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Com a digitalização sendo acelerada em todos os setores do mercado, o sistema de força de vendas para atacados distribuidores se torna uma necessidade cada vez mais imperativa.

Nessa área, de grande competitividade e marcada pela dinamicidade, um bom sistema de força de vendas ajuda a garantir a retaguarda para que o vendedor externo performe melhor – otimizando tempo produtivo e agilizando pedidos.

A verdade é que, sem um sistema que centralize, automatize e agregue funcionalidades, manter o controle da atuação de cada vendedor, o número de visitas feito e o tempo entre elas torna-se desgastante para o gerente comercial. Isso sem considerar a taxa de conversão e pedidos de vendas, contribuição para o fechamento das metas comerciais, acompanhando em tempo real das vendas e suporte para que o vendedor externo tenha maior produtividade e renda mais.

No entanto, não basta apenas contratar qualquer sistema de força de vendas para que tudo isso seja automaticamente disponibilizado e resolvido. Há grande variabilidade entre as soluções encontradas no mercado.

Por isso, é importante conhecer quais são os reais diferenciais entregues por cada ferramenta, de modo a tornar a escolha mais acertada para que, de fato, você encontre um sistema de força de vendas capaz de impulsionar os resultados de sua equipe.

Neste artigo, descubra tudo que você precisa saber para escolher um bom sistema de força de vendas. Acompanhe a seguir.

Aprenda como alavancar suas vendas!

O que é e o que faz um sistema de força de vendas?

Um sistema de força de vendas permite que os gerentes de vendas vejam, em tempo real, todas as informações sobre a atuação da equipe comercial. Isso inclui o desempenho nas vendas, os pontos fortes e fracos dos representantes, a conquista de metas e muito mais.

Alguns recursos comuns nos sistemas de força de vendas incluem rastreamento de clientes potenciais e leads, calendário de atividade da equipe de vendas, movimentação e correspondência do cliente, bem como avaliação individual do representante de vendas.

Ou seja, tecnologia torna a vida do representante de vendas e do gestor mais simples por meio da automação das tarefas diárias, tais como:

  • Registro de dados de visitas de vendas;

  • Organizar ligações ou visitas de acompanhamento;

  • Planejamento de rota entre compromissos;

  • Monitoramento da equipe de vendas externa;

  • Relatório de vendas.

Quais os benefícios de contar com um sistema de força de vendas

 

1. Banco de dados organizado

O sistema de força de vendas oferece uma visão mais completa de seus clientes. Ele fornece informações de vendas, marketing e atendimento ao cliente para sua empresa, para que todo o departamento permaneça em sincronia e organizado.

Com informações detalhadas das características e preferências do cliente, o sistema de força de vendas permite que os representantes aproveitem ao máximo cada interação e tomem decisões baseadas em dados em tempo real e atualizadas.

2. Previsões de vendas precisas

Informações inadequadas levam a previsões de vendas imprecisas. Um ótimo software de gerenciamento de vendas registra dados com eficiência e fornece informações importantes que tornam mais fácil para os vendedores fazer previsões precisas. Os dados são facilmente gerenciados e projetados. Esse procedimento simples pode ser um grande alívio para os gerentes de vendas.

3. Melhor desempenho da equipe de vendas

O sistema de força de vendas permite que sua equipe se concentre nas vendas em vez de se preocupar com tarefas repetitivas, como atualizar dados, agendar reuniões ou fazer lembretes de acompanhamento. Ele tem a capacidade de configurar automaticamente lembretes de acompanhamento, agendar tarefas necessárias para o processo de vendas e delegar tarefas a membros da equipe.

4. Colaboração interna aprimorada

O sistema de força de vendas pode resumir todo o trabalho realizado por sua equipe de vendas e apresentar essas informações de uma forma que permita que todos os envolvidos entendam o que a equipe está fazendo como um todo.

O fácil acesso a essas informações reduz a necessidade de reuniões demoradas, permitindo que todos se envolvam e se tornem uma parte importante do seu negócio. Esse tipo de revisão geral pode ser informativo e inspirador para todos em sua empresa, independentemente de sua posição.

5. Fontes de chumbo mais bem analisadas

Com um sistema de força de vendas, você tem a capacidade de fazer análises mais precisas sobre o desempenho de venda da empresa. Com base na avaliação das estratégias adotadas e na performance dos vendedores, o gestor pode otimizar o uso dos recursos – aumentando a eficiência das ações comerciais.

Há diferença entre sistema de força de vendas específico e generalista?

