Qual a melhor solução de fluxo de caixa para acabar com os problemas?
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O atacado distribuidor enfrenta uma série de desafios inerentes ao seu tipo de operação e, também, relacionadas a fatores internos e externos ao negócio. Buscar uma solução de fluxo de caixa é um dos caminhos para ajudar a vencer muitos problemas e aproveitar melhores oportunidades.
Afinal, o fluxo de caixa no atacado distribuidor demanda um controle acurado e uma gestão bastante eficiente, uma vez que o seu desequilíbrio pode comprometer não apenas a rotina da empresa como também o seu futuro no mercado.
Além disso, quando há problemas no fluxo de caixa, ocorre mais dificuldade de lidar com imprevistos, alta competitividade e de investir na expansão e na melhoria do negócio.
Continue a leitura para compreender mais sobre o conceito e a importância desse elemento e conhecer problemas e soluções de fluxo de caixa para o seu atacado distribuidor.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa registra e acompanha quanto dinheiro está entrando e saindo de sua empresa durante um período específico de tempo.
As entradas podem acontecer por meio de vendas e de retornos de investimentos, por exemplo. Por sua vez, as saídas ocorrem com a aquisição de estoque, a contratação de serviços terceiros, o pagamento de taxas e impostos e outras contas da empresa.
O fluxo de caixa, portanto, é a ferramenta gerencial que permite acompanhar quanto dinheiro entra em um negócio durante um determinado período de tempo em comparação com quanto dinheiro sai dessa empresa durante o mesmo período.
Idealmente, as empresas desejam ter um fluxo de caixa positivo – o que significa que mais dinheiro está entrando no negócio do que saindo. Se você tiver um fluxo de caixa positivo, a sua distribuidora poderá pagar as contas e investir no crescimento.
Para calcular o fluxo de caixa líquido, basta somar todos os seus pagamentos durante um período definido (normalmente um mês) e tirar isso de seus recebimentos.
É importante não ficar muito preso em um mês em particular, no entanto. O seu fluxo de caixa pode ser avaliado com mais precisão em um período de três meses ou mais, pois negócios que lidam com sazonalidade, como os atacados distribuidores, poderão ter naturalmente oscilações para cima ou para baixo a depender do mês e do calendário promocional, e esse fator deve ser considerado para evitar erros de decisão e planejamento.
→ Para saber mais, leia também nosso artigo que explica mais sobre o que é fluxo de caixa e quais fatores o afetam
Fluxo de caixa é o mesmo que lucro?
Na hora de buscar solução de fluxo de caixa, é importante, antes de tudo, ter claro alguns significados. É fácil confundir os conceitos de fluxo de caixa e lucro.
No entanto, eles se referem a duas coisas diferentes. Em essência, os lucros representam o excesso das receitas sobre as despesas, enquanto o fluxo de caixa representa a diferença entre o valor recebido e o valor pago.
Pode haver diferenças substanciais entre os fluxos de caixa e os lucros reportados por uma empresa, especialmente quando ela usa o regime contábil de competência. Isso porque, de acordo com o regime de competência, as receitas podem ser reconhecidas mesmo quando o caixa correspondente ainda não tenha sido recebido, enquanto as despesas podem ser reconhecidas mesmo que o montante correspondente de caixa ainda não tenha sido pago.
→ Descubra mais sobre o assunto no artigo que explica como avaliar o índice de lucratividade do atacado distribuidor
Por que o fluxo de caixa é tão importante?
O fluxo de caixa no atacado distribuidor oferece um verdadeiro raio-x do negócio, por meio de dados precisos sobre a sua situação financeira.
Assim, a partir de seu acompanhamento, é possível planejar iniciativas e campanhas promocionais para que os resultados esperados sejam realmente conquistados. Isso permite agir proativamente, não apenas reativamente depois que se percebeu que as vendas do trimestre, por exemplo, não performaram conforme o esperado.
Ademais, acompanhar e buscar solução de fluxo de caixa é vital para garantir que o saldo de caixa permaneça suficiente para lidar com todas as obrigações esperadas (mais um amortecedor para as inesperadas).
