Como um sistema de controle de vendas ajuda em decisões da diretoria?
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O cenário do setor atacadista distribuidor vive um momento de transformação. Conforme a pesquisa anual do Ranking Abad, em 2020, o faturamento desse mercado alcançou R$ 287,8 bilhões — um crescimento nominal de 5,2% em relação a 2019. Entre as alavancas para isso, está a digitalização acelerada pela pandemia nas operações desses negócios — e é aqui que entra a importância de ter um bom sistema de controle de vendas.
Este tipo de recurso permite não apenas agilizar e tornar mais eficiente as diferentes etapas do processo comercial como também trazer mais assertividade para a tomada de decisões da diretoria, que passa a depender menos de feeling e de uma abordagem reativa para se fundamentar ainda mais em dados confiáveis e em um posicionamento proativo.
Com isso, mesmo com mudanças no cenário, a distribuidora estará mais instrumentalizada e preparada para minimizar riscos e garantir seu desempenho com as variações do mercado.
Continue a leitura para saber mais sobre como um sistema de controle de vendas pode ajudar na tomada de decisão da diretoria. Ainda, descubra todos os ganhos potenciais e os diferenciais de utilizar um gerenciador de vendas em seu negócio e como escolher a tecnologia certa.
O que é um sistema de controle de vendas?
O processo de vendas é permeado por desafios — e o sistema de controle de vendas é um software desenvolvido para simplificá-los.
→ No nosso podcast, você pode conferir um bate-papo com o time comercial da Amorix, distribuidora de alimentos de Goiás, compartilhando os desafios enfrentados pelos seus vendedores diariamente:
O sistema de controle de vendas, portanto, permite superar esses desafios, dando aos gerentes de vendas uma percepção mais completa sobre os principais indicadores de desempenho em toda a organização.
Assim, é possível visualizar em tempo real, por exemplo, quais representantes estão no ritmo de atingir as metas e quais ainda precisam de ajuda, o que pode ajudar na tomada de decisão tanto do setor comercial quanto da diretoria em relação à organização e otimização do negócio.
Por outro lado, os vendedores podem usar o sistema para gerenciar contatos, rastrear acordos e eliminar tarefas tediosas e burocráticas de administração de suas mesas, para que possam se concentrar em impulsionar as vendas.
Eles também serão capazes de rastrear as principais métricas de chamada, como tempo médio de espera e chamadas por dia por representante, para que possam otimizar o seu processo de vendas e gerar receita máxima ao atacado distribuidor.
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Como um sistema de controle de vendas melhora a tomada de decisão?
A força de vendas é um dos aspectos fundamentais para o sucesso da operação de um atacado distribuidor. Portanto, para manter as decisões no rumo certo, obter dados para conhecer seu desempenho, pontos de melhoria e obter outros insights pode gerar impactos bastante significativos.
Além disso, para melhorar os seus resultados, é importante que você acompanhe constantemente os demais aspectos de suas vendas e automatize tarefas diferentes que estão dificultando e atrasando melhorias e definições.
Isso ajudará, ainda, os seus representantes com as várias tarefas do dia a dia e reduzirá muito do trabalho deles. Eventualmente, eles podem se concentrar em seu maior desafio: encontrar novos leads e convertê-los em seus clientes.
Em suma, o software gerenciador de vendas:
- Fornece dados para orientar, qualificar e agilizar a sua tomada de decisões;
- Ajuda a sua operação a alcançar uma situação em que todos saem ganhando, maximizando as suas vendas e oferecendo o melhor valor aos seus clientes;
- Centraliza informações e gera relatórios e indicadores de modo prático, minimizando riscos e potencializando acertos na tomada de decisões.
A seguir, descubra mais sobre as diferentes formas com que o sistema de controle de vendas pode ajudar a sua empresa a crescer:
1. Maior atenção ao cliente
A principal característica dos clientes modernos é o alto grau de exigência. Por isso, não basta apenas oferecer a eles os melhores preços — você também tem de atendê-los de uma maneira personalizada, fazendo com que eles se sintam valorizados e únicos para a sua empresa.
Por essa razão, utilizar uma ferramenta que reúna todas as informações do seu público permite que você se concentre em cada atendimento com segurança e consiga tomar decisões com foco em seu cliente.
