Passo a passo para fazer uma auditoria de PDV efetiva
Em vez de ler, que tal ouvir?
Uma das tarefas que mais tomam tempo nas rotinas estratégicas do trade marketing é a auditoria de PDV.
O processo é naturalmente longo, e envolve vários quesitos importantes para a unidade, a solidez e a valorização da sua marca.
Porém, a auditoria de PDV não precisa ser complicada demais, nem demorar tanto. Neste artigo, trazemos recomendações e boas práticas para realizar uma auditoria de PDV consistente e ágil, sem deixar nada para trás e sem perder tempo. Acompanhe.
O que é auditoria de PDV?
Muitas vezes, pensamos nas auditorias como eventos negativos. Isso é especialmente verdadeiro quando falamos de auditorias financeiras, que costumam gerar grande estresse.
Por mais dolorosas que sejam as auditorias, é necessário realizar essas atividades para garantir que os procedimentos adequados sejam seguidos, a fim de maximizar a eficiência e manter as organizações operando no seu melhor. A auditoria de PDV não é diferente nesse aspecto.
A principal diferença entre auditoria de vendas e financeiras é que a primeira abrange a revisão de todo o processo de trade marketing junto ao varejista, não apenas um aspecto de uma área financeira.
A auditoria de PDV é um processo rotineiro dentro das estratégias de trade marketing, e procura avaliar se os direcionamentos acordados entre PDV e a indústria estão sendo seguidos. Para realizar a auditoria, um promotor de vendas vai até o local e realiza a checagem das questões que precisam ser observadas.
O esforço de auditoria de PDV é muito importante para a indústria que se vale do trade marketing para se aproximar do shopper, já que, quando uma ação ou estratégia é pensada, ela precisa ser executada à perfeição para que os resultados possam ser medidos com máxima fidelidade.
Além dos processos operacionais, na auditoria de PDV os aspectos físicos dos próprios produtos também são levados em consideração: se existem danos na embalagem indicando a necessidade de troca, se eles estão bem posicionados, se os precificadores estão corretos.
Quais são os pontos possíveis de levantar em uma auditoria de PDV?
- Precificação;
- Posicionamento nas gôndolas;
- Posicionamento dos concorrentes;
- Se as diretrizes estão sendo seguidas;
- Uniformização dos promotores de venda.
Confira, também, as nossas dicas em vídeo:
Como realizar uma auditoria de PDV efetiva?
Uma auditoria de PDV permite que os padrões sejam verificados, deficiências rastreadas, atribuídas e resolvidas. Ela garante que o atacado distribuidor mantenha os padrões, programas e políticas da empresa em todas os PDVs que vendem seus produtos, para conquistar consistência e crescimento nas vendas.
Abaixo, listamos um passo a passo de como realizar uma auditoria de PDV efetiva:
1. Defina a frequência de visitas
É fato que não adianta ter um sistema automatizado e eficaz se não há uma constância nas auditorias de PDV.
Para ter certeza que tudo está se encaminhando da maneira acordada, as visitas devem ser frequentes, com um cronograma pré-estabelecido e acordado entre as duas partes. Nessas visitas, tudo deve ser levado em consideração, desde o posicionamento dos produtos até a conformidade das ações e os conhecimentos operacionais dos promotores de vendas.
Um sistema integrado precisa de dados, e sem uma frequência de visitas é impossível crescer e melhorar as próprias estratégias de auditoria de PDV.
2. Prepare a auditoria
A preparação é a chave para uma auditoria de PDV de sucesso. Procure, compare e analise auditorias anteriores para que possa colocar as informações mais recentes em perspectiva. Em seguida, procure tendências e descubra quais são as médias aceitáveis. Se você tiver notas ou perguntas, compile-as com antecedência.
Procure a loja selecionada para a auditoria e visualize detalhes específicos do seu desempenho anterior, se houver. Caso as auditorias anteriores tenham apontado problemas, liste quais são eles para verificar se soluções foram implementadas.
Também vale reunir dados de outros PDVs da região para comparar o desempenho da loja com outras, e até com a média nacional.
3. Conduza a auditoria
As auditorias, geralmente, ocorrem de fora para dentro. Sempre que possível, organize as seções para corresponder ao caminho natural de uma visita dos gerentes de distrito.
Comece com o exterior (estacionamento, se aplicável) incluindo as janelas principais e / ou fachada do edifício. Em seguida, trabalhe seu caminho em torno dos corredores e na parte de trás da loja.
Embora você possa alternar entre as seções durante ou após a visita, configurar suas perguntas de auditoria de acordo com o fluxo natural de uma visita economiza tempo e é mais intuitivo.
Certifique-se de coletar dados que correspondam diretamente aos objetivos e critérios que você definiu. Pode fazer sentido que algumas perguntas da auditoria de PDV sejam marcadas como “obrigatórias”, se forem extremamente significativas para os objetivos da empresa.
Incluir fotos em auditorias é uma ótima maneira de retratar exatamente o que está acontecendo no PDV a qualquer momento, e promover a responsabilidade e conformidade. Revise as mídias que os representantes estão usando para coletar dados e considere como otimizá-los, de preferência usando software (mais sobre isso abaixo).
4. Crie um plano de ação
Assim que as auditorias forem concluídas, organize seus dados em um formato de fácil interpretação. Os valores numéricos podem ser representados graficamente, enquanto as notas podem ser marcadas por uma qualidade selecionada.
Verifique para ver como os resultados que você alcançou se comparam aos seus KPIs pré-determinados. Isso permitirá criar um plano de ação a partir dos dados.
Um plano de ação é uma oportunidade para aplicar ações corretivas às áreas problemáticas. Isso promove a propriedade e a responsabilidade no nível do PDV.
