Gestão de alta demanda: como preparar a equipe de vendedores?

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A alta demanda pode ser um sinal de que a oferta da sua empresa está performando bem e acima do esperado. Por isso, ela é uma oportunidade valiosa para ampliar e consolidar o sucesso das vendas. No entanto, quando não há uma gestão de alta demanda bem planejada, com a preparação da equipe para lidar com o incremento no volume de pedidos, o que seria um benefício pode se tornar um grande problema.

Afinal, para aproveitar os bons resultados possíveis nesses períodos, é preciso uma gestão eficiente, flexibilidade e ajuste estratégico para atender bem e satisfazer seus clientes e maximizar os lucros.

Para isso, é fundamental que a equipe de vendedores saiba como lidar com alta demanda sem cair em armadilhas como prejudicar a qualidade do atendimento, atrasar entregas ou prometer algo que não possa ser cumprido.

Mas, afinal, como fazer a gestão de alta demanda e garantir que seu time esteja pronto para esses períodos? Continue a leitura e descubra, a seguir, com nosso guia para uma gestão de alta demanda eficiente.

O que é alta demanda?

Primeiramente, é importante retomar o conceito de demanda. Ela surge da relação entre o que é ofertado ao mercado e a busca desse produto ou serviço. Ela representa também a procura em determinados períodos específicos.

Sendo assim, a alta demanda ocorre quando há procura substancialmente acima da média ou da esperada por um ou mais produtos ou serviços. Com isso, a alta demanda pode ocorrer periodicamente, com seu surgimento previamente identificado (como no Natal, por exemplo) ou de forma mais inesperada.

Há diversos fatores que podem levar à alta demanda de pedidos, incluindo:

datas sazonais (feriados, troca de estações, Black Friday, etc.);

mudanças na economia;

campanhas de marketing e trade marketing muito bem-sucedidas;

greves e escassez de determinados produtos;

promoções;

mudanças no poder aquisitivo dos clientes;

entre outros.

→ O final do ano é uma época que costuma gerar alta demanda. Neste episódio do MáximaCast, ouça dicas para preparar seu atacado distribuidor para esse pico de pedidos:

Quais são os efeitos da alta demanda no time de vendas?

Quando a equipe é de alta performance e sabe como lidar com alta demanda, é possível ter efeitos positivos como:

aumento da motivação;

ganho de produtividade;

maior engajamento;

abordagem focada em metas.

No entanto, quando a equipe de vendedores está despreparada, podem ocorrer efeitos negativos variados, incluindo:

estresse;

atrasos;

pressão excessiva;

descontrole de estoque;

problemas no atendimento ao cliente;

erros e retrabalhos;

dificuldade na gestão do tempo;

problemas de fidelização de clientes;

desperdício de oportunidades de vendas.

→ Por tudo isso, uma gestão de alta demanda eficiente pode ser um grande diferencial. No artigo, descubra outras formas de conquistar vantagem competitiva no atacado distribuidor

10 dicas para uma gestão de alta demanda eficiente

Dependendo da eficiência na sua gestão de alta demanda, os picos ascendentes podem se transformar de oportunidades para desafios complexos com consequências que podem ser bastante nocivas para o negócio.

Por isso, é fundamental buscar maneiras assertivas para lidar com as flutuações e a alta demanda de pedidos. Entre as boas práticas para isso, podemos destacar:

1. Faça análise do mercado e do histórico de vendas

O melhor modo de fazer gestão de alta demanda é estar preparado. Embora algumas das variações possam ocorrer de forma mais inesperada, analisar dados anteriores e tendências do mercado é um bom ponto de partida para antever possibilidades de flutuações e preparar a sua equipe para lidar com elas.

Analisar o histórico de vendas, padrões de compra, a performance e a relação entre o previsto x planejado ajudará a compreender como se organizar para suprir as necessidades dos períodos de alta demanda e como esses afetam a operação e os resultados da sua empresa.

Isso também contribuirá para organizar sua equipe e otimizar a produtividade, sem gerar sobrecargas que afetem a motivação e o desempenho dos vendedores.

