Automação logística: entenda o que é e qual a importância
Em vez de ler, que tal ouvir o artigo?
O momento da entrega de um pedido é muito importante na conclusão de um atendimento de excelência. De olho na melhoria constante dessa etapa, algumas empresas têm investido na automação logística, mas será que o uso da tecnologia traz resultado?
Por lidar diariamente com um alto fluxo de entradas e saídas, a logística das distribuidoras tem que ser administrada com muito cuidado. Qualquer erro no meio do caminho pode culminar em uma imagem prejudicada perante o cliente. Nesse contexto, a automação logística surge como a melhor opção para ganhar em produtividade e qualidade.
Para muitos gestores, a automação logística é a melhor coisa que pode acontecer nos negócios. Ao contrário de outros campos de atividade, um grande número de especialistas está envolvido aqui, muitos processos são realizados, e cada estágio é extremamente importante porque contribui para o movimento suave de mercadorias ao longo da cadeia.
Os benefícios da automação logística são incontáveis – economizando mão de obra, estoque, energia e muito mais. Além disso, o processo logístico é realizado de forma mais rápida, precisa, qualitativa, econômica e eficiente. Dessa forma, reduz significativamente erros e melhora o atendimento ao cliente.
Quer compreender melhor toda a importância que a automação logística pode ter para a sua empresa? Acompanhe.
Confira também as nossas dicas em vídeo:
O que é automação logística?
Automação, em definição simples, é a redução da intervenção humana em aplicações, processos e rotinas de uma organização. O benefício mais notável é a economia de trabalho que uma empresa obtém. Além disso, a automação também auxilia na economia de materiais e energia – além de melhorar a qualidade e a precisão dos processos de negócios. Em outras palavras, ela acelera os processos de negócios.
Isso é automação em geral. Mas quando falamos de automação logística, queremos simplificar e automatizar os processos no setor de logística – que incluem processamento das operações desde o armazém até a entrega.
Ou seja, a automação logística é um conceito que abrange todas as funções de logística que podem ser executadas com o auxílio de uma solução digital. Dessa forma, se torna possível gerenciar adequadamente processos, como a entrada de mercadorias no armazém, movimentações internas, processamento de pedidos, separação de mercadorias, transporte e entrega ao destino final.
Estamos falando de um processo de redução de operações manuais (entrada manual de documentos e processamento de remessas) e o recebimento automático das informações necessárias para execução de atividades de transporte de cargas. Tudo isso sendo executado com atualizações em tempo real, e sem a necessidade de intervenção humana a todo instante.
6 mitos sobre a automação logística
Antes de ressaltarmos toda a importância da automação logística e como colocá-la em prática, é importante desmistificar alguns pontos que causam confusão entre os gestores. Veja quais são os mitos sobre a automação logística que você deve deixar para trás:
Mito 1: Todos processos devem ser automatizados
Muitos gestores enxergam a automação logística como uma lógica de “8 ou 80”: é preciso partir de zero processos automatizados para sistemas totalmente automatizados, incluindo todos os centros de logística. Porém, nem sempre essa é a melhor forma de ação.
Para empresas com variedade pequena, baixo número de mercadorias ou capacidade de armazenamento, uma solução manual ou parcialmente automatizada que cresce com o negócio pode ser a melhor opção.
Mito 2: É preciso investir muito tempo na automação logística
A automação completa da logística pode parecer um processo bastante demorado, não é? Existe uma sensação de que leva uma eternidade desde a decisão de automatizar até, finalmente, viabilizar as operações com uso das soluções digitais.
Porém, a realidade é bem diferente disso. A automação pode ser planejada para que não afete operações já existentes. Enquanto isso, as vantagens dos sistemas automatizados vão sendo incorporadas ao longo do tempo – passando por uma fase de transição com a automação parcial dos centros de logística existentes.
Mito 3: Automação causa a perda de controle sobre os processos
A sensação da perda de controle sobre os processos com a automação logística é outro grande mito. Na verdade, o que ocorre é justamente o contrário: a automação leva a mais controle por meio de soluções digitais que monitoram os processos e geram informações em tempo real – podendo exibir os principais indicadores de desempenho e fornecendo amplas opções de controle.
Mito 4: A automação requer mudanças drásticas na força de trabalho
A automação logística não significa necessariamente que seja preciso substituir os funcionários ou promover programas de treinamento extensos. Os processos logísticos automatizados são fáceis de usar, graças às interfaces amigáveis, para que a equipe possa executar suas rotinas sem extensa experiência ou treinamento.
Comparado a processos manuais e sem controle de qualidade automatizado, a probabilidade de erros é reduzida ao mínimo. Além disso, outra vantagem importante da automação é o aumento do nível de segurança em todo o processo de logística.
Mito 5: A integração de todos os processos em um único sistema é muito difícil
Outro mito comum sobre a automação logística é a complexidade para integrar os processos em um único sistema. Porém, precisamos considerar que os sistemas são criados justamente para essa finalidade – e reúnem as funcionalidades necessárias para simplificar a integração.
