Controle de entregas em tempo real: Descubra as 12 vantagens ao utilizar
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Atender às demandas do processo de ponta a ponta no mundo da distribuição pode ser um desafio – e é por isso que o controle de entregas é tão importante.
Gerenciar as expectativas do cliente e as janelas do prazo de entrega, agendamento no mesmo dia ou no dia seguinte, tipos e capacidades de veículos, conformidade do motorista, e tudo isso da maneira mais econômica possível, é uma tarefa difícil e que não pode mais ser feita manualmente.
As empresas precisam equilibrar os requisitos do cliente com o custo dos recursos e otimizar a utilização do veículo para criar as rotas mais eficientes e econômicas possíveis – e o caminho passa pelo controle de entrega.
O que é controle de entregas em tempo real?
O controle de entregas é uma plataforma logística que usa a tecnologia para ajudar o atacado distribuidor a planejar, executar e otimizar o movimento físico de mercadorias, e garantir a conformidade da remessa.
O sistema fornece visibilidade das operações diárias de transporte e garante a entrega oportuna de mercadorias. O controle de entregas também simplifica o processo de envio e facilita o gerenciamento e a otimização das rotas, seja por terra, ar ou mar.
Mas como funciona o controle de entregas?
O software de controle de entregas pode ser instalado como um aplicativo nos dispositivos móveis dos motoristas. Dessa forma, eles terão acesso às rotas otimizadas e poderão informar em tempo real sempre que uma entrega for realizada.
Além disso, caso enfrentem problemas durante o trabalho, os motoristas poderão reportá-los pelo app, que enviará uma notificação imediata ao gestor. Isso permite que o gestor tome ações rápidas, como reprogramar a entrega ou comunicar o cliente, garantindo a eficiência e o sucesso do controle de entregas.
Qual a importância do controle de entrega em tempo real?
O que torna o monitoramento de entregas em tempo real tão importante é a possibilidade do acompanhamento do produto, desde quando é gerado um pedido até quando ele chega ao cliente.
Desta forma, todos os processos são feitos com transparência, e, além disso, a possibilidade que o pedido chegue ao destino corretamente, com o mínimo de atraso, é muito maior.
Isso faz com que devoluções e reentregas não aconteçam com frequência.
Com o controle de entregas, você será notificado rapidamente sobre qualquer imprevisto na rota, o que facilita a solução de um problema.
Outro ponto importante, além desse controle, é que o monitoramento eletrônico vai elevar sua empresa a outro patamar, e os clientes vão perceber que seu negócio aposta em inovação e tecnologia para oferecer sempre o melhor serviço.
Quais os benefícios do controle de entregas?
O comprador B2B está se tornando cada vez mais parecido com os B2C, e de várias maneiras.
O Salesforce prevê que 75% dos compradores de B2B esperam não apenas receber uma experiência personalizada de seus fornecedores atacadistas, mas também que essa experiência seja entregue dinamicamente e em automação em tempo real.
Portanto, a responsabilidade da sua empresa é ter um sistema que permita que seus clientes obtenham o que desejam da sua marca — da maneira exata que esperam recebê-la.
É isso que o controle de entregas permite. A seguir, detalhamos os benefícios desse sistema para o atacado distribuidor:
Funcionalidades de um sistema de controle de entregas
Se você já entende a importância do controle de entregas, é hora de conhecer as principais funcionalidades que um sistema de monitoramento oferece. Veja como ele pode transformar a gestão logística de sua empresa:
Comunicação direta com o motorista
Um bom sistema de controle de entregas facilita a comunicação constante com o motorista, 24 horas por dia, durante todo o processo de transporte. Isso inclui o acompanhamento em tempo real de paradas, horários, trajeto e outros aspectos importantes.
Em situações de emergência, como acidentes, o sistema também possibilita notificar a torre de controle e mapear a localização do motorista, garantindo sua segurança e prevenindo maiores danos.
Indicadores de desempenho e dashboards
Com o controle de entregas, o gestor tem acesso a um banco de dados completo, coletado durante todo o processo logístico.