Da mesma forma, ao olhar para o mercado e buscar tendências, transformações e padrões nos ciclos de demanda do setor, é possível ter uma base de dados para apoiar a elaboração de estratégias para fazer uma gestão de alta demanda com eficiência.

2. Crie e atualize estratégias de treinamento e capacitação

O desempenho da equipe de vendedores não depende apenas de talento. E isso continua válido nos períodos de alta demanda de pedidos.

Nessas situações, além das habilidades habituais necessárias para os períodos de demanda normalizada, será preciso aprimorar outras competências importantes, incluindo:

otimização da gestão do tempo;

adaptabilidade e resiliência;

organização;

comunicação;

disciplina;

gestão de conflitos;

foco;

orientação a resultados;

proatividade;

negociação.

Mantendo sua força de vendas treinada e com as habilidades bem desenvolvidas, ela estará mais bem preparada para lidar com a alta demanda sem perder a calma ou abrir mão da qualidade no atendimento, criando bom relacionamento e conseguindo negociar sem gerar expectativas irrealistas.

Além disso, se reduzem as possibilidades de erros que podem acontecer em situações mais dinâmicas nas quais, sem preparação e ferramentas internas adequadas, o vendedor pode sentir-se pressionado e ficar estagnado.

→ Saiba mais: descubra 4 técnicas de negociação para treinar seu time de vendas

3. Faça automatização de processos para ter mais escalabilidade

A gestão de alta demanda se beneficia quando a operação apresenta escalabilidade. Afinal, a escalabilidade representa a capacidade da empresa de manter ou melhorar sua performance mesmo quando as vendas crescem.

Sendo assim, garantir uma operação escalável é essencial para assegurar a qualidade e a eficiência mesmo em períodos de grande demanda.

Uma das maneiras de tornar sua empresa mais escalável é automatizar processos. Com isso, sua capacidade é ampliada sem sobrecarregar sua equipe ou precisar fazer novas contratações emergenciais, por exemplo.

Além disso, com a automação, é possível reduzir as atividades repetitivas e manuais, aumentando a eficiência e a produtividade da equipe e reduzindo erros e riscos de atrasos.

Por isso, utilizar uma tecnologia que permita integrar e automatizar processos relacionados aos pedidos dos clientes é um excelente caminho para preparar seu atacado distribuidor para os períodos de alta demanda.

→ Com o ganho de escalabilidade, sua empresa pode se preparar para vender mais. No vídeo, confira as dicas de estratégias para impulsionar seus resultados:

4. Estabeleça metas e indicadores de desempenho

A boa performance anda lado a lado com o estabelecimento de metas adequadas. Isso porque as metas ajudam a deixar claro para onde direcionar os esforços individuais e coletivos da equipe de vendedores, além de funcionar como um estímulo para motivá-los a atingir uma alta performance.

Essa motivação extra e dedicação focada em conquistar os objetivos propostos será muito importante para que a empresa consiga fazer a gestão de alta demanda garantindo o melhor atendimento aos clientes e os melhores resultados para o negócio.

Nessa hora, pode ser interessante apresentar as metas já divididas em semanas, quinzenas ou períodos menores, de modo que elas pareçam mais viáveis e alcançáveis no dia a dia. Para isso, é importante que as metas sejam conquistáveis (para não desmotivar sua equipe), mas desafiadoras.

Um método disponível para definir as metas das equipes de vendedores é o SMART, que estabelece que as metas devem ser:

específicas;

mensuráveis;

atingíveis/realistas;

relevantes;

temporais (com prazo definido).

→ Com esse acompanhamento, será mais fácil ter mais do que vendedores: você contará com uma verdadeira força de vendas. No artigo, confira dicas de como gerenciar sua força de vendas

5. Faça monitoramento da performance e análise de dados

Para acompanhar as prévias e poder reorientar e motivar sua equipe para a conquista dos objetivos traçados, é importante utilizar uma tecnologia que apresente, em tempo real, os indicadores do desempenho de cada vendedor.

