Como ter relatórios gerenciais mais eficientes?
Em vez de ler que tal ouvir este artigo?
Você sabe como elaborar relatórios gerenciais?
Se você trabalha com qualquer tipo de gestão, provavelmente, sua primeira resposta seria sim, não é? Então, vamos reformular a questão: você consegue fazer relatórios gerenciais com velocidade, transparência e com o melhor aproveitamento da equipe, 100% do tempo?
Esse é um desafio comum na área de gestão. A elaboração de relatórios gerenciais, em si, é um trabalho de rotina, mas acertar na clareza do objetivo, na transmissão das informações e no formato pode ser um pouco mais complicado.
Neste artigo, trazemos algumas dicas e recomendações para você sempre acertar ao criar relatórios gerenciais. Vamos lá?
Qual a importância dos relatórios gerenciais?
Pense em uma empresa e nas suas dimensões. Nas pequenas e médias, a comunicação costuma ser mais planificada e há grande ênfase no boca a boca. Os gestores conseguem visualizar o trabalho sendo feito em tempo real, e transmitem para a diretoria os resultados a partir de uma observação empírica – ou seja, na prática.
Porém, quando a empresa é maior, a situação fica um pouco diferente. Os gestores têm sob seus cuidados líderes de setor, e devem responder a outros gestores, que, por sua vez, possuem mais um ou até vários outros níveis de hierarquia. Aqui, só observar, guiar e transmitir no boca a boca não vai funcionar.
É aí que entram os relatórios gerenciais. Eles transmitem as informações necessárias ou solicitadas em um formato sucinto, objetivo e claro. Alguns exemplos podem ser:
- KPIs chave da empresa e o seu desempenho.
- Índices de vendas por setor.
- Índices de presenteísmo da equipe.
- Relatórios de situação frente à meta.
- Relatórios de atividades extras realizadas.
Os relatórios gerenciais facilitam o trabalho de transmissão das informações, tornando o processo mais rápido, eficiente e identificável. É um documento formal, portanto, o que está ali deve ser sempre verdadeiro e provado, o que transmite maior segurança para as ações.
Os relatórios gerenciais estão relacionados com o trabalho do setor e do gestor, e vão seguir as informações que precisam ser transmitidas.
Mas esse é o ponto do artigo, a transmissão das informações. Como fazê-la da melhor maneira possível?
Como criar relatórios gerenciais eficientes?
Criar relatórios gerenciais não é difícil nem envolve muitas regras fixas, difíceis de seguir. Na verdade, cada pessoa pode ter seu estilo de criar relatórios, desde que siga três preceitos básicos: objetivo bem definido, conteúdo claro e um formato agradável.
Com isso, suas chances de ser lido e entendido são muito maiores, que é basicamente o objetivo principal dos relatórios gerenciais.
Vejamos, então, quais aspectos merecem consideração nesse sentido.
Defina os objetivos do relatório
Muita gente peca no objetivo dos relatórios gerenciais por achar que é difícil estabelecê-los ou fácil demais. Isso deixa os gestores muito confiantes ou em pânico – os maiores inimigos da objetividade.
Entender o seu objetivo é relativamente simples. Você, primeiro, precisa saber o que o seu relatório deve transmitir. É um índice de vendas? Ok, mas qual é o período abarcado? Qual é o setor? Você está mostrando um recorte mostrando uma evolução ou um panorama mais geral e abrangente?
Depois de definir o que quer dizer, você deve pensar em quem vai ler o relatório. Se for o seu gestor ou a diretoria, apresente dados mais abrangentes. Se forem colaboradores preocupados com a meta, você pode mostrar o desenvolvimento da equipe até agora, focando nesse KPI específico.
Com isso, seu objetivo já estará definido, e chega a hora de pensar em conteúdo.
Conheça o público-alvo
Os relatórios gerenciais devem apresentar informações, dados precisos e concretos sobre algo. São duas as preocupações sobre o conteúdo: a primeira nós já exploramos, que é pensar em quem irá receber as informações, e a segunda é mais voltada para a objetividade do conteúdo.
Se você coloca muitas informações no relatório gerencial, que não possuem relação com o objetivo principal, está proporcionando distrações ao leitor – e pense que ele está trabalhando com a cabeça cheia de outras informações e sem muito tempo para perder em cada relatório.
Seja breve e objetivo. Essas são as marcas do bom relatório gerencial.
Escolha as métricas e indicadores adequados
Muitas vezes, o formato do relatório define se ele é bem aceito – ou seja, lido e interpretado satisfatoriamente – ou não.
