Como elaborar um relatório de vendas do atacado distribuidor
Um bom relatório de vendas possibilita planejar ações comerciais por meio de análises periódicas, ampliando o índice de acerto e corrigindo erros. Ele ajuda a empresa a aumentar a competitividade no mercado, e não é diferente no setor atacadista distribuidor.
O gestor comercial atacadista sabe que não basta apenas a sua equipe vender. É preciso planejar e monitorar suas atividades para aumentar as vendas e não perder espaço para a concorrência.
Para isso, é necessário dispor de relatórios de vendas eficazes, que realmente reflitam os resultados obtidos pelo time. Agora, o que seria um relatório de vendas realmente eficaz? Como ele deve ser configurado e, posteriormente, analisado?
Essas são perguntas que buscamos responder ao longo deste artigo.
Confira!
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O que é um relatório de vendas
Um relatório de vendas é um resumo de todas as atividades de vendas que ocorrem em um período específico de tempo. Nele, os dados são organizados de forma a comunicar informações significativas sobre o progresso da equipe comercial e o crescimento geral da empresa.
Quanto a sua utilidade, o relatório de vendas permite que a equipe, os gerentes e executivos da empresa avaliem o desempenho de seus produtos ou serviços. Isso os ajuda a tomar melhores decisões no futuro e evitar problemas em potencial.
Essa análise inclui mapear estratégias de crescimento eficazes, identificar clientes ideais e descobrir como otimizar o processo de vendas. Por exemplo, se uma das campanhas promocionais não está gerando vendas suficientes ou atraindo o tipo errado de clientes, você pode considerar alterá-la ou interrompê-la completamente para obter melhores resultados.
Os relatórios de vendas são, geralmente, criados por líderes de equipe ou gerentes do departamento comercial, e podem ser formatados de diferentes maneiras para comunicar dados importantes com eficácia. Você pode criar seu relatório de vendas como um documento de várias páginas, uma apresentação e até mesmo fazer infográficos a partir dele.
Em suma, um relatório eficaz é aquele que está disponível sempre quando algum integrante da equipe, ou o próprio gestor comercial, precisa. Também é de fácil acesso e com as informações necessárias para serem tomadas as melhores ações estratégicas.
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Como deve ser um relatório de vendas
É imprudente generalizar determinando como deve ser um relatório de vendas, pois existem diferentes necessidades de report e análise nos negócios. Em linhas gerais, contudo, algumas características estão sempre presentes nos relatórios.
Um bom relatório de vendas deve fornecer um overview instantâneo do exercício comercial em um momento específico, facilitando tomadas ágeis e inteligentes de decisão. Além disso, deve ajudar a encontrar novas oportunidades de mercado em potencial e mostrar onde é preciso melhorar os resultados.
Quanto ao formato, relatórios de vendas podem ser diários, rastreando KPIs de vendas que são relevantes diariamente (número de telefonemas ou reuniões marcadas por um representante ou o número de leads criados, por exemplo).
Normalmente, os modelos semanais tendem a monitorar o número de negócios fechados pela equipe ou a receita gerada. Já o mensal fornece uma imagem mais aprofundada da atividade de cada representante de vendas ou da equipe como um todo.
Colocar tudo junto em painéis de vendas permitirá automatizar os dados e se concentrar em tarefas centradas no ser humano, sem a necessidade de cálculos manuais demorados e exportações repetitivas.
Existem, também, diferentes variações de relatórios que enfocam aspectos diversos: o desempenho das vendas em geral, detalhando a receita gerada, a evolução do volume de vendas, o medindo em relação à meta de vendas pré-definida, o valor de vida do cliente, etc.
Há, também, relatórios com foco no próprio representante e no desempenho do seu ciclo de vendas, desde a geração de leads até o fechamento de um negócio.
Por que um bom relatório de vendas é importante no atacado distribuidor
A importância do relatório de vendas não pode ser superestimada. Ele ajuda os gerentes a monitorarem o desempenho de sua equipe de vendas, planejar estratégias eficazes, decidir sobre um processo de previsão e, o mais importante, manter ou reduzir a duração do ciclo de vendas.
É o relatório de vendas que mantém o gerenciamento informado sobre as atividades de vendas, para que possam saber o que está permitindo e impedindo o sucesso de sua equipe.
