Como mapear seu processo de distribuição e corrigir falhas
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As organizações precisam de mais visibilidade sobre seu processo de distribuição do que nunca. Essa é a melhor forma de encontrarem áreas para melhoria e maior eficiência, reduzir as chances de interrupção e permanecer competitivas.
Para colocar isso em prática, a estratégia adotada é o mapeamento desses processos. Trata-se de uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que descreve visualmente o fluxo de trabalho adotado nas rotinas de distribuição.
Com base nessas informações, torna-se possível gerenciar com mais eficiência todo o processo de logística. Por outro lado, sem um mapa do processo de distribuição, as muitas fases dessa rotina caem rapidamente em uma confusão caótica.
Neste artigo vamos entender como você pode mapear seu processo de distribuição e corrigir falhas. Confira.
A importância do acompanhamento de processos
Uma organização é composta de inúmeros processos, certo? São vários setores que ficam responsáveis pelas diversas atividades necessárias para que seja possível atender aos clientes e promover o crescimento do negócio. E cada um desses setores precisa ter processos bem definidos para cumprir seus objetivos.
O mapeamento de processos de negócios facilita a visualização de todas as etapas necessárias para a conclusão de uma tarefa – seja criar um produto, contratar um funcionário, cumprir as obrigações contábeis ou garantir a distribuição das mercadorias.
Geralmente, o mapeamento é colocado em prática com uma representação visual de todas as fases envolvidas. Com base nisso, é possível compreender várias informações essenciais: porque o processo existe, qual é o padrão para o sucesso, quem é responsável, quando ele deve ser executado e onde diferentes etapas ocorrerão.
Dessa forma, o mapeamento de processos de negócios promove a transparência, não apenas para aqueles dentro da empresa, mas para todas as partes interessadas – especialmente aquelas envolvidas na conformidade.
Há muitas razões pelas quais as empresas optam por mapear seus processos de negócios. Os benefícios, especialmente hoje, na era do desenvolvimento de software, são numerosos. A seguir, estão alguns motivos pelos quais sua organização deseja mapear processos:
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Permite que todos vejam o processo da mesma maneira
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Diminui erros de procedimento
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Cria entendimento entre áreas multifuncionais
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Ajuda todos a ver o “estado atual”
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Diminui o desperdício, identificando gargalos e lacunas
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Facilita a identificação de potenciais de melhorias
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Permite o monitoramento de métricas e indicadores
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Por que é preciso dar uma atenção especial ao processo de distribuição?
Uma organização que possui falhas no processo de distribuição precisa encarar diversos custos desnecessários – além de outras complicações que podem surgir. Para compreender isso, basta pensar em uma entrega para o cliente que atrasou por falhas internas.
Nessa situação, é preciso encarar custos extras para acelerar o processo de entrega e lidar com um cliente insatisfeito – que pode não voltar a comprar da sua empresa por essa razão. Ou seja, trata-se de um cenário nada otimista.
Ao dar uma atenção especial ao processo de distribuição, o gestor passa a ter mais informações sobre todo o fluxo de trabalho – do começo ao fim. Com base nisso, torna-se mais fácil atender às expectativas dos clientes e da organização.
Para que o processo de distribuição funcione, você deseja ter o item certo na quantidade certa, na hora certa, no lugar certo, pelo preço certo, na condição certa e no cliente certo.
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Ou seja, são muitas as variáveis que precisam estar alinhadas. E isso engloba o gerenciamento de recursos que podem variar de bens tangíveis (como materiais, equipamentos e suprimentos) a outros itens de consumo. Ao fazer isso, o gerenciamento dos processos lida com a integração do fluxo de informações e suas ferramentas de gerenciamento, manuseio de materiais, embalagem de produção, estoque, transporte, armazenamento e, às vezes, segurança.
Obviamente, o objetivo do gerenciamento do processo de distribuição é encontrar maneiras mais eficientes e eficazes de garantir que as mercadorias sejam entregues ao cliente. Ou seja, a força motriz dessas ações é atender à demanda dos clientes e fornecer o melhor serviço possível para reter consumidores e manter sua satisfação.
Como os clientes exigem um serviço melhor, é necessário enviar mais rapidamente, com mais precisão e com um alto nível de qualidade. É através da gestão da distribuição que a satisfação do cliente é alcançada.
Portanto, mapear os processos de distribuição contribui com o sucesso da organização de várias formas:
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Ajuda a aumentar a receita
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Melhora o atendimento ao cliente
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Aumenta a boa reputação e a marca da empresa, o que, por sua vez, cria novos e mais negócios
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Contribui com a economia de custos nas operações, controlando os fundos recebidos, mantendo o estoque no nível certo e organizando o fluxo reverso de mercadorias
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Como é possível mapear todo o processo de distribuição?
Mas, afinal, como é possível mapear todo o processo de distribuição? Preparamos um passo a passo para guiá-lo ao longo deste processo. Acompanhe:
1. Determine seus objetivos
Dentro de toda uma cadeia de valor da empresa, cada processo possui um objetivo específico a ser considerado em todas as atividades da organização, contribuindo para a consecução de seus objetivos finais.
Nesse ponto, precisamos entender claramente qual é o papel do processo de distribuição no contexto geral do negócio. Ou seja, qual é a razão de sua existência? Como a distribuição impacta nos resultados da empresa? Esse é o passo inicial para mapear todas as etapas do processo com mais clareza – sempre mantendo em mente o objetivo final das atividades.
2. Identifique quais são os resultados do processo
Qual os resultados que você busca com o processo de distribuição? Geralmente, eles englobam a entrega das mercadorias no seu destino com eficiência – dentro do prazo e com os menores custos possíveis.