Esses dados são transformados em KPIs (indicadores-chave de desempenho) e exibidos em dashboards visuais, com gráficos, relatórios e outras informações essenciais para apoiar decisões estratégicas.
Rastreamento em tempo real
Uma das principais funcionalidades do sistema é a geolocalização dos motoristas em tempo real, que possibilita acompanhar todas as entregas a qualquer momento do dia.
Essa funcionalidade é crucial para a transparência e eficiência nas operações, oferecendo visibilidade completa sobre o status das entregas.
Previsão de data e hora de entrega
Com acesso detalhado aos dados de desempenho da frota, o sistema de controle de entregas permite que o gestor tenha uma visão mais precisa dos prazos e status de entrega.
Além disso, a melhoria no controle dos processos pode resultar na redução dos prazos, garantindo uma vantagem competitiva significativa no mercado.
1. Acompanhamento em tempo real
Há cerca de dez anos, rastrear mercadorias em tempo real era uma perspectiva para o futuro. Hoje, porém, com a ajuda da tecnologia, empresas e consumidores têm uma visibilidade sem precedentes, e em tempo real do status de um pedido.
Uma das vantagens mais importantes do controle de entregas é que ele permite que você acompanhe informações em tempo real sobre seus motoristas, de forma totalmente integrada.
Usando a web, você pode acessar a localização de todos os motoristas com um rastreador GPS avançado. Isso permite que você localize quaisquer problemas em potencial, como a parada do motorista com muita frequência ou um percurso não planejado, tudo dentro do seu controle de entregas.
Além disso, a comunicação com o motorista também acontece em tempo real, e qualquer problema pode ser solucionado de forma rápida e transparente, mantendo o controle de entregas eficiente.
Em outras palavras, é possível identificar problemas tangíveis em seu processo de logística e entrega, permitindo que você os elimine rapidamente.
Outro ponto importante é a visibilidade operacional, o que significa que todos os envolvidos no processo, seja cliente ou a equipe internada da distribuidora, conseguem saber exatamente em qual ponto do processo o pedido está. Isso se traduz em negócios que se adaptam às necessidades dos consumidores, não apenas fornecendo entrega rápida, mas também encantando os clientes ao longo do caminho.
Para ter sucesso nesse setor competitivo, mais empresas optam por construir uma infraestrutura que ajudará a otimizar as operações. Ao ter acesso a informações em tempo real, o atacado distribuidor achará mais fácil prevenir e corrigir processos ineficientes em movimento, melhorando o controle de entregas e aumentando a eficiência operacional.
2. Otimize a roteirização das entregas
Otimização de rotas é um termo bastante conhecido, mas o que isso significa em um contexto do controle de entregas?
O sistema de controle oferece otimização de rota para ajudar as organizações de logística a atenderem às demandas dos consignatários por entregas mais rápidas e precisas. Ele também agiliza processos, reduz os custos de combustível e melhora a eficiência geral.
A otimização de rota usa análises e algoritmos de computador para identificar a rota de entrega mais eficiente possível com base nas seguintes variáveis:
- Tráfego congestionado;
- Voltas e cruzamentos;
- Motoristas próximos;
- Distância.
Depois que uma rota é determinada, o gestor pode atribuir rotas automaticamente.
O gerenciamento dos custos de combustível é um dos principais benefícios da otimização de rotas. Os custos de combustível estão aumentando continuamente, portanto, a otimização de rotas é uma maneira essencial de reduzir despesas.
Em vez de desperdiçar combustível em rotas de tráfego congestionadas ou rastrear novamente as ordens de serviço, a otimização de rota exibirá o caminho mais econômico para cada tarefa e priorizará as rotas para os motoristas mais próximos.
Usando automação e dados do computador, o envio de tarefas e rotas é feito para você, em vez de alguém encaminhar tarefas para cada motorista e planejar rotas manualmente. Isso reduz a sobrecarga administrativa e permite que os funcionários se concentrem em outras tarefas de maior prioridade.
3. Agilidade na tomada de decisão
A tecnologia trouxe diversos benefícios para o controle de entregas. Um deles é a possibilidade de utilizar, coletar e reunir dados que permitem uma melhor gestão das ocorrências.
