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Janela de entrega: como atender às particularidades de cada cliente?

Em vez de ler, que tal ouvir?

Negligenciar a janela de entrega é arriscado. Sem esse recurso, o motorista no fim do caminho pode descobrir que não vai concluir as tarefas, pois os endereços já estão de portas fechadas. Aí, há gastos à toa de combustível, peças automotivas, horas trabalhadas, entre outros.

Cada cliente apresenta certas restrições para receber itens. Cabe ao transportador considerar esses limites e remeter dentro dos momentos corretos. Isso parece complicado, certo? Não, desde que você tenha janelas de entregas com roteirização automática.

Acompanhe para saber mais como desempenhar esse trabalho na gestão de entregas com êxito e descubra as maneiras de atender sem comprometer o planejamento do transporte.

Os dados alertam sobre a necessidade de respeitar a janela de entrega

Aproximadamente metade dos consumidores acha que o despacho em até 2 dias é rápido, dizem instituições como Statista e Conveyco.

A Pesquisa Global Consumer Insights 2022 revela que:

  • 44% dos entrevistados estão dispostos a pagar um pouco mais caro para receber no mesmo dia da aquisição;
  • 24% dizem que pagariam valores extras para terem em mãos os produtos na janela máxima de 2 horas;
  • 20% estão dispostos a perdoar vendedores que atrasam por não levar em conta a disponibilidade da janela de recebimento.

O que é janela de entrega?

A janela de entrega é um sistema que certifica o atendimento efetivo nos envios de mercadorias e abastecimentos de insumos. Esse mecanismo pode cortar custos logísticos, sem deixar de melhorar a efetividade operacional da transportadora.

Nas janelas, há dados que a organização utiliza na roteirização pré-programada e distribuição das cargas. Elas são um passo inicial para organizar a carga e viabilizar a roteirização efetiva, mesmo com restrições.

Toda a distribuição das janelas se baseia nas horas disponíveis dos locais como primordiais.

Os estabelecimentos que têm um efetivo sistema para a janela de recebimento contribuem com a programação do transportador. É possível integrar esse registro nas plataformas que as distribuidoras usam para fazer as janelas das entregas.

Segundo a obra Logística, Um Enfoque Prático, as legislações influenciam na elaboração das janelas. Leis determinam períodos para nível de ruídos e horários de acesso, por exemplo.

A proliferação das janelas de entrega

Conforme explica Fabrício Santos, especialista de logística do Grupo Máxima, antigamente, a janela de entrega era bem rara no comércio, sendo mais usual na indústria. Com isso, o entregador tinha menos limites operacionais.

Atualmente, com a fixação de horários dos estabelecimentos comerciais, há uma urgência maior de controlar a janela de entrega. Por exemplo, em um shopping, onde o horário para emitir é das 10h às 17h. Assim, o motorista tem autorização de operar só dentro desse horário.

Nesse sentido, cada cliente apresenta uma particularidade para receber bens, respeitada por fornecedores que têm controle das janelas. Assista ao vídeo:

https://www.youtube.com/embed/pPL70hfEauc

Qual a importância da janela de entrega para o planejamento de rotas?

A janela de entrega é vital para reduzir despesas e evoluir a alta performance das rotas. Confira os pontos positivos dessa prática com foco nas restrições para otimizar a gestão de entregas:

1 – Redução de custos por devolução de mercadoria

Não respeitar os horários, as datas e outras barreiras para recepções significa arcar com o alto custo da devolução. A transportadora se responsabiliza pela mercadoria que volta ao armazém.

Também há dispêndios nos casos em que receptores aceitam receber depois, porque os produtos voltaram após serem enviados fora do horário de atendimento. A distribuidora vai ocupar parte da programação com ociosidade, no aguardo de efetuar uma nova emissão.

Portanto, ao indicar restrições e meios corretos para entregas, a janela contém as chances do retorno dos itens.

2 – Diminuição de custo logístico

Janelas reduzem custos que envolvem o sistema logístico. Todos os serviços ficam otimizados e contribuem para redução de esforços financeiros, sem comprometer os resultados.

Por exemplo, a gestão de entregas pode cortar despesas com manutenção de frotas e gasolina ao indicar trajetos curtos, dentre outros benefícios:

  • Diminui a contratação de colaboradores adicionais ou dos pagamentos para as horas extras;
  • Maximiza a ocupação do frete;
  • Possibilita operações rápidas;
  • Reduz a utilização de mais recursos para um mesmo percurso.

