Quais as funcionalidades de um sistema de logística?
Em vez de ler, que tal ouvir?
Um sistema de logística atende ao negócio na medida em que tem as melhores funcionalidades disponíveis, conforme as demandas do setor. Mas, a cada dia surgem novas soluções, de modo que escolher entre elas é trabalhoso.
A seguir, confira quais as funcionalidades ideais de um software de controle logístico para ajudá-lo a fazer a melhor escolha.
O que é um sistema logístico?
Segundo o engenheiro de produção, Ronald H. Ballou, sistema logístico é um programa com soluções para logística, que pode ser acessado via computadores e dispositivos móveis.
Isso porque eles estão na nuvem e viabilizam um amplo espaço para armazenar informações em servidores remotos.
Os dados estão acessíveis 24h ao dia, de qualquer lugar com conexão online, por usuários autorizados no controle de acesso. Há total disponibilidade para máquinas autorizadas, sem custos de hospedagens e servidores locais.
O software de controle logístico integra as operações de um armazém para alertar sobre acontecimentos e enviar relatórios. As tarefas do dia a dia logístico estão centralizadas na aplicação, que analisa dados para maximizar recursos e reduzir falhas.
Essas tecnologias contribuem para configurar ambientes corporativos e direcionar as empresas para o inovador mundo da transformação digital.
Como a automatização realiza diversas tarefas analíticas da gestão, com esses programas, os gestores ganham tempo. O time executivo pode se dedicar mais ao pensamento estratégico na busca de diferenciais mercadológicos para melhorar a carteira de clientes.
Qual a importância de um sistema de logística para o seu atacado ou distribuidor?
Antes de apresentarmos as funcionalidades essenciais para um sistema de logística, é preciso destacar como esses recursos tecnológicos agregam vantagens.
O software de controle logístico auxilia na mitigação de erros de endereços e diminuição do tempo de ociosidade da frota.
Também contribui para melhorar a efetividade no consumo de combustível, nos planejamentos das cargas e para uma lenta depreciação da frota. Em resumo, esses são os principais benefícios:
- Fácil acessibilidade;
- Economia operacional;
- Efetividade mobile;
- Logística otimizada;
- Intercâmbio de informações;
- Integrar softwares;
- Planejamento simplificado;
- Redução de despesas.
Fácil acessibilidade
Uma vez que os dados estão na nuvem, o acesso não fica restrito ao horário comercial da empresa. Mesmo distante do local de trabalho, como, por exemplo, durante viagens de negócios, um gestor tem acesso aos dados.
Economia operacional
Não é preciso reservar espaço na organização para instalar servidores ou data centers. O sistema de logística está disponível por servidores remotos e seguros.
Isso abate muitos custos, porque o atacado ou distribuidor não precisa investir em equipamentos locais caríssimos. A despesa leva em conta o consumo real de espaço online e recursos, sem dispêndios por funcionalidades não utilizadas.
Efetividade mobile
Com smartphones, tablets, e outros dispositivos móveis, dá para acessar ou trocar informações nos sistemas de logística. Há agilidade nos trabalhos colaborativos, em tempo real e à distância.
Motoristas recebem via celular os conteúdos de treinos ou mudança de rota, com um clique no celular. O sistema de logística apoia o uso dos dispositivos móveis para melhorar a gestão de entrega.
Logística otimizada
Com o sistema de logística, é mais rápido encontrar dados. Ao usarmos as plataformas virtuais intuitivas, controlamos e otimizamos processos logísticos em tempo real, como:
- Armazenamento e validade dos itens;
- Contatos de fretes;
- EDI (Troca Eletrônica de Dados);
- Entregas de produtos;
- Emissões (NF-e, CIOT, RPA, MDF-e, CT-e, entre outros dados);
- Expedição de pedidos;
- Localização dos veículos;
- Operações (número de motoristas em trânsito, aguardando entrega, entre outros dados);
- Planilhas;
- Roteirização;
- Validação de dados.
Integrar informações
Uma das vantagens nos sistemas de logística é possibilitar a troca de informações instantâneas entre as pessoas envolvidas no processo.