Assim, com o sistema de controle de vendas, toda a comunicação com representantes, marketing ou clientes pode ser realizada no mesmo local, permitindo que todos os funcionários compreendam a jornada do cliente até o momento e tenham uma valiosa base de informações para fundamentar suas ações e decisões.
Ademais, esse tipo de visão geral garante que os contatos sejam objetivos, evitando desperdício de tempo. Mas, mais importante do que isso, é que a equipe de vendas pode abordar cada cliente com um toque pessoal, apenas por conhecer o seu histórico.
2. Mais produtividade da equipe de vendas
Boa parte dos sistemas de rastreamento de vendas está equipada com vários recursos especializados, permitindo que o atacado distribuidor obtenha dados confiáveis e relevantes sobre as atividades de vendas diárias.
Para isso, o software gerenciador de vendas rastreia as transações que já foram fechadas, além de cotações e leads que ainda estão em andamento, e extrai informações históricas do cliente, incluindo todas as cotações não processadas e processadas do início ao fim. Imagine fazer tudo isso manualmente! Você levaria alguns dias, para dizer o mínimo.
Tudo isso confere mais produtividade à equipe e à diretoria que, em vez de passar o seu tempo fazendo análises manuais, pode se dedicar às atividades mais estratégicas, que geram valor real para o negócio.
3. Análise de dados para a tomada de decisão
Esse processo de extração de dados que o software gerenciador de vendas executa pode ser extremamente valioso. O sistema de controle de vendas permite que você use esses dados e os converta em relatórios de negócios perspicazes, úteis e acionáveis, gerando mais inteligência comercial.
→ Confira no vídeo como a inteligência comercial pode ser um diferencial na sua força de vendas:
São relatórios com KPIs (indicadores-chave de desempenho) importantes, que informam para onde estão indo as suas vendas, a performance da equipe e da empresa como um todo, quais técnicas não funcionam com os seus clientes e quais podem ser os pontos fortes e fracos da distribuidora, e que exigem a sua atenção.
→ Para conhecer quais são os KPI’s mais importantes que você deve acompanhar, assista ao vídeo que preparamos:
Dessa forma, quando usado da maneira correta, o software é uma ferramenta ideal para obter total transparência no processo de vendas por meio desses KPIs. Afinal, as informações que você obtém são essenciais para converter simples leads em clientes recorrentes.
4. Gestão da força de vendas móvel
Se informação é poder, então, acessá-la quando e onde quiser é sinônimo de capacidade redobrada.
Com um sistema de controle de vendas, você e a sua equipe terão acesso facilitado às especificidades de cada produto do catálogo, não importando onde estiverem, sobretudo quando o software é em nuvem.
→ Neste vídeo, conheça mais sobre o conceito e os diferenciais do sistema gerenciador de vendas em nuvem:
Esses dados são fundamentais para que os vendedores sejam mais persuasivos e produtivos e sua tomada de decisões mais bem embasada.
Para obter a melhor funcionalidade, o software precisa oferecer aplicativos de gerenciamento de vendas móveis nativos com recursos específicos para dispositivos móveis, intuitivos e fáceis de usar. O melhor deles também funcionará offline, para que a sua força de vendas possa continuar inserindo dados, que serão sincronizados posteriormente na nuvem quando se reconectarem.
Vale lembrar que os aplicativos para celular também podem oferecer recursos adicionais interessantes, como o de localização geográfica dos smartphones. Ela pode ajudar a equipe de vendas a planejar rotas eficientes ao visitar pessoalmente os clientes, ou mapear a sua região de vendas.
→ Veja como a mobilidade na gestão comercial pode trazer benefícios para a sua gestão:
5. Otimização do planejamento e fechamento de vendas
Já imaginou ficar meses sem saber se os seus clientes vão fechar negócio ou não? Em tempos de instabilidade e recuperação no mercado, é fundamental fazer um levantamento do quanto você consegue vender em seis meses, por exemplo, para ter uma média de quanto poderá faturar no semestre seguinte.
Nessa tarefa, o sistema de controle de vendas será um grande aliado. Afinal, sendo mais estratégico no planejamento, você estabelece metas executáveis para o período que desejar. Isso inclui saber a hora de retornar o contato com o cliente – muitas vezes, o vendedor se esquece dessa etapa por estar muito atarefado, e acaba deixando a chance escapar.
Assim, o follow-up da sua equipe será ainda mais eficiente se você adotar um sistema de controle de vendas com todas as informações de suas compras. Dessa forma, o vendedor saberá a melhor hora de entrar em contato para aumentar as chances de obter o tão esperado “sim”.