Em uma pesquisa rápida após decidir que é hora de contar com todas as vantagens de um bom sistema de força de vendas, você pode já ter se deparado com opções de escopo, valores e entregas bastante diferentes entre si.

Uma das primeiras coisas que é preciso saber é que há muitas ferramentas mais generalistas no mercado. Apesar de apresentarem uma base de funcionalidades que podem ser úteis para começar a organizar a gestão de equipes de vendas, elas apresentam limitações, já que não foram desenvolvidas levando em conta as peculiaridades e necessidades de quem trabalha com atacados distribuidores e com o segmento B2B.

Por isso, para contar com uma solução completa e alinhada aos desafios do setor, a indicação é optar por um sistema específico e que apresente um aprofundamento em relação à produtividade e desempenho do vendedor externo desse segmento.

Como saber se está na hora de adotar um sistema de força de vendas?

Será que seu atacado distribuidor realmente precisa de um sistema de força de vendas? A melhor forma de descobrir a resposta para essa pergunta é fazer uma boa avaliação da maturidade do setor comercial – passando pelos principais sinais que indicam que a tecnologia pode ser bem-vinda:

  • Você está perdendo tempo demais na gestão das informações. Você perde muito tempo apenas consultando e-mails, atualizando planilhas e repassando dados para sua equipe? Esse é um dos principais sinais de que está na hora de começar a usar um sistema de força de vendas.

  • Lentidão no pipeline de vendas. Seu atacado enfrenta lentidão na elaboração de propostas, negociações e fechamento de vendas? A agilidade neste fluxo é outra contribuição do sistema de força de vendas.

  • Falta de informações sobre negócios em andamento. Um sistema de força de vendas permite que você acompanhe em tempo real a performance dos vendedores – conseguindo visualizar quantas oportunidades foram abertas e quantas realmente estão próximas do fechamento.

  • Dificuldade no monitoramento dos vendedores. Você sabe exatamente quais atividades estão sendo desenvolvidas diariamente pelos vendedores? E quais são os resultados conquistados por cada um deles? Se você deseja ter mais controle sobre o desempenho dos representantes comerciais, o sistema de força de vendas é a melhor alternativa.

A integração da força de vendas com um sistema ERP

Com tantas funcionalidades que abrangem toda a organização, muitas empresas assumem que podem utilizar simplesmente uma solução de ERP para todas as suas necessidades. No entanto, é possível alcançar resultados ainda melhores quando há um sistema de força de vendas que realiza integração com ERP.

Afinal, essas soluções digitais apresentam recursos e objetivos diferentes. Enquanto um sistema de força de vendas está focado no desempenho comercial da empresa, o ERP integra os dados de toda a estrutura organizacional – o que inclui os resultados de marketing, vendas, estoque, logística, financeiro, etc.

Portanto, é exatamente neste ponto que ocorre uma intersecção entre essas duas ferramentas. É possível tornar as informações do ERP ainda mais completas com esse tipo de integração, e a força de vendas pode utilizar informações mais ricas que são geradas por conta da integração com ERP.

Veja todas as vantagens de promover essa integração:

  • Assertividade na venda: com a combinação das informações coletadas do cliente com as ações desenvolvidas pelos vendedores, torna-se possível realizar abordagens mais assertivas – entregando uma experiência mais satisfatória ao cliente;

  • Sugestões de vendas: com base nos dados coletados e processados pelas duas ferramentas digitais, você pode ter acesso a boas sugestões de vendas para os seus clientes;

  • Acompanhamento financeiro dos pedidos: a equipe de vendas externa visualiza títulos vencidos ou a vencer, bem como o limite de crédito do cliente. Com base nisso, os vendedores conseguem ajudar nas cobranças e evitar casos de inadimplência;

  • Dados mais confiáveis e atualizados: em vez de ter de acessar dois sistemas diferentes para encontrar as informações que você está buscando, a integração com ERP permite que os dados fiquem centralizados em uma única plataforma;

  • Controle das despesas da equipe comercial: fique de olho no histórico de despesas com viagens, transportes e outros custos necessários para o desenvolvimento das atividades comerciais. Todos esses dados podem ser sincronizados no seu ERP com a integração;

  • Cadeia de processos integrada: quando um vendedor fecha uma venda, essa informação pode automaticamente entrar no seu ERP quando é feita a integração. Isso significa que os controles financeiro, contábil e de estoque podem ser atualizados em tempo real – gerando informações de qualidade para todos os profissionais envolvidos nesses processos.

