Fazer o controle de visitas e gerenciar a agenda dos seus representantes em campo é fundamental para garantir bons resultados. Quer saber como? Veja aqui!

Em vez de ler, que tal ouvir o artigo?

A chave para qualquer estratégia bem-sucedida é um plano bem organizado de execução. Dito isso, o controle de visitas no atacado distribuidor pode ser desafiador.

Uma equipe externa, geralmente, se espalha por diversos territórios, tornando complicado saber onde cada um está, quais visitas realizou, quando elas foram feitas e se trouxeram frutos ou não.

Um gerente de vendas experiente, no entanto, deve ter uma estratégia sólida, que leve sua equipe ao sucesso. Mas como um controle de visitas eficiente se parece? Abaixo, explicamos tudo que você precisa saber para controlar de maneira eficiente o que seus representantes fazem em campo.

O que é controle de visitas e por que fazê-lo?

O controle de visitas nada mais é do que gerenciar a agenda dos seus representantes em campo. É mais do que apenas saber se a visitas foram realizadas ou não, mas, também, planejar o calendário de cada vendedor ou RCA de forma a otimizar a rota, os horários e evitar atrasos.

Pode parecer óbvio o porquê de o controle de visitas ser importante, contudo, muitos gestores de vendas ainda enfrentam dificuldades para fazê-lo.

É comum, por exemplo, que os próprios vendedores ou RCAs não utilizem agendas e façam o controle das suas visitas de cabeça, pela memória. Não é preciso dizer os potenciais problemas disso, mas, além das questões óbvias como esquecer ou se atrasar para uma visita, esse modelo também deixa o gestor de venda às cegas sobre a efetividade do que está sendo feito.

O controle de visitas, portanto, permite ao gestor não só saber em tempo real onde seus representantes estão, como garantir que os clientes estão recebendo a atenção que merecem.

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Por que visitar clientes é importante?

Mesmo na era da tecnologia, em que clientes podem consultar catálogos virtuais e fazer pedidos online, a visita a clientes é uma das ferramentas mais valiosas que um vendedor ou RCA possui.

As visitas podem fornecer ao representante informações significativas e valiosas sobre uma empresa e suas operações. O profissional recebe uma visão em primeira mão das instalações do cliente e do que ele realmente precisa.

Esses encontros pessoais também podem criar e ajudar a construir relacionamentos de longo prazo com o cliente. Por outro lado, um vendedor ou RCA deve estar alerta à atitude que o cliente toma durante o encontro e observar oportunidades de fechamento.

Em suma, elas mantêm seus vendedores próximos dos clientes. Se você está envolvido em um processo de ciclo de vendas curto ou em uma venda complexa, precisa pensar em:

  • Como garantir que, quando precisarem de produtos ou serviços adicionais, eles liguem para você e não para a concorrência;
  • Como saber quais produtos e serviços eles estão procurando;
  • Como manter seus clientes com um longo ciclo de vida.

Visitar seus clientes te ajuda a responder a todas essas perguntas. Mas, para que as visitas sejam realmente efetivas, o controle de visitas eficientes é essencial. Como isso pode ser feito?

Veja alguns dos principais desafios das vendas externas e como o controle de visitas pode ajudar a mitigá-los:

Como a tecnologia ajuda no controle de visitas?

Se antes era quase impossível realizar um controle de visitas eficiente, hoje, a tecnologia trouxe novas oportunidades ao gestor de vendas.

Há 20 anos, os vendedores externos controlavam seu dia a dia por meio de agendas de papel ou, como falamos, com a própria memória. Hoje, no entanto, a internet e os smartphones permitem que eles utilizem aplicativos para planejar uma rota, salvar lembretes de reuniões ou escrever notas sobre o que abordar na visita.

O software para controle de visitas é uma aplicação que reúne todas essas funcionalidades em um só lugar. Além de fazer o planejamento de rotas do vendedor de forma a otimizar o caminho e enviar lembretes para que nenhuma reunião seja deixada para trás, ele envia essas informações em tempo real para o gestor, no escritório.