3 – Abastecimento planejado

A otimização do transporte que gera a janela permite aos condutores evitarem trajetos desnecessários. Como efeito, existe uma redução no consumo de diesel.

Ao planejar operações em janelas, a gestão sabe quais momentos servem para abastecer com produtos ou combustível, sem prejudicar o esquema para entregar nos horários permitidos.

O descontrole de combustível é um motivo para o aumento do custo do frete e a repentina perda de fregueses. Esse comando garante uma melhor saúde financeira e satisfação da gerência por serviços prestados com economia.

Há como analisar para saber quais veículos consomem mais gasolina para roteiros semelhantes. Isso é importante para localizar caminhões com problemas mecânicos ou motoristas ruins tecnicamente.

4 – Mais produção em menos tempo

A gestão de entregas com janelas e roteirizador automático analisa variáveis agilmente, para otimizar a alta produtividade. Exemplos:

  • Condutores mais próximos;
  • Definição dos melhores percursos do momento;
  • Dimensões de cargas;
  • Distância entre regiões;
  • Janela com horário de entrega;
  • Tipos de veículos;
  • Zonas de restrição.

Os roteirizadores automáticos contribuem com o desenvolvimento das janelas, ao identificarem prioridades ou oportunidades de paradas e desvios.

O sequenciamento organizado das atividades à janela, gerado pela solução tecnológica, atesta mais economia e redução no desgaste veicular.

Com Inteligência Artificial, os roteirizadores usam informações coletadas e estimulam a melhoria do tempo médio para concluir as solicitações, constantemente.

5 – Tomar decisões corretamente

Com janelas estabelecidas por roteirização automática, a distribuidora tem uma plena organização no comando logístico. Desse jeito, os gestores avaliam rapidamente diferentes cenários para deliberar precisamente o planejamento das rotas.

Todas as operações nas janelas são acompanhadas e avaliadas com o roteirizador automático.

A ferramenta integra os gestores com a equipe por possibilitar acompanhamentos dos perfis de condutores e eficiência automotiva.

6 – Monitoramento em tempo real

O monitoramento em tempo real do cumprimento da janela de entrega é outra vantagem estratégica.

Os gestores podem analisar as brechas das janelas para estabelecer mensagens diretas com motoristas e evitar paradas desnecessárias ou autorizar desvios.

O monitoramento coleta dados produtivos e possibilita uma rápida resolução de problemas nos caminhos.

Monitorar de forma instantânea evolui a segurança ao prevenir roubos. A tecnologia evita áreas de riscos nas rotas ou sugere proteção especial, como a escolta armada, por exemplo.

7 – Sucesso na prestação de serviço e fidelização

Ao corresponder com a janela de recebimento, as janelas de entrega fidelizam em razão das emissões pontuais.

A janela de entrega com roteirização automática atenua o número de envios não realizados. Essa esquematização assegura uma chegada pontual que corresponde ao lado particular dos clientes.

Certificar a distribuição no prazo correto considerando as restrições é uma conduta que eleva a reputação corporativa. Ao se convencer da qualidade nos serviços, provavelmente o contratante satisfeito os indicará para outras pessoas físicas ou jurídicas.

A principal reclamação das compras online é o atraso de entrega. Com uma janela organizada, a sua empresa evita esse problema comum e ganha a confiança dos clientes.

Como realizar o planejamento de rotas com janelas de entrega?

Como efetivar o planejamento de rotas com restrições nas janelas? O primeiro passo é compreender todos os critérios envolvidos na logística de despacho. Alguns exemplos:

  • Distanciamento entre os endereços;
  • Características das restrições;
  • Entregadores necessários;
  • Janelas de recebimento;
  • Quantia de veículos para atender as soluções;
  • Trechos a percorrer e consumos previstos de combustível.

Com essas informações disponíveis, a transportadora planeja as operações por zonas. Ou seja, levando em consideração os endereços e as limitações em diferentes territórios.

Há dois métodos para uma corporação planejar as rotas com limitações e janelas de entrega: manual ou automático.

1 – Trabalho manual na planilha

Manualmente, a inserção em uma planilha eletrônica é desafiadora. A equipe precisa estar concentrada para preencher muitos pontos por dia para não errar.

