Soluções práticas para redução de erros no atacado distribuidor
Como atacadista distribuidor, você está em uma posição de grande responsabilidade. Atrasos, problemas ou interrupções em suas operações se traduzem em adversidades para seus clientes, o que tem um efeito cascata, afetando, também, os clientes de seus clientes. Você é um elo importante na cadeia e, tanto para ela funcionar quanto para seu negócio prosperar, é fundamental buscar soluções para a redução de erros em sua empresa.
Outro fator que eleva essa importância é que o cenário atual é altamente competitivo e está em rápida mudança. Isso faz com que a margem para falhas e ineficiências seja cada vez mais reduzida.
Assim, compreender e atuar ativamente para a redução de erros e a otimização de acertos é essencial para que o atacado distribuidor seja bem-sucedido e se destaque no mercado.
Você sabe quais são os desafios comuns que levam a falhas nesse tipo de negócio? Para descobrir, continue a leitura. Confira, a seguir, também dicas de como superar esses desafios, fazer a prevenção de falhas e obter a redução de erros em sua empresa.
Desafios comuns no atacado distribuidor
Um produto precisa passar por vários processos na cadeia, desde os fabricantes até o consumidor final. A distribuição atacadista é uma parte indispensável para manter esses processos produtivos e eficientes.
Entretanto, neste momento, esses negócios enfrentam desafios cada vez mais complexos, o que, por sua vez, leva à ocorrência de erros que afetam o negócio e toda a cadeia no qual ele está inserido.
Para agir proativamente na redução de erros, confira os principais desafios comumente enfrentados no atacado distribuidor:
Lidar com métodos e processos desatualizados
Um dos maiores desafios que refletem em erros está associado à manutenção de métodos e processos desatualizados e ineficientes no atacado distribuidor.
Muitas vezes, isso significa ainda manter controles, fazer pedidos e outras tarefas no papel ou em uma série de planilhas descentralizadas. Qualquer dessas alternativas representa um risco desnecessário de erros para o negócio.
Afinal, o papel é fácil de destruir ou perder. As planilhas podem não ser acessíveis e trazer dados redundantes e desatualizados e são demoradas para manejar.
Fazer um bom gerenciamento de estoque
Quando a sua força de vendas dá entrada em um pedido sem verificar ou ter certeza de que há estoque suficiente do produto, sua empresa lida com o desafio de fornecê-lo — e no prazo prometido.
Ainda é comum que muitos atacados distribuidores tenham grandes desafios para garantir a atualização e precisão na administração de seus estoques e fazer com que essa informação chegue em tempo real até as equipes.
Garantir a qualidade dos processos de ponta a ponta
Processos operacionais não padronizados são bastante suscetíveis a erros humanos e à variabilidade no tempo e na qualidade das entregas. Afinal, sem a padronização instaurada, cada um dos seus colaboradores poderá apresentar a sua própria maneira de lidar com suas tarefas.
Isso cria inconsistência. E significa problemas para que seu cliente receba seus pedidos corretos e no prazo acordado, mantendo a sua satisfação no processo. Além disso, pode significar desafios ampliados para a redução de erros e custos e para aumentar a produtividade e a eficiência no seu atacado distribuidor.
Fazer a mensuração correta da lucratividade do produto
Devido à natureza intermediária dos negócios do atacado distribuidor, a margem de lucro é uma alavanca crítica desafiadora para determinar a receita e a rentabilidade global do negócio. Na verdade, conforme estudo, uma redução de 1% no preço exige que a empresa aumente as suas vendas em quase 6%, na média, para atingir o mesmo resultado de lucro.
E é comum que muitas empresas do setor não consigam mensurar com assertividade a lucratividade de seus produtos comercializados, ao passo que sentem a pressão para conceder descontos e fazer ações promocionais. Sem um conhecimento preciso sobre essas margens, é possível que se cometam falhas nessas iniciativas que prejudiquem a saúde financeira do negócio.
