perdas na operação
Essas perdas são geradas por imprevistos comuns, que podem ocorrer no dia a dia de qualquer operação. Elas podem acontecer por conta de problemas no armazenamento de algum item, ou pelo manuseio errado de algum produto, em qualquer fase da sua produção, distribuição ou venda.
Sendo assim, os colaboradores são capazes de diminuir esse tipo de perda, dependendo da forma como eles conduzem suas operações. Para isso, o gestor precisa determinar métodos institucionais para um fluxo de trabalho eficiente, mesmo em situações adversas. Além disso, deve fornecer sistemas que auxiliam em verificações e checagens, e oferecer treinamentos relacionados à rotina da organização.
Por que fazer um plano de prevenção de perdas?
Todas as empresas precisam investir em um plano de ação para prevenção de perdas, para reduzir, controlar e prevenir esses eventos que geram tantos prejuízos. Isso porque todos os empreendimentos estão suscetíveis a sofrer perdas que comprometem a rentabilidade de suas operações e reduzem a sua margem de lucro.
É natural que existam perdas durante as operações de uma empresa. Porém, isso só é aceitável até certo ponto: é fundamental garantir que elas não ultrapassem o limite e comecem a comprometer a rentabilidade do empreendimento, reduzindo a sua margem de lucro.
Quando não há prevenção de perdas, e esse prejuízo se estende ao longo de meses e até anos, com certeza, essa empresa correrá o risco de chegar à falência. Sendo assim, um plano de ação eficiente para garantir essa prevenção de perdas é a melhor saída para prever esses eventos, reduzir prejuízos e controlar o fluxo de trabalho.
Como fazer um plano eficiente de prevenção de perdas?
Como em toda estratégia elaborada, um plano eficiente de prevenção de perdas requer planejamento. Para isso, existem ações que precisam ser pensadas e colocadas em prática, com o intuito de evitar esse tipo de prejuízo e, assim, contribuir para o crescimento do negócio.
Mapeie os processos
Para ter o real conhecimento sobre as falhas ou possibilidades de aprimoramento em relação à prevenção de perdas, é preciso fazer o mapeamento dos processos. O fato é que uma grande parte das falhas e desperdícios que acontecem dentro de um empreendimento existe por conta da falta de padronização na execução das atividades diárias.
Por isso é tão importante mapear todos os processos e estabelecer uma espécie de manual para contribuir com a prevenção de perdas. É fundamental conhecer a fundo a operação da empresa, assim como observar, com detalhes, a estruturação das atividades de fornecedores, líderes, gestores, colaboradores e até dos clientes.
Mapeie e identifique a causa das perdas
Além dos processos, é preciso mapear todas as perdas que acontecem no empreendimento, e também a causa de cada uma delas. Quanto mais detalhista for a avaliação, menores são as chances de deixar algum problema passar. Por isso, faça um mapeamento completo de tudo o que possa impactar o faturamento da empresa de forma negativa.
É preciso entender que só se resolve um problema a partir do momento que se conhece a sua origem. Por isso, para fazer a prevenção de perdas, é importante fazer a identificação da origem de todos os problemas que envolvem cada um dos processos. Nesse sentido, existem algumas perguntas que podem ser feitas:
- Que tipo de mercadoria está sendo furtada?
- Onde elas ficam expostas?
- Os furtos acontecem externamente ou internamente?
- Quanto esses furtos representam para o faturamento da loja?
Defina estratégias
Nesse ponto, você já identificou todas as perdas e as suas origens. Então, chegou o momento de estabelecer as estratégias necessárias para reduzir, controlar e fazer a prevenção de perdas. Em posse de toda essa informação, fica muito mais fácil encontrar as melhores soluções para pôr em prática.
Entre essas estratégias, é possível incluir a instalação de câmeras ou a contratação de seguranças para o estabelecimento. Outra solução são os treinamentos para capacitar os seus colaboradores. O importante é investir na solução ideal para resolver o problema que já foi detectado, e, em seguida, promover a prevenção de perdas.
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Documente o processo e soluções encontradas
O fato é que a falta de padronização na execução de tarefas é uma das maiores causas de perdas e desperdícios em um empreendimento. Esse problema pode ser solucionado com a aplicação de checklists eletrônicos que centralizam o trabalho e monitoram tudo o que acontece. Dessa forma, você terá alinhamento e eficiência, com o mínimo de perdas possíveis.
O estágio de documentação é fundamental para estruturar um plano de ação de prevenção de perdas. O material deve conter o objetivo das ações, os indicadores de prevenção de perdas e as metas a serem alcançadas, a listagem de tudo que precisa ser feito, o cronograma de cada atividade, os recursos necessários, seus respectivos responsáveis, a previsão de riscos e o plano de contingência.
Motive e capacite a equipe
Novas práticas de prevenção de perdas não dão resultados se os colaboradores não se engajarem. Por isso, essa conscientização é fundamental para que todos estejam cientes do seu papel e da importância da sua participação para que os resultados apareçam. Nesse sentido, a empresa precisa promover treinamentos voltados para esse objetivo.
Veja como motivar uma equipe de promotores nas ações no PDV.
Monitore os dados e aperfeiçoe o plano
Não adianta aplicar essa estratégia uma vez e acreditar que todos os problemas serão resolvidos. É fundamental fazer a renovação desse estudo para que haja o aperfeiçoamento constante dessas ações. Sendo assim, depois de implementar técnicas e ações de prevenção, faça medições a partir de controles internos para saber se o plano está funcionando.
Use a tecnologia a seu favor
É possível acompanhar indicadores com planilhas e cadastros manuais. Mas, se o seu objetivo é fazer a prevenção de perdas, essa não é a melhor estratégia, já que essas ações demandam bastante tempo. Sendo assim, o ideal é investir na automação dos processos de controle de qualidade no varejo, e garantir agilidade e legitimidade.
O PDV é o local de contato entre a marca e o consumidor. Esse é o local onde a empresa tem as maiores chances de gerar receita e potencializar os seus lucros, e ele pode ser físico ou virtual. O principal objetivo dos profissionais é ocupar pontos de vendas com a missão de cuidar do maior ativo de uma empresa: a relação entre a marca e o seu público.
Essa missão costuma se concentrar nos departamentos de trade marketing. Porém, existem empresas que, apesar de não definirem claramente os papéis desses profissionais, desenvolvem as práticas de trade marketing sob a supervisão do time comercial ou mesmo de marketing.
Trade marketing é o conjunto de práticas que objetiva aumentar as vendas e otimizar a atuação dos canais de distribuição. Para gerenciar uma operação de trade marketing completa, independentemente do tamanho da empresa, um grande volume de dados será gerado. E a tecnologia é fundamental para organizar e possibilitar a leitura de tudo isso.
Uma boa solução tecnológica oferece diversos benefícios para a gestão das ações de PDV. Entre eles, podemos citar a gestão estratégica em trade marketing com foco em sell-out, a utilização de indicadores sobre as principais oportunidades e a análise com inteligência de dados.
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