Qual a diferença entre nota fiscal de remessa e nota fiscal comum?

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A nota fiscal de remessa tem sua importância nas operações comerciais, principalmente para atacadistas e distribuidores. Ela registra a circulação de mercadorias sem finalidade de venda e, se não for adequadamente emitida pode acarretar em uma série de penalidades.

Há também benefícios da emissão da nota fiscal de remessas, e eles incluem melhorias na gestão logística, além de diversos outros controles.

Agora, o que é exatamente esse tipo de nota fiscal? Em quais frentes ele se diferencia dos demais? O que acontece se um atacadista ou distribuidor não fizer a emissão correta?

Essas e outras perguntas são respondidas ao longo deste texto.

Continue lendo para entender!

O que é uma nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa é um documento fiscal utilizado para registrar a circulação de mercadorias sem finalidade de venda. Sua principal função é acompanhar o transporte de bens entre estabelecimentos ou para terceiros, assegurando a legalidade e a regularidade fiscal da operação.

Quanto à tributação nas operações de remessa, ela varia conforme a natureza da operação e a legislação estadual.

Em muitos casos, não há incidência de ICMS, especialmente quando não há transferência de propriedade.

Por exemplo, remessas para conserto ou manutenção geralmente são isentas de ICMS, desde que a mercadoria retorne ao estabelecimento de origem dentro de um prazo específico — pode variar conforme a legislação estadual.

No entanto, é fundamental consultar a legislação do estado de origem e de destino para verificar as condições específicas de isenção ou suspensão do ICMS. Algumas operações, como doações e brindes, podem estar sujeitas à tributação, dependendo das normas vigentes.

Importância da nota fiscal de remessa

A emissão correta da nota fiscal de remessa é importante por diversos motivos:

• Conformidade legal: Garante que a organização esteja em conformidade com as obrigações fiscais, evitando penalidades e autuações por parte do fisco.
• Transparência nas operações: Proporciona clareza sobre a movimentação de mercadorias, facilitando o controle interno e a rastreabilidade dos bens.
• Segurança jurídica: Documenta formalmente a operação, servindo como prova em eventuais disputas ou auditorias fiscais.
• Facilitação logística: Auxilia no planejamento e na execução de operações logísticas, assegurando que as mercadorias transitem com a documentação adequada.

Quando a nota fiscal de remessa é emitida?

Veja, a seguir, algumas situações nas quais é preciso emitir uma nota fiscal de remessa.

Brindes

Quando uma empresa distribui brindes a clientes, fornecedores ou colaboradores, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa para documentar a saída dos produtos do estoque.

Essa prática garante a transparência fiscal e o controle adequado das mercadorias.

Doações

No caso de doações de produtos a instituições de caridade ou outras entidades, a emissão da nota fiscal de remessa também é obrigatória.

Esse procedimento formaliza a operação e assegura que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais.

Devolução de mercadorias

Quando um cliente devolve mercadorias por motivos diversos, a empresa deve emitir uma nota fiscal de remessa para registrar a entrada dos produtos em seu estoque.

Isso é fundamental para manter a regularidade fiscal, mas também para o controle de inventário.

Amostras grátis

Empresas que enviam amostras grátis a potenciais clientes devem emitir uma nota fiscal de remessa para acompanhar o transporte dessas mercadorias.

Essa medida assegura a legalidade da operação e facilita o controle tributário.

Remessa para consignação

Também ao enviar produtos em consignação para parceiros comerciais, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa. 

Esse documento formaliza a operação e garante que a empresa esteja cumprindo as exigências fiscais.

Produtos para testes

Ao enviar produtos para testes ou demonstrações a clientes ou parceiros, a companhia também precisa emitir uma nota fiscal de remessa. Isso assegura a regularidade fiscal e documenta a movimentação temporária das mercadorias.

Mercadorias para exposições e feiras

Também é obrigatória a emissão de nota fiscal de remessa no envio de produtos para participação em exposições, feiras ou eventos similares. Esse procedimento garante a conformidade com a legislação e facilita o retorno das mercadorias ao estoque após o evento.

