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Nos últimos anos, ocorreu uma mudança na direção da modernização das exigências fiscais e contábeis. Tanto o recolhimento de tributos quanto as obrigações acessórias passaram a ser feitos digitalmente para simplificar os processos. E isso inclui a emissão do MDF-e.

O MDF-e é um documento de grande importância para o atacado distribuidor – sendo necessário para o transporte de cargas. Portanto, é fundamental dominar as principais características dessa exigência para evitar complicações legais e garantir que suas entregas ocorram sem problemas.

Mas você conhece o funcionamento do MDF-e e sabe como ele impacta seu atacado distribuidor? Descubra neste artigo.

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O que é o MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal eletrônico)?

Para que um caminhão repleto de cargas possa andar pelas estradas brasileiras, é preciso cumprir uma série de exigências legais. Isso acontece justamente para garantir que essas operações ocorram dentro da legalidade – evitando situações como contrabando ou transações entre empresas em situação irregular.

Por isso, são muitas as informações que devem acompanhar a carga: dados do veículo de carga, condutor, previsão de itinerário, valor e peso da carga e documentos fiscais. Sem isso, os caminhões não podem continuar sua viagem e ficam parados em barreiras fiscais.

Até alguns anos atrás, todas essas informações eram transportadas em diversos documentos de papel. Porém, era um processo marcado pela burocracia e tomava bastante tempo das empresas na emissão – além de tornar mais complexo o procedimento de fiscalização.

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) surgiu com o objetivo de simplificar esse processo. Trata-se de uma versão digital das informações necessárias para o transporte de cargas – substituindo a emissão do documento em papel.

Assim, a versão eletrônica substitui o sistema impresso que era utilizado até então, com o Manifesto de Carga Modelo 25 e a CL-e (Capa de Lote eletrônica). Na prática, ocorre uma simplificação das obrigações acessórias dos contribuintes e o acompanhamento em tempo real das prestações e operações comerciais pelo Fisco.

A legislação que regula o MDF-e é o Ajuste SINIEF 21, de 10 de dezembro de 2010. Veja suas disposições iniciais:

Cláusula primeira Fica instituído o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e -, modelo 58, que deverá ser utilizado pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS, em substituição ao Manifesto de Carga, modelo 25, previsto no inciso XVIII do art. 1º do Convênio SINIEF 06/89, de 21 de fevereiro de 1989.

Cláusula segunda MDF-e é o documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e Autorização de Uso de MDF-e pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.

Leia também: Como a Lei da Liberdade Econômica impacta os atacadistas?

Quais são as finalidades do MDF-e?

O principal objetivo do MDF-e é agilizar o cadastro em lote de documentos fiscais relacionados à carga que está em trânsito. Porém, são diversas as finalidades que são alcançadas com a modernização desse processo e digitalização das informações:

  • Rastreamento da circulação física da carga
  • Identificação do responsável pelo transporte a cada trecho do percurso
  • Consolidação das informações da carga acobertadas por um único CT-e ou NF-e
  • Agilidade no registro em lote de documentos fiscais em trânsito
  • Registro das alterações/substituições das unidades de transporte ou de carga e seus condutores
  • Registro do momento do início e do fim do transporte

Quem deve emitir o MDF-e?

O MDF-e deve ser emitido pelas empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Além disso, o documento também deve ser emitido pelas empresas em suas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma Nota Fiscal.

Veja o que o Ajuste SINIEF 21 prevê sobre o assunto:

Cláusula terceira O MDF-e deverá ser emitido:

I – pelo contribuinte emitente de CT-e, modelo 57, de que trata o Ajuste SINIEF 09/07, de 25 de outubro de 2007;

II – pelo contribuinte emitente de NF-e de que trata o Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, no transporte de bens ou mercadorias realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas.

§ 1º O MDF-e deverá ser emitido nas situações descritas no caput e sempre que haja transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição do veículo, de contêiner ou inclusão de novas mercadorias ou documentos fiscais, bem como na hipótese de retenção imprevista de parte da carga transportada.

§ 2º Deverão ser emitidos tantos MDF-e distintos quantas forem as unidades federadas de descarregamento, agregando, por MDF-e, os documentos referentes às cargas a serem descarregadas em cada uma delas.

Além de dispor sobre as obrigatoriedades, ainda estão previstos os casos em que não existe a obrigatoriedade na emissão do MDF-e:

Cláusula terceira-A A obrigatoriedade de emissão do MDF-e prevista no inciso II do caput da cláusula terceira deste ajuste não se aplica às operações realizadas por:

I – Microempreendedor Individual – MEI, de que trata o art. 18-A da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;

II – pessoa física ou jurídica não inscrita no cadastro de contribuintes do ICMS;

III – produtor rural, acobertadas por Nota Fiscal Avulsa Eletrônica – NFA-e, modelo 55.

IV – pessoa física ou jurídica responsável pelo transporte de veículo novo não emplacado, quando este for o próprio meio de transporte, inclusive quando estiver transportando veículo novo não emplacado do mesmo adquirente.

Como funciona o MDF-e?

Para compreender o funcionamento do MDF-e, é possível se inspirar em outro documento bastante conhecido entre as empresas brasileiras: a Nota Fiscal Eletrônica.

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Assim como ocorre na emissão da NF-e, o contribuinte que emite o MDF-e deve gerar um arquivo eletrônico – que inclui as informações do veículo de carga, condutor, previsão de itinerário, valor e peso da carga e documentos fiscais. Esse documento deve ser assinado digitalmente e aprovado pelo sistema do governo federal para que possa de fato ter validade jurídica.