Por sua vez, ter relatórios precisos em mãos e, o que é melhor, em tempo real, auxilia no fechamento do negócio e na melhor distribuição da força de vendas pelo território.

Conheça mais sobre o sistema de controle de visitas no vídeo que fizemos sobre o assunto:

Quais os benefícios do controle?

Ao realizar o controle de visitas, é importante que a gestão comercial tenha em mãos algumas funcionalidades que facilitarão sua vida e a de seus vendedores e RCAs.

Abaixo, listamos os principais benefícios que um software de controle de visitas oferece para tornar a gestão da agenda da sua equipe eficaz:

1. Acompanhamento do desempenho das vendas externas

O software de controle de visitas reunirá em um mesmo hub seus dados de vendas. Em tempos em que a informação é considerada o novo petróleo, saber qual o desempenho da sua equipe de vendas externas é a diferença entre melhorar os resultados ou cair no esquecimento.

Com o controle de visitas, você poderá ver de perto o desempenho de cada representante. Isso inclui KPI’s como:

  • Números de vendas individuais por representante: qual o número de vendas que cada representante está trazendo para a empresa;
  • Taxa de novos contatos: seus representantes estão visitando clientes em potencial, mas quantos estão transformando visitas em potencial em novos clientes?
  • Tamanho médio da oferta: você deseja garantir que seu pessoal seja qualificado para gerenciar seu tempo de forma eficiente, e isso pode destacar representantes que estão fechando acordos que realmente não valem a pena perseguir;
  • Taxas de eventos: essa métrica detalha quantas chamadas, compromissos ou visitas seu representante agendou. A partir daqui, você pode acompanhar quais eventos são mais bem-sucedidos e mudar seu foco com base no que está funcionando.
  • Engajamento com clientes atuais: os relacionamentos são importantes, e cultivá-los com os clientes existentes é importante para criar confiança e para o seu sucesso a longo prazo.

2. Autorização de descontos e aumento de limite de crédito

Muitas vezes, oferecer um desconto ou aumento do limite de crédito durante uma visita é a diferença entre fechar ou não uma venda. Contudo, seus representantes podem não ter a autonomia de fazer isso sem consultar o gestor.

O software de controle de visitas permite que a comunicação entre as partes seja instantânea e em tempo real. Dessa forma, quando um representante precisar fazer uma proposta especial para fechar com um cliente, poderá consultar o gestor de vendas, rapidamente.

Por sua vez, o gestor terá na sua tela as informações necessárias para tomar uma decisão rápida e informada. Isso inclui o histórico do cliente, ticket médio dos pedidos dele, entre outros dados.

3. Consultas de preços, promoções, estoque e posição de pedido

Da mesma forma, seu representante também precisa ter em mãos informações fundamentais para fazer uma proposta adequada.

Isso inclui a tabela de preços, possíveis promoções, o estoque para saber se uma entrega pode ser realizada no prazo que o cliente deseja e qual o status de um pedido que já foi realizado.

Ter tudo isso de prontidão quando precisa permite a ele responder rapidamente qualquer pergunta colocada pelo cliente. Além de transmitir confiança, isso gera o senso de urgência necessário para fechar mais vendas.

4. Agilidade na geração de relatórios executivos e gráficos

Os relatórios de vendas são extremamente importantes para os gestores da área, pois são a ferramenta principal com a qual eles podem rastrear a receita de vendas, o status da oportunidade, a integridade do pipeline e qualquer número de métricas que você escolher.

Mas a importância dos relatórios de vendas é ainda maior quando se trata de representantes de vendas externos. Por quê? Porque isso lhes fornece contexto.

Por exemplo, se um vendedor inserir atividades recentes com um cliente em um sistema móvel de controle de visitas com recursos de relatórios em tempo real, quando chegar a hora de se preparar para a próxima visita, ele terá todas as informações de que precisa acessíveis ao clicar em um botão.

Em suma, o sistema resume e identifica exatamente quantas transações os representantes têm em cada processo de vendas.

Eles também agrupam as principais informações que envolvem as oportunidades individuais em trechos legíveis e digeríveis, e mais importante, acessíveis antes das visitas, permitindo que os representantes se preparem completamente antes de se encontrar pessoalmente com os clientes.

