Atrasos, acidentes, incidentes, perdas e danos de carga: Como fazer gestão de ocorrências?
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Na gestão de ocorrências, a qualidade da informação na área de transporte e distribuição é fundamental para o sucesso dos processos e do negócio como um todo. É nesse cenário que o conceito de gestão de ocorrências vem ganhando força entre os gestores da área.
Neste artigo, você vai entender a importância de fazer uma boa gestão de ocorrências para melhorar o controle de problemas externos de entrega e compreender como a tecnologia tem favorecido esta iniciativa nas empresas do segmento.
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O que é gestão de ocorrências na cadeia de distribuição?
De uma forma bem simples, podemos afirmar que o conceito de gestão de ocorrências remete à prática de informar em tempo hábil (um tanto quanto melhor se for em tempo real) tudo o que está acontecendo dentro de um processo, ou de uma sequência deles.
Na cadeia de distribuição, especificamente, gerir ocorrências é monitorar a frota e atividades para garantir que tudo esteja dentro do planejado. Assim, quando algum evento quebrar a normalidade do processo, os operadores e a gerência têm tempo hábil para tomar decisões e reorganizar a rota.
Ao realizar uma boa gestão de ocorrências, é possível corrigir atrasos, paradas não programadas, acidentes e incidentes, perdas e danos de carga, notificações de fiscalização, entre outros eventos importantes para a cadeia de distribuição.
Para além da ideia de resolver eventuais problemas e driblar riscos, a gestão de ocorrências também é importante para identificar padrões e tornar o controle dos processos mais inteligentes e mensuráveis em curto, médio e longo prazo.
Ao guardar históricos, por exemplo, os gestores podem tomar decisões mais acertadas — relacionadas ao atendimento ao cliente, à administração de custos, entre outras.
A gestão de ocorrências é melhor realizada quando apoiada pela tecnologia. Com plataformas tecnológicas digitais, por exemplo, hoje, já é possível acompanhar em tempo real desde o desempenho dos motoristas até realizar tratativas referentes a avarias e devoluções. Em outras palavras, é possível tornar o gerenciamento da cadeia de distribuição mais orientado a dados.
Qual a importância de otimizar a gestão de ocorrências?
É importante otimizar a gestão de ocorrências pois isso contribui para minimizar os impactos negativos e maximizar os resultados positivos.
Quando a gestão de ocorrências é feita de forma correta, é possível identificar, analisar e corrigir problemas mais rapidamente e com maior eficácia, evitando assim, que aconteçam novamente no futuro. Isso não só melhora a qualidade do serviço ou produto oferecido, mas também pode reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente.
Além disso, uma gestão de ocorrências eficaz pode contribuir para que a empresa se mantenha em conformidade com as regulamentações governamentais e reduza os riscos legais ligados a processos judiciais.
Sendo assim, otimizar a gestão de ocorrências é extremamente importante para garantir a continuidade do negócio e alcançar sucesso a longo prazo.
Benefícios da gestão de ocorrências para a cadeia de distribuição
Agora que já entendemos o que é gestão de ocorrências e qual a sua importância, podemos falar mais detalhadamente sobre as vantagens de implementá-la com o apoio da tecnologia. Aqui estão as principais:
Redução de custos
No que tange às devoluções, hoje, com um bom gerenciamento de ocorrências é possível, por exemplo, evitar a rejeição de uma carga por desencontro de informações, o que ajuda a diminuir custos e prejuízos.
O aprendizado adquirido com o registro das ocorrências também pode facilitar a diminuição de gastos em médio e longo prazo.
Melhoria na satisfação dos clientes
Com a concorrência cada vez mais acirrada, as organizações que lidam com entregas, transporte e distribuição precisam ficar ainda mais atentas à satisfação dos clientes.
Ao fazer um bom controle dos eventos, reduzir riscos, erros e retrabalhos, é possível aumentar a qualidade do serviço, o que contribui para melhorias na forma com que a clientela percebe a empresa.
Ganho de inteligência nos processos
A gestão de ocorrências também ajuda na identificação de problemas nos processos. Ao identificar falhas recorrentes em um determinado caminhão, por exemplo, a empresa que possui registros detalhados desses eventos consegue não só fazer os reparos, mas também multiplicar o aprendizado para prevenir problemas similares em outros veículos.
Melhoria na gestão de desempenho da equipe
Mensurar a qualidade do serviço realizado pelos profissionais que vão à campo fazer as entregas, muitas vezes, é difícil.
Com uma boa gestão de ocorrências, é possível parametrizar registros obrigatórios e utilizá-los como dados de controle do desempenho dos profissionais, além de ser bastante útil na organização da logística.
Qualidade da informação
A gestão de ocorrências é fundamental para garantir a qualidade da informação na cadeia de distribuição.
Afinal, quando bem gerenciada, ela permite que todos os envolvidos na operação possam ter acesso a informações precisas e atualizadas em tempo real. Isso significa que problemas ou contratempos em qualquer etapa do processo podem ser identificados imediatamente e ações corretivas podem ser tomadas de forma eficaz.
Além disso, uma gestão de ocorrências eficiente ajuda a reduzir o tempo de resposta e solucionar problemas mais rapidamente, o que pode significar menor tempo de inatividade e, portanto, mais eficiência na cadeia de distribuição.
Sendo assim, com uma gestão de ocorrências eficiente, a qualidade da informação se torna um diferencial competitivo para a empresa.
Avaliação da necessidade de tratativas
A avaliação da necessidade de tratativas é mais um dos benefícios da gestão eficiente de ocorrências na cadeia de distribuição. Afinal, ela possibilita o gerenciamento das demandas de forma assertiva e proativa.
Assim, ao identificar os problemas que podem surgir no processo de distribuição de maneira precoce, é possível fazer um planejamento de ações corretivas antes que essas questões afetem, de forma negativa, a operação e a relação com os clientes.
Além disso, as avaliações constantes da necessidade de tratativas permitem que a empresa tenha uma visão mais clara dos gargalos e das oportunidades de otimização e aprimoramento dos processos internos. Isso reflete numa melhora do desempenho operacional, no atendimento ao cliente e na redução de custos.
A tecnologia para gestão de ocorrências
Por fim, é importante ressaltar que a escolha da tecnologia para que uma gestão de ocorrências seja efetiva deve ser criteriosa.
É fundamental, por exemplo, que o sistema seja mobile (possa ser utilizado em qualquer dispositivo móvel conectado à web), 100% seguro, livre de fraudes virtuais, panes ou perda de informações.
A união entre uma boa tecnologia e um controle efetivo por parte dos gestores pode potencializar os resultados na cadeia de distribuição.
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