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Acompanhar a jornada de trabalho de equipes externas, que atuam descentralizadamente e fora da matriz é um grande desafio para qualquer empresa. Para o gestor de vendas, alinhar esses times e garantir o cumprimento de atividades e metas pode se tornar algo complexo.

Mas não precisa ser assim. É possível utilizar um software especializado para descomplicar esse controle de jornada e facilitar a rotina tanto do gestor quanto da equipe.

Cada vez mais, para garantir sucesso ao longo de todo o período, é preciso que sua gestão de vendas esteja preparada e seja otimizada. Afinal, um gestor de vendas munido com os conhecimentos e habilidades necessárias para gerenciar sua equipe eleva a competitividade do time e da empresa.

Mas, afinal, como a jornada de trabalho de sua equipe externa pode ser monitorada com mais assertividade? Por que esse controle de jornada é tão importante? Quais são as funções que um sistema para gestão de equipe externa pode oferecer para otimizar as funções de rotina da distribuição?

Se você já se perguntou isso em algum momento, este artigo é para você. Continue a leitura e descubra essas e outras respostas para ter uma gestão inteligente de equipes externas.

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Por que acompanhar a jornada de trabalho da equipe externa?

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que o acompanhamento de jornada de trabalho não é sinônimo de vigilância.

De forma alguma o monitoramento da jornada de trabalho de sua equipe externa deve ser tratado como um recurso punitivo. Ou, ainda, como algo que gere atrito entre o gestor de vendas e a linha de frente.

Diferentemente disso, esse controle de jornada é importante para as duas partes, garantindo que os direitos e deveres de ambas estão sendo cumpridos e trazendo mais transparência para a relação de trabalho.

Além disso, esse pode ser um instrumento valioso para tornar as avaliações de desempenho mais justas e confiáveis, o que é vantajoso para a empresa e o colaborador.

→ Para saber mais sobre como é importante controlar a jornada de trabalho de sua equipe externa, confira também o vídeo:

Quais são os benefícios que o acompanhamento da jornada de trabalho pode oferecer?

Como vimos, acompanhar a jornada de trabalho deve ser uma prática que visa resultados positivos. Um monitoramento eficiente pode ser, até mesmo, a base para a melhoria da qualidade de vida de sua equipe externa. E, consequentemente, pode contribuir para se obter maior autonomia e crescimento para o seu negócio.

Dessa forma, com o acompanhamento ideal, sua gestão pode:

  • Identificar habilidades entre os colaboradores de sua equipe que podem ser empregadas de maneira mais eficiente;
  • Fornecer um feedback mais transparente e sintonizado com a rotina de trabalho de sua equipe externa;
  • Planejar estratégias que considerem a inteligência de mercado desenvolvida a partir do monitoramento da jornada de trabalho;
  • Detectar problemas e erros na rotina da equipe e nas roteirizações de trabalho;
  • Evitar problemas jurídicos relacionados a horas extras proibidas e jornadas que não cumprem as exigências legais;
  • Implementar melhorias e tomar decisões ágeis em sua gestão de vendas;
  • Entre outras coisas.

É possível acompanhar a jornada de trabalho de forma manual?

Afinal, será que é possível fazer o acompanhamento de jornada de trabalho da equipe externa manualmente? Se você quer ter uma gestão inteligente de equipes externas de alta performance e engajamento, a resposta é não.

Não há confiabilidade e precisão nesse tipo de controle de jornada. Além disso, essa torna-se uma tarefa contraproducente e de aspecto burocrático se feita manualmente, tomando tempo que o gestor de vendas e a equipe não têm e limitando seu envolvimento em atividades realmente estratégicas, relevantes e de valor agregado.

Ainda, dificilmente você conseguirá extrair inteligência a partir de um acompanhamento manual, diferentemente do que ocorre ao usar um software especializado.

Além disso, com um controle da jornada de trabalho preciso e aprimorado, seu negócio pode evitar vários problemas e melhorar tarefas, entregas e o atingimento de metas.

Com isso, os ganhos ao utilizar um sistema para gestão de equipe externa ao invés de fazer o controle de jornada manual, incluem:

Priorização de atividades relevantes

O tempo é um recurso valioso. Utilizá-lo com o controle de jornada manual, na verdade, é desperdiçar esse ativo raro.

Ao usar um software especializado, isso muda. Haverá otimização de tempo e a possibilidade de direcioná-lo para prioridades mais relevantes.

Definição de prazos e cobrança de seu cumprimento

Se a mensagem que você passa para sua equipe externa é de que “tudo é urgente”, é o momento de deixar essa pressão desnecessária e passar a quantificar essa urgência.

Uma boa prática é estabelecer prazos a partir da definição de tarefas menores. Dessa forma, sua equipe externa se mantém alerta quanto ao que deve ser feito em cada dia, de modo mais planejado e alcançável.

Gestor de vendas: o que evitar na hora de acompanhar a jornada de trabalho da equipe externa?

A atividade remota comumente leva a grandes variações de como a jornada de trabalho será conduzida.

Para o gestor de vendas de um atacado distribuidor, é necessário atentar-se a detalhes que vão desde a modalidade de contratação (RCA – Representante Comercial Autônomo – ou contrato CLT, por exemplo) até a forma como o controle dessa jornada de trabalho será realizado.

Não é possível, por exemplo, cobrar uma jornada de trabalho de um membro da equipe externa sem que isso esteja previamente estabelecido, acordado e formalizado, respeitando a legislação trabalhista.

Caso contrário, o contrato precisará ser alterado, algo que muitas vezes foge do escopo da gestão. Por isso, busque sua área jurídica para se resguardar e evitar eventuais problemas futuros.