Transferência entre filiais ou centros de distribuição

Ao transferir mercadorias entre filiais ou centros de distribuição da mesma empresa, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa. Isso assegura o controle adequado do estoque e a conformidade com as obrigações fiscais.

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O que é uma nota fiscal comum?

A nota fiscal comum, também conhecida como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é um documento fiscal digital que registra operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços entre pessoas jurídicas ou físicas.

Sua principal função é formalizar transações comerciais, assegurando a conformidade com a legislação tributária e facilitando o controle fiscal por parte dos órgãos competentes.

Regras Fiscais

A emissão da nota fiscal comum é obrigatória para a maioria das operações comerciais e está sujeita a diversas regras fiscais, tais como:

• Obrigatoriedade de emissão: Empresas com CNPJ devem emitir a NF-e em todas as vendas de produtos ou serviços, conforme determina a legislação vigente.
• Informações obrigatórias: A NF-e deve conter dados como identificação do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, alíquotas de impostos e outras informações pertinentes.
• Armazenamento: As notas fiscais eletrônicas devem ser armazenadas digitalmente por um período mínimo de cinco anos, para fins de fiscalização.

A importância da nota fiscal comum

A nota fiscal comum desempenha um papel crucial no ambiente empresarial e tributário, por diversos motivos:

• Conformidade legal: Assegura que as transações comerciais estejam em conformidade com as obrigações fiscais, evitando penalidades e autuações.
• Transparência: Proporciona clareza nas operações comerciais, facilitando o controle interno e a fiscalização por parte dos órgãos competentes.
• Direitos do consumidor: Garante ao cliente o direito de troca, devolução e assistência técnica, uma vez que a NF-e serve como comprovante de compra.

Exemplos de uso da nota fiscal comum no atacado distribuidor

No setor de atacado e distribuição, a nota fiscal comum é essencial para diversas operações do dia a dia. Por exemplo:

• Venda para varejistas: Ao fornecer produtos para lojas de varejo, o distribuidor emite a NF-e detalhando os itens vendidos, quantidades, valores e impostos aplicáveis.
• Remessas para centros de distribuição: Quando mercadorias são enviadas para diferentes centros de distribuição, a NF-e documenta a transferência, assegurando o controle de estoque e a regularidade fiscal.
• Devoluções de clientes: Em casos de devolução de produtos por parte dos clientes, o distribuidor emite uma NF-e de entrada para registrar o retorno das mercadorias ao estoque.

Quando a nota fiscal comum é emitida?

Confira, a seguir, os principais cenários em que a emissão da NF-e é obrigatória.

Venda de mercadorias

Sempre que uma empresa realiza a venda de produtos, independentemente do tipo de mercadoria ou do valor da transação, é necessário emitir a NF-e.

Esse documento registra a operação e os impostos incidentes, assegurando a conformidade com a legislação tributária.

Venda para revendedores

Nas vendas destinadas a revendedores ou distribuidores, a emissão da NF-e é obrigatória.

Além de formalizar a transação, a nota fiscal detalha informações essenciais, como o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), que identifica a natureza da operação. Por exemplo, o CFOP 5.102 é utilizado para vendas dentro do estado, enquanto o 6.102 se aplica a vendas interestaduais.

Venda com entrega imediata ou programada

Independentemente do momento da entrega—seja imediata ou programada—a NF-e deve ser emitida no ato da venda.

No caso de vendas para entrega futura, é comum a emissão de uma nota fiscal de simples faturamento no momento da venda e, posteriormente, uma nota fiscal de remessa no momento da entrega efetiva da mercadoria.

Vendas interestaduais

Em operações que envolvem a venda de mercadorias para outros estados, a emissão da NF-e é obrigatória e requer atenção especial.

Nesses casos, é necessário utilizar o CFOP adequado para operações interestaduais e observar as alíquotas do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) aplicáveis, que podem variar conforme os estados de origem e destino.

Vendas para pessoa jurídica ou física

A obrigatoriedade de emissão da NF-e varia conforme o tipo de comprador:

• Pessoa jurídica: Ao vender para empresas, a emissão da NF-e é sempre obrigatória, independentemente do regime tributário do vendedor. Isso assegura a dedução de créditos fiscais pelo comprador e a regularidade da operação.
• Pessoa física: Para vendas a consumidores finais, a obrigatoriedade da emissão da NF-e depende do regime tributário do vendedor. Por exemplo, microempreendedores individuais (MEIs) não são obrigados a emitir nota fiscal para pessoas físicas, exceto quando o cliente solicita ou quando a venda é realizada de forma não presencial, como pela internet.

Afinal, quais as diferenças-chave entre nota fiscal de remessa e nota fiscal comum?

A principal diferença entre a nota fiscal de remessa e a nota fiscal comum reside no tipo de operação que cada uma documenta.

Tipo de operação

A nota fiscal de remessa é utilizada para registrar a movimentação de mercadorias sem transferência de propriedade ou venda.

Aplica-se em situações como envio para conserto, demonstração, amostras grátis, brindes, doações, consignações, produtos para testes, mercadorias para exposições e feiras, e transferências entre filiais ou centros de distribuição.

Já a nota fiscal comum é emitida em operações que envolvem a venda de mercadorias ou prestação de serviços, formalizando a transação comercial e a transferência de propriedade dos bens.

Questão tributária

Na nota fiscal de remessa geralmente não há incidência de impostos como o ICMS, pois não ocorre venda ou transferência de propriedade.

Contudo, a tributação pode variar conforme a natureza da operação e a legislação estadual. Por exemplo, em remessas para demonstração, pode haver cobrança de ICMS, dependendo do produto e das regras do estado.

Por outro lado, no caso da nota fiscal comum incide a tributação correspondente à operação comercial, incluindo impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS, conforme a legislação vigente.

Exemplos no atacado e distribuição

• Nota fiscal de remessa: Um distribuidor envia produtos para um evento de demonstração em outra cidade. Como não há venda, emite-se uma nota fiscal de remessa para acompanhar o transporte das mercadorias.
• Nota fiscal comum: Ao vender uma carga de produtos para um varejista, o distribuidor emite uma nota fiscal comum, registrando a venda e os impostos devidos.

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4 outros tipos de notas fiscais importantes em distribuidoras e atacados

Olhando para o contexto de distribuidoras e atacados, além da nota fiscal de remessa e da nota fiscal comum, existem outros tipos de notas fiscais essenciais para a correta documentação e conformidade fiscal das operações comerciais.

A seguir, destacamos quatro tipos importantes.

1. Nota fiscal de venda

A nota fiscal de venda é emitida quando ocorre a comercialização de mercadorias, formalizando a transferência de propriedade dos bens do vendedor para o comprador.

Este documento é fundamental para registrar a operação de venda e assegurar o cumprimento das obrigações tributárias.

Sua finalidade é documentar a venda de produtos, detalhando informações como descrição das mercadorias, quantidades, valores unitários e totais, além dos impostos incidentes, como ICMS e IPI.

Basicamente, ela garante a legalidade da transação, facilita o controle fiscal e é indispensável para o comprador em casos de garantia ou devolução de produtos.

2. Nota fiscal de devolução

A nota fiscal de devolução é utilizada quando há a necessidade de retornar mercadorias ao fornecedor, seja por defeito, desacordo comercial ou outros motivos.

É um documento que regulariza a entrada dos produtos devolvidos no estoque do fornecedor e ajusta os registros fiscais. E tem por objetivo formalizar a devolução de mercadorias, estornando os impostos anteriormente recolhidos e ajustando os estoques das partes envolvidas.

Quanto à sua importância, ela garante a conformidade fiscal e evita divergências nos registros de estoque e na apuração de tributos.

3. Nota fiscal de transferência

A nota fiscal de transferência é emitida para documentar a movimentação de mercadorias entre estabelecimentos da mesma empresa, como filiais ou centros de distribuição.

