Ter a agenda de visitas eficaz é fundamental para a produtividade da sua equipe de vendas.

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Uma roteirização de vendedores eficaz, com agenda de visitas, pode tornar sua equipe mais produtiva, melhorar a cobertura do cliente, aumentar as vendas gerais e reduzir custos. Por outro lado, uma agenda desequilibrada e mudanças constantes na divisão de territórios podem prejudicar a produtividade, bem como as relações de trabalho entre clientes e gerentes de vendas.

É por isso que é tão importante trabalhar em sua agenda de visitas e roteirização, esteja você iniciando ou atualizando uma existente. A seguir, a gente traz algumas dicas de como otimizar a sua agenda de visitas. Confira.

O que é uma agenda de visitas e como montar seu roteiro?

A agenda de visitas é um plano de ação viável para atingir os clientes certos e implementar metas de receita e crescimento consistentes das vendas ao longo do tempo.

Tradicionalmente, os territórios de vendas eram criados por localização geográfica. No entanto, hoje em dia, foram ampliados para incluir diferentes setores, tipos de clientes e outros segmentos.

A melhor maneira de iniciar uma agenda de visitas é, primeiro, olhar para seus clientes, leads e prospects.

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1. Defina seu mercado, analise e segmente clientes existentes

Para a agenda de visitas, você deve dividir seus clientes em segmentos com base em várias características, como: setor, local, histórico de compras e qualquer outra coisa relevante para a organização.

Pergunte a si mesmo: “Quem são os principais clientes, prospects e leads”? Depois, os caracterize em três grupos.

O primeiro grupo deve ser seus melhores clientes, ou aqueles que exigem pouco esforço. Ele deve ser seguido pelo segundo grupo: aqueles que exigem um pouco mais de trabalho, mas que você confia que têm um ganho de receita potencial para justificar o extra exigido dos representantes de vendas.

O terceiro grupo para montar a agenda de visitas deve ser de clientes que exigem muito trabalho. Com esses grupos formados, você pode decidir como usar melhor seus recursos.

Para descobrir quais são as principais tendências em sua região ou mercado, verifique os dados de vendas que já foram coletados. Analise para descobrir quais territórios mostram sinais de crescimento e os atribua aos representantes de vendas que teriam mais sucesso com base em seus pontos fortes.

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2. Realize a análise SWOT

Em seguida, ainda no caminho de análise antes da agenda de visitas, você deve identificar os pontos fortes e fracos da sua equipe de vendas, e as oportunidades e ameaças externas com o que é conhecido como análise SWOT.

Uma análise SWOT é um processo que identifica fatores internos e externos que podem afetar o desempenho da organização. Quando você entender melhor seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, poderá desenvolver um plano mais forte de território de vendas.

Forças (Strengths)

Todos trazem talentos e habilidades diferentes para o trabalho, por isso, é importante entender bem o que sua equipe tem a oferecer para ajudá-la a se destacar e alcançar seus objetivos.

Considere o time, mas também pense nos pontos fortes individuais dos representantes de vendas. Afinal, os pontos fortes não se limitam apenas aos membros da equipe; eles refletem a organização como um todo também.

Conhecer os pontos fortes dos membros do time ajudará você a definir melhor a agenda de visitas e decidir quais representantes de vendas atribuir aos territórios. Potenciais forças podem incluir:

  • Base diversificada de clientes;
  • Base de distribuição estabelecida;
  • Excelente equipe de atendimento.

Fraquezas (Weaknesses)

Quais fraquezas você precisa tratar? Pense nas fraquezas da sua equipe, mas também no processo de vendas.

Exemplos:

  • Uma área geográfica muito grande;
  • Falta de tempo para desenvolver a compreensão dos produtos, mercados e processo de vendas;
  • Não entender as reais necessidades de seus clientes.

Oportunidades (Opportunities)

Há alguma oportunidade em seu mercado que você possa aproveitar? Esses dados também podem ser descobertos usando o software CRM.

Exemplos:

  • Mercados inexplorados;
  • Territórios mal servidos;
  • Demanda crescente por produto ou serviço.

Ameaças (Threats)

Dê uma olhada nas maiores ameaças em cada território e considere quais no seu ambiente de vendas você se defenderá.

Algumas ameaças que você pode descobrir incluem:

  • Concorrentes lutando pela mesma participação de mercado;
  • Mudanças na tecnologia;
  • Novos padrões regulatórios e do setor.

3. Defina e crie metas

Para fazer um plano de território de vendas e agenda de visitas bem-sucedidos, você deve criar parâmetros claros e metas realistas para a equipe, bem como para os territórios de representantes de vendas individuais.