O ideal é que, especialmente em períodos de gestão de alta demanda, o gestor tenha acesso aos dados de vendas continuamente, analisando se a estratégia está dando certo ou se é preciso adaptá-la para conquistar os resultados planejados.

Este monitoramento é fundamental para que os resultados não sejam vistos apenas ao final do período, quando não há mais margem para redirecionar os esforços na melhor direção.

Isso também permite que o gestor tenha uma abordagem mais personalizada e eficiente para motivar e ajudar sua equipe a partir da análise entre o previsto x o alcançado nessas prévias.

6. Seja adaptável e flexível

A rápida adaptação à mudança se torna uma das chaves para a gestão de alta demanda mais eficiente.

Por esse motivo, é importante avaliar os processos e buscar oportunidades de torná-los mais produtivos, enxutos e ágeis, otimizando seus recursos em um período no qual eles serão bastante demandados.

Pode fazer parte disso, por exemplo, adotar uma tecnologia que simplifique o processo de realização de pedidos e fechamento de negociações com os clientes.

Lembre-se de que a flexibilidade é um elemento essencial para adaptar a sua operação para cenários imprevistos ou com novas necessidades. Ao ter uma operação otimizada e bem calibrada, torna-se mais simples fazer ajustes para que, com os mesmos recursos, seja possível atender à alta demanda de pedidos.

Além disso, ao tornar seus processos menos complexos e mais eficientes, evitam-se erros, retrabalhos e outros problemas que poderiam prejudicar a qualidade no atendimento ao cliente – não apenas em períodos de alta demanda.

7. Tenha um controle de estoque avançado

O estoque é um elemento central para o sucesso da gestão de alta demanda. Se há muitos clientes querendo comprar produtos que estão em falta, sua oferta não será capaz de suprir a necessidade do mercado e seu público provavelmente irá buscar a concorrência.

Sendo assim, é indispensável fazer um controle de estoque avançado para garantir que as sazonalidades não se tornem problemas comerciais e logísticos.

Buscar um equilíbrio entre oferta e demanda é o ideal. Algumas dicas para isso são:

utilizar um sistema de gestão de estoque: para administrar rotinas de modo automatizado, evitar erros e monitorar os itens em tempo real, evitando a falta de produtos de alto giro quando a sua demanda cresce;

fazer previsão de demanda: com o sistema, é possível identificar padrões e tendências que ajudem a fazer uma previsão de demanda eficiente e garantir um estoque adequado para os momentos de variações sazonais;

manter o inventário em dia: é fundamental que o inventário seja atual e confiável para que sua equipe não venda produtos fora de estoque ou sem previsão de chegada nem deixe de vender o que está disponível, mas não foi inventariado.

8. Tenha uma boa comunicação com o time logístico

Da mesma forma que a excelente gestão do estoque é essencial para os períodos de alta demanda de pedidos, é preciso garantir a boa comunicação com o time logístico para que todos os processos ocorram corretamente de ponta a ponta também nesses momentos.

A logística não pode ser “pega de surpresa” pelo comercial. É crucial que haja uma preparação não só para atender ao maior fluxo quanto para que sejam buscadas colaborativamente soluções específicas para esses picos de demanda – como o redesenho e a otimização de rotas de entrega ou a parceria com novas transportadoras, por exemplo.

9. Promova um alinhamento claro com o cliente

Outro aspecto que não pode ser negligenciado na gestão de alta demanda é a comunicação transparente com o cliente. É preciso mantê-lo sempre informado sobre o status de seu pedido, eventuais alterações nos prazos e sobre a real disponibilidade de produtos para entrega.

A partir desse alinhamento, será possível evitar sua insatisfação e até a perda do cliente. Ter um sistema que apresente dados atualizados em tempo real sobre estoque, valores e andamento dos pedidos é essencial para garantir a agilidade e a precisão nas informações compartilhadas com os clientes.

Lembre-se de que, quando há boa comunicação e confiança, poderá ser mais simples fazer negociações e novos alinhamentos em caso de imprevistos.

10. Utilize tecnologias e ferramentas para aprimorar a gestão de alta demanda

Com o grande aumento dos pedidos, pode crescer a carga de trabalho tanto do gