Gestão de frotas: como evitar a ociosidade?
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A ociosidade de frota de caminhões em um atacado distribuidor apresenta um conjunto único de desafios. Os custos de combustível, manutenção, segurança dos motoristas e uso dos veículos estão entre as muitas preocupações que tiram o sono dos gerentes de logística.
Mas há um obstáculo que leva a maiores dores de cabeça do que os outros: a logística de distribuição. Essa atividade é essencial para manter a operação funcionando da maneira mais eficiente e com os menores custos.
Para que você saiba como otimizar a distribuição de caminhões e evitar a ociosidade, vamos conferir uma série de dicas para a eficiência na gestão de frota. Vamos lá?
Qual a importância da gestão para evitar ociosidade de frota?
A ideia de ociosidade de frota se refere a quantidade de veículos que ficam parados no pátio da empresa, além aqueles que rodam vazios. A partir do momento em que essas situações se tornam frequentes, começam a representar custos desnecessários no fluxo de caixa da companhia.
Uma gestão de frota bem cuidadosa gera uma série de benefícios para o atacado distribuidor. Veja a seguir quais são os principais deles:
Gerenciamento dos custos de combustível e manutenção
Tentar manter e abastecer sua frota conforme a necessidade pode ser muito semelhante a secar sua varanda enquanto ainda está chovendo. Para evitar isso, é fundamental estruturar um processo de gestão de frota que permita acompanhar de forma eficiente as necessidades dos veículos – com informações de qualidade para embasar as decisões.
Visibilidade em tempo real da frota
Saber o status de sua frota permite que você implemente mudanças em tempo real para corrigir falhas e otimizar o desempenho. Os relatórios periódicos podem capturar apenas uma visão estática das atividades, o que significa que as mudanças só ocorrerão após o fato – gerando uma perda no desempenho.
Melhoraria da segurança do motorista
A gestão da frota não se limita a manter os seus veículos em bom estado de funcionamento – também garante a segurança das pessoas que os conduzem. Veículos com manutenção inadequada podem colocar seus motoristas em perigo na estrada. Acompanhe os alertas de segurança importantes para manter seus veículos funcionando perfeitamente e seus motoristas seguros.
Veículos seguros e confiáveis
Um veículo quebrado é um veículo que precisa ser substituído – levando a mais recursos gastos em novos equipamentos em vez de direcioná-los para o crescimento da empresa. Quando há monitoramento constante dos veículos por meio do gerenciamento de frota, você identifica os problemas do veículo antes que ele se torne completamente desativado.
Vida útil mais longa do veículo
Uma boa gestão de frota vai ajudá-lo a notificar os motoristas sobre indicadores de quilometragem, bem como outros indicadores de desempenho. Isso garante que os veículos sejam devidamente cuidados, resultando em uma vida mais longa e mais gratificante na estrada.
Maiores taxas de retenção de clientes
Mesmo que indiretamente, os consumidores também se beneficiam de uma boa gestão de frota. Afinal, esse gerenciamento torna possível uma entrega eficiente e eficaz. Em última análise, ao aumentar a satisfação do cliente, você garante a melhor chance de reter negócios valiosos.
Quais são os principais desafios para uma gestão de frota?
Acabamos de ver os diversos benefícios da gestão, além de evitar a ociosidade de frota. Porém, nem sempre é possível alcançar a eficiência desejada neste processo por conta dos desafios que existem no caminho. Veja quais são os principais desses desafios:
Acompanhar a demanda dos clientes
Um dos grandes desafios da gestão de frota é acompanhar a demanda dos clientes, especialmente considerando as mudanças do mercado.
Se os seus clientes tiverem um aumento na demanda e precisarem de mais assistência para a frota, será preciso aumentar sua capacidade para atendê-los. Por outro lado, se eles enfrentarem uma desaceleração, será preciso encontrar formas de contornar essa complicação.
Manter seus veículos bem cuidados
Outro dos desafios na gestão, para que a ociosidade de frota seja afastada, é garantir que os veículos estejam sempre em boas condições para realizar os serviços de entrega.
Se você precisar cortar custos, certos reparos não essenciais, como arranhões e amassados, podem esperar. O importante é certificar-se de que seus veículos estão em boas condições de uso. Cumpra o cronograma de manutenção e você terá menos probabilidade de enfrentar problemas no futuro.
