Como funciona um sistema de monitoramento de promotores de vendas?
Em vez de ler, que tal ouvir?
Um sistema de monitoramento de promotores de vendas é uma aplicação tecnológica. Ele, dentre outras coisas, garante que as estratégias traçadas no escritório sejam colocadas em prática no ponto de venda (PDV).
Esse tipo de solução tem sido inserido na rotina das equipes de Trade Marketing das empresas mais bem-sucedidas, no Brasil e no mundo. Isso como parte dos esforços de transformação digital desse mercado, ao mesmo tempo em que se objetiva retornos operacionais e financeiros bastante visíveis.
Neste artigo, explicamos como funciona um sistema de monitoramento de promotores de vendas. Para tal, vamos te guiar pelos seguintes tópicos:
- como funciona um sistema de monitoramento de promotores de vendas;
- que vantagens essa ferramenta oferece;
- quais recursos ela deve ter para ser considerada eficiente;
- e muito mais.
Confira!
O que é um sistema de monitoramento de promotores de vendas?
Uma questão sempre em alta é: como saber se os promotores de vendas estão realizando suas atividades com máxima eficiência? Como acompanhar seu desempenho e agir para melhor capacitá-los, além de avaliá-los pelo mérito de seus esforços?
É aí que a tecnologia tem ajudado gestores de Trade Marketing de organizações de todos os portes e nos mais variados tipos de negócios.
Com um bom sistema de monitoramento de promotores de vendas, é possível realizar a roteirização das atividades, melhorar a gestão do tempo e monitorar indicadores de desempenho. Além disso, avaliar a atuação dos profissionais para criar estratégias de motivação que potencializam a produtividade e a eficácia.
A inserção desse tipo de sistema na operação de Trade Marketing confere mais inteligência à estratégia, melhora a coleta e a análise de dados, permite decisões mais orientadas — menos calcadas na intuição dos gestores.
Principais funcionalidades de um sistema de monitoramento de promotores de vendas
Entre as principais funcionalidades de uma aplicação de monitoramento de promotores, destacam-se:
- Relatório de visitas aos postos de vendas;
- Agenda;
- Lista de pontos de vendas a serem visitados;
- Recursos de pesquisa;
- Controle de mix de produtos;
- Treinamentos;
- Informações (cadastro dos clientes, por exemplo).
Aplicabilidades de um sistema de monitoramento de promotores de vendas
Na prática, a solução deve auxiliar o dia a dia do promotor, gerando uma sequência lógica de atividades a serem realizadas (com agenda e fácil localização dos pontos de vendas a serem visitados, por exemplo).
Também deve permitir cadastramento de informações úteis para a gestão de Trade Marketing em tempo real, e ter recursos de última geração, como geolocalização, entre outros.
Dessa forma, o trabalho realizado pelos profissionais ganha contexto, deixa de ser meramente intuitivo. No extremo, evita que determinados vícios da cotidianidade reduzam a competitividade deles, o que os faz estar em constante melhoria.
Características técnicas de um sistema de monitoramento de promotores de vendas
Do ponto de vista técnico, é fundamental que o sistema de gestão de promotores garanta a mobilidade necessária para as atividades dos promotores.
Também, a segurança da informação é muito importante: o software não pode ter vulnerabilidades que facilitem as ações de pessoas mal-intencionadas (espionagem, danos aos dados etc.).
Para que você entenda melhor o funcionamento desse tipo de solução tecnológica, veja, a seguir, um vídeo rápido sobre o maxPromotor, o aplicativo de monitoramento de promotores de vendas da MáximaTech.
A solução deve ser de fácil utilização, agradável para o profissional e até intuitiva. Afinal, a ideia é facilitar a vida dele, não meramente fiscalizá-lo.
Por fim, é válido pontuar que o sistema de monitoramento de promotores também é uma ferramenta poderosa para melhorar a capacidade de liderança do gestor de Trade Marketing. Isso acontece à medida em que os promotores alimentam a aplicação com informações atualizadas sobre a concorrência (preços, por exemplo), sobre os produtos etc.
→ Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre Trade Marketing.
Quais vantagens um bom sistema de monitoramento de promotores de vendas oferece?
Os benefícios de um sistema de monitoramento podem ser especificados por vários ângulos. Com ele, são beneficiados os promotores, a liderança de Trade Marketing e a empresa como um todo.
Da organização da rotina dos profissionais ao aumento da rentabilidade do negócio, passando por melhorias em treinamentos. Confira, a seguir, um detalhamento dessas vantagens.
Um bom sistema de monitoramento organiza o dia a dia do promotor
Com uma rotina organizada, o promotor consegue fazer a melhor gestão de seu tempo. Paralelamente, obtém as informações necessárias para suas atividades em um único ambiente virtual.
O profissional ainda consegue conferir mais transparência às suas tarefas. Ele se sente mais confiante com relação à visualização de sua produtividade pelo gestor. Além disso, consegue informar em tempo real, e isso pode, inclusive, ganhar motivação para produzir mais e melhor.