Desse modo, o atacado distribuidor pode estar mais bem preparado para as oscilações do mercado e para lidar com eventuais imprevistos, sem que a saúde financeira do negócio fique comprometida.
É por isso que é importante que o gerente comercial analise, além do volume de vendas, o fluxo de caixa, obtendo uma visão mais completa sobre os resultados que estão sendo atingidos.
→ O fluxo de caixa é fundamental também para o planejamento orçamentário. Compreenda mais no artigo: 8 dicas para um planejamento orçamentário eficiente no atacado distribuidor
Quais são os problemas mais comuns que exigem solução de fluxo de caixa?
Buscar solução de fluxo de caixa é algo importante para que o atacado distribuidor evite ou resolva parcial ou totalmente alguns problemas, tais como:
Falta de fundos para as operações do negócio
No longo prazo, sem acompanhar o fluxo de caixa e mantê-lo alinhado às metas e estratégias da empresa, é comum se deparar com falta de dinheiro para cumprir a folha de pagamento, reinvestir no negócio, melhorar a distribuição logística, ampliar o portfólio de produtos da distribuidora, etc.
Baixo fluxo de entradas no caixa
Para captar ou reter clientes, por vezes, se fornece prazos maiores para pagamento. Quando isso é feito com estratégia, pode render bons resultados.
Entretanto, quando essas condições são ofertadas sem se conhecer o fluxo de caixa e os impactos de demorar mais para o dinheiro entrar, pode haver um desequilíbrio que gere imprevistos, fazendo, inclusive, com que se busque um financiamento e se tenha mais gastos com o pagamento de juros.
Dificuldade para expansão
Empregar mais funcionários, ampliar os escritórios ou a área de depósito, expandir as operações — tudo isso pode ajudar a elevar o sucesso do atacado distribuidor, porém é necessário ter fluxo de caixa para sustentar os investimentos.
Embora os seus lucros possam variar, outros gastos são fixos (como aluguel), o que significa que é preciso que a empresa seja capaz de suportar a pressão de curto prazo em suas finanças se quiser expandir e fazer investimentos.
Empréstimos recorrentes
Quando não se acompanha e gerencia adequadamente o fluxo de caixa, a empresa comumente acaba tendo de recorrer a linhas de crédito para que possa sanar as dívidas quando o saldo de caixa for negativo.
Isso impõe um custo de juros sobre o negócio que reduz o seu lucro geral. Os pagamentos de juros efetuados também reduzem a sua reserva de caixa, tornando a operação menos viável financeiramente.
Atraso nos pagamentos
Da mesma forma, quando não há previsibilidade e alinhamento entre as entradas e saídas de dinheiro, outro problema que exige solução de fluxo de caixa são os atrasos nos pagamentos, uma vez que não há entradas suficientes para cobrir as despesas realizadas.
Solução de fluxo de caixa: 6 dicas para colocar em prática
Agora que alguns dos problemas comuns foram retomados, é hora de saber mais sobre como estabelecer solução de fluxo de caixa em seu atacado distribuidor. Para isso, confira as dicas a seguir.
1. Acompanhe diariamente o fluxo de caixa
Uma solução de fluxo de caixa tem em sua base o acompanhamento rotineiro das entradas e saídas. Com esse controle e o registro diário, qualquer divergência ou pontos de atenção serão identificados com agilidade, permitindo que se tenha tempo para planejar saídas para a situação com mais assertividade.
Assim, será possível ter controle sobre quanto há disponível para honrar os seus compromissos financeiros, para reinvestir no negócio e quando deverá ter novas entradas e saídas que impactem em sua tomada de decisões.
2. Foque nas vendas
Outro problema que demanda solução de fluxo de caixa é quando não há um acompanhamento sistemático que permita identificar queda inesperada nas vendas.
Em negócios como os do atacado distribuidor, essa receita é extremamente relevante para a saúde financeira da empresa e para cobrir os seus custos de operação. Portanto, o seu acompanhamento constante é algo central para garantir a sustentabilidade do negócio.