Além de receber notificações sempre que seus motoristas enfrentam qualquer tipo de problema, o gestor tem acesso a relatórios com os principais KPIs logísticos para tomar a melhor decisão em tempo real.
Sistemas robustos de controle de entregas oferecerão informações detalhadas e recursos de geração de relatórios. Por exemplo, digamos que você supervisione o processo de envio para 20 locais, cada um com cinco envios por semana. São 100 faturas de remessa a serem criadas e avaliadas a cada semana.
Com o controle de entregas, todas as informações serão armazenadas em um local, e relatórios personalizados podem ser criados para analisar discrepâncias entre taxas e faturas.
4. Melhor uso da capacidade do caminhão
O controle de entregas permite otimizar a gestão de frotas e o espaço no caminhão, além de ter certeza de que não está transportando muito ar. O objetivo é minimizar o seu espaço vazio.
Isso significa que você está transportando o maior número possível de produtos por carga, o que reduzirá o número de remessas necessárias. Por sua vez, é possível reduzir os custos de envio.
Com as empresas precisando cortar custos onde quer que possam, a redução do número de remessas necessárias pode ter um grande impacto no orçamento.
Além de reduzir seus custos gerais, otimizar o espaço no caminhão diminui os riscos potenciais para seus produtos. Quando há espaço não utilizado em torno de cada pacote, desperdiça-se espaço para os pacotes serem movidos. Eles podem deslizar um no outro, cair se empilhados ou ficar danificados.
5. Redução de custos não programados
Como sabemos, os custos logísticos podem representar 12,37% do faturamento da empresa. Isso significa que custos não programados podem afetar gravemente os resultados.
O roubo de carga sempre foi uma das grandes preocupações da logística no Brasil. Apesar de ter apresentado uma leve queda nos últimos anos, as ocorrências continuam acima dos 20 mil casos em todo o país, segundo um relatório da NTC&Logística.
Além disso, cancelamentos ou estorno de compras devido a atrasos também são outro problema enfrentado pelo atacado distribuidor.
O controle de entregas mitiga esses dois problemas. Por meio de um bom sistema para controle de entregas, é possível minimizar perdas ao traçar automaticamente rotas mais seguras e monitorar o percurso de cada carga.
Os índices fornecidos pelo sistema também auxiliam na redução dos cancelamentos. Por exemplo, a taxa de problemas com veículos possibilita identificar quais deles precisam de manutenções ou revisões, e qual o espaço de tempo mais adequado para fazê-las. Isso diminui a ocorrência de paradas não planejadas e de acidentes.
Com o uso de um simples dispositivo móvel com acesso à internet, o motorista tem a possibilidade de trocar dados e informações com a central sobre problemas encontrados pelo caminho, ou até pedidos de devolução.
Como esse processo é feito online, em tempo real, o controle de entregas pode ser executado o mais rápido possível, permitindo à central tomar decisões importantes com assertividade. Isso possibilita informar ao cliente sobre eventuais atrasos e manter a credibilidade da distribuidora.
7. Aumente sua taxa de retenção de clientes
Um dos aspectos mais difíceis para um atacado distribuidor é a retenção de clientes. Sempre existem empresas concorrentes dispostas a diminuir o preço para fazer uma venda.
No entanto, o dinheiro nem sempre é um fator para manter um consumidor fiel à sua marca. A satisfação do cliente desempenha um papel importante na manutenção da venda.
Com o controle de entregas, você pode levar seus dados para implementar as alterações necessárias para melhorar os tempos de entrega. Quando os prazos de entrega são cumpridos mais rapidamente, os clientes ficam mais satisfeitos com seus serviços.
Isso estabelece um relacionamento leal entre seu cliente e sua marca. Se você é conhecido por entregar produtos dentro do prazo, será um vendedor confiável que manterá o cliente satisfeito.
8. Mobilidade na emissão de pedidos e notas
Outra maneira de otimizar o tempo do motorista é possibilitar que ele mesmo faça a emissão e envio de notas fiscais ao cliente durante o processo de entregas. Isso evita que o cliente fique aguardando, o que pode abalar a sua confiança na logística da sua organização.