Se existe um dado errado na tabela, a logística fica comprometida. Isso significa a inexistência nas reduções de custos ou otimização da agilidade operacional.

Em primeiro lugar, os responsáveis por captar as referências devem estar próximos de condutores e veículos, fisicamente.

Depois, o staff responsável tem que analisar a janela de recebimento para acertar na programação da janela de entrega. Isso pode resultar em um computador repleto de abas abertas com ideias complexas.

Os materiais coletados por processos manuais demoram para chegar à gestão, para que esta analise e tome decisões corporativas, ao contrário das coletas automáticas com roteirizadores.

Para uma janela de entregas ou recebimento no manual, organize a planilha virtual com as seguintes indicações:

  • Divida a primeira linha em duas colunas. Uma necessita ter o nome da transportadora e a outra a data de atualização;
  • Na sequência adicione os dias da semana ou do mês. Isso depende da sua padronização;
  • Em uma linha horizontal à esquerda insira os turnos. Ao lado faça outra linha horizontal com os horários;
  • Preencha os demais espaços da tabela com as solicitações de serviço, conforme dia e hora disponíveis nas janelas de recebimentos;
  • Reserve também disponibilidade para operações emergenciais ou pedidos atrasados. Inclua as paradas para descanso e recolha de outros pacotes.

2 – Automatização de rotas e janelas de entregas

O sequenciamento da janela de entrega é simples com os chamados softwares de roteirização.

Praticamente, esses programas automatizam toda a roteirização. Em poucos segundos, essas tecnologias realizam uma atividade que, de modo manual, demoraria horas, e com baixa margem de erros. Os prós são:

  • Alta produtividade;
  • Agilidade operativa.
  • Padronização dos processos produtivos;
  • Redução de custos e riscos operacionais;
  • Efetividade (eficiência + eficácia).

A distribuição programada em janelas de entrega é otimizada graças aos softwares de roteirização automática. Com essa solução, a organização rotacional tem uma tendência de funcionamento:

  • Criar a rota;
  • Aplicar a rota no sistema que identifica os horários permitidos dos endereços automaticamente;
  • Receber do programa os relatórios com solicitações próximas e as recomendações para encaixar a nova rota na janela de entrega.

Esse é um trabalho de parametrização. Para calcular os percursos, o sistema considera tempo, deslocamento e outras variáveis como:

  • Algoritmos matemáticos e computacionais;
  • Vias repetidas ou similares;
  • Incoerência em trajetos;
  • Tempos médios de paradas.

Ao usar o roteirizador automático para se programar, a empresa deve considerar como fonte primária as janelas de recebimentos. A partir desses registros, o sistema monta um sequenciamento estratégico das operações.

A roteirização automática aproveita os espaços do veículo e minimiza o período ocioso ou as devoluções. Ela traz dados instantâneos para deliberações seguras e resoluções de problemas em tempo hábil.

Com a captação automática de dados, a equipe não precisa sair do escritório para o preenchimento de planilhas de controle. Sobra tempo para trabalhar em análises e outras prioridades das distribuidoras.

Rotas para a janela de entregas com restrições

Avaliar os pedidos pendentes e a janela de recebimento todos os dias: esse é o passo elementar para a elaboração de uma janela de entrega.

No desenvolvimento, o gestor tem como missão encontrar meios para emitir, cortando custos e correspondendo às particularidades dos endereços.

Elaborar as janelas de entregas manuais é trabalhoso, em um contexto de muitas solicitações diárias. Contudo, essa jornada fica otimizada com apoio dos softwares de roteirização.

Um programa automático para roteirizar pode ajustar as janelas em questão de segundos, algo que demoraria horas se feito a mão. Esse recurso certifica envios rápidos, redução de erros, menos prejuízos nas entregas e alta produtividade na gestão.

As opções de roteirizador no mercado não são todas iguais. É preciso usar uma aplicação que corresponda às demandas operacionais do seu negócio.

Antes de contratar o serviço, existe a necessidade de compreender o nível de integração com ferramentas como: Painel de indicadores, comprovação de despachos, alertas SMS e monitoramento em tempo real com GPS.

Confira outras curiosidades no e-book: Roteirização logística – a solução definitiva para otimizar suas entregas.

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