Assim, é importante que o gerente comercial acompanhe o fluxo de caixa diário e os indicadores de vendas, além de fazer as análises mensais ou trimestrais dos números, munindo-se de dados confiáveis para criar novas estratégias para impulsionar as vendas ou realinhar ações já aplicadas.
Isso permitirá, por exemplo, identificar quando é necessário alterar os preços, fazer negociações mais ousadas com os fornecedores ou investir em campanhas de curto prazo para alavancar as vendas e, com isso, o caixa.
3. Controle as despesas
Quando os gastos são maiores do que os ganhos, é urgente buscar uma solução de fluxo de caixa. Afinal, em um cenário ideal, as contas a pagar não deveriam ser maiores do que o montante de contas a receber.
Em situações assim, além da dificuldade de obter capital de giro para as operações diárias, o problema pode ser ampliado ao ter de lidar com juros, financiamentos e renegociações de pendências.
Por isso, é importante continuamente buscar formas de controlar as despesas, reduzindo ou eliminando aquelas que não são necessárias ou prioritárias e criando um fundo que possa ser utilizado como reserva para os momentos de instabilidade.
Por esse motivo, cada investimento deve ser bem planejado, evitando que toda a receita seja utilizada para cobrir parcial ou em totalidade as despesas gerais do negócio.
4. Faça um planejamento e siga ele à risca
Como visto, planejamento anda lado a lado com solução de fluxo de caixa. A sua combinação é fundamental para que os gastos, investimentos e ações do atacado distribuidor estejam alinhados com o seu caixa e com o fluxo previsto, bem como os objetivos e metas determinados.
Afinal, sem saber qual é o marco traçado, por vezes, ficará difícil compreender se determinado resultado é positivo ou negativo, satisfatório ou insatisfatório. Por isso, o planejamento deve incorporar o fluxo de caixa e as suas metas devem estar em sintonia e ser seguidas à risca.
Na prática, isso permite que a gestão tome diversas decisões. Por exemplo, definir com mais segurança e previsibilidade entre estratégias de vender maior volume com menor preço ou menor volume e com maior preço de um produto durante um período determinado, tendo em vista o atingimento das metas estipuladas, a performance e a projeção de fluxo de caixa no atacado distribuidor.
Da mesma maneira, possibilita determinar ações promocionais e políticas de desconto que favoreçam e que não prejudiquem o caixa da empresa, em atuação conjunta entre equipe comercial, de trade marketing e financeira.
5. Monitore o estoque
Uma solução de fluxo de caixa também diz respeito à gestão e ao controle de estoque. Afinal, problemas em um impactarão no outro.
Por exemplo, sem caixa suficiente, pode haver falta de recursos para os produtos de alto giro ou, ainda, quando há excesso de estoque pode ocorrer desequilíbrio no caixa.
6. Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia é uma aliada para facilitar a solução de fluxo de caixa especialmente no que diz respeito ao registro e acompanhamento de dados e obtenção de informações para fundamentar a tomada de decisões.
Imagine ter de anotar em um caderno cada pequeno ou grande gasto. Pense no tempo mensal que uma tarefa assim acarretaria. Ainda, na margem de erro que há em se realizá-la manualmente. Mesmo quando se utilizam planilhas, ainda há desperdício de tempo, limitação de recursos e suscetibilidade a erros e redundâncias nos registros.
Por isso, uma solução de fluxo de caixa eficiente são as plataformas integradas voltadas à gestão comercial, que ajudam a controlar os indicadores em tempo real e fornecem agilidade e facilidade na geração de relatórios de vendas.
Ainda, aquelas que permitem que se tenha acesso para controlar e acompanhar números de estoque, os preços dos produtos, promoções realizadas bem como realizar autorizações especiais, alinhadas às metas e ao fluxo de caixa, como descontos nos pedidos.
Gostou das nossas dicas de solução de fluxo de caixa? Aproveite e conheça as soluções da MáximaTech voltadas à gestão comercial.
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