6. Controle do desempenho de vendedores
Verdade seja dita: são raros os casos em que se tem tempo sobrando. Da administração à diretoria, cada profissional enfrenta a sua própria corrida contra o relógio para honrar os seus compromissos.
“Como acompanhar a performance dos vendedores sendo que eu tenho mil coisas para resolver?” — você deve estar se perguntando.
A resposta é simples: recorrendo a um sistema de controle de vendas. Na mesma interface em que você coordena os produtos e pedidos, pode acompanhar o desempenho individual do vendedor e, ainda, compará-lo com o objetivo definido para o time.
Muitos relatórios perspicazes do sistema de controle de vendas ajudam também a entender de dentro para fora o desempenho de seus representantes.
Com isso, você pode identificar quem é o seu melhor agente, qual método de contato ajuda a fechar o número máximo de transações, o tempo médio para finalizar uma transação, entre outros dados.
Sendo assim, ao analisar esses relatórios, você pode compartilhar informações valiosas e ajudar os representantes de baixo desempenho a obterem mais.
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7. Automação de tarefas operacionais
Como vimos, o sistema de controle de vendas permite que a sua equipe se concentre na venda em si, em vez de se preocupar com tarefas repetitivas, mas importantes, como atualizar bancos de dados, agendar eventos do calendário ou criar lembretes de acompanhamento.
O software gerenciador de vendas tem a capacidade de criar automaticamente lembretes para acompanhamento, agendar tarefas necessárias para o processo de vendas e criar atribuições para os membros relevantes da equipe.
A maioria dos sistemas de vendas com aplicativo também pode identificar as informações importantes em chamadas, e-mails, textos e documentos, e rastrear respostas para que o banco de dados seja atualizado.
Eles também ajudam no gerenciamento de contatos, criando automaticamente tarefas de calendário para a equipe acompanhar os leads após o contato inicial, ou simplesmente entrar em contato com um cliente antigo.
8. Sincronia de informações dentro da equipe
São muitos os fatores que influenciam no sucesso de uma distribuidora. Dentre eles, a análise de dados é um dos mais importantes para pavimentar um caminho tranquilo e estável no mercado — e não só por parte da gerência, como também dos representantes.
A rotina de um vendedor abrange uma série de atividades. Sendo assim, é interessante que todos os profissionais envolvidos no processo comercial tenham acesso a um painel de vendas para que estejam a par do que está acontecendo com cada pedido, de forma que não haja ruídos de comunicação.
Além de aumentar a segurança na tomada de decisão, a avaliação de dados estratégicos, com a abrangência que um sistema de controle de vendas oferece, cria uma prática de crescimento para a empresa, gerando sincronia dentro da equipe.
9. Com maior economia de tempo, existe redução de custos
Muitos atacados distribuidores não aproveitam os benefícios do sistema de controle de vendas automatizado. A maioria segue os métodos tradicionais, usando planilhas para análise de vendas e outros dados.
Essas práticas ainda podem ser úteis, mas deixam amplo espaço para omissões e erros. Afinal, é um método demorado, e, sem dúvidas, pouco preciso. Na correria do dia a dia, fica difícil perceber o quanto de tempo é perdido com coisas que, no final das contas, não são essenciais para o bom funcionamento do negócio.
O que a maioria das empresas não percebe é que fazer um investimento em uma solução rica em recursos, como o sistema de controle de vendas, ajuda a obter retornos maiores e uma operação com melhor relação entre custo-eficiência.
Ou seja, se por um lado pode parecer um gasto inicial alto, no médio e longo prazo você colhe os frutos em forma de:
- Aumento do número de vendas;
- Economia de tempo com tarefas repetitivas;
- Redução ou eliminação de desperdícios, de retrabalhos e erros;
- Ganho de tempo e foco para tomar decisões melhores e priorizar atividades mais estratégicas.
10. Aumento do limite de crédito para clientes
Grande parte das vendas no atacado distribuidor é feita a prazo. Para que isso não gere prejuízos à empresa, é preciso uma análise concreta de crédito do cliente varejista que compra do atacado. E a base para uma análise eficaz são os dados.
Ao entender melhor o histórico de vendas e pagamentos do cliente, é possível estender o limite de crédito para aqueles que possuem uma boa relação com a empresa. Isso, por sua vez, gera novas oportunidades de vendas.