O grande ponto da questão é que a migração de dados não pode ser negligenciada durante a implementação de um novo sistema. Se uma empresa já usa sistemas manuais e semi-automatizados para gerenciar as atividades de logística, informações e dados importantes estão disponíveis – e eles não podem ser deixados de lado.
Mito 6: A automação é muito cara
À primeira vista, os custos de aquisição de soluções automatizadas parecem ser mais altos do que os dos sistemas manuais. Seu uso, no entanto, traz consigo um rápido retorno do investimento (ROI).
A automação é um investimento no futuro e, portanto, a qualidade é um fator decisivo: se deixar a desejar, pode levar a períodos de inatividade dispendiosos ou a despesas adicionais em longo prazo. Por outro lado, a automação logística gera muitos benefícios, que contribuem para o sucesso da organização – impactando positivamente nas finanças com o passar dos meses.
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6 benefícios da automação logística
Agora que já desmistificamos alguns pontos importantes sobre a automação logística, podemos compreender melhor como a sua implementação pode ser benéfica para uma organização. Confira quais são as vantagens mais perceptíveis:
1. Cumprimento de prazos de entrega
Vamos supor que você tenha encarregado um mesmo motorista para fazer três entregas devido à proximidade dos endereços. No entanto, as duas primeiras acabam demorando demais, e a terceira mercadoria chega com um atraso de duas horas, resultando em uma reclamação por e-mail.
Sabe como esse mal-estar poderia ter sido evitado? Com uma ferramenta integrada à logística. A automação permite que você registre o tempo que o motorista leva para descarregar a mercadoria em cada cliente, e seja notificado quando a entrega for concluída, garantindo o cumprimento efetivo do prazo de entrega combinado.
2. Organização de pedidos
Em dias muito atribulados, é difícil anotar manualmente os pedidos que foram e que ainda serão entregues, não é mesmo? Por outro lado, você deve manter as demandas em ordem para que os departamentos financeiro e administrativo possam fazer sua parte no recebimento do pedido.
A automação logística é a alternativa ideal para reduzir ao máximo as possibilidades de erro nesse gerenciamento. Ferramentas como a maxMotorista, por exemplo, permitem que você administre as entregas com mais tranquilidade e precisão. Um diferencial desse recurso é que tanto o motorista quanto o gestor de logística podem enviar ao cliente o XML da nota fiscal eletrônica.
Essa agilidade é benéfica para o cliente e para sua distribuidora, que não ficará com um motorista parado enquanto aguarda o envio da NF-e. Além disso, o sistema armazena um comprovante de entrega da nota fiscal para que você possa confirmar com o financeiro o envio da mercadoria, e dar prosseguimento ao faturamento.
3. Monitoramento de cargas
O processo de roteirização das entregas tem muito a ganhar com a automação logística. Isso porque algumas dessas soluções, como é o caso das oferecidas pela Máxima, dispõem de um recurso pelo qual o próprio motorista faz o registro de cada entrega, facilitando ainda mais essa etapa. Assim, você tem mais segurança na elaboração do planejamento de rotas, otimiza o tempo do motorista e, consequentemente, da distribuidora.
4. Redução dispendiosa de erros
O custo é, de longe, uma das maiores preocupações relacionadas à logística e ao transporte de carga, não é? A automação logística pode eliminar a necessidade de inserir manualmente os dados e acaba com situações de informações digitadas erradas. Dessa forma, é possível reduzir custos e promover um transporte mais rápido e eficiente, do produto para o consumidor.
Confira neste vídeo Como REDUZIR CUSTOS operacionais com LOGÍSTICA INTEGRADA:
5. Dados em tempo real
Uma das maiores vantagens da automação logística é o processamento de dados em tempo real – o que fornece uma visibilidade completa da operação e permite que você tome melhores decisões de negócios com base em tendências e histórico.
O acesso a dados valiosos na ponta dos dedos dá o poder de visualizar o custo total das decisões e mitigar ações menos vantajosas. Em longo prazo, isso gera um escalonamento de eficiência em todo o processo de logística da organização.
6. Qualidade na entrega e no assessoramento
Você pode se esforçar ao máximo para que nada dê errado nas entregas, mas isso não quer dizer que os riscos não possam acontecer. Às vezes, é a mercadoria que chega danificada por conta de vias esburacadas, em outros momentos falta algum item… Enfim, independentemente do ocorrido, quando um contratempo aparece, o cliente deseja que ele seja resolvido o quanto antes – e a automação logística também lhe ajudará nessa questão.
Em primeiro lugar porque, dependendo do que recurso que você escolher, é possível fazer um controle das devoluções com os motivos que fizeram com que a mercadoria não fosse aceita. Em segundo porque, com essas informações em mãos, você pode corrigir o problema e impedir que ele se repita com o mesmo ou outros clientes. Isso significa menos custos com retificações, mais produtividade na rotina do setor e mais qualidade no atendimento e na assessoria prestada ao consumidor.