Embora não haja venda, é necessário registrar a operação para fins de controle e cumprimento das obrigações fiscais.

Basicamente, ela registra a transferência de produtos entre unidades da mesma empresa, detalhando as mercadorias envolvidas e os valores correspondentes. Dessa forma, facilita o controle de estoque, assegura a rastreabilidade das mercadorias e mantém a regularidade fiscal das operações internas.

4. Nota fiscal de simples faturamento

A nota fiscal de simples faturamento é utilizada em situações onde há a necessidade de faturar uma venda antes da efetiva entrega das mercadorias. Este procedimento é comum em operações de venda para entrega futura ou em casos de faturamento antecipado.

Quanto à sua finalidade, ela visa formalizar o faturamento da venda sem a imediata circulação das mercadorias, destacando os valores e impostos devidos.

Com isso, permite o planejamento financeiro e fiscal das partes envolvidas, assegurando a conformidade com as obrigações tributárias mesmo antes da entrega dos produtos.

O que acontece com quem não emite a nota fiscal?

A emissão correta de notas fiscais, sejam de remessa ou comuns, é uma obrigação legal no Brasil. A não emissão desse documento pode acarretar diversas consequências negativas para a empresa.

Multas e penalidades fiscais

A ausência de emissão de nota fiscal é considerada sonegação de impostos, sujeitando a empresa a multas que variam entre 10% e 100% do valor de cada nota não emitida.

Em casos de reincidência ou fraude, as penalidades podem ser ainda mais severas, incluindo multas cumulativas e aplicação de juros.

Problemas com o Fisco

A não emissão de notas fiscais também pode levar a investigações e auditorias por parte da Receita Federal e outros órgãos fiscais.

Essas entidades monitoram as transações financeiras e podem identificar irregularidades, resultando em autuações e processos administrativos ou judiciais contra a empresa.

Impedimento de transações comerciais

Empresas que não emitem notas fiscais podem enfrentar dificuldades em realizar transações comerciais, especialmente com clientes corporativos que exigem documentação fiscal adequada para suas operações.

Além disso, a falta de notas fiscais impede a formalização de contratos e parcerias comerciais, limitando o crescimento do negócio.

Perda de benefícios fiscais

A conformidade fiscal é essencial para que empresas possam usufruir de benefícios fiscais, como incentivos e regimes tributários diferenciados.

Logo, a não emissão de notas fiscais pode resultar na perda desses benefícios, aumentando a carga tributária e reduzindo a competitividade da empresa no mercado.

Risco de apreensão de mercadorias

Mercadorias transportadas sem a devida documentação fiscal estão sujeitas à apreensão pelas autoridades competentes. Essa medida visa coibir a sonegação fiscal e garantir a legalidade das operações comerciais.

A apreensão de bens pode causar prejuízos financeiros significativos e interromper as atividades empresariais.

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Conclusão

Compreender as diferenças entre a nota fiscal de remessa e a nota fiscal comum é fundamental para garantir que operações comerciais sejam realizadas em conformidade com as exigências fiscais.

Como vimos, a nota fiscal de remessa documenta movimentações de mercadorias sem intenção de venda, sendo essencial em transações como transferências internas, doações e exposições. Por outro lado, a nota fiscal comum formaliza a venda, registrando a transferência de propriedade e os impostos aplicáveis.

O uso correto de cada uma dessas notas contribui para uma gestão mais eficiente, assegura transparência nas operações e evita problemas com o fisco.

Além disso, a utilização de outros tipos de notas fiscais, como as de devolução, transferência e simples faturamento, amplia as possibilidades de controle sobre o fluxo de mercadorias, proporcionando segurança jurídica e facilitando processos logísticos no setor de atacado e distribuição.

Basicamente, em um ambiente de negócios tão dinâmico, o cumprimento das obrigações fiscais é imprescindível para preservar a integridade da empresa e garantir sua competitividade.

Agora que você já sabe as diferenças entre nota fiscal de remessa e nota fiscal comum, basta se atentar às especificidades de cada uma!