Facilita o alinhamento com o time de vendas
Ao inserir uma rotina tecnológica com o sistema de monitoramento de promotores, os gestores de vendas e Trade Marketing também podem melhorar o alinhamento entre as equipes.
O fornecimento das informações inseridas no software pelos promotores ao time comercial, por si só, já é um grande ganho. Mas é possível ir além: a solução tem o poder de fortalecer a conexão entre os profissionais de ambos os times.
O sistema, além de padronizar o discurso e possibilitar o intercâmbio constante de informações e ideias, também ajuda a quebrar as barreiras que costumam impedir o diálogo entre os times — ou o senso de competição entre eles.
No vídeo a seguir, confira uma reflexão sobre esse tópico.
Aumenta a produtividade dos profissionais e da equipe
Ajustando a rotina e criando um fluxo lógico de atividades na plataforma, a liderança e os promotores podem potencializar a capacidade produtiva. Isso porque o sistema ajuda no planejamento e garante que as ações pré-estabelecidas sejam realizadas — ou justificadas caso não seja possível levá-las a cabo.
Os recursos e as funcionalidades do sistema podem otimizar o trabalho, inclusive tornando os processos mais fluidos e práticos. E isso possibilita um trabalho mais bem elaborado e com resultados mais visíveis.
Padroniza e melhora os treinamentos
O software também pode ser utilizado para melhorar a capacitação dos promotores.
Sempre que o mix de produtos aumentar ou que as regras de Marketing relacionadas ao layout de exposição de mercadorias, por exemplo, mudar, é possível inserir vídeos, áudios e imagens na plataforma para ter certeza de que toda a equipe seguirá um padrão.
A padronização, aliás, é uma grande vantagem. Ela evita que a dinamicidade e as interferências do dia a dia façam com que os profissionais esqueçam regras e recomendações da empresa.
Melhora a satisfação dos clientes
Ao padronizar e otimizar a rotina dos profissionais, além de reforçar os treinamentos e a capacitação, o sistema também influencia positivamente na satisfação dos clientes.
Com seu profissionalismo e produtividade incrementados, os promotores de vendas ganham mais tempo para olhar ao redor e propor melhorias.
Percebendo essas vantagens, e sendo estimulados pelos gestores, eles também conseguem inserir um verniz de eficiência em seus relacionamentos com clientes (lojistas e consumidores finais). Isso tudo, consequentemente, resulta em melhorias na reputação da marca.
Confere mais profissionalismo e precisão às auditorias
A rotina de auditorias nos PDVs, ou seja, a conferência se o trabalho está sendo realizado dentro das especificações traçadas na estratégia de Trade Marketing, também é melhorada com o sistema de monitoramento.
Os promotores inserem no sistema, em tempo real, as informações relativas às suas visitas ao ponto de venda; elas estão sempre atualizadas e podem ser conferidas sem a preocupação de erros e de gerar retrabalho.
Melhora o poder analítico do gestor
A solução tecnológica também amplia as perspectivas analíticas da liderança de Trade Marketing.
Em vez de receber relatórios em planilhas que não se integram ou são padronizadas, os gestores têm tudo sempre atualizado e em tempo real. E o melhor: em qualquer dispositivo, para consultar de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet.
A solução permite a criação e o acompanhamento de indicadores e métricas que ajudam a acompanhar o trabalho dos promotores. Além disso, acompanhar os resultados; verificar se o trabalho realizado segue o planejamento e caminha para o atingimento das metas.
Isso tudo facilita a chamada “gestão orientada a dados”. Ou seja, o uso de informações para tomar decisões mais acertadas e em tempo hábil.
Maximiza os resultados da empresa
Além de tudo o que já foi apontado até aqui, um bom sistema de monitoramento de promotores também contribui para os resultados macros da empresa.
E não estamos falando apenas de retornos financeiros, ainda que eles sejam bem visíveis para os gestores — confira o case de sucesso do Café Viana, sobre o aumento da produtividade dos promotores.
Com um bom software de monitoramento, a empresa consegue fazer com que seus promotores tenham uma atuação mais estratégica. Eles se tornam mais produtivos e analíticos, mas também se sentem mais motivados para ir além do esperado.
O resultado é visível também na reputação da marca, no relacionamento com os lojistas e com os consumidores finais, entre outras vantagens. E isso tudo se converte em mais vendas e melhor rendimento econômico para o negócio.
Quais são os recursos indispensáveis em um bom sistema de monitoramento?
Entendido o que é um sistema de monitoramento e que vantagens ele oferece, chegou a hora de vermos o que é preciso analisar na hora de escolher entre as diversas opções disponíveis no mercado.
Confira, a seguir, os recursos e as funcionalidades que precisam, necessariamente, estar presentes nesse tipo de solução.
Relatórios automatizados
Os relatórios automatizados são indispensáveis em um bom sistema de monitoramento. Eles permitem a geração automática de informações cruciais a partir dos dados coletados, fornecendo uma visão clara e objetiva do desempenho e das atividades.
Com isso, os gestores podem escolher quais métricas e informações são mais relevantes para suas necessidades, permitindo uma análise detalhada e rápida. Ademais, os relatórios automatizados economizam tempo e esforço, eliminando a necessidade de compilar manualmente dados dispersos.