O setor de logística tem um papel fundamental na maneira como a distribuidora fica marcada na memória do cliente. Para que a experiência com a empresa seja a melhor possível, a adoção de ferramentas tecnológicas é fundamental. Portanto, se a sua distribuidora ainda não faz uso da automação logística, é hora de mudar essa realidade. Com a facilidade da tecnologia, você intensifica o rendimento do setor e se concentra ainda mais na qualidade do serviço – que é o principal objetivo, no final das contas.
5 passos para implementar a automação logística
Ficou interessado em levar a automação logística para sua empresa, e aproveitar os benefícios que acabamos de destacar?
Com o uso de soluções digitais e reestruturação dos processos, é possível automatizar todos os processos – desde o armazém até a entrega. Dessa forma, os gestores ganham uma visão completa, de ponta a ponta.
Par ajudá-lo a tornar isso uma realidade, preparamos um passo a passo para implementar a automação logística:
1. Descubra se sua empresa está pronta para um sistema automatizado
Antes de fazer o investimento em soluções digitais para automação logística, faça uma análise honesta e aberta sobre o preparo da sua empresa. Observe especificamente a própria tecnologia, sua equipe de TI atual e quaisquer “lacunas” que possam estar entre as duas.
Além disso, considere a aptidão da sua equipe, o conjunto de habilidades internas e a familiaridade com a tecnologia. Em alguns casos, as lacunas podem ser preenchidas internamente, mas outras podem exigir ajuda externa.
Depois de concluir essa autoavaliação de sua prontidão técnica e cultural, você terá uma ideia muito melhor de como abordar o projeto. Trata-se de uma maneira de evitar complicações que poderiam surgir – como uma grande resistência dos funcionários ou falta de suporte do departamento de TI.
2. Faça um estudo das necessidades da sua empresa
A sua empresa está pronta para dar um passo na direção da transformação digital e implementar a automação logística? Ótimo! A próxima lição de casa é fazer um estudo prévio aprofundado sobre os produtos e formas de movimentação, armazenagem e atendimento de pedidos.
Dessa forma, será possível ter uma compreensão mais clara sobre as necessidades e possibilidades de automação logística. Afinal, cada organização possui processos muito particulares e, por isso, requer a automação em fases diferentes.
3. Promova um mapeamento das rotinas de logística
Outra etapa importante para uma implementação bem-sucedida de processos automatizados é o mapeamento das atividades de logística. Quais são os caminhos percorridos desde a entrada de uma mercadoria no armazém até sua entrega ao cliente?
Quanto mais clara for essa informação, melhor você entenderá as necessidades de automação da sua empresa. Trata-se de uma etapa crucial para que as ferramentas utilizadas possam, realmente, proporcionar uma automação logística.
4. Garanta uma mudança no mindset
Mais do que implementar uma solução digital, é importante garantir que as pessoas que trabalham na organização estejam abertas para as mudanças necessárias. Ou seja, deve ocorrer uma mudança cultural para a incorporação de processos automatizados – mudando o papel dos profissionais nas rotinas de logística.
5. Incorpore as ferramentas certas para o seu negócio
Quando você opta pela automação logística, é preciso encontrar as ferramentas certas para ajudá-lo. Afinal, existem muitos processos que podem ser automatizados – incluindo recebimento de mercadorias, gestão dos estoques, separação de pedidos e inventários, controle da frota, rastreamento de entregas, planejamento de rotas, integração com rotinas fiscais, entre outras.
Ouça o MáximaCast #22 e saiba como a tecnologia do google maps é essencial para dar agilidade e familiaridade em todo o processo de roteirização de cargas.
As soluções de logística da Máxima podem ajudá-lo a implementar uma automação logística de sucesso e maximizar a eficiência desses processos da sua organização.
Com o maxMotorista, você pode acompanhar as entregas e a rota de seus colaboradores, reduzindo o índice de devoluções. Além disso, é possível antecipar tratativas de avarias e devoluções com dados enviados pelo aplicativo e fazer a gestão dos romaneios e distâncias percorridas – reduzindo o seu custo logístico.
Veja os problemas dos motoristas que ajudamos a resolver:
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Falta de controle de quilometragem e tempo médio das rotas
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Avarias e devoluções nas entregas
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Falta de acompanhamento das entregas realizadas e pendentes e seu tempo médio
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Demora no acerto de caixa
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Falta de controle do horário de chegada e descarga, além do tempo de espera na entrega
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Falta de digitalização do comprovante de entrega
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Inversão de volumes no cliente
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Falta do XML na entrega
Já com o maxRoteirizador, você pode roteirizar automaticamente suas cargas, definindo a melhor e mais econômica rota para suas entregas. Planeje suas janelas e condições de entregas, levando em consideração o local e as restrições do cliente, o tipo de caminhão utilizado e o de mercadorias a entregar.
Veja os problemas dos gestores de logística que ajudamos a resolver
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Alto custo com o combustível e a manutenção da frota
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Rápida depreciação da frota
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Planejamento informal da rota, feito pelo motorista
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Ineficiência no planejamento das cargas
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Não utilização de toda a capacidade de cada caminhão
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