Com uma solução integrada ao seu ERP conectada ao dispositivo do motorista, é possível que ele mesmo faça a emissão das NFs em caso de novos pedidos, devolução, erros ou trocas, sem que tenha que retornar à central ou aguardar a emissão da nota pela mesma.
Além disso, esse tipo de solução também permite que o estoque de um veículo em viagem seja consultado, possibilitando à central realizar novos pedidos e fazer o controle de vendas sem que o motorista tenha que retornar à distribuidora para carregamento.
9. Melhor comunicação com todos
A comunicação é fundamental ao operar um atacado distribuidor. As atualizações em tempo real permitem melhorar a comunicação.
Em média, antes do controle de entregas, as empresas demoravam para confirmar um pedido. Mas esse tempo foi reduzido agora que o processo acontece em tempo real e automaticamente, gerando uma melhoria em seu sistema de entrega.
Essencialmente, o programa faz todo o trabalho com os pedidos correspondentes e obtendo as informações. Depois que as informações são compiladas, elas são enviadas ao seu banco de dados para serem distribuídas a um motorista.
Seus motoristas não terão nenhuma confusão sobre para onde estão indo. Além disso, ele oferece a oportunidade de ver o que está acontecendo assim que a entrega entra no seu sistema.
Se os planos mudarem, serão atualizados através do sistema. Todos os que estão associados à entrega recebem atualizações em tempo real em seus dispositivos móveis. Portanto, se houver atrasos ou alterações, todos serão informados.
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10. Aumento da segurança da entrega
O aumento da segurança da entrega é muito maior com um controle em tempo real, visto que a agilidade na identificação de problemas como furtos ou extravios é muito grande, e é feita 24 horas por dia, 7 dias por semana.
O veículo vai ter um selo de monitoramento geolocalizado, o que certamente já reduz muito a probabilidade dessa carga sofrer algum assalto.
11. Pontualidade na entrega
Por se tratar de algo que é monitorado em tempo integral, é possível monitorar qualquer ocorrência que possa acontecer com a carga, e qual é a previsão de entrega, o que aumenta significativamente a pontualidade em que essa mercadoria chegará até o cliente.
Qualquer problema que possa implicar um atraso será notificado ao gestor em tempo real, que poderá resolver o problema e, se for preciso, notificar o cliente imediatamente.
12. Melhor experiência do cliente
O controle de entregas em tempo real oferece um benefício em cascata para o cliente, desde a segurança, confiabilidade na operação, pontualidade, visibilidade operacional, entre outras vantagens.
Tudo isso melhora a experiência do cliente, pois as expectativas são atendidas.
Um cliente satisfeito certamente vai se tornar uma pessoa fiel, que ainda pode indicar os seus serviços para outras pessoas.
Isso faz com que todos ganhem, pois além de satisfazer o cliente, as entregas feitas de forma mais rápida e com pouco risco podem alavancar a produtividade da sua operação e o faturamento em longo prazo.
Conclusão
Empresas de distribuição percebem que há muitas partes móveis no processo de remessa, literal e figurativamente. Desde a cotação até a entrega, distribuidores estão sempre procurando maneiras de otimizar gastos e melhorar processos. Graças ao controle de entregas, eles têm uma solução para fazer exatamente isso.
Apesar de ser um processo antigo, a logística vem mudando com o uso da tecnologia, trazendo novas maneiras de gerir os estoques e realizar o controle de entregas de mercadorias em distribuidoras e atacadistas.
Se antes ela era vista como uma mera ferramenta, hoje, pode ser considerada uma arma fundamental para otimizar os custos de uma organização. Com o controle de entregas, você será capaz de melhorar os processos internos, otimizar o tempo do motorista e aumentar a satisfação do cliente.
Para concluir, adotar o controle de entregas só traz benefícios para o cliente e para melhorar a eficiência da operação. Os processos se tornam mais intuitivos, os prazos menores e os caminhos mais protegidos.
Porém, para tirar todas as vantagens desse processo, é fundamental contar com o apoio de um excelente sistema de monitoramento.
Por isso, lhe apresentamos o maxRoteirizador, uma solução que certamente atende às suas expectativas e traz vantagens para o seu processo de logística.
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