Em momentos em que os motoristas de sua frota estão usando menos os carros, também é importante certificar-se de realizar pequenos cuidados – como ficar atento a pneus furados e, ocasionalmente, ligar o motor para preservar a bateria.
Cuidar dos motoristas
Lidar com pessoas é sempre um desafio – e na logística isso não é exceção. Além de prestar atenção nos veículos, também é importante garantir que seus motoristas estejam satisfeitos e tenham boas condições de trabalho.
Mais do que isso, você precisa acompanhar as flutuações do mercado. Se você teve um aumento na demanda, certifique-se de não sobrecarregar os profissionais. Se a demanda caiu, seus motoristas ficaram preocupados com seu sustento, então veja se você pode fazer parceria com outras empresas, que não têm motoristas e veículos.
Evitar a sobrecarga de informações
Uma frota de centenas de veículos gera uma grande quantidade de dados para os gerentes de frota revisarem. Quanto maior a frota, mais informações são geradas. Considere que os dispositivos GPS são configurados para atualizar suas posições várias vezes dentro de uma hora. Com isso, podem surgir centenas ou milhares de atualizações dentro de um dia de trabalho – sobrecarregando os gerentes.
Garantir que todos os ativos da frota sejam totalmente utilizados
Quanto maior uma empresa, mais ativos precisam ser gerenciados e utilizados. Isso aumenta a chance de os ativos ‘desaparecerem’ ou não serem utilizados em todo o seu potencial, o que representa uma perda significativa de investimento e custo para a empresa.
Gerenciamento de equipes dispersas geograficamente
O gerenciamento de grandes frotas também envolve o gerenciamento de ativos em uma ampla área geográfica. Frotas que operam em fronteiras estaduais, ou mesmo internacionalmente, enfrentam dificuldades para se comunicar com motoristas remotos. Ter controle sobre tudo isso pode facilmente se tornar um desafio.
Controlar o uso não autorizado dos ativos da empresa
Os gerentes de frota podem não conseguir monitorar todos os ativos de maneira eficaz. O uso indevido dos ativos da empresa, como o uso de veículos fora do horário de trabalho ou fora das áreas designadas, juntamente com direção perigosa, pode resultar em custos adicionais para a empresa.
O que é ociosidade de frota?
A ociosidade de frota diz respeito a quantidade de veículos que ficam parados no pátio da empresa. Além disso, ela também leva em conta aqueles que rodam vazios pelas estradas. Caso essas situações se tornem frequentes, podem começar a trazer custos desnecessários no fluxo de caixa da empresa.
Todos os veículos que estiverem parados nas dependências da companhia, trazem gastos com manutenção, seguro, imposto, etc. Já aqueles que trafegam vazios, representam, além dessas despesas, custos extras com combustível, mão de obra, pedágios, entre outros.
Por que é importante evitar a ociosidade de frota?
Como vimos, os prejuízos e dores de cabeça, trazidos pela ociosidade de frota, são inúmeros. E apesar de que, muitas vezes, as empresas conseguem transpor esse problema, isso pode impedir que a mesma cresça, se desenvolva, ou mesmo se mantenha no mercado.
Sendo assim, é imprescindível fazer uma boa gestão, sempre buscando evitar que esse tipo de comportamento ocorra dentro de sua companhia.
8 dicas para evitar a ociosidade de frota
Uma logística eficiente, que envolva o planejamento dos roteiros, garante que haja mais cargas para compor suas rotas. Com isso, há um aproveitamento da frota, reduzindo a ociosidade de frota e motoristas ao realizar as entregas e aumentando os lucros.
Isso porque, ao aproveitar melhor o percurso de entrega, é possível otimizar o transporte, reduzindo os custos fixos desse processo. Para tanto, você pode usar o endereço de entrega e criar uma rota simples, bastando considerar os seguintes pontos:
1. Separe os veículos de acordo com a rota de entrega
Para quem tem uma frota com veículos diversificados, para transportes diferentes, é importante fazer um planejamento levando em consideração o volume de carga que será destinado a cada caminhão.
Assim, nenhum veículo terá sua capacidade subutilizada ou ficará sobrecarregado, otimizando seus gastos e reduzindo custos. Isso também ajuda na hora de fazer avaliações quanto ao desempenho geral dos veículos e motoristas no processo logístico.
