8 cuidados antes de implementar software em seu atacado

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A tecnologia pode fazer maravilhas pelo seu negócio. Porém, o processo de implementar software em seu atacado pode ser um desafio – especialmente quando não existe o planejamento adequado ou o fornecedor ideal.

Sabemos que um software pode ajudá-lo a melhorar diversas áreas do seu atacado e otimizar os resultados de vendas. Mas como fazer a transição da melhor forma possível, sem gerar resistência dos funcionários ou interromper as atividades?

O segredo está em tomar os cuidados necessários neste momento de transição. Dessa forma, sua organização pode aproveitar um sistema ótimo para reduzir custos, melhorar a colaboração, aumentar consideravelmente a produtividade, elevar os resultados de vendas e colocá-lo à frente da concorrência.

Mas quais são esses cuidados que devem ser tomados ao implementar software no atacado? Confira logo a seguir!

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Quais são os elementos de um bom plano de implementação?

Qualquer plano para implementar software requer um roteiro, que geralmente vem na forma de um checklist de tarefas que ajuda a manter o plano do projeto em andamento – desde atividades de pré-implementação, como pesquisa e construção de requisitos, até as fases finais de implementação, como manutenção e suporte.

Tanto o cliente quanto o fornecedor precisam trabalhar com os elementos do checklist para garantir que a implementação do software seja executada sem problemas e coloque a organização em funcionamento com eficiência.

Veja quais são os principais elementos que servem como base para implementar software:

Pesquisa

Inicie a construção com o fornecedor para os primeiros passos pós-compra.
Desenvolva uma equipe de projeto para implementar software.
Documente e examine a condição atual dos processos de negócios para identificar problemas comuns e esforços desnecessários.
Configure chamadas iniciais e reuniões de projeto recorrentes.
Inicie o desenvolvimento do plano do projeto definindo metas e objetivos específicos para a implementação do software.

Requisitos

Finalize o plano do projeto com a equipe.
Confirme a prontidão da implementação com a aprovação do plano do projeto.
Desenvolva uma estratégia de migração de dados para garantir que a integridade dos dados não seja perdida ao implementar software.
Desenvolva uma estratégia de backup e continuidade de negócios.
Desenvolva uma estratégia de capacitação do usuário para o treinamento de todos os usuários e grupos de usuários.

Instalação

Inicie a instalação do software.
Inicie a migração de dados estáticos preliminares.
Se necessário, prepare o hardware e a infraestrutura de hospedagem e desenvolva planos para fluxos de dados entre departamentos.
Finalize a instalação do software e customizações.

Migração

Revise a precisão dos dados que estão sendo migrados, certifique-se de que os dados estejam atualizados e precisos, sem duplicatas ou erros.
Inicie o mapeamento de dados para que os dados possam fluir livremente entre departamentos e segmentos de negócios.

Testes

Inicie testes para todas as interfaces com dados do usuário para fornecer uma compreensão clara dos processos.
Valide a aceitação dos processos de negócios para garantir que todas as funções e grupos de usuários estejam funcionando conforme planejado.
Solucione quaisquer instâncias imprevistas de erros que se originam por meio de testes de infraestrutura e solução.

Treinamento

Conduza o treinamento dos funcionários para a utilização correta do software.
Conduza uma reunião de transição com o fornecedor após o treinamento para incentivar a adoção.

Desdobramento e desenvolvimento

Prepare-se para o evento go-live com orientações do processo final.
Configure quaisquer componentes adicionais e conduza uma reunião de transição para go-live.
Organize uma reunião de encerramento do projeto a ser conduzida após a implantação para repassar às equipes de suporte pós-implementação.

Apoio e suporte

Mantenha a manutenção e suporte contínuos.
Continue fazendo uma avaliação do projeto por meio de melhorias de KPI.
Instrua os funcionários sobre como obter o suporte necessário em casos de dúvidas ou problemas.

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8 cuidados para tomar ao implementar software no atacado

1. Identifique suas metas e objetivos

Antes de implementar qualquer software, é crucial que você identifique seus objetivos e determine exatamente quais são suas necessidades. Dados os inúmeros benefícios de um sistema de gestão, você pode ter uma ideia sobre o que ele pode fazer pela sua empresa, mas sabe exatamente quais objetivos ele o ajudará a atingir?

Você precisa pensar sobre as metas e objetivos de sua empresa e encontrar maneiras em que um software pode ajudá-lo a alcançá-los. Para isso, é importante analisar seus KPIs (indicadores chave de desempenho) para que possa identificar com eficácia os problemas que o software ajudará a resolver. Isso também lhe dará uma visão sobre suas projeções futuras, para que você possa adaptar sua organização à mudança.

-> Confira o top 7 indicadores de desempenho de vendas no atacado distribuidor:

2. Defina um gerente de projeto para facilitar o processo de implementação

Você precisa encontrar um gerente de projeto que possa garantir que o processo de implementação ocorra sem problemas. Um profissional com o conhecimento e a experiência certos guiará seus funcionários ao longo do processo e não apenas garantirá que eles entendam totalmente sua importância e o impacto que isso terá em sua organização, mas também explicará suas funções e responsabilidades.

É por isso que você precisa encontrar um funcionário interno com excelentes habilidades de comunicação e gerenciamento para a função de gerente de projeto ou contratar alguém com o conjunto de habilidades adequado. De qualquer forma, você economizará muito tempo e poderá se concentrar em suas competências essenciais e em todas as outras tarefas necessárias para implementar software com sucesso.

3. Encontre o software ideal

Encontrar o software certo para as suas necessidades talvez seja a etapa mais importante que você precisa dar, porque nem todas as soluções proporcionam os mesmos benefícios. O que funcionou perfeitamente para outra empresa pode não ser a solução certa para seus requisitos comerciais específicos.