Após aprovado o MDF-e, ele terá um número único de identificação – assim como a NF-e. Neste momento, é possível fazer a impressão do DAMDFE, que é o documento impresso que acompanha a carga. Chegando ao final do itinerário, o documento dever ser encerrado junto ao Fisco.

→ Todas essas operações baseadas em informações digitais somente são possíveis por conta da computação em nuvem. Descubra mais sobre o funcionamento dessa tecnologia neste vídeo:

→ Confira também este bate-papo sobre servidores locais e em nuvem:

Como preencher o manifesto eletrônico de documentos fiscais?

Apesar de ser instituído pelo Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ, cada estado possui competência para definir as regulamentações específicas do uso da MDF-e. Ou seja, a Secretaria da Fazenda de cada estado deve definir as datas e as regras para que as empresas possam emitir esse documento.

Mesmo com as diferenças das normas próprias de cada estado, podemos destacar três itens fundamentais na emissão do MDF-e:

  • Fazer um cadastro no CNE (Cadastro Nacional de Emissores);
  • Pedir credenciamento em todos os estados nos quais será preciso emitir o MDF-e;
  • Emitir a nota na Secretaria da Fazenda do seu estado.

No momento de preencher o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, as principais informações necessárias são:

  • Cidades de origem e destino;
  • Veículo principal, com detalhes de placa, modelo, Renavam, tipo de rodado e estado;
  • Dados de veículo vinculado, caso exista, com os mesmos dados do principal;
  • Proprietário do caminhão principal e do vinculado (se houver), com informações de CNPJ ou CPF, Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Cargas (RNTRC) e inscrição estadual;
  • Informações do motorista;
  • Documentos fiscais eletrônicos autorizados pela Sefaz, que podem ser CT-e ou NF-e;
  • Número do vale-pedágio ou do Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT), ou o contratante do serviço;
  • Nomes do responsável pelo seguro obrigatório, o Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTRC) e da seguradora, além dos números da averbação e da apólice;
  • Estados de percurso da carga, sendo essa uma exigência somente para o modal rodoviário e quando o veículo passar por outra unidade da federação antes de chegar ao destino.

Além disso, o Ajuste SINIEF 21 regula a transmissão do arquivo digital do MDF-e:

Cláusula sexta A transmissão do arquivo digital do MDF-e deverá ser efetuada via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com utilização de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte.

§ 1º A transmissão referida no caput implica solicitação de concessão de Autorização de Uso de MDF-e.

§ 2º Quando o emitente não estiver credenciado para emissão do MDF-e na unidade federada em que ocorrer o carregamento do veículo ou outra situação que exigir a emissão do MDF-e, a transmissão e a autorização deverá ser feita por administração tributária em que estiver credenciado.

O que é o DAMDFE?

Quando você emite uma NF-e, pode fazer a impressão do DANFE, que é a versão impressa do documento, certo? Esse mesmo fenômeno ocorre com o MDF-e.

O MDF-e é um arquivo em formato eletrônico que precisa de uma representação gráfica para ser visualizada e impressa: o DAMDFE. É importante destacar que o DAMDFE não é o MDF-e, mas sim sua representação que deve acompanhar a carga por todo seu percurso.

Veja o que o Ajuste SINIEF prevê sobre o assunto:

Cláusula décima primeira Fica instituído o Documento Auxiliar do MDF-e – DAMDFE, conforme leiaute estabelecido no Manual de Integração MDF-e – Contribuinte, para acompanhar a carga durante o transporte e possibilitar às unidades federadas o controle dos documentos fiscais vinculados ao MDF-e.

§ 1º O DAMDFE será utilizado para acompanhar a carga durante o transporte somente após a concessão da Autorização de Uso do MDF-e, de que trata o inciso II da cláusula oitava, ou na hipótese prevista na cláusula décima segunda.

§ 2º O DAMDFE:

I – deverá ter formato mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo A3 (420 x 297 mm), impresso em papel, exceto papel jornal, de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis;

II – conterá código de barras, conforme padrão estabelecido no Manual de Integração MDF-e – Contribuinte;

III – poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

Importância do MDF-e para quem atua no setor de logística e transportes

As empresas que atuam no setor de logística e transportes são grandes interessadas no MDF-e, pois esse documento faz parte da sua rotina. É preciso que a documentação esteja sempre em dia para que suas cargas possam chegar ao destino conforme o previsto.

Por isso, podemos destacar os principais pontos de importância do MDF-e:

  • Compliance fiscal. O cumprimento de todas as obrigações fiscais e contábeis é um dos desafios atuais das empresas de logística e transportes. Com a grande quantidade de rotinas burocráticas, a simplificação da emissão dos documentos para transporte proporcionada pelo MDF-e é muito positiva.
  • Agilidade. O MDF-e torna mais ágil o processo de emissão dos documentos necessários para o transporte de cargas. Como consequência, isso aumenta a competitividade do negócio – afinal, sua empresa consegue reduzir custos, oferecer preços atrativos e serviços de qualidade.
  • Diminuição de complicações no transporte. Você já teve caminhões parados em barreiras fiscais? Esse é um problema que tende a se tornar muito menos relevante com a emissão correta do MDF-e.
  • Planejamento adequado das rotas. Por maiores que sejam seus esforços para planejar as melhores rotas de entrega, complicações legais durante o transporte podem comprometer a execução do cronograma. Portanto, o MDF-e também contribui para que o processo de entrega seja otimizado.

Você já conhecia os impactos do MDF-e no seu atacado distribuidor? Se você busca otimizar o processo de transporte na sua empresa, confira também este artigo: Gestão de transportes 4.0 na era da transformação digital.

Bruno Araújo