Ter atenção devida ao pós-venda
Nutrir relacionamentos de longo prazo, é cada vez mais essencial no modelo B2B. E isso passa por não abordar o processo de vendas apenas como algo transacional, que finaliza no momento de fechar pedido com o cliente.
Com isso, um dos desafios comuns do atacado distribuidor é ir além e criar uma régua de relacionamento que contemple as demais etapas, especialmente o pós-venda, que é crucial para fidelizar clientes, renovar contratos e ter pedidos recorrentes com os clientes já captados.
Evitar falhas na comunicação
O bom funcionamento do modelo de negócio do atacado distribuidor está também associado a uma integração eficiente entre setores como vendas, marketing e logística. E um dos desafios que precisam ser transpostos para isso é evitar falhas e controlar erros que prejudicam a comunicação entre equipes.
Aprimorar a experiência do cliente
Outro desafio comum é atender às expectativas crescentes dos clientes. Com a maior oferta de alternativas no mercado, o cliente B2B tem se tornado mais exigente e espera que seus parceiros ofereçam uma experiência aprimorada, focada na agilidade da entrega, na visibilidade de ponta a ponta dos pedidos, em atendimento eficiente e omnichannel, entre outras coisas.
Lidar com equipes sem as qualificações necessárias
Hoje, um dos principais desafios do atacado distribuidor é recrutar, selecionar e manter em sua equipe colaboradores com a qualificação exigida para suas funções.
Afinal, há uma escassez de mão de obra capacitada no mercado, o que faz com que equipes atuem com menor capacidade produtiva pela dificuldade na contratação de novos membros.
Isso tem feito com que a necessidade de promover treinamentos personalizados de forma constante seja, ao mesmo tempo, um desafio e uma oportunidade para esses negócios.
Não contar com tecnologia adequada
Infelizmente, é comum que muitos atacados distribuidores enfrentem esse desafio e tenham de lidar com erros graves como consequência, incluindo administração ineficaz do estoque, problemas na roteirização da equipe, morosidade nos processos, entre outras.
Somado a isso, é importante lembrar de que os dados se tornaram um dos ativos mais valiosos para o setor atacadista distribuidor. No entanto, com grandes volumes de dados gerados todos os dias, não há como gerenciá-los do ponto de vista organizacional quando a empresa depende de processos manuais e sistemas legados.
Isso gera desafios ainda maiores quando é comum que esses negócios sofram pressão por decisões rápidas e por melhor relação entre custo-eficiência. E limita a produtividade da equipe e as otimizações de processos no atacado distribuidor.
Quais são as principais causas dos erros no atacado distribuidor?
Há diferentes razões por trás dos erros no atacado distribuidor, sendo que elas podem ser decorrentes tanto de fatores internos quanto externos.
Entre os fatores externos, estão as constantes transformações do mercado e a flutuação de preços de commodities, que pressionam o negócio a agir rapidamente para tentar se adaptar e competir nesse cenário. Sobre esses fatores, não se tem controle direto.
Diferentemente deles, quanto aos fatores internos, a empresa pode agir para adotar soluções práticas para redução de erros.
Nesse contexto, a defasagem tecnológica é um dos principais fatores que contribuem para a ocorrência de falhas nas operações. Ainda que os atacados distribuidores estejam evoluindo e adotando novas tecnologias, é comum que se utilize tecnologia desatualizada ou ineficiente que resulta em erros desde a entrada do pedido em estoque até sua entrega ao cliente.
Da mesma maneira, apenas atualizar as ferramentas, sem atualizar a capacitação da equipe para operá-las e aprimorar sua performance com elas também é uma das causas comuns de falhas. Nesse sentido, é preciso adotar uma abordagem completa de otimizações que inclua tanto recursos tecnológicos quanto os humanos.
