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A ruptura de estoque, certamente, está na lista de piores pesadelos no atacado distribuidor. E por um bom motivo. Esse é um problema que não apenas leva à perda de vendas, mas também resulta em menor satisfação do cliente e níveis mais baixos de lealdade. Os compradores muitas vezes se sentem decepcionados quando você não tem o que procuram e a última coisa que você quer é decepcionar os clientes.

Felizmente, porém, existem várias soluções para seus problemas de falta de estoque. Muitas causas de rupturas podem ser evitadas tomando medidas para entender melhor seu negócio e produtos vendidos. Dessa forma, você age antes que o problema realmente surja.

Neste artigo, confira algumas dicas para evitar ruptura de estoque no atacado distribuidor. Confira!

O que é ruptura de estoque

A ruptura de estoque pode ser definida como a indisponibilidade de itens ou produtos específicos quando o cliente está pronto para comprar. Em lojas físicas, isso geralmente significa lacunas óbvias nas prateleiras de uma loja. Já no atacado distribuidor, apesar de não existirem consumidores finais circulando pelas prateleiras da loja, os problemas continuam muito graves.

Além disso, as empresas do atacado distribuidor que já migraram para as vendas online podem ter problemas ainda maiores com a ruptura de estoque. Afinal, a falta de estoque pode ser ainda mais frustrante para os consumidores, já que muitas vezes há pouco para indicar se a falta de estoque se deve a um problema técnico temporário ou uma grande interrupção na cadeia de abastecimento.

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As complicações causadas pela ruptura de estoque

Como você deve imaginar, a ruptura de estoque gera diversas consequências negativas no atacado distribuir. Veja quais são as principais delas:

  • Perda de vendas diretas

  • Impacto reduzido das promoções

  • Reputação / fidelidade à marca prejudicada

  • Maior probabilidade de o consumidor experimentar a marca concorrente

  • Diminuição da satisfação do cliente

  • Aumento dos custos operacionais

  • Diminuição na precisão de previsão e pedido

Quais as principais causas da ruptura de estoque?

Confira quais são as principais causas que podem levar a problemas de ruptura de estoque na sua empresa:

Disparidades entre contagens de itens

Uma das causas mais comuns de rupturas é uma disparidade entre as contagens de itens e o registro de quantas unidades de um determinado item tem em estoque.

Existem quatro razões principais pelas quais pode haver discrepâncias entre as contagens de itens:

  • Erro humano

  • Problemas técnicos

  • Encolhimento ou perda de mercadorias devido a danos ou roubo

  • Uma combinação dos anteriores

Embora seja difícil de quantificar, muitos erros na gestão de estoque podem muitas vezes ser atribuídos a erro humano. A contagem incorreta de itens pode ser muito fácil durante os períodos de maior movimento – o que torna os erros não apenas possíveis, mas até prováveis em alguns ambientes.

Problemas técnicos também podem causar disparidades entre uma contagem de itens e outra. Muitos depósitos e centros de distribuição contam com sistemas computadorizados de gerenciamento de estoque. Mas quando esses sistemas apresentam problemas técnicos, como tempo de inatividade do data center ou há um atraso na sincronização entre dois sistemas computadorizados, as discrepâncias nas contagens de itens se tornam mais prováveis.

Às vezes, uma combinação desses dois fatores é responsável pelas incompatibilidades de estoque. Assim como é muito fácil para o ocupado pessoal do armazém fazer a contagem incorreta de itens manualmente, é igualmente fácil inserir os dados errados em um sistema de gerenciamento de estoque.

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Previsão inadequada e relatórios imprecisos

A ruptura de estoque é frequentemente causada por picos inesperados na demanda do consumidor. No entanto, previsões inadequadas ou relatórios imprecisos também podem causar falta de estoque.

A maioria das empresas provavelmente poderia lhe contar seus itens mais populares imediatamente – mas muitos, inadvertidamente, permitem que seus produtos mais populares sejam vendidos devido a previsões inadequadas. Se um atacadista não pode antecipar efetivamente a demanda por um item específico, é quase inevitável que alguns clientes acabem desapontados quando esse item não estiver disponível.

Da mesma forma, relatórios imprecisos podem causar falta de estoque. Os gestores só podem tomar decisões de negócios com base nos dados disponíveis para eles. Se os relatórios de vendas são imprecisos, tomar decisões informadas sobre compras de estoque se torna muito mais difícil.

Problemas de entrega e logística

Embora muitos problemas de gerenciamento de estoque estejam sob o controle dos atacadistas, os problemas logísticos muitas vezes não estão.

Os gestores podem não ser capazes de fazer muito a respeito das condições climáticas ou dos problemas mecânicos de um veículo de entrega. Infelizmente, os problemas de logística nem sempre são tão simples. Assim como é fácil para as mercadorias serem perdidas pelo pessoal do armazém, é igualmente fácil para a remessa errada ser entregue no local certo.

6 conselhos para evitar rupturas de estoque

1. Domine seus prazos de entrega

O estoque de mercadorias existe para que você possa atender aos pedidos dos clientes até que um novo pedido seja feito aos fornecedores, certo? Se os fornecedores fossem capazes de entregar seus pedidos 5 minutos após o pedido de compra, não teria a necessidade de manter armazéns repletos de produtos em estoque.

Portanto, o grande ponto em questão é o tempo que os fornecedores levam para entregar um pedido de compra. Quanto mais curtos forem esses prazos, melhor. Dessa forma, você consegue atender à demanda do cliente e minimizar o tempo entre o pagamento do estoque e o recebimento da receita.

Mais do que isso, essa é uma ótima forma de manter os níveis de estoque precisos e evitar rupturas de estoque.