Também é possível aprovar descontos especiais para alimentar o relacionamento de vendas com os clientes, sem prejudicar o fluxo de caixa do atacado distribuidor.
11. Integração com ERP
Embora alguns sistemas de gestão de vendas sejam independentes, outras soluções mais completas se integram ao seu ERP e demais sistemas de registro, fornecendo painéis adicionais e recursos aprimorados de relatório.
Com isso, há uma centralização de dados que eleva a produtividade da equipe e fornece uma visão mais clara e precisa para fundamentar a tomada de decisão da diretoria.
Como escolher o sistema de controle de vendas ideal?
Para que o sistema gerenciador de vendas proporcione os benefícios esperados, é fundamental ter cuidado na hora de escolher a ferramenta.
Para isso, é importante seguir alguns critérios como:
Mapear as necessidades e os objetivos da empresa
Para ter a certeza de que o sistema contribuirá para que o seu atacado distribuidor vença desafios associados a vendas, primeiramente, é preciso ter claro quais são os problemas que ele deve contribuir para se vencer.
É rastreamento de leads? É previsão de vendas? Aumentar a produtividade? Elevar o foco no cliente? Determinar essas prioridades será importante para checar qual é o sistema que tem capacidade de atendê-las.
Conferir avaliações do software e cases de sucesso
Nas descrições muitas tecnologias podem parecer semelhantes, mas, e na prática, qual realmente oferece o que a sua operação precisa?
Uma maneira de averiguar isso é buscar comentários e ver classificações e depoimentos de clientes antigos e atuais sobre a ferramenta.
Fazer uma análise do custo-benefício
A análise de custo-benefício é um modelo que considera benefícios tangíveis e intangíveis para a tomada de decisão. Além disso, considera os custos associados (fixos e recorrentes) e compara os dois, fornecendo resultados concretos.
Com base nessa resposta, que relaciona os ganhos potenciais com os investimentos necessários, é possível tomar uma decisão informada para a tecnologia mais vantajosa para o seu atacado distribuidor.
Escolher um sistema com bom suporte ao cliente
Se precisar de treinamento, ele será provido pela desenvolvedora? Em caso de dúvidas, sugestões ou ajustes, é fácil entrar em contato? Há algum acordo que garanta um bom nível de suporte?
Verificar pontos como esses antes de contratar um sistema de controle de vendas irá ajudar a evitar muitos problemas e desgastes no futuro.
Quais funcionalidades avaliar no momento de escolher o software gerenciador de vendas?
Para ajudar na escolha ideal para o seu atacado distribuidor, também é importante considerar as funcionalidades e os recursos oferecidos pela ferramenta.
Quando se considera a realidade desse tipo de operação, é indicado buscar diferenciais como:
- Recursos que permitam acompanhamento das vendas de qualquer dispositivo;
- Planejamento e agendamento das visitas da sua equipe de vendas;
- Ferramentas para otimizar o deslocamento e aumentar a produtividade de cada membro do seu time;
- Recursos para obter diminuição da quilometragem rodada entre visitas, gerando um melhor custo-benefício;
- Ferramentas que permitem acompanhamento completo da performance de cada vendedor;
- Relatórios segmentados para fundamentar a tomada de decisão, incluindo ranking de vendas e de produtos e outros KPIs;
- Ferramentas para melhorar e tornar mais qualificado o atendimento ao cliente;
- Ferramentas para integração com outras tecnologias já utilizadas, resultando em um alto grau de automação e em mais facilidade para visualização e análise de dados que podem levar a insights estratégicos.
Conclusão
Um sistema de controle de vendas eficaz implementado no atacado distribuidor ajuda a obter uma melhor compreensão da maneira como os seus negócios progridem.
Ele oferece uma visão geral de tudo o que está acontecendo na empresa. Também permite detalhar as informações específicas do processo de vendas, o que ajuda a microgerenciar os aspectos que precisam de atenção especial.
Para estar na linha de frente de uma distribuidora, é necessário muito conhecimento prático. Só que essa experiência precisa de doses constantes de tecnologia para que a empresa continue progredindo décadas a fio e tomando as melhores decisões estratégicas.
O sistema de controle de vendas permite obter ótimos resultados sem que haja necessidade de aumentar a equipe. Portanto, dê uma chance para este software e veja como a sua distribuidora só tem a ganhar.
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