Esses são fatores que frequentemente induzem a erros. No entanto, para uma solução com o máximo de assertividade para a prevenção de falhas, é necessário identificar as causas específicas em seu negócio para, então, implementar as soluções práticas mais eficazes para redução de erros e otimização de acertos em seus processos e operações.
→ Assista ao vídeo a seguir e conheça outros erros comuns, suas causas e como evitá-los na gestão de vendas:
8 soluções práticas para redução de erros no atacado distribuidor
A seguir, conheça algumas soluções para os desafios anteriormente identificados e que ajudarão na prevenção de falhas e na redução de erros na sua empresa.
1. Automação de processos
Muitos dos desafios e das forças disruptivas que afetam o mercado atacadista distribuidor podem ser enfrentados e superados com a automação de processos. A rápida transformação digital tem o poder de dinamizar o ecossistema da indústria, tornando a necessidade de otimizar processos para aperfeiçoar as entregas cada vez mais imperativa.
Assim, uma solução crítica é a digitalização, que auxilia a reduzir a carga de tarefas manuais, repetitivas e burocráticas e, assim, a fazer o controle de erros humanos comuns que ocorrem nesse modelo.
2. Treinamento e capacitação de funcionários
Ter uma equipe qualificada é essencial para ter uma empresa mais inovadora, competitiva, produtiva e eficiente. E, claro, para a redução de erros que ocorrem quando a equipe está despreparada e precisa ser desenvolvida em determinadas áreas e habilidades.
Promover capacitações constantes também auxilia na retenção de seus melhores talentos e na sua motivação, o que também contribui para elevar a performance dos colaboradores e minimizar a ocorrência de falhas no dia a dia.
→ Você tem dúvidas sobre como realmente está o desempenho da sua equipe? Então, confira esse checklist para avaliar o desempenho da sua força de vendas
3. Controle financeiro assertivo
A fraca visibilidade em tempo real do estoque, das vendas e de outros custos, investimentos e entradas de valores pode deixar um ponto cego que prejudica a saúde financeira do negócio e induz a diversos erros e desafios na operação.
Faz parte de um controle financeiro assertivo, portanto, colocar à luz inclusive seus custos ocultos de estoque, armazenamento, transporte, etc. Monitorar esses custos ajudará a determinar corretamente as margens dos produtos, os limites para descontos e a lucratividade da empresa.
4. Melhorias na gestão de estoque
Os dois lados extremos do ciclo da cadeia de abastecimento, a escassez e o excesso de produtos no estoque, são desafios comuns que levam a erros e prejuízos no atacado distribuidor.
Embora a falta de produtos impeça de atender à demanda e arrisque a conquista e manutenção da base de clientes, o estoque em grandes quantidades desnecessárias também resulta em perdas e problemas.
Lembre-se também de que uma das maiores forças vitais do atacado distribuidor é entregar os pedidos corretamente e no menor prazo possível. E só será possível fazer isso gerenciando seu estoque com eficiência.
Usar procedimentos manuais de rastreamento de estoque e diferentes softwares e planilhas é demorado, redundante e vulnerável a muitas falhas. Por isso, a solução para esse desafio passa também pela digitalização e adoção de uma ferramenta que permita centralizar as informações, automatizar processos e acessar dados de estoque em tempo real, atuando diretamente na redução de erros.
→ Sua empresa busca a redução de erros associados ao estoque? Então, conheça esses 8 recursos para uma gestão de estoque à prova de falhas
5. Padronização de processos
Suponha que existam três maneiras de realizar uma determinada tarefa em sua empresa. Isto, sem dúvida, levará a situações em que a forma como seus colaboradores executarão suas atividades apresentará variabilidade em termos de tempo, qualidade e eficiência.
Isso, é claro, está na raiz de muitos desafios que precisam ser superados para obter a redução de erros no atacado distribuidor. Nesse contexto, a padronização é uma solução prática que busca garantir a uniformidade na execução dos processos, assegurar a qualidade e prever prazos de finalização com mais precisão. Isso também permite que o trabalho seja feito com mais facilidade e clareza, gerando sinergia e levando a uma maior produtividade.