Apesar de parecer algo muito intuitivo, é importante transformar os resultados esperados em algo tangível. Dessa forma, será possível alinhar os processos mapeados para que eles realmente possam contribuir positivamente dentro desse contexto.
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3. Identifique as entradas do processo
Entradas são todos os elementos que são modificados durante o processo para agregar valor à cadeia de distribuição. Eles podem ser físicos ou de outras formas, como informações e dados, por exemplo.
Um processo de distribuição é iniciado pelo recebimento de um pedido de um cliente, certo? Essa é, certamente, uma das entradas. Mas também é necessário pensar sobre a entrada física dos produtos, equipamentos e outras variáveis fundamentais para o processo. Todos esses são pontos importantes para um mapeamento preciso.
4. Identifique os componentes do processo
Depois de analisar as entradas do processo, também é preciso avaliar os outros componentes que auxiliam para alcançar os objetivos da distribuição – como materiais, energia, maquinário, recursos humanos, metodologias, tecnologias, entre outros.
5. Identifique os fornecedores do processo
Se houver entradas, há alguém responsável por encaminhá-las para o início do processo. Para incluir isso no mapeamento do seu processo de distribuição, considere que existem dois tipos de fornecedores:
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Internos: pessoas ou grupos da empresa que fornecem as entradas ou componentes do processo.
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Externos: empresas ou indivíduos que fornecem à organização insumos, serviços e matérias-primas.
6. Entenda os limites do processo
Os limites são os pontos extremos de um processo quando você inicia e termina. O recebimento de entradas caracteriza o início do processo e seu término ocorre com a entrega das saídas.
Ou seja, é preciso delimitar quando o processo de distribuição inicia e quando ele termina. Somente dessa forma será possível estruturar um fluxo de atividades que engloba todas as etapas – garantindo a eficiência do início ao fim.
7. Documente o processo atual
Uma etapa fundamental no mapeamento do processo de distribuição e correção de falhas é documentar como ele ocorre atualmente. Para isso, uma das maneiras comumente usadas é criar um fluxograma – com informações coletadas diretamente das operações desenvolvidas pela sua equipe.
8. Identifique melhorias necessárias
É hora de ver o que está funcionando e o que não está no processo. Anomalias, atrasos e gargalos devem ser destacados – assim como atividades críticas e aquelas que agregam mais valor devem ser identificadas.
Finalmente, deve-se prestar muita atenção às atividades que entram em contato direto com o cliente final para garantir que eles tenham a melhor experiência possível.
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9. Redesenhe os processos e implemente as mudanças necessárias
Novamente, a documentação é crucial para que quaisquer melhorias sejam padronizadas e escaladas no futuro. Você pode usar o fluxograma e outras ferramentas mais apropriadas para esta documentação do processo, obtendo o melhor resultado possível.
As ferramentas certas também podem ajudar nas etapas de mapeamento de processos, como um software que permite a gestão de todo o processo de distribuição. Alguns possuem recursos que fornecem informações e fluxo aprimorados, transparência, indicadores de monitoramento em tempo real e relatórios de gerenciamento para facilitar a visualização e interpretação.
Com base nesses dados, torna-se possível corrigir as falhas no processo de distribuição com as mudanças necessárias para que as atividades sejam concluídas com uma eficiência cada vez maior.
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Dicas para gerenciamento logístico inteligente
O gerenciamento de logística envolve muito planejamento: quanto mais etapas, melhor. Ao considerar todas as etapas do produto, sua distribuição e o retorno de materiais e suprimentos, é mais provável que você aumente a eficiência e a receita.
Mais do que mapear o processo de distribuição, é importante dar atenção ao gerenciamento de toda a logística- porém, quanto maior a operação, mais complexa e difícil é a sua gestão. Para estar preparado e ter o melhor plano possível, seguem algumas dicas:
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Tenha um plano forte: quanto mais completo for o seu plano, menos você terá que pensar. Sempre haverá problemas, e há tantos riscos potenciais que é difícil lidar com todos eles, mas planejar com antecedência e em detalhes pode ajudar a mitigar atrasos e outras obstruções ao fluxo claro de logística.
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Faça um plano B: não importa quão bom seja o seu plano inicial, sempre pode surgir algo que ele não vai gerenciar. É por isso que você precisa de um plano de contingência para cada elemento do seu plano de logística para responder a problemas imprevistos que possam surgir. Além disso, é importante saber quando desistir do plano original e passar para o secundário.
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Aprenda com os erros: isso vale para quase tudo. Você terá erros na sua jornada de gerenciamento de logística. Isso é um fato. O que não é garantido é que você aprenderá com eles, para que não aconteçam novamente. Portanto, reserve um tempo para analisar o que você fez, onde funcionou e onde não funcionou e obtenha feedback da sua equipe.
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Automatize processos: a automação é uma maneira integrada de tornar o fluxo de trabalho mais eficiente. Existem processos que podem ser ajudados através da automação de tarefas, desde o rastreamento até o monitoramento da entrega – passando pelo gerenciamento de frota e do estoque.
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Garanta a eficiência da distribuição com a tecnologia!
A tecnologia pode se tornar sua grande aliada para otimizar toda a logística da sua empresa. Com o uso de soluções digitais, você facilita não apenas o mapeamento do processo de distribuição, mas, também, integra as informações necessárias para uma gestão eficiente.
Um software pode ajudá-lo a mapear, analisar, visualizar e otimizar esse complexo quebra-cabeça logístico. Dessa forma, você consegue enxergar o fluxo de processos e toda sua execução – passando pela metrificação e identificação de pontos de melhoria. Além disso, ainda é possível automatizar diversas das rotinas do departamento.
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