10 requisitos que um bom sistema de força de vendas deve cumprir

Para elevar a eficiência operacional e ter uma estratégia de vendas de alto desempenho, é preciso contar com o suporte de um sistema que entregue as automatizações e funcionalidades necessárias para que o vendedor externo melhore seu rendimento e sua performance. Isso, claro, combinado ao suporte do gerente comercial, que se torna ainda mais assertivo com o apoio da tecnologia certa.

Portanto, para alavancar seus resultados, na hora de escolher seu sistema de força de vendas, considere:

1. Acompanhamento das vendas em tempo real

A impossibilidade do acompanhamento em tempo real é um dos principais gargalos das operações comerciais com vendedor externo. Problemas e oportunidades surgem sem que o gerente comercial, muitas vezes, nem tenha conhecimento. Além disso, isso representa um suporte bastante limitado para a performance do vendedor que está em contato direto com cada cliente.

Por isso, a possibilidade desse acompanhamento mais próximo e rápido é benéfica para todas as partes. Por vezes, o vendedor externo pode se sentir pressionado a conceder descontos para converter. Mas, com o apoio em tempo real do gestor comercial, que tem acesso fácil e rápido a dados completos e históricos de vendas, conseguindo fazer cruzamentos e análises mais abrangentes, será possível oferecer outro tipo de proposta ou, mesmo, um percentual adequado conforme cada cliente, o que impactará diretamente na lucratividade do negócio.

Ainda, esse tipo de acompanhamento permite que o gerente atue mais preventivamente sobre potenciais focos de problemas, agindo antes que eles evoluam e prejudiquem as operações, o relacionamento com o cliente e a performance comercial.

2. Mobilidade e catálogo digital

O mundo é cada vez menos analógico – e suas ferramentas de vendas? O digital veio para ficar e não embarcar nesse movimento pode até impactar na credibilidade de sua equipe, que pode ser considerada obsoleta por andar com diversos catálogos, propostas, listas de preços e outros materiais impressos. Ainda, esse tipo de material demanda mais tempo para ser atualizado e mais custos de produção.

Em contrapartida, um bom sistema de força de vendas oferece tudo isso na palma da mão do vendedor externo, em smartphones e tablets que podem ser levados com facilidade em suas visitas diárias.

Essa alternativa traz também a certeza de que ele terá materiais atualizados, atrativos e modernos, sendo possível customizar com facilidade a proposta para cada cliente.

3. Fácil usabilidade

Ter um sistema de força de vendas bastante completo, porém que não seja prático ou intuitivo, ao invés de trazer soluções, pode agregar problemas. É preciso combinar uma tecnologia moderna e alinhada à realidade do seu setor com uma interface que seja fácil de usar, que o gerente e o vendedor externo consigam realizar as ações rapidamente e sem maiores dificuldades. Esse ponto é central para garantir uma implementação ágil e uma adoção completa por parte da equipe.

Se para alterar itens do catálogo digital, emitir pedidos ou atualizar tabelas de preço você precisa pedir suporte ou depende de ajustes na programação do sistema, talvez esse produto não ofereça a flexibilidade e autonomia que você precisa no dia a dia tão corrido e dinâmico de seu negócio.

4. Escalabilidade para sua operação de vendas

Vivemos no que especialistas chamam de mundo VUCA – acrônimo para destacar a Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade que marcam nossa realidade e, também, o universo dos negócios.

A verdade é que, constantemente, precisamos refazer planejamentos, ajustar estratégias e agir com rapidez para aproveitar oportunidades e minimizar perdas. Tanto mudanças positivas e aguardadas, como, por exemplo, uma consolidação das redes de atacadistas distribuidores em nichos locais, como as inesperadas e indesejadas, como algumas das trazidas pelo cenário de pandemia para o mercado consumidor, impactam rápida e diretamente nas operações comerciais dos negócios.

É preciso avaliar: como o sistema de força de vendas se encaixa nisso? Ele permite que você acesse e possa cruzar dados para tomar rápidas e melhores decisões? É fácil ampliar seu catálogo digital, ajustar margens de produtos, melhorar a roteirização do vendedor externo a partir de novos critérios? Se sua operação crescer, as licenças fornecidas acompanharão ou limitarão esse crescimento? São cobradas taxas adicionais excessivas que restringem o uso do sistema em uma operação mais robusta de sua empresa?

Pense sobre esses pontos na hora de avaliar as opções de sistemas de força de vendas, considerando se ele é flexível, bem dimensionado e está pronto para apoiar e otimizar a escalabilidade dos negócios e o desempenho da equipe de vendas.