Sendo assim, além de melhorar a forma como sua empresa funciona, os processos padronizados ajudam a atender melhor seus clientes e permitem que seu negócio escale e cresça.
Para fazer isso, é preciso criar um conjunto de diretrizes ou melhores práticas para seus processos operacionais, por exemplo, uma sequência definida para a equipe executar seu trabalho sem margem para dúvidas, suposições e ambiguidades, eliminando alternativas ineficientes e variações desnecessárias.
Cabe destacar que a padronização de processos não reprime a criatividade ou a inovação. Em vez disso, fornece uma estrutura para as equipes atuarem, liberando-as para concentrarem a sua criatividade em atividades de maior valor agregado.
6. Melhoria da comunicação interna
Com tantos elos na operação do atacado distribuidor, manter uma boa comunicação interna é um grande desafio que demanda a redução de erros na rotina do negócio.
Nessas empresas, é recorrente que a comunicação ocorra em silos e seja fragmentada, especialmente quando os setores não são integrados por uma tecnologia de uso comum.
Isso pode ser solucionado, portanto, com a utilização de um sistema que ajude a tornar o fluxo de dados e a comunicação mais eficaz, trazendo visibilidade e integração para as informações e para os processos compartilhados entre equipes.
7. Análise de dados e monitoramento
Os dados podem fazer toda a diferença para a redução de erros em sua empresa. Afinal, dados precisos podem fornecer insights sobre o desempenho atual, obstáculos e gargalos, além de subsídios para melhor tomada de decisões.
Fazer esse monitoramento torna-se prático, simples e eficiente com o uso de uma tecnologia especializada, que permita monitorar KPIs, giro de estoque, custos e preços de vendas, e demais processos relevantes que gerem dados importantes para o negócio e o melhor atendimento ao cliente e que se tornem em insights acionáveis para otimizações e inovações.
8. Diagnóstico completo
Para solucionar um desafio específico, é preciso uma solução também específica. E, para determiná-la, é fundamental fazer um diagnóstico completo da sua operação, no qual oportunidades de redução de erros e promoção de melhorias ficarão mais claras.
Para isso, é importante realizar um levantamento de dados pertinentes, centralizando-os em um único sistema e fazendo um monitoramento de ponta a ponta de seus processos e do desempenho da sua equipe.
Tanto para essa etapa de diagnóstico quanto para o monitoramento das melhorias implementadas e da rotina da gestão do negócio, o maxGestão pode ser um grande aliado.
Com ele, o gestor pode acompanhar e controlar a atuação da força de vendas em tempo real, obtendo informações analíticas, sintéticas e instantâneas sobre pilares importantes como:
- vendas;
- performance de vendedores e representantes;
- base de clientes;
- pedidos recebidos;
- estoque;
- faturamento;
- roteirização;
- praças atendidas;
- entre outros.
Assim, será mais fácil identificar os desafios enfrentados no dia a dia do seu atacado distribuidor e, rapidamente, ter acesso a informações para gerar insights de melhorias e para a redução de erros que afetam o sucesso de sua equipe e do seu negócio.
Conclusão
Para se destacar da concorrência, é preciso encontrar formas inteligentes e eficazes de enfrentar os diversos desafios enfrentados pelo atacado distribuidor.
Muitos deles estão associados à defasagem tecnológica, à falta de padronização e automatização de processos, lacunas no desenvolvimento das equipes e a problemas na gestão de estoque. Tudo isso, sem um trabalho ativo para redução de erros, pode se tornar rapidamente uma bola de neve que ameaça não somente o sucesso do negócio quanto a sua existência.
Por isso, é essencial buscar continuamente adotar soluções práticas para redução de erros e maximização de resultados e otimizações em seus processos, como as vistas aqui, especialmente a digitalização e ferramentas especializadas para combater erros e promover melhorias em sua operação.
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