Registro de atividades
O registro de atividades é outra característica vital em um sistema de monitoramento completo. Esse recurso acompanha e registra as atividades realizadas em tempo real, oferecendo um panorama preciso das ações dos promotores em campo.
Essa funcionalidade é essencial para identificar padrões de comportamento, avaliar o cumprimento de tarefas e até mesmo resolver possíveis disputas. Além disso, fornece insights relacionados a ocorrências no PDV, favorecendo análises para ajustes operacionais e estratégicos em curto, médio e longo prazo.
Em suma, ao proporcionar uma trilha de auditoria detalhada, o registro de atividades reforça a responsabilidade e a transparência, contribuindo para aprimorar a eficiência operacional e tomar decisões informadas.
→ Leia também: Como deixar seu PDV criativo e atrair mais clientes.
Roteirização dos promotores
A roteirização dos promotores é um recurso que otimiza a eficiência logística das equipes em campo.
Ao traçar rotas otimizadas com base nas localizações geográficas das atividades planejadas, essa funcionalidade reduz o tempo de deslocamento e maximiza o tempo produtivo.
Isso não só economiza recursos como combustível e horas de trabalho, mas também melhora a capacidade de cumprir agendas e prazos. Com a roteirização, as lideranças podem realocar recursos de forma mais inteligente e reagir rapidamente a mudanças.
Criação de pesquisas customizáveis
A capacidade de criar pesquisas customizáveis é um recurso crucial para coletar informações específicas e relevantes para as atividades de monitoramento.
Esse recurso permite a criação de questionários adaptados às necessidades de coleta de dados, possibilitando a obtenção de insights direcionados.
Vale sempre ter em mente que as pesquisas customizáveis garantem que os dados coletados sejam consistentes e centrados nos objetivos de monitoramento, aumentando a qualidade e a utilidade das informações obtidas.
→ Leia também: Quais são os benefícios da coleta de dados no PDV?
Controle de jornada do promotor
O controle de jornada do promotor é um recurso que rastreia o tempo e a qualidade de trabalho dos profissionais em campo. Ele permite um monitoramento preciso das horas trabalhadas, ajudando a garantir que as equipes cumpram as obrigações contratuais e regulamentares.
Além disso, essa funcionalidade contribui para a gestão eficaz do tempo e para a otimização do agendamento das atividades, evitando sobrecargas ou ociosidade.
Integração com outros sistemas
A integração com outros sistemas é um elemento-chave para garantir a fluidez das operações e a consistência dos dados.
Um sistema de monitoramento eficaz deve ser capaz de se conectar a outras ferramentas utilizadas pela empresa, como sistemas de gerenciamento de vendas ou CRM. Dessa forma, garante-se que as informações fluam sem problemas entre os sistemas, evitando a duplicação de dados e melhorando a precisão e a confiabilidade das análises.
Na prática, ao unificar informações de diferentes fontes, a empresa pode obter uma visão mais completa e holística do desempenho e das operações de Trade.
→ Nós preparamos um guia completo com as melhores técnicas de vendas para melhorar seus resultados no PDV. Faça download agora mesmo!
Em resumo
Como vimos, um bom sistema de monitoramento de promotores de vendas oferece inúmeras vantagens. Ele torna a operação de Trade Marketing nesse ponto específico (a gestão dos promotores) mais analítica e estratégica, mas vai além.
O sistema de monitoramento também ajuda a melhorar os processos, a gerar mais sinergia entre Trade e Comercial e a tornar o dia a dia dos profissionais mais produtivo e eficiente, além de alavancar os resultados da empresa.
Um ponto interessante a se pensar antes de inserir essa tecnologia é a gestão da mudança. Uma aplicação tecnológica sempre causa uma revolução (que pode ser pequena ou grande, dependendo do negócio e de outros fatores). Logo, ela, inicialmente, pode ser vista como uma ameaça ou sofrer rejeição por conta da falta de habilidade dos profissionais com a tecnologia.
O ideal é trabalhar essa mudança do ponto de vista cultural. Ou seja, preparar os profissionais para a inserção da ferramenta.
Nossa indicação é que seja criada uma estratégia de comunicação que demonstre claramente que a intenção do gestor de Trade Marketing e da diretoria da empresa não é, simplesmente, fiscalizar o trabalho dos promotores com o sistema de monitoramento. Os benefícios que listamos também são argumentos para “quebrar o gelo” e mostrar aos promotores que todos ganham quando aumenta o poder analítico, o ajuste de processos, a transparência e a eficiência da empresa.
Também é preciso investir em treinamento do sistema de monitoramento para que as pessoas não se sintam menos capazes por estar com dificuldades para entender os mecanismos da aplicação. E, logicamente, a escolha de uma solução eficaz — com recursos e funcionalidades relevantes — e segura é fundamental.
E então, ficou com alguma dúvida sobre como funciona um sistema de monitoramento de promotores de vendas? Escreva pra gente pelos comentários e até a próxima.
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