2. Defina rotas fixas
Você pode criar roteiros fixos, que incluem aqueles clientes com entregas regulares localizados em uma mesma região. Assim, sempre que houver pedidos deles, não será preciso fazer o planejamento da entrega do zero: basta alocar o pedido à rota definida para aquele ponto e acionar a logística.
3. Tenha um calendário de entregas
Com um bom software para auxiliar no processo de roteirização e gestão de frota, você pode definir um calendário para aumentar a eficiência das entregas, fugindo das restrições e dos horários de pico no trânsito. Isso também aumenta a satisfação do cliente, que vai saber quando seus pedidos serão entregues. Um bom software também ajuda a definir a frequência e os dias de entrega de acordo com a rota e o volume de cada região.
4. Levante as dificuldades dos trajetos
Você não quer ter problemas durante suas entregas, por isso, é essencial mapear regiões perigosas e volume de tráfego por horário para criar soluções que otimizem a distribuição de caminhões ou definir alternativas em caso de alguma eventualidade. Assim, você reduz os riscos de acidentes, atrasos, roubos e multas de trânsito.
5. Avalie as particularidades de cada cliente
É comum haver clientes que exijam horários de entregas ou proíbam o transporte de suas cargas junto com a de outras empresas. Essas particularidades devem ser levantadas e compiladas para que suas rotas e a distribuição da frota sejam feitas atendendo a cada uma dessas exigências.
6. Preze por relatórios de dados abrangentes
Receber relatórios de dados detalhados sobre o comportamento do motorista – incluindo tempo, velocidade e dados do veículo – certamente pode ajudá-lo a melhorar a gestão para reduzir a ociosidade de frota. Além disso, você também pode observar motoristas e rotas específicas para otimizar o desempenho de sua frota.
7. Alertas de manutenção de veículos
A realização de manutenção preventiva em seus veículos pode ser apoiada por alertas e relatórios que monitoram a economia de combustível e a eficiência, o histórico de velocidade e o status do motor. Com base nisso, você pode aumentar a eficiência da rota e evitar que sua frota fique ociosa.
8. Crie incentivos de comportamento
Criar incentivos para seus motoristas que praticam comportamentos responsáveis ao volante é uma ótima maneira de criar uma cultura de motorista cautelosa em sua frota. Incentivos como a criação de um concurso que premie os motoristas de alto desempenho ou aqueles com o mínimo de tempo ocioso do motor criam uma cultura coesa e responsável.
Qual a importância de um processo de roteirização eficiente?
A logística em um atacado distribuidor é essencial para o sucesso do negócio. O processo de distribuição e entrega gera altos custos e está diretamente ligado à satisfação do cliente – ponto fundamental para fidelizá-lo e mantê-lo como consumidor da empresa.
Contudo, a gestão de frota gera altos custos, que envolvem desde o combustível para os veículos até pequenas manutenções, como a troca dos pneus, e, se não forem bem gerenciados, podem representar um problema para a operação e o caixa da empresa.
Com isso, os gestores de frotas enxergam a importância de acompanhar a roteirização e buscar maneiras de torná-la cada vez mais eficiente. Isso porque, mesmo que os processos internos sejam bem estruturados, o risco de problemas e atrasos é grande se o controle de entregas não for bem feito, o que impacta diretamente no sucesso do negócio.
Quanto mais eficiente for o processo de roteirização, menor será a ociosidade de frota de veículos. Para isso, é cada vez maior a importância de utilizar um software para fazer a gestão da frota e roteirização.
Com as soluções de logística da MáximaTech, você pode gerenciar automaticamente suas cargas, definindo a melhor e mais econômica rota para suas entregas. Trace a melhor a rota para que suas entregas sejam feitas no menor tempo e na menor quilometragem possível – levando em consideração o local e as restrições do cliente, o tipo de caminhão utilizado e o tipo de mercadorias a entregar.
Com isso, você resolve diversos desafios:
- Alto custo com o combustível e a manutenção da frota;
- Rápida depreciação da frota;
- Planejamento informal da rota, feito pelo motorista;
- Ineficiência no planejamento das cargas;
- Não utilização de toda a capacidade de cada caminhão.
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