O básico é evitar a aglomeração de texto em blocos. Eles são desestimulantes para a leitura e dificultam o entendimento. Faça sentenças menores e as separe com parágrafos maiores, mais distantes uns dos outros.
Outra ótima ideia para aprofundar o design dos seus relatórios gerenciais é incluir alguns gráficos e artes mais criativas. Se você está apresentando dados, faça do relatório um grande infográfico!
Mantenha o relatório objetivo e conciso
Evite sobrecarregar o relatório com informações irrelevantes. Seja claro e direto, concentrando-se nos pontos essenciais que precisam ser comunicados. Use frases curtas e evite jargões ou terminologias técnicas desnecessárias.
Utilize gráficos e visualizações de dados
Para tornar o relatório mais compreensível e atrativo, inclua gráficos, tabelas e visualizações de dados relevantes. Esses elementos facilitam a assimilação das informações e ajudam na identificação de padrões ou tendências.
Organize o layout do relatório
Uma apresentação bem estruturada é fundamental. Utilize títulos e subtítulos claros para cada seção, divida as informações em blocos lógicos e utilize uma formatação consistente ao longo do relatório. Certifique-se de que a disposição dos elementos facilite a leitura e a compreensão.
Atualize regularmente os dados
Garanta que as informações apresentadas no relatório estejam sempre atualizadas. Relatórios desatualizados podem levar a decisões equivocadas ou ineficientes. Defina uma periodicidade para a atualização do relatório de acordo com a relevância das informações e a necessidade de análise.
Inclua análises e insights relevantes
Além de apresentar os dados, forneça análises e interpretações dos resultados obtidos. Essas análises devem estar alinhadas com os objetivos do relatório e ajudar o público a compreender o significado dos dados apresentados. Destaque tendências, pontos fortes, fraquezas e oportunidades de melhoria.
Forneça contexto e comparações
Contextualize os dados apresentados, fornecendo informações adicionais que possam ser relevantes para a interpretação dos resultados. Inclua comparações com períodos anteriores, metas estabelecidas ou benchmarks do setor para destacar o desempenho e progresso alcançados.
Como a tecnologia pode auxiliar no desenvolvimento de relatórios gerenciais?
A tecnologia desempenha um papel fundamental no desenvolvimento de relatórios gerenciais eficientes, oferecendo diversas vantagens que permitem melhorar a qualidade e a eficácia desses relatórios. Vejamos, então, algumas estratégias pelas quais a tecnologia pode auxiliar nesse processo.
Coleta e integração de dados
Tecnologias de automação e integração de dados permitem reunir informações de diversas fontes, como sistemas internos, bancos de dados, APIs, nuvens de dados e até mesmo fontes externas, como redes sociais. Isso torna o processo de coleta e organização de dados mais rápido, preciso e confiável, reduzindo a dependência de processos manuais propensos a erros.
Ferramentas de análise de dados
Softwares de análise de dados avançados fornecem recursos poderosos para examinar grandes conjuntos de informações e identificar padrões, tendências e insights relevantes. Essas ferramentas possibilitam análises mais detalhadas, permitindo uma tomada de decisão mais embasada e estratégica.
Visualização de dados
A tecnologia oferece diversas opções para representar visualmente os dados em gráficos, tabelas, mapas, dashboards interativos e infográficos. A visualização de dados facilita a compreensão e a interpretação dos relatórios gerenciais, tornando a informação mais clara e acessível para os leitores.
Acesso móvel e em tempo real
Com a tecnologia, os relatórios gerenciais podem ser acessados em dispositivos móveis, como smartphones e tablets, permitindo que gestores e colaboradores tenham acesso às informações relevantes em qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, a atualização em tempo real garante que os dados estejam sempre atualizados e precisos.
Colaboração e compartilhamento de relatórios
Plataformas colaborativas e ferramentas de compartilhamento de arquivos facilitam o compartilhamento de relatórios com as partes interessadas, permitindo que gestores e equipes colaborem, revisem e forneçam feedback. Isso agiliza o processo de revisão e ajuda a garantir que todos os envolvidos estejam alinhados.
Segurança e confidencialidade dos dados
A tecnologia também oferece recursos avançados para proteger a segurança e a confidencialidade dos dados utilizados nos relatórios gerenciais. Isso inclui autenticação de usuários, criptografia, controle de acesso, backups regulares e outras medidas para garantir que as informações estejam protegidas contra ameaças cibernéticas e acessos não autorizados.
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