Outro ponto importante diz respeito ao controle por localização. Realizar o acompanhamento geográfico utilizando um aparelho móvel particular de um vendedor ou motorista é algo que deve ser evitado. É importante que tanto o software quanto as ferramentas de controle da jornada de trabalho sejam fornecidos pela empresa.

→ Quer saber outros erros importantes a evitar na gestão de sua equipe externa? Então, ouça as dicas exclusivas deste episódio do MáximaCast:

Como montar uma rotina de acompanhamento via sistema para gestão de equipes externas?

Uma das grandes vantagens de utilizar um software especializado está na automatização de muitas das rotinas de controle de jornada.

Como uma operação de vendas lida comumente com diferentes equipes e grupos, é preciso que o software ofereça a opção de definir esses perfis e diferenciá-los por categoria de produto ou região

O maxGestão, software de gestão de vendas da Máxima Sistemas, por exemplo, permite organizar e acessar relatórios atualizados de suas equipes de vendas externas. Assim, ele torna o acompanhamento da jornada de trabalho mais ágil, eficiente e simplificado, permitindo, inclusive, exportar o relatório para sistemas de horário de ponto.

Outro aspecto que torna a jornada de trabalho mais fácil de ser monitorada e otimizada com o uso dessa tecnologia está na programação de horários do sistema. Um gestor pode, por exemplo, permitir que um funcionário sem período demarcado inicie sua jornada de trabalho a partir do primeiro contato com o cliente.

Estipular horários e prazos de tolerância para início do expediente, bem como pausas e horários de almoço (estabelecidos com mínimo de uma hora na modalidade de contratação via CLT) pode ser algo prático também e, em caso de desobediência do horário, ser automaticamente registrado como um horário de ponto não batido. Isso permite que o gestor possa identificar problemas em sua equipe e tomar as ações corretivas necessárias.

Além de prático, o acompanhamento da jornada de trabalho com o maxGestão permite, ainda, o controle de recebimento de pedidos em determinados horários. Assim, alinham-se as atividades dos representantes de venda e o controle de sua expedição para que os pedidos possam ser devidamente conduzidos.

Quais são as principais funções do maxGestão para acompanhar a jornada de trabalho de seu time?

Essa solução auxilia de forma eficiente e ampla o trabalho de gestão inteligente de equipes externas, por meio de funções e recursos como:

  • Roteirizador de vendedores externos (RCA) e internos;
  • Check-in e Check-out da equipe em cada cliente;
  • Relatórios executivos e gráficos para acompanhamento de metas, visitas, etc.;
  • Integração com qualquer tecnologia de B.I., otimizando o trabalho de gestão;
  • Acompanhamento em tempo real da equipe, por meio de recurso de geolocalização do aplicativo;
  • Dados instantâneos para ajudar a acompanhar e otimizar a jornada da equipe externa;
  • Possibilidade de ajuste de rota do profissional RCA feita no WinThor, com a comparação de rota executada com a que foi previamente estabelecida;
  • Avaliação de desempenho para treinar e reorientar a equipe externa quanto a indicadores como número de agendamentos x visitas x clientes positivados;
  • Entre outros.

Como manter o controle de jornada de forma humanizada?

Otimizar o uso de tempo da jornada de trabalho deve ser uma ação praticada com responsabilidade e para benefício de ambas as partes – empresa e colaborador.

Permitir, por exemplo, que um vendedor de sua equipe externa trabalhe além do horário estipulado, pode se tornar algo prejudicial. Isso tanto para a empresa, que poderá ser punida judicialmente quanto para a saúde e o bem-estar do colaborador.

Da mesma forma, um descontrole sobre a jornada de trabalho pode fazer com que horários e rotinas de agendamentos e visitas sejam prejudicadas, institucionalizando práticas de morosidade no processo de atendimento ao cliente, o que pode levar à perda de contratos e de satisfação dos clientes do atacado.

Por tudo isso, além de seguir o que institui as leis vigentes aplicáveis à jornada de equipes externas, é fundamental buscar formas de tornar o controle mais eficiente e humanizado.

Um aspecto importante ao realizar as práticas de acompanhamento das equipes externas é saber como trazer isso de forma próxima ao seu RCA e equipes de vendas da empresa.

Horas extras excessivas, atrasos, falta de feedback sobre as atividades realizadas – tudo isso pode ser melhorado e humanizado por meio de um plano de incentivo, por exemplo, apoiado pelo sistema para avaliar e acompanhar o desempenho de cada vendedor.

→ Para mais dicas sobre como humanizar e aperfeiçoar a avaliação de desempenho, não deixe de conferir o artigo: Como avaliar o desempenho do time de vendedores externos?

Assim, um software especializado, além de todos os benefícios vistos, também contribui para humanizar as relações de trabalho e a rotina das equipes externas.

Como vimos, usar um software para acompanhar a jornada de trabalho de equipe externa oferece diversos benefícios para a gestão de vendas do atacado distribuidor. Além da distância, esses gestores também enfrentam o problema de liderar uma equipe muitas vezes grande, espalhada em diversos pontos geográficos.

Fazer isso sem o apoio de uma solução especializada, como o sistema para gestão de equipe externa maxGestão, é algo complexo, moroso, impreciso e contraproducente. O tempo de manter controles importantes manualmente já passou. Para que equipes e empresas tenham competitividade hoje, é essencial buscar formas de otimizar seus processos – e isso inclui o controle de jornada das suas equipes.

E então, ficou mais claro para você como usar um software para acompanhar a jornada de trabalho da equipe externa e quais os benefícios disso? Para mais dicas para otimizar essa rotina, confira também nosso artigo com dicas para um controle de visitas realmente eficiente.