Definitivamente, uma solução única para todos não é o caminho a percorrer com esta implementação de software em particular. Portanto, você deve levar em consideração suas necessidades de negócios, o setor em que está inserido e os requisitos de sistema – bem como suas expectativas futuras.

4. Fique atento para a migração de dados

A migração de dados é uma etapa importante para uma implementação software bem-sucedida porque, se feita corretamente, ajudará você a otimizar suas operações de maneira eficaz e, se feita de maneira inadequada, pode levar muito tempo para consertar. Antes de converter todos os seus dados em seu novo sistema, você deve filtrar tudo o que achar desnecessário ou incorreto, para que o novo sistema seja limpo e preciso.

Seu objetivo é limpar seus dados e transferir apenas as informações mais importantes para que você possa obter eficiência e integridade de dados.

5. Configure corretamente o sistema

Depois de encontrar o software certo para suas necessidades e realizar uma migração de dados precisa, é hora de lançar o sistema e realmente implementar software. Após instalar a infraestrutura, você precisa configurar o sistema e otimizá-lo para as necessidades do seu negócio.

Dependendo do software e do fornecedor selecionado, a duração desse processo pode variar muito. Você quer um equilíbrio entre atenção aos detalhes e tempo para implementar.

Alguns softwares são mais robustos e exigirão uma implementação mais longa com base apenas na complexidade. Alguns estarão prontos para serem “out-of-the-box”. Um bom fornecedor realizará sua devida diligência e gastará tempo revisando seus requisitos antes da implementação para tornar o processo mais suave e mais curto. Certifique-se de discutir este cronograma e processo com seu fornecedor com antecedência para que não haja surpresas.

6. Teste o software

Depois de configurar o sistema escolhido, é necessário passar para uma fase de testes para que você possa garantir que tudo está funcionando corretamente. O teste é uma parte crucial do processo de implementar software porque lhe dará uma visão clara do desempenho do sistema e o ajudará a fazer uma transição tranquila. Você nunca deve colocar em operação antes de realizar o sistema adequado e os testes de aceitação do usuário.

7. Treine seus funcionários

Depois que o software for implementado e testado, você precisará treinar seus funcionários para que possam usar o novo sistema de maneira eficiente e eficaz. Afinal, são os funcionários quem usarão diariamente o novo sistema – e, por isso, devem compreender totalmente e se tornar proficientes no software. Além disso, sua equipe de TI deve receber um treinamento mais extenso para que sejam capazes de lidar com quaisquer problemas técnicos que possam ocorrer no futuro.

8. Inicie o uso do novo software

Depois que seus funcionários tiverem sido totalmente treinados no uso do novo sistema, é hora de entrar em operação e começar a coordenar todas as suas atividades e recursos, otimizando efetivamente suas operações de negócios. Você deve testar o sistema mais uma vez, para garantir que está funcionando perfeitamente.

Não cometa o erro de pensar que todo o trabalho na implementação está concluído. Para que o processo seja realmente bem-sucedido, você precisa trabalhar continuamente nele. Você não pode simplesmente implementar software, treinar seus funcionários e nunca mais pensar nisso.

-> Confira também essas dicas de ouro para uma implantação de e-commerce rápida!

Como engajar sua equipe para implementar software?

Não importa o quão bom é o seu novo software se sua equipe não o usa. É crucial envolver sua equipe em todo o processo de comprar e implementar software para que eles invistam no novo software tanto quanto você.

Aqui estão algumas dicas para engajar sua equipe para implementar software:

Escolha os principais membros da equipe a serem envolvidos na escolha e implementação do novo software. Escolha funcionários que entendam seus processos e que usarão a nova ferramenta – e peça suas opiniões e ouça suas recomendações.
Divulgue o software para seus funcionários. Explique os recursos e benefícios do novo software e como ele afetará cada função ou indivíduo. Aumente o entusiasmo e a expectativa e prepare sua equipe para a transição.
Comunique claramente o que está acontecendo, quando acontecerá, quem será afetado, o que sua equipe precisa fazer (se houver) e onde obter mais informações.
Os funcionários devem ver sua equipe de gestão engajada no processo de implementação e usando o novo software. Se um funcionário vir um supervisor pulando o treinamento ou trabalhando fora do software, é provável que ache que está tudo bem para ele fazer o mesmo.
Potencialize sua equipe de implementação. Usuários avançados de seu software existente serão capazes de defender os benefícios da mudança. Eles podem explicar a seus colegas como o novo software os ajudará em suas funções.
Embora o fornecedor do software deva oferecer sessões de treinamento, considere a possibilidade de realizar seus próprios workshops de treinamento ou sessões de perguntas e respostas. Isso permite que você veja o quão bem sua equipe conhece o novo software e lhes permitirá fazer perguntas específicas sobre como o software funciona com seus negócios e processos.
Verifique pessoalmente os membros da equipe durante a implementação. Você terá uma noção de como o projeto está progredindo e poderá resolver imediatamente os problemas, responder a perguntas e fornecer garantias.
Crie incentivos e recompense o bom comportamento celebrando os membros da equipe que estão participando, participando do projeto e usando o novo software.
Defina metas específicas para a implementação e uso do novo software e acompanhe e comunique os resultados. Se você estiver implementando um novo software de vendas e uma das metas é melhorar o relacionamento com os clientes, avise sua equipe quando isso estiver acontecendo!

Você já conhecia todos esses cuidados para tomar antes de implementar software em seu atacado? Quer descobrir como está o desempenho da sua força de vendas? Confira esse checklist gratuito!

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Bruno Simião

CPO - Chief Product Officer em MáximaTech

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