5. Recursos para manter e elevar a satisfação de cada cliente

O desempenho da equipe de vendas depende também do bom atendimento e da satisfação do cliente. Por isso, é importante que o sistema de força de vendas possibilite uma experiência positiva desde as visitas até o pós-venda.

Entre outras coisas, a solução certa para o segmento de atacadistas distribuidores possibilita agilidade e precisão na emissão de pedidos, fácil acesso às tabelas de preços, carregamento rápido de imagens e catálogo digital, etc.

Pode parecer detalhe, mas isso faz toda a diferença na performance dos vendedores externos, que ficam mais confiantes e bem preparados para negociarem com os clientes, com subsídios para orientar e facilitar sua jornada de compras.

Pense por um momento: é mais fácil vender mais para cliente satisfeito ou para aquele que está fugindo das abordagens de seu vendedor externo? O cliente que é bem atendido, além de se manter fiel, estará mais aberto para incrementos em termos de ticket médio, campanhas de cross selling, entre outras. Portanto, construir estratégias, como utilizar tecnologias qualificadas, para manter a satisfação do cliente em alta é um investimento que trará bons dividendos ao longo do tempo.

6. Centralização de informações e funcionalidades chave

Não é porque o vendedor externo atua descentralizadamente que seus dados e operações devem também ser descentralizados, certo? Um bom sistema de força de vendas ajuda a organizar em uma só plataforma todas as informações importantes para o gerente e a equipe comercial.

Além disso, ele também centraliza funcionalidades. Ter de acessar diferentes ferramentas não integradas para as tarefas mais cotidianas é contraproducente, por isso, um sistema eficiente permite que o vendedor externo atue sem perda de tempo ou produtividade.

7. Valorização do tempo produtivo

A máxima que diz que “tempo é dinheiro” mostra-se ainda mais certeira nos dias de hoje. Tempo perdido é sinônimo de dinheiro perdido. Por isso, um bom sistema de força de vendas atua diretamente sobre esse ponto, ajudando a economizar tempo e a otimizar a produtividade do vendedor externo.

Sendo assim, na hora de escolher o sistema, é preciso certificar-se de que ele tem uma arquitetura que suporte um incremento no volume de operações. É importante garantir que relatórios, tabelas de preços, controle de estoque e outros recursos centrais para a equipe de vendas não travem ou demorem para carregar.

Ainda, que ele automatize tarefas acelerando o ciclo de execução dos processos mais burocráticos de rotina do vendedor externo e permita que o profissional foque no que é realmente necessário: fechar vendas.

Esse tipo de solução também deve auxiliar no ganho de tempo no que diz respeito a roteirizações. Fazer o estudo das melhores rotas e sequências de visitas sem uma tecnologia de ponta pode ser moroso e ineficiente. Já com um bom sistema de força de vendas, consegue-se rapidamente desenvolver e ajustar rotas para otimização de tempo e incremento produtivo. Assim, se um novo lead surgir, consegue-se facilmente encaixá-lo no planejamento sem ter um enorme retrabalho e perda de tempo.

8. Integração e comunicação sem ruídos

Manter integrada e bem informada uma equipe que atua externamente é um desafio. Porém, ele pode ser vencido com o apoio de um bom sistema para força de vendas. Ao escolher o seu, verifique se ele ajuda a organizar e centralizar dados e a torná-los facilmente acessíveis ao vendedor externo no que diz respeito também ao trabalho de seus pares e à equipe de back office, sobre a performance geral do setor, de modo a fazê-lo sentir-se integrado ao restante da equipe e compreender o que está sendo feito e conquistado por todo o time de vendas.

Isso trará o ganho adicional de reduzir a necessidade de reuniões frequentes, que acabam reduzindo o tempo produtivo do vendedor ao fazê-lo sair de campo para reuniões que, muitas vezes, poderiam ser evitadas se o profissional tivesse acesso remotamente aos dados de que precisa.

9. Funcionamento on e offline

No momento de avaliar qual sistema de força de vendas utilizar em sua empresa, leve em consideração se ele será operacional mesmo sem acesso à internet. Se o vendedor externo estiver em um cliente sem rede no momento, ele precisa ser capaz de emitir pedidos de venda, não é mesmo?

Portanto, lembre-se de checar se a solução permite que o acesso à tabela de preços, estoque, entre outras funcionalidades possa ser feito também offline.