2. Calcule os níveis mínimos de estoque

O nível mínimo de estoque representa a menor quantidade de determinado produto que você deseja ter em seus armazéns. Quando essa quantidade é atingida, está no momento de fazer um novo pedido de compra.

No momento de calcular o nível mínimo de estoque, é fundamental levar dois pontos em consideração: a demanda dos clientes e o tempo que leva para o fornecedor entregar os produtos.

Porém, é importante ficar atento às diferenças entre os produtos. Afinal, é provável que o valor do nível mínimo de estoque seja diferente para cada produto que você vende – os itens tendem a ter taxas de demanda diferentes e variam em quanto tempo leva para receber a entrega de reposição.

Mantendo seus estoques sempre acima do nível mínimo, você reduz drasticamente as chances de ruptura de estoque.

3. Use uma previsão de demanda precisa

Uma boa forma de evitar rupturas de estoque é aumentando a precisão da previsão de demanda. Com base em relatórios e dados históricos de vendas, você pode ter uma visão muito clara sobre a quantidade de mercadorias que precisa ter em estoque para satisfazer a demanda ao longo do ano.

Além de evitar a ruptura, essa ainda é uma forma de reduzir os custos com a gestão do estoque. Afinal, você evita estocar produtos para mais ou para menos em seu armazém.

Toda essa análise de dados preditiva prepara para tomar decisões de negócios com base nos meses anteriores – ajudando a estimar o tamanho correto do seu estoque.

4. Faça uso do estoque de segurança

Uma outra técnica usada para minimizar os riscos da ruptura de estoque no atacado distribuidor é manter um nível de segurança de estoque. Trata-se de uma margem de produtos que acima do nível ideal do estoque que é usada para evitar imprevistos.

5. Fique de olhos nos principais indicadores de estoque para monitorar

Uma das formas inteligentes de evitar a ruptura de estoque é monitorando os indicadores. Ao analisar as informações sobre os estoques, é possível extrair insights muito valiosos.

Veja quais são os principais desses indicadores para monitorar:

Prazo de entrega (tempo de ciclo do pedido)

O tempo de processamento, ou tempo de ciclo do pedido, é um indicador que fornece uma visão instantânea de quão eficientemente o processamento de seu pedido está funcionando.

Longos prazos de entrega significam que provavelmente há gargalos ou lacunas em algum lugar ao longo do caminho que precisam ser resolvidos. Esses prazos de entrega estendidos podem levar a outros custos disparados também, como custos de armazenamento, pois você acaba com um produto que fica parado ocupando espaço nas prateleiras.

Encolhimento

O encolhimento é definido como a diferença entre o estoque real disponível e o que está sendo exibido no papel. Também conhecido como a quantidade de produto perdido devido a erro do funcionário, fraude do fornecedor ou erros administrativos.

Existem alguns motivos principais para acompanhar de perto esse indicador:

  • Primeiro, a quantidade de fraude ou roubo que está ocorrendo em sua cadeia de suprimentos pode ajudar a determinar o estado geral de sua cultura de negócios e áreas de administração que precisam ser trabalhadas.

  • E, em segundo lugar, o encolhimento permite que você saiba quanto estoque extra você precisa produzir para manter os pedidos e atender à demanda sem ficar aquém.

Custos de armazenamento

Este indicador é útil para determinar quanto lucro está disponível para ser obtido com o estoque existente. Geralmente descritos como uma porcentagem do valor de todo o estoque disponível, os custos de armazenamento são calculados sobre o custo total de armazenamento desse estoque. O cálculo geralmente inclui estes fatores:

  • Custos de espaço do armazém

  • Custos do empregado

  • Custos de seguro

  • Depreciação

É importante ter essa métrica em mãos ao determinar o aumento do resultado final que você pode obter ao simplificar os processos existentes e trabalhar para eliminar a necessidade de armazenar mercadorias por longos períodos de tempo.

Mais do que isso, essa é uma informação importante de ser cruzada quando estamos falando sobre ruptura de estoque. Afinal, o objetivo é reduzir os custos de armazenamento, mas sem que isso afete a capacidade de atender os clientes com eficiência.

Giro de estoque

O giro de estoque também é um dos indicadores de performance mais importantes para o atacado distribuidor e para qualquer negócio que trabalhe com grandes movimentações de mercadorias.

Giro de estoque é a definição de um estoque médio – um padrão para abastecimentos – e quantas vezes esse ele é adquirido. Vamos supor que, para um produto específico, você costuma comprar uma quantidade X a cada 15 dias. Se em um semestre passou a comprar 2X nesse período de tempo, isso significa que seu giro de estoque aumentou, então, as vendas estão crescendo.

O giro de estoque permite entender as variações para mais ou menos das compras dos seus produtos, e isso traz muitas informações relacionadas a indicadores de desempenho da loja, do mercado e, é claro, do atacado distribuidor.

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6. Automatize tarefas com um software de gerenciamento de estoque

Finalmente, precisamos ressaltar a importância da tecnologia para evitar a ruptura de estoque. Ao usar uma solução digital, é possível aumentar a precisão logística por meio de processos de categorização, documentação, relatório e análise de dados. Métodos simples de caneta e papel ou planilha de gerenciamento de dados de inventário estão desatualizados e geralmente geram resultados ruins.

Com o surgimento de softwares sofisticados de gerenciamento de estoque, as empresas têm a oportunidade de melhorar sua precisão, eliminando a possibilidade de erro humano. As empresas podem aproveitar esta ferramenta para um processo de rastreamento mais eficiente e preciso de seu estoque.

Além disso, você pode rastrear baixos níveis de estoque e identificar rapidamente os pontos de reposição para cada um de seus produtos. A partir disso, torna-se mais fácil evitar a ocorrência de rupturas de estoque.

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