Normalmente, os relatórios regulares permitem que o time comercial responda rapidamente a algumas das questões mais importantes que precisam abordar para impulsionar seu crescimento, tais como:
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quem são nossos clientes ideais?
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de onde vêm nossas melhores oportunidades?
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o que motiva novos clientes a comprar?
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que fatores impedem um cliente potencial de comprar?
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existe algum gargalo em nosso pipeline de vendas? Se sim, como podemos melhorá-lo?
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os representantes individuais estão atingindo suas cotas?
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a equipe está no caminho certo para atender às metas de vendas específicas?
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o que nosso principal representante de vendas está fazendo que o resto da equipe pode replicar?
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como as vendas deste trimestre se comparam aos períodos anteriores?
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qual é nossa margem de lucro?
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qual é o ticket médio de um determinado perfil de cliente?
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qual é a nossa projeção para o próximo período ou trimestre?
É fundamental que os relatórios mais detalhados mostrem dados sobre a produtividade, os pontos fortes e fracos da força de vendas – mas, também, que tragam informações sobre os clientes e parceiros de negócios.
Nos últimos anos, como o mercado atacadista distribuidor tem mergulhado mais a fundo na transformação digital, a capacidade analítica de um bom relatório de vendas é mais factível. Logo, também se espera que as lideranças comerciais desse segmento melhorem suas capacidades analíticas e consigam traçar e executar planos de ação com eficiência e em tempo hábil.
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Como elaborar um relatório de vendas eficaz
Confira nossas dicas de desenho de um bom relatório de vendas para seu negócio atacadista distribuidor!
Identifique o propósito do seu relatório
Você não pode colocar todos os dados em seu relatório de vendas. A chave é se concentrar apenas nos que ajudam você ou a empresa a atingir objetivos específicos.
Em primeiro lugar, pergunte a si mesmo o porquê está elaborando um relatório de vendas. Você está medindo a eficácia de suas campanhas promocionais? Deseja identificar tendências interessantes nas vendas ao longo de um período de tempo? Ou seu relatório de vendas foi elaborado para motivar sua equipe a ter um melhor desempenho?
Conhecer o propósito de seu relatório de vendas o ajudará a coletar e analisar o tipo certo de dados. Isso também auxilia a determinar o escopo de seu relatório, como o período de tempo para o relatório – tornando mais provável que sua apresentação de vendas seja um sucesso.
Defina os modelos de relatórios com o time
A criação e o ajuste dos relatórios de vendas devem ser realizados com a plena participação da equipe comercial – e, se necessário, de outros departamentos do atacado distribuidor, que vão contribuir para identificar pontos relevantes.
É sempre bom ter em mente que, muitas vezes, o vendedor acaba esquecendo de comentar algumas coisas com o cliente. No entanto, depois, isso pode dificultar ações internas, como, por exemplo, um desconto especial para certo mix de produtos.
Assim, fica mais fácil treinar a equipe para entender e tomar atitudes que tragam novos resultados.
Por exemplo, se você está tentando entender o quão lucrativo é um determinado segmento de clientes, seu relatório de vendas deve se concentrar em quanta receita esse segmento gerou para sua empresa, quais estratégias foram empregadas para maximizar o lucro no passado e quão eficazes elas foram.
Conheça o público do relatório
Depois de saber exatamente por que está criando um relatório de vendas, a próxima etapa é definir público. A ideia é conseguir fazer com que ele entenda as informações da melhor maneira possível.
Um chefe de marketing, por exemplo, provavelmente estaria interessado em um relatório de vendas que detalha quais campanhas de marketing geraram vendas mais lucrativas.
Mas, se você estiver apresentando o relatório de vendas para a alta administração, deve se concentrar mais no “quadro geral”, como o crescimento geral das negociações, em vez de mergulhar nos detalhes.
É sua função criar relatórios que tenham o seu público em mente para que eles encontrem as informações relevantes e tenham o conhecimento necessário para tomar decisões futuras.
Conscientize a sua equipe comercial
Uma das funções do gestor comercial é “vender” a ideia do relatório de vendas para o time.
O gestor pode fazer periodicamente reuniões de análise dos indicadores para procurar desvios e, logicamente, propor planos de ações.