10. Integração com outras tecnologias

A adoção se torna mais facilitada e a entrega de valor mais clara quando o sistema de força de vendas integra-se com outras ferramentas já utilizadas na empresa, como ERP, ferramentas de comunicação instantânea, entre outras.

Isso também facilita o trabalho do gerente comercial, evitando redundâncias de informações, perda de tempo na transposição ou redigitação de dados, etc.

Principais funções que um sistema de força de vendas precisa ter

Você está pensando em começar a usar um sistema de força de vendas, mas não sabe como tomar a melhor decisão? Aqui estão as principais funções que você deve buscar para obter os melhores resultados:

1. Roteirização de visitas para representantes de vendas

Um recurso importante do software de vendas é a tecnologia de roteirização de visitas.

Com a roteirização, os gerentes serão capazes de puxar um mapa de seus territórios de vendas e acompanhar em tempo real o andamento das visitas dos representantes. Além disso, a tecnologia de roteirização também ajuda no planejamento de rota diária e nas informações contextuais entregues para o vendedor.

Por exemplo, ao usar a localização em tempo real do representante, o software detecta quaisquer contas ou oportunidades próximas e destaca problemas recentes ou correspondência que eles tiveram com a empresa.

Essas informações são puxadas discretamente para o painel do software de vendas, o que significa que os representantes não perdem tempo vasculhando o sistema tentando encontrá-las. São pequenas sutilezas como essa que têm um grande efeito na redução do ciclo de vendas e no aumento da eficiência dos representantes que trabalham fora do escritório.

Para terminar, essa funcionalidade também monta uma agenda de visitas para o representante, de acordo com as prioridades configuradas e com os deslocamentos para cada local, otimizando a rota.

2. Previsão de vendas

Outro benefício da tecnologia de automação da força de vendas é sua capacidade de otimizar o processo de previsão de vendas para gerentes e diretores. Os dados coletados pelo software podem ser extrapolados e usados ​​para prever a receita futura para o próximo mês, trimestre ou mesmo ano financeiro.

Os resultados dessas previsões ajudam no planejamento financeiro, orçamento de marketing, carteiras de investimentos, compra de ações, bem como na determinação das metas de vendas para a equipe.

Os sistemas de força de vendas permitem aos gestores implantar métodos quantitativos de previsão de vendas que preferirem, como a análise de tendências que, por meio do estudo de dados de vendas anteriores, permite identificar certas tendências que podem ser usadas para prever flutuações semelhantes no futuro.

3. Catálogo digital

Ter um catálogo online está na moda hoje em dia, mas muitos distribuidores atacadistas têm prateleiras cheias de catálogos impressos de fabricantes. É fácil perceber por quê. Por décadas, esses catálogos foram um componente central no processo de vendas, conectando clientes de varejo e clientes de atacado a linhas de produtos e detalhes de preços.

Hoje, os tempos realmente mudaram. O software de vendas também oferece à sua equipe a possibilidade de ter os catálogos de produtos na mão, em seus smartphones.

Os benefícios de mudar para um método de entrega digital não se limitam a simplesmente ter um catálogo impresso em formato digital. Os catálogos digitais incorporam muitos outros elementos que são impossíveis de imprimir.

Galerias de fotos com ângulos diferentes, guias de dados detalhados do produto e ferramentas interativas que complementam o caminho para a compra são alguns exemplos.

Um catálogo também pode ser vinculado a uma solução completa de comércio eletrônico, criando um novo fluxo de receita com pouco esforço extra. Conforme os clientes verificam seus produtos disponíveis, eles podem simplesmente clicar para adicioná-los a um pedido e concluir o processo de finalização da compra conforme sua conveniência.

4. Montagem e status do pedido

O sistema de força de vendas também permite que os representantes de vendas fechem pedidos ali mesmo, durante a visita. Além de aproveitar o senso de urgência, isso aumenta a satisfação do cliente, que tem suas demandas atendidas de maneira mais rápida e conveniente.

O aplicativo de vendas em tempo real ainda ajuda você com informações como o status do pedido. Se você está fazendo negócios com produtos específicos, pode rastrear e saber a localização exata dos produtos.

Isso permite que o representante informe como está um pedido pendente sem que tenha que conversar com a pessoa de logística, bastando abrir o aplicativo e verificar ele mesmo.

Você também pode informar ao cliente se a entrega está atrasada devido a alguns problemas. Essa atitude preocupada das empresas em relação aos clientes cria uma boa impressão geral e gera fidelidade.

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