Para fazer isso, consolide as tendências que você descobriu para criar metas e objetivos realistas do S.M.A.R.T — específicos (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (achievable), relevantes (relevant) e baseados no tempo (time based).

Ter cotas de vendas é uma ótima maneira de motivar os vendedores, mas se você achar que eles não estão cumprindo essas cotas, terá um problema. Pode haver pontos fracos no pipeline de vendas ou, talvez, você precise buscar novas oportunidades. Para definir metas e pontos de referência para a equipe, considere usar a abordagem de cima para baixo.

Conheça algumas dicas para construir e liderar um time de vendas de sucesso:

Usando a abordagem de cima para baixo para cotas de vendas (em que você define uma meta para o período e depois atribui cotas de vendas para apoiar essa meta), é possível revisar os dados dos períodos anteriores para ter uma ideia do que sua equipe conseguiu realizar no passado, e qual seria um objetivo realista para o futuro. Isso pode ajudá-lo a decidir quantas novas oportunidades você precisará buscar para atingir esse objetivo.

4. Desenvolva estratégias para atingir seus objetivos

Com segmentos e objetivos claros de clientes, é hora de criar estratégias para ter sucesso.

Usando as informações coletadas até agora, você pode elaborar uma distribuição uniforme de regiões ou mercados específicos entre os representantes individuais.

A análise SWOT fornece uma ideia melhor de como atribuir as habilidades e talentos dos membros da sua equipe em um território.

Os segmentos de clientes ajudarão você a descobrir com qual frequência as contas diferentes devem ser contatadas, e como entrar em contato com elas.

Além disso, considere seus recursos:

  • De que recursos seus vendedores de vendas precisam para gerenciar suas contas?
  • Quais vendedores de vendas têm as habilidades ou conexões necessárias?
  • Existem recursos externos que você pode usar para ajudar?

Ao criar seu plano de ação, não se esqueça de analisar quais são suas ações de alta alavancagem, quais recursos são necessários, datas de vencimento e marcos importantes.

5. Revise e acompanhe seus resultados

A etapa final para uma agenda de visitas é reservar um tempo para revisar e acompanhar os resultados e otimizar a roteirização. Isso é importante para medir o progresso e ver como o plano está afetando as vendas.

Você deve usar sua agenda de visitas como um guia para produzir os resultados pretendidos, e ajustá-la regularmente quando necessário.

Como a tecnologia pode ajudar com a agenda de visitas?

As empresas enviam seus vendedores externos para conversar com leads qualificados ou clientes em potencial. Os vendedores precisam se lembrar de todos os compromissos e planejar as visitas de vendas manualmente. Às vezes, eles também precisam coletar informações e verificar documentos.

Contar com um processo manual aumenta a probabilidade de perder muitas reuniões e reduz significativamente a eficiência do representante de vendas. É por isso que muitas empresas adotaram o aplicativo de vendas em campo para tornar seus vendedores mais produtivos.

Para entender melhor, veja em vídeo como esse app pode resolver os problemas e aprimorar seu processo de vendas:

Interessante, certo? Um aplicativo de vendas em campo equipa sua força de vendas para maximizar suas capacidades e aumentar a produtividade. Ela pode lidar com todas as facetas das vendas usando um único aplicativo no celular. Mais quais são os benefícios e o que ele faz? Vamos dar uma olhada:

1. Marcar presença digitalmente

Você não precisa manter um registro ou um sistema de atendimento separado ao usar um aplicativo de vendas em campo. Seus agentes podem fazer check-in usando o app e registrar sua presença. A tecnologia de presença geográfica pode ser usada para localizar seus agentes e marcar automaticamente a presença quando os funcionários pousam em áreas designadas.

2. Gerenciar agendamento diário

Seus vendedores poderão ver todas as reuniões do dia com detalhes, como horário, local e muito mais. Eles podem planejar o dia de forma eficaz e otimizar rotas e tempo de viagem com inteligência.

3. Descubra leads próximos

O aplicativo permite que os agentes rastreiem os leads nas proximidades. Eles podem acessar o endereço dos leads no mapa e agendar uma reunião com os mais próximos.

4. Planejamento de rota mais inteligente

Seu vendedor externo não tem como planejar suas rotas sem um aplicativo. Eles apenas têm os endereços anotados em uma agenda e confiam em seus conhecimentos sobre a cidade para planejar suas rotas. Um representante pode pegar um ônibus para ir ao ponto A, e depois andar 6 km para chegar ao ponto B, e outros 8 km para o ponto C.