Uma aplicação é quando a transportadora acessa o mesmo sistema dos clientes e verifica problemas operacionais. Exemplos: Cobrança, prazo de entrega ou outros dados.
Os softwares na nuvem integram as partes envolvidas no serviço logístico com confiança, eficiência e agilidade.
Integrar softwares
Com uma simples configuração, um software de controle logístico é capaz de integrar outros programas de gestão, como, por exemplo:
- Um sistema de gestão empresarial, conhecido também como ERP (Enterprise Resource Planning).
- Sistema de Gerenciamento de Transporte, ou, TMS.
Sistemas TMS e ERP são integráveis aos sistemas de logística para centralizar as informações. Isso potencializa o controle das operações.
Qual a diferença entre acompanhamento de entregas com ou sem integração a ERP? Assista ao vídeo a seguir:
Planejamento simplificado
Ao começar a usar um sistema de logística, o gestor logo percebe que a tecnologia facilita o planejamento, pois informa as principais respostas para a tomada de decisões. Assim, podemos planejar com segurança o curto, médio e longo-prazo.
Com o acompanhamento dos resultados da análise de dados do software, a gestão tem condições de saber se as ações planejadas são efetivas ou necessitam de ajustes operacionais.
Rapidamente, é possível saber o consumo médio de combustível por carro, quais são os motoristas mais produtivos, as movimentações de peças no armazém e outras informações relevantes ao negócio.
Redução das despesas
Um dos pontos positivos mais aguardados por quem investe no sistema de logística é a redução dos custos. Com um excelente planejamento, auxiliado por dados, há possibilidade de criar alternativas e prever contratempos em tempo hábil.
Alguns processos automatizados dos softwares logísticos alertam sobre pedidos ou produtos vencidos. As soluções também contribuem para agilizar a produtividade com perfeição técnica em processos como:
- Preencher planilhas;
- Gerar alertas;
- Informar sobre status via e-mail.
A acuracidade dos sistemas de logísticas reduz a necessidade de retrabalhos, de reentregas e retorno de mercadorias.
O vídeo abaixo mostra como programas de controle logísticos integrados diminuem os custos nas operações logísticas:
8 funcionalidades que um sistema de logística precisa ter realmente
Visões gerais, indicadores produtivos e alertas das jornadas de trabalho formam a base das funcionalidades para um eficiente sistema logístico. Vale destacar as 8 funções mais procuradas nos programas de logística por experientes gerentes de operações:
1 – Alerta do tempo máximo de entrega
O alerta de tempo máximo mostra quando o prazo para entregar está prestes a expirar ou já expirou. Com essa informação, a logística reorganiza as operações para evitar os longos atrasos.
Se o prazo de entrega não for respeitado, o consumidor tem direito de registrar uma reclamação ao Procon, e, por consequência, a empresa pode receber multas.
Diante de tantos pedidos que uma corporação atende a cada dia, o alerta de tempo máximo é fundamental para evitar a perda do comando da pontualidade.
2 – Alerta do vencimento da CNH (Carteira Nacional de Habilitação)
Assim como uma distribuidora tem várias encomendas para entregar em um dia, também existem diversos motoristas no trabalho diário. Nesse contexto, recursos automatizados para analisar as condições legais de cada condutor facilitam o comando da gestão.
Primeiro, o gestor insere os dados de todos os motoristas. Depois, o sistema alerta quando faltarem 60, 30 ou menos dias para a expiração de cada CNH, de acordo com a configuração por parte do gestor que gerencia o sistema de logística.
Pelo CTB (Código de Trânsito Brasileiro), a multa por trafegar com a CNH vencida é gravíssima. O motorista fica impossibilitado de dirigir se autuado, prejudicando o planejamento logístico.
3 – Alerta de devolução
O entregador envia um alerta para avisar que o cliente não vai receber a mercadoria. Assim, a empresa pode entrar em contato para negociar a entrega com o próximo veículo que deve sair da Central.
Na negociação após o alerta de devolução, é iniciado um ciclo de novas experiências com o cliente. Isso pode garantir que ao menos algumas partes da mercadoria total em atraso sejam enviadas.