5. Acompanhamento da localização dos vendedores externos e dos RCAs

Ao usar geolocalização, o sistema de controle de visitas dá ao supervisor o acesso ao mapa de clientes e a informação de onde o seu vendedor ou RCA está naquele exato momento.

Sem um sistema eficaz e abrangente, o mapeamento do território e o planejamento de rotas de vendas tendem a ser duas atividades separadas. Ao usar uma solução inteligente, você pode combinar essas atividades importantes e interconectadas para garantir o melhor uso possível do valioso tempo da sua equipe, garantindo a cobertura completa do território de vendas.

O planejamento da rota de vendas é ajustável em tempo real. Quando novos leads surgem, o aplicativo ajuda os usuários a ajustarem sua rota e planejar com eficiência.

6. Relatórios gerenciais a qualquer hora e lugar

No mundo digital de hoje, tudo acontece em um ritmo acelerado. O uso de pequenas quantidades de dados estáticos nem sempre é suficiente para acompanhar o mundo ao nosso redor.

Graças às ferramentas analíticas, como o sistema de controle de visitas, é possível atualizar dados dinâmicos em tempo real quando há mudanças nas tendências. O resultado são informações mais eficientes e precisas, que podem ser usadas para tomar decisões informadas.

Os dados em tempo real podem direcionar os dados demográficos apropriados, aprimorando as informações sobre as necessidades e preferências de quem compra de você.

Também pode monitorar o desempenho e melhorar as visitas. Por exemplo, se uma conversa com determinado cliente estiver indo mal, o representante poderá fazer ajustes para alterar o desempenho.

7. Comparação de rotas executadas com a planejada

O controle de visitas faz dos territórios de mapeamento um processo inteligente, usando pontos de dados importantes para ajudar os líderes de vendas a colocarem seus representantes estrategicamente.

Com informações-chave integradas, como desempenho de vendas, histórico geográfico, receita total obtida e leads convertidos, os gestores podem usar o controle de visitas para posicionar as pessoas onde elas podem causar o maior impacto.

Quer se trate de alocar representantes de alto desempenho onde eles mais precisam ou colocá-los em um ambiente que lhes permita atingir seu potencial, você pode entender melhor os pontos fortes e as oportunidades de sua equipe para ajustar sua estratégia de mapeamento.

Uma solução dinâmica de para o roteiro de visitas de vendas facilita a medição e a comparação do desempenho em vários territórios. Usando recursos inteligentes, você pode ver rapidamente quais territórios alcançaram mais contas, onde estão localizados os clientes de maior valor e muito mais.

Isso fornece dados visuais fortes para você entender onde investir e como os representantes de vendas estão se saindo por região.

8. Comunicação do gestor para o vendedor

A comunicação é uma habilidade vital quando se trata do relacionamento entre os representantes e seus gerentes, especialmente no espaço de vendas externas.

Como que um gerente de vendas deve saber se sua equipe precisa de suporte ou orientação se não sabe o que está acontecendo no dia-a-dia? A gerência precisa de total visibilidade das atividades diárias de seus representantes para saber como ajudá-los.

Além disso, os vendedores ou RCAs devem se manifestar e identificar quais áreas precisam de suporte para que seus gerentes possam agir.

O sistema de controle de visitas melhora a comunicação do gestor com o vendedor. Além de fornecer dados em tempo real, ele permite que as duas partes troquem informações importantes para o fechamento da venda.

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Conclusão

O controle de visitas é algo essencial na vida do gestor de vendas no atacado distribuidor. Com as tecnologias disponíveis atualmente, é possível fazer com que esse controle seja muito mais preciso e eficiente.

O sistema com controle de visitas permite ao gestor roteirizar o território dos seus vendedores de forma estratégica, ao mesmo tempo que coloca nas suas mãos tudo de que precisa para tomar decisões importantes sobre o futuro das vendas.

E você, como organiza as visitas dos seus vendedores? Conta para a gente nos comentários!

Bruno Araújo