Outro detalhe importante é cadastrar as informações corretas no relatório. É possível conscientizar os vendedores sobre isso por meio de palestras, reuniões e exemplos reais de casos em que os dados foram preenchidos erroneamente e causaram danos à empresa, por exemplo.
Faça uso de recursos visuais
A maneira como você apresenta os dados ao seu público é tão importante quanto os próprios dados. É aqui que a visualização de dados pode ajudá-lo.
Em vez de esperar que os gerentes examinem tabelas cheias de números e extraiam informações valiosas delas, use gráficos e tabelas para ilustrar os dados.
Por exemplo, um gráfico de linha pode ajudar a mostrar o aumento ou diminuição na receita durante um período de tempo. Um gráfico de pizza pode ilustrar quanto cada produto contribui para as vendas totais. E os gráficos de barras podem ser usados para comparar o desempenho dos funcionários.
A visualização de dados ajuda a tornar seu relatório de vendas fácil de entender e digerir. Ele também pode destacar tendências importantes e apontar quaisquer problemas que possam estar afetando suas vendas.
Além disso, o uso de recursos visuais pode ajudá-lo a criar um relatório atraente, que evite que o público cochile.
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Coloque os números em contexto
Por si só, os números podem ser enganosos e levar a julgamentos errôneos.
É por isso que é importante sempre contextualizar os dados que você apresenta, em vez de apenas entregar um monte de números.
Por exemplo, uma queda alarmante nas vendas em um mês pode confundir um executivo e levá-lo a tomar decisões precipitadas. Mas uma nota em seu relatório explicando por que as vendas caíram, como devido às más condições climáticas na área, pode ajudar a evitar erros na interpretação das tendências reais.
Certifique-se de saber o porquê por trás de cada informação incluída em seu relatório de vendas.
Automatize o relatório de vendas
A chave é automatizar os relatórios de vendas, já que pode ser um processo lento se for feito manualmente e pode atrapalhar a produtividade da sua equipe comercial.
Mesmo que o vendedor tenha uma planilha Excel como suporte, se tiver que ficar copiando e colando valores para gerar um relatório, o processo se torna improdutivo e suscetível a erros.
A solução é que os relatórios sejam definidos por meio de sistemas de gestão comercial que fazem esse processo automaticamente, sendo necessário apenas definir alguns parâmetros para gerar os relatórios. Hoje, existem no mercado, inclusive, soluções móveis para esse fim.
Use um sistema que facilite a geração de um bom relatório de vendas
Todas essas etapas que listamos são fundamentais, mas não precisam ser realizadas manualmente. O ideal é contar com um sistema de gestão comercial no qual os dados são imputados, processados e, em seguida, analisados com agilidade e eficiência.
Você já conhece o maxGestão?
Essa solução facilita o monitoramento do desempenho da equipe comercial, além de fornecer outras funcionalidades fundamentais. Quais sejam:
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acompanhamento do desempenho do time de vendas externas;
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facilidade para autorização imediata de descontos;
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possibilidade de aumento de limite de crédito de clientes;
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consultas de preços, promoções, estoque, posição de pedido e saúde financeira de clientes;
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agilidade na geração de relatórios executivos e gráficos;
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acompanhamento da localização dos vendedores externos e dos RCAs;
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relatórios gerenciais a qualquer hora e lugar;
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relatórios gerenciais organizados por fornecedor, seção, equipe, departamento, região e filial;
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permite o ajuste da rota original do RCA criada no WinThor e compara a rota executada com a planejada;
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informa os clientes com e sem visita e os visitados sem venda;
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calcula a eficiência do RCA: agendamento x visitas x positivados;
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através da geolocalização, localiza a emissão do pedido de venda e define a rota do vendedor.
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MáximaCast · #41 – As vantagens do maxGestão On PremisesComo você viu, ao contar com relatórios eficientes no atacado distribuidor o gestor facilita sua tomada de decisão para análise de indicadores de desempenho e resultados ajudando-o a pensar estrategicamente em como aumentar as vendas e também compartilhar os sucessos com a equipe de vendas proporcionando um feedback constante.
Para saber mais, baixe nosso infográfico gratuito com as 7 estratégias para atacado distribuidor para aumentar a eficiência da equipe de vendas que irão ajudar o gestor comercial a motivar o seu time e, consequentemente, aumentar o desempenho da área no atacado distribuidor.
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