Se o alerta de parada for emitido (em razão de um problema mecânico no caminhão) e a entrega atrasar, fazendo o cliente recusar o recebimento, outro alerta de devolução é acionado para a Central explicar o ocorrido.
4 – Alerta do tempo de espera de um motorista no cliente
Esse recurso alerta sobre o tempo que um profissional espera para o caminhão descarregar ou carregar mercadorias.
Além de controlar as operações logísticas, também é possível otimizar as tarefas com criatividade operacional em virtude do recurso.
Por exemplo, se o alerta disparar após 2 horas paradas, então, esse período pode ser considerado um tempo de descanso.
5 – Relatórios de gestão de entregas
Alguns softwares disponibilizam dezenas de relatórios relacionados aos dados das entregas. Há painéis online intuitivos que demonstram em gráficos a evolução dos envios.
Com esses relatórios, a gestão recebe alertas se existirem furos na sequência de entregas que são capazes de atrasar muito o planejamento, por exemplo.
Dá até para analisar as auditorias ou ter total controle do ciclo de entrega, com base em informações nos relatórios gerenciais dos sistemas de logística, que analisam milhões de dados rapidamente.
6 – Localização precisa dos clientes
Com a localização exata de clientes, é habilitada uma série de serviços. Por exemplo, podemos obter resultados precisos nas campanhas de marketing ao informar novidades a qualquer momento.
Desse jeito, é possível facilitar as estratégias das entregas. Um gestor logístico consegue segmentar os perfis de clientes seguindo as rotas de localidade para otimizar trajetos.
7 – Acompanhamento das rotas e roteirização
Recursos para acompanhamentos das rotas possibilitam a observação em tempo real. Ao notar o desvio do caminho planejado, a gestão pode tentar entrar em contato com o motorista ou acionar as forças policiais por suspeita de roubos e sequestros.
Roteirização
O sistema de cargas fracionadas está em alta na logística, um processo em que o mesmo veículo conclui diferentes envios no único trajeto. Para essa estratégia funcionar, são indicados os roteirizadores de entregas que otimizam o acompanhamento das rotas.
Para entregar rápido e no prazo correto, faz toda a diferença elaborar mapas com um roteirizador. Esse programa é responsável por traçar as melhores rotas ao calcular a quilometragem, após o lançamento dos dados de todas as entregas do dia.
A roteirização automática gera muito valor para práticas, como carregar ou distribuir cargas, assim como organizar as rotas. O roteirizador reduz o desgaste de veículos e a utilização de recursos para completar os trajetos.
Os roteirizadores mais avançados elaboram as rotas ao levarem em conta dados como:
- Combustível;
- Exigências de clientes;
- Histórico de assaltos ou acidentes na região;
- Locais para carregamento e descarregamento;
- Número de entregas;
- Percurso;
- Pedágios;
- Restrições de horários.
8 – Otimização das mercadorias no caminhão
Otimizar o espaço no caminhão para as mercadorias é uma tarefa auxiliada por sistemas de logística.
O sistema de otimização de carregamento do software logístico serve para carregar fardos, paletes ou caixas de produtos no contêiner ou veículo, de maneira a maximizar a ocupação do espaço.
Essa tecnologia executa cálculos de centimetragem, pesos e quantidade para planejar o espaço do veículo. Ela também calcula dados de custeio para negociar os preços e disponibilizar visualização em 3D ao plano de carga.
Na base dos dados operacionais da empresa, o sistema desenvolve relatórios com históricos de carregamentos.
Atualização de sistemas logísticos
Para obter alto desempenho da tecnologia logística, é necessário manter sempre atualizado o conjunto de dados no software de controle logístico.
Somente com os números atuais os gestores podem explorar o melhor da tecnologia, para entender em que ponto investir para gerar melhorias, evoluir a política de entregas ou tomar qualquer outra decisão que defina o destino corporativo.
Conheça detalhes das soluções que oferece a MáximaTech, um sistema de logística com todas as vantagens e funcionalidades que você precisa para otimizar as operações e diminuir os custos logísticos.
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