Ele não tem como saber as melhores rotas ou as opções para economizar tempo de viagem. Um aplicativo de vendas em campo vem com mapas e todas as reuniões são marcadas com base nele. O mapa também permite elaborar as melhores rotas para economizar tempo e custos, e planejar com antecedência.

5. Lembretes de reunião e compromisso

Seu vendedor em campo novamente precisa contar com a agenda para ficar a par das reuniões e compromissos. Mas a tarefa se torna desafiadora quando há 50 reuniões programadas para a semana. Seu vendedor pode perder ou esquecer os compromissos que acabam afetando os resultados da sua empresa.

O aplicativo de vendas em campo vem com calendários integrados, nos quais as reuniões podem ser marcadas. O aplicativo envia lembretes e notificações automáticos para a força de vendas, para que nunca se perca uma oportunidade!

Você também pode adicionar tarefas e leads para seus vendedores, e eles recebem notificações instantâneas na agenda de visitas. Assim, podem fechar o lead e reduzir os atrasos no processo.

6. Oportunidades para conversões bem-sucedidas

Fechar leads e pedidos de fornecimento são os principais objetivos da sua equipe de vendas. Seus representantes precisarão de informações e dados adequados sobre o lead para fechar o negócio com sucesso. Isso significa que eles precisam se preparar antes da reunião e torcer para que o cliente não faça perguntas extras!

O aplicativo com agenda de visitas pode ser integrado ao seu CRM. Dessa forma, é possível ter todas as informações e o histórico de um lead e responder às perspectivas com confiança.

7. CRM móvel

Sem um aplicativo, seus agentes precisam anotar os detalhes de um novo lead em seu bloco de notas. Eles terão que retornar ao escritório e inserir as informações no CRM. No final do dia, é provável que esqueçam de algumas informações vitais ou percam detalhes.

Com um aplicativo de vendas em campo, o time pode inserir diretamente novos leads no CRM. Você também minimiza as chances de erros e reduz o número de etapas no processo de entrada de dados.

8. Criação de pedidos instantâneos

Seus vendedores podem receber novos pedidos durante o dia, e se eles precisam ligar para o escritório ou aguardar até que retornem para registrar o pedido, o processo gera um atraso e o cliente pode não estar pronto para aguardar.

Usando o aplicativo, seus agentes podem receber instantaneamente novos pedidos em qualquer lugar. Não se perde tempo, e o departamento de vendas fica a par da atualização instantaneamente: é possível processar o pedido e enviá-lo para fechar o negócio em tempo hábil.

9. Rastreamento de vendedores em tempo real

Os gerentes não têm como rastrear o representante de vendas além de chamá-los e confiar em sua honestidade. Alguns vendedores também podem aumentar a distância percorrida durante o dia para aumentar seus reembolsos.

Os aplicativos podem ser usados ​​para rastreamento e ver a rota adotada pelos representantes de vendas. Você também acessa o número de consultas atendidas, horários de check-in e check-out, distância total percorrida durante o dia e outros detalhes úteis para a gestão.

Além disso, os gerentes também podem obter a localização em tempo real dos agentes por meio do compartilhamento de localização.

10. Informações acionáveis

Você precisa investir no rastreamento e na coleta de dados de várias verticais, se quiser desenvolver informações sobre seus agentes de vendas ou o desempenho deles. Mas nem todas as empresas estão prontas ou podem pagar por esse processo de coleta de dados.

Solução: o aplicativo de vendas em campo pode ser usado para coletar todos os tipos de dados sobre seus vendedores externos e o trabalho deles. Você pode criar relatórios personalizados e analisar os dados para obter informações valiosas. Isso pode ajudá-lo a descobrir as áreas fracas do seu processo de vendas e aumentar as áreas de baixa produtividade.

Conclusão

Uma agenda de visitas adequadamente controlada pode fazer uma diferença enorme para sua equipe e seus negócios.

Esteja você começando do zero ou procurando redesenhar ou expandir sua estratégia, há muitos benefícios em ter um plano abrangente de território de vendas.

Veja o vídeo para saber como gerenciar um time de vendedores externos!

Criar uma agenda de visitas equilibrada ajuda a garantir que você esteja segmentando os clientes certos nos momentos certos, e atribuindo as contas aos vendedores mais indicados. Isso também permite reduzir seus custos de vendas e melhorar a produtividade — o que, com sorte, leva a ainda mais vendas.

Como mostramos, acompanhar o desempenho é essencial para o negócio, e a roteirização de vendedores e agenda de visita são excelentes estratégias. Agora, conheça 12 métricas que farão a diferença nos resultados da sua empresa!