Acuracidade na logística: por que esse indicador é tão importante?
Em vez de ler, que tal ouvir?
A acuracidade logística é uma das métricas mais importantes para as operações no atacado distribuidor. Sem informações precisas, a empresa não pode planejar ou fazer previsões — causando falhas na cadeia de suprimentos, aumento dos custos e insatisfação dos clientes.
Neste sentido, trata-se de uma métrica simples, mas que pode se tornar responsável por vários efeitos negativos em efeito cascata caso não seja bem acompanhada. Por outro lado, o acompanhamento da acuracidade logística permite que os gestores tomem decisões mais precisas e tenham uma visão mais clara sobre toda a cadeia de suprimentos.
Mas como mensurar e utilizar corretamente a acuracidade logística? Confira neste artigo as principais informações sobre o assunto!
O que é acuracidade logística?
O termo “acuracidade” tem em seu significado a ideia de precisão. Quando aplicado na logística, ele significa ter informações exatas sobre os produtos estocados. Ou seja, uma equivalência entre o que está registrado no sistema e o que realmente consta no armazém físico.
A precisão do estoque é um dos principais fatores de desempenho em qualquer depósito ou centro de distribuição. Na verdade, ter a quantidade adequada de estoque (ou seja, não carregar muito de uma vez, mas ter o que você precisa quando precisa) é um fator de sucesso importante para a maioria das organizações.
O estoque só pode ser mantido de forma eficaz usando os processos certos e com procedimentos adequados de gerenciamento de estoque.
A maioria dos problemas de estoque surgem de medidas de controle de estoque deficientes e da falta de processos adequados para relatar as transações que acontecem em tempo real dentro do armazém.
Mesmo sabendo disso, quando surge uma disparidade de inventário, muitas organizações respondem de maneira reativa, em vez de tentar corrigir e aprender com o equívoco.
Por outro lado, as operações de armazém que são proficientes no gerenciamento de estoque e mantêm registros de estoque precisos terão:
- melhor gerenciamento de pedidos e demanda;
- menos esforço de trabalho;
- mais entregas no prazo;
- uso otimizado do espaço e do equipamento.
Como consequência disso, é possível manter a acuracidade logística. Dessa forma, essas organizações são mais propensas a superar e ter sucesso no competitivo mundo empresarial de hoje. Enquanto isso, seus concorrentes que pecam no gerenciamento do estoque possuem problemas de logística que afetam sua competitividade no mercado.
Como o controle do estoque pode dar errado?
Conforme já mencionamos, muitas vezes a raiz do problema está no inventário. Ele não será preciso/acurado se:
- a contagem total está correta, mas o item está armazenado em vários locais e a contagem do local específico está errada;
- o número do lote está errado;
- os números de série no local diferem do registro;
- o item não está no local designado;
- o item está em vários locais, mas nem todos os locais fazem parte do registro;
- os itens são identificados incorretamente ou rotulados incorretamente, mesmo se a contagem disponível estiver correta;
- os itens são misturados na caixa.
Quando esses problemas ocorrem, a acuracidade logística fica comprometida. Afinal, é impossível manter o fluxo de entregas funcionando corretamente quando os funcionários não conseguem encontrar as mercadorias no local em que deveriam estar — gerando pequenos problemas que evoluem em efeito cascata.
Mais do que isso, os controles internos ficam cada vez mais desatualizados conforme essas falhas persistem. O que aumenta os problemas na acuracidade logística e gera informações cada vez menos precisas.
Um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de logística é saber como reduzir os custos da operação da empresa sem perder a qualidade do serviço.
Neste MáximaCast, ajudamos você saber quais são as principais técnicas e atividades para conseguir alcançar essa redução de gastos logísticos, mantendo a eficiência do processo. Confira!
Como calcular a acuracidade logística?
Uma empresa depende da acuracidade logística para manter seus sistemas de produção e atendimento ao cliente. Para que esses registros sejam realmente precisos, eles devem conter informações precisas nas seguintes áreas:
- Quantidade disponível;
- Localização do estoque;
- Unidade de medida;
- Número da peça.
Se qualquer um desses itens em um registro de inventário estiver errado, todo o conjunto de informações pode ser considerado suficientemente incorreto para tornar o registro inteiro inútil. Por exemplo, a quantidade em estoque pode ser totalmente precisa, mas se o código do local estiver errado, a equipe de manuseio de materiais não conseguirá encontrar o item. Ou, se o número da peça estiver errado, um componente não pode ser usado. Consequentemente, o cálculo da acuracidade logística deve incluir todos esses elementos.
Para calcular a acuracidade logística, é possível considerar cada item separadamente ou o total armazenado. Em ambas as situações, basta dividir o número contabilizado no estoque físico pelo que consta no sistema e multiplicar por 100:
Acuracidade = Nº de itens contabilizados no estoque / Nº de itens que constam no sistema x 100
Por exemplo, 140 unidades foram contadas fisicamente, mas os registros mostram que 170 unidades de estoque estão lá. O cálculo seria:
1 – (140/170) X100 = 82,35%
Isso seria um pouco menor do que o que seria considerado um inventário preciso. As empresas devem almejar acima de 85% (é claro, idealmente 100%).
Como aumentar a acuracidade logística?
Todo negócio baseado em produto, não importa o setor, deve se concentrar em maximizar a acuracidade logística como parte de seus objetivos. Para que uma empresa tenha operações suaves, desde o recebimento de mercadorias de fornecedores até a entrega de pedidos aos clientes, os processos de gerenciamento de estoque devem ser otimizados.
Veja, a seguir, algumas dicas que vão te ajudar a aumentar a acuracidade logística!
Entenda seus processos
O passo inicial é fazer uma revisão detalhada dos processos. Isso tendo em mente que é preciso entender a sequência lógica de atividades logísticas executadas na operação, sempre tendo os objetivos estratégicos da área (e do negócio) como eixo norteador.
A partir disso, vale a pena verificar se alguma melhoria ou ajuste é necessária já nessa análise inicial. Invariavelmente, os gargalos começam a ficar mais visíveis quando se faz uma averiguação rigorosa. E isso também ajuda a “sair do automático” e começar a pensar em métricas e indicadores de desempenho que facilitam o controle acurado dos processos.
Organize o armazém
Ter um espaço totalmente organizado para armazenar o estoque é crucial para um fluxo tranquilo de recebimento de mercadorias e atendimento de pedidos. O estoque deve ser categorizado de forma que o estoque de entrada seja armazenado de forma eficiente – e os itens armazenados sejam fáceis de serem encontrados e acessados para processar pedidos de venda.
Uma empresa pode perder dinheiro com custos de mão de obra (desperdício de tempo e dinheiro com métodos de armazenamento ineficazes), bem como com a retenção de clientes se os pedidos não forem atendidos no prazo devido à perda de estoque ou sistemas de armazenamento e entrega lentos.
Veja algumas dicas para organizar o armazém e aumentar a acuracidade logística:
- Exibir mapas do armazém em áreas comuns para a equipe ver
- Fornecer sinalização clara com descrições de itens
- Rotular áreas, categorias e até unidades individuais, se necessário
- Etiquetar as prateleiras vazias onde o estoque normalmente estaria
Como realizar a gestão de estoque adequando às necessidades do mercado? Ouça o MáximaCast abaixo e descubra!
→ Leia também: Como a localização do armazém influencia o trabalho logístico?
Adote um sistema de categorização
Categorizar itens juntos em um sistema específico com descrições claras para cada item ou categoria oferecerá os benefícios de um espaço de armazenamento de estoque bem organizado.
Isso também pode evitar atrasos no atendimento de pedidos, bem como perda de estoque – aumentando a responsabilidade e a eficiência nos espaços de armazenamento.
Veja algumas dicas de categorização para promover a acuracidade logística:
- Use linguagem / números simples e fáceis de ler (considere a codificação por cores)
- Inclua códigos de barras se houver sistemas automatizados
- Exiba informações importantes, como descrição do item, contagem de unidades de estoque que podem ser embaladas juntas, datas de validade, etc.
Defina políticas internas
Ter processos bem definidos para todos os funcionários seguirem é o que garantirá que todas essas medidas de precisão de estoque sejam aplicadas de forma eficaz. Os procedimentos documentados são fundamentais e devem incluir os seguintes elementos:
- Procedimentos operacionais padrão para receber e armazenar o estoque
- Treinamento sobre como manusear, transportar e armazenar estoque
- Diretrizes de categorização consistentes
- Procedimentos para inventário danificado / expirado
Crie ciclos de contagem
Ao contrário da contagem de estoque tradicional (quando todas as operações cessam para contar tudo), a contagem cíclica envolve a realização de contagens regulares de pequenos subconjuntos de seu estoque total durante um período de tempo mais longo.
A contagem de estoque em ciclos fornece à empresa uma avaliação contínua de como o estoque está sendo registrado e se os procedimentos estão sendo cumpridos de forma consistente. Dessa forma, é possível manter a acuracidade logística de forma consistente – e não apenas em momentos pontuais.
Veja algumas dicas para criar ciclos de contagem:
- Priorize itens com um valor alto ou mais volume de movimento
- Passe por diferentes categorias de estoque para garantir que a precisão seja mantida com todos os tipos de estoque
Limite o acesso ao estoque
Limitar o acesso ao estoque pode ajudá-lo a evitar falhas e erros, dando apenas acesso ao documento a funcionários treinados e selecionados, e com a capacidade de manipular ou avaliar as métricas de estoque. Isso tornará muito mais fácil identificar a origem das imprecisões de estoque, ao mesmo tempo que se concentra na melhoria contínua da conformidade dos funcionários.
Veja algumas dicas para limitar o acesso ao estoque:
- Designe um pequeno grupo de funcionários que tenham acesso aos dados e que participem das contagens de estoque
- Reveja periodicamente quem tem acesso aos registros de inventário
- Faça uma verificação cruzada com a precisão do inventário, para ver se há correlação com os dados. Isso pode revelar quais membros da equipe não estão conduzindo as políticas adequadamente
→ Leia também: Endereçamento de estoque: dicas para fazer na sua empresa.
Ter um estoque confiável é essencial para o bom funcionamento de toda a operação logística.
Além de prever rupturas, existe uma série de benefícios que vão desde menor custo até a satisfação do cliente final.
Assista a este vídeo e veja como ter acuracidade no seu estoque logístico:
Reduza o manuseio dos produtos
Outro ponto fundamental para aumentar a acuracidade logística é a redução dos pontos de contato que cada produto tem durante sua jornada do armazém.
Isso porque grandes ciclos de interação dos operadores com a mercadoria normalmente aumentam as chances de rupturas e extravios, bem como de erros de registro, entre outros problemas.
Logo, evite usar processos manuais; opte por rastrear os estoques com apoio tecnológico de ponta a ponta.
Use a tecnologia para otimizar o controle do estoque
Finalmente, aumentar a acuracidade logística por meio de processos de categorização, documentação, relatório e análise de dados requer um sistema eficaz e preciso. Métodos simples de caneta e papel ou planilha de gerenciamento de dados de inventário estão desatualizados e geralmente geram resultados ruins.
Com o surgimento de softwares sofisticados de gerenciamento de estoque, as empresas têm a oportunidade de melhorar sua precisão, eliminando a possibilidade de erro humano. As empresas podem aproveitar esta ferramenta para um processo de rastreamento mais eficiente e preciso de seu estoque.
Além disso, implementar a tecnologia no centro de distribuição é uma das melhores maneiras de melhorar a acuracidade logística, pois ajuda a reduzir a quantidade de trabalho manual necessária para atender e enviar um pedido. Um sistema de gerenciamento digital permite automatizar processos que tornam mais fácil para um selecionador de pedidos se concentrar na velocidade e precisão, enquanto fornece validações extras e verificações de qualidade em cada estágio de atendimento.
Identifique corretamente as mercadorias
É importante ter em mente que nenhum sistema será suficientemente eficaz na operação logística se as mercadorias forem registradas incorretamente.
Logo, deve-se ter bastante cuidado ao fazer a padronização de nomes, números, lotes, descrições dos itens. Evitando inconsistências, duplicidades e outros problemas — o uso de coletores de dados ajuda muito, uma vez que é possível captar as informações diretamente do código de barras ou RFID, evitando erros de digitação, por exemplo.
Ter um bom controle do que entra e sai no seu armazém não é uma tarefa fácil. E perder de vista a situação do estoque no seu armazém pode gerar vários prejuízos para seu negócio.
Não dá para continuar correndo riscos quando o assunto é a logística, que é onde está o coração e o cofre da sua empresa. Pensando nisso, o episódio 113 do MáximaCast te ajuda a superar todos os desafios do inventário de estoque. Confira!
Implemente contagens cíclicas
As contagens periódicas do estoque também são fundamentais. Com elas é possível identificar divergências e realizar correções em tempo hábil, evitando prejuízos maiores em médio e longo prazo.
Algumas maneiras de fazer as contagens cíclicas são:
- Por amostragem: determina-se o percentual de itens a ser contabilizado; exemplo: 30% dos produtos recebidos na semana;
- Por itens movimentados: são inventariados apenas as mercadorias movimentadas no período a ser analisado; por exemplo, nos últimos dois dias.
- Por qualidade: inventário focado em análises qualitativas de determinados grupos de produtos, Nesta modalidade, avalia-se, por exemplo, o estado físico do item, sua data de validade, e outros aspectos importantes.
- Por espaço geográfico: determina-se um espaço a ser contabilizado no armazém.
- Por produto: conta-se uma categoria de produtos ou um único item em todas as áreas do armazém.
- Por curva: um pouco mais elaborada, nessa modalidade de contagem, determina-se a periodicidade do fechamento do ciclo pelo giro do produto (curva ABC). Por exemplo, pode-se definir regras de contagem em que itens de altíssimo giro (curvas A e B) são contabilizados mensalmente, e que produtos de médio e baixo giro (curvas B e C) são contados a cada três meses.
Como aumentar a acuracidade na entrega?
Olhando para a entrega especificamente — por sua força dentro da estratégia logística —, também é possível fazer algumas adaptações para aumentar a acuracidade. Confira, a seguir, algumas dicas.
Mantenha os estoques organizados
Não tem outro início: os estoques precisam estar bem organizados, categorizados, com itens identificados e assim por diante. Sem isso, é muito provável que os demais esforços para manter entregas precisas, ágeis e eficientes sejam em vão.
→ Leia também: Como evitar a ruptura de estoque no atacado distribuidor?
Explore a documentação eletrônica das entregas
Em seguida, uma outra melhoria fundamental é documentar eletronicamente as entregas. Ou seja, romper com o uso de processos manuais de registros de pedidos, movimentação no armazém entre outros, para evitar erros e retrabalho.
Integre os sistemas
Todos os sistemas utilizados dentro da área logística — o que perpassa as rotinas relacionadas ao atendimento de pedidos, entregas —, devem dialogar entre si. Isso para evitar que o time precise fazer controles em planilhas paralelas, o que além de improdutivo pode aumentar os erros.
Treine a equipe
Por fim, é preciso ter a certeza de que o time de profissionais que atua com entregas esteja sempre bem capacitado. E isso inclui a realização de treinamentos de reciclagem, bem como estímulo à colaboração, intercâmbio de ideias e sugestões de melhoria.
Uma boa dica é conscientizar a equipe quanto ao tema da acuracidade nas entregas; por exemplo, demonstrando porque é importante registrar tudo corretamente nos sistemas.
Bônus: outras métricas importantes para acompanhar
Para finalizar, quando falamos sobre a acuracidade logística, é importante ficar atento a outras métricas relacionadas. Veja, a seguir, quais são elas!
Precisão na entrega de pedidos
A precisão na entrega de pedidos é uma métrica muito importante quando se trata da acuracidade logística. Ela mede a quantidade de pedidos que são processados, enviados e entregues sem nenhum incidente no caminho.
Quanto mais alta for essa taxa, melhor para o seu negócio. Você perderá menos dinheiro com devoluções de mercadorias imprecisas ou danificadas e aumentará o nível de satisfação de sua base de clientes.
Prazo de entrega
O desempenho do prazo de entrega refere-se à proporção de pedidos que foram enviados na data de envio solicitada ou antes dela — dividida pelo número total de pedidos.
Se o período de tempo entre o momento em que o cliente fez seu pedido e o momento em que o pedido está preparado para ser enviado for muito longo, isso pode apresentar alguns problemas no processo que precisam ser consertados. Quer se trate de processos de planejamento desatualizados ou sistemas de execução desconectados muito lentos para enfrentar uma demanda crescente, os problemas precisam ser resolvidos para responder rapidamente a eventos inesperados.
Tempo para entrega
A métrica de tempo para entrega busca rastrear o tempo necessário para um pedido preparado corretamente para chegar ao destino.
O tempo médio para entrega é medido a partir do momento em que o pedido é feito para envio e o momento em que é entregue ao cliente. Depois de fazer o benchmarking e ter uma ideia do tempo médio de entrega de seu depósito para qualquer lugar, o objetivo seria diminuí-lo quando possível.
A análise de indicadores é uma parte essencial da logística de entrega e deve ser feita continuamente no atacado distribuidor.
Mas qual KPI eu devo acompanhar para continuar melhorando meus processos de logística de transporte?
Conclusão
Uma série de métricas e indicadores de desempenho ajuda a compor a estratégia logística. Sem ela, não há facilidade para dimensionamento dos esforços e dos resultados obtidos; ao mesmo tempo, torna-se fácil que a operação abra margens para improvisos e, consequentemente, erros fatais para o negócio como um todo.
Dentro disso, a acuracidade, ou seja, a precisão/a garantia de exatidão nas informações, é um indicador fundamental.
A boa notícia é que cada vez mais os gestores e operadores logísticos têm orientado suas estratégias e ações por dados, por meio de ferramentas tecnológicas, que aumentam a acuracidade.
Nas dicas que trouxemos aqui, esperamos que você tenha percebido a importância de ter a tecnologia como mediadora de tudo o que acontece em termos logísticos na empresa. É por meio dela que a acuracidade deixa de ser um desejo e passa a figurar rotineiramente, melhorando processos, reduzindo custos e potencializando resultados.
Você já conhecia a importância de acompanhar a acuracidade logística? Faça agora uma avaliação gratuita da logística do seu atacado distribuidor!
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