Use o plano de ação para designar uma pessoa responsável por corrigir cada problema. Isso inclui qualquer coisa considerada abaixo do padrão ou não durante a auditoria de PDV. Por último, atribua uma data-alvo para resolução.
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5. Compartilhe os resultados e acompanhe
Compartilhe a auditoria concluída com a equipe para dar prosseguimento à resolução de não conformidade e relatórios. O compartilhamento deve ser fácil de executar — enviando apenas um link para o relatório por e-mail, visualizando o relatório online e / ou exportando o relatório para Excel ou PDF.
O acompanhamento, depois de conduzir uma auditoria de PDV, pode ser demorado e potencialmente envolver muitos e-mails ou ligações. Por isso, automatizar a comunicação e rastrear as responsabilidades pendentes do plano de ação é essencial.
Depois de realizar várias auditorias de PDV, você será capaz de fazer ajustes em seu processo de auditoria conforme necessário, para adaptá-lo às necessidades exclusivas de sua empresa. A realização regular de auditorias permitirá que seu trade marketing seja ágil e se ajuste rapidamente ao mercado em constante mudança.
Quais erros evitar na hora de fazer uma auditoria de PDV?
Realizar uma auditoria de PDV é um processo que, como vimos, pode levar muito tempo se feito de uma maneira não eficiente.
Isso se dá, principalmente, pela recusa de abraçar os novos métodos existentes de auditoria e a adoção de maneiras ultrapassadas de realizar o processo, como formulários de papel, relatórios preenchidos à mão e checklists que não condizem com a realidade do PDV ou da marca.
Erros comuns na auditoria de PDV feita de forma não satisfatória incluem:
- Falta de planejamento em visitas;
- Falta de comunicação com a equipe de vendas e reposição;
- Relatórios enviados por e-mail comprometendo a segurança da informação;
- Checklist de processos, ações e pontos a serem observados e corrigidos caso estejam desatualizados ou não caracterizem o alinhamento com os valores da marca;
- Falta de frequência.
Por que utilizar um sistema integrado para realizar a auditoria de PDV?
Historicamente, as empresas têm usado papel e caneta para auditoria de varejo, o que apresenta uma série de desafios evitáveis, como:
- Necessidade de transcrever as descobertas para um formato digital após o fato;
- Risco de perder ou danificar o papel;
- Maior risco de erros humanos;
- Atraso na transmissão de dados do campo para os tomadores de decisão.
Essas falhas na metodologia de auditoria de PDV tornam difícil para as marcas reabastecerem os pedidos, alterar sua estratégia de merchandising ou lidar com problemas de conformidade imediatamente. Para combater esses problemas, as empresas podem fazer uso da tecnologia.
Hoje em dia, com os celulares, tablets e notebooks revolucionando a maneira de realizar qualquer tarefa, não é de se espantar que a auditoria de PDV também passa por uma revolução da informação.
Já existem sistemas integrados que oferecem soluções práticas para a auditoria de PDV, o que evita erros no processo e permite uma comunicação em tempo real com os encarregados da gestão de trade marketing.
O preenchimento das informações se torna muito mais dinâmico, promovendo uma conformidade maior com os objetivos almejados: as checklists podem ser mais aprofundadas com o cruzamento de informações obtidas em outras visitas, criando uma verdadeira central de informações para as auditorias de PDV.
A escolha do software certo para sua empresa dependerá de suas demandas específicas, mas qualquer solução deve estar equipada com as seguintes funcionalidades:
- Capacidade de coletar dados facilmente por meio de formulários digitais: é importante poder personalizar suas perguntas da pesquisa para acomodar famílias de produtos ou varejistas específicos. Além disso, você desejará a personalização dos tipos de resposta permitidos. O ideal é que algumas perguntas sejam marcadas como “obrigatórias” para que os representantes não possam enviar a auditoria sem preencher uma resposta para essas perguntas;
- Sincronização de dados para gerentes em tempo real: o principal motivo para usar uma solução tecnológica em vez do papel é para que os gerentes possam receber os dados das auditorias imediatamente. Quanto mais rápido os dados estiverem disponíveis para análise, mais rápidas as mudanças podem ser implementadas. Para automatizar ainda mais seu processo, opte por uma solução que transforme os dados prontamente em gráficos e tabelas para fácil visualização;
- Recursos de captura de imagem: as fotos ilustram o que palavras sozinhas não podem expressar. Eles são especialmente úteis para revelar detalhes sobre as embalagens dos concorrentes, aparência das prateleiras, organização da loja e displays promocionais. As imagens também são ótimas para representar cenários “antes” e “depois”.
- Carimbo de data/hora ou marcação geográfica: para fins organizacionais, é útil saber o local preciso e a hora em que uma auditoria ocorreu. Você pode descobrir padrões que se desenvolvem ao longo de um período de tempo específico ou em certos varejistas (ou seja, aumento das vendas durante os meses de verão ou movimentação lenta de produtos em varejistas de um determinado estado);
- Leitura de código de barras: para economizar tempo durante a auditoria de PDV, os representantes da marca podem escanear o código de barras ou uma tag RFID de um determinado produto usando uma câmera de smartphone, que, ao fazer isso, preencherá sua tela com informações mais detalhadas sobre ele.
Com sistemas que melhoram a comunicação, é possível atingir um entrosamento muito maior da sua equipe de auditorias, o que contribui para que os seus esforços de planejamento em trade marketing sejam aplicados da forma combinada entre a indústria e o PDV.
A MáximaTech oferece várias soluções que contemplam a auditoria de PDV, como é o caso do maxPromotor, que permite a comunicação entre os promotores e os gestores de trade marketing, realizando pesquisas de forma mais ágil. A segurança da informação, tão importante para a auditoria, também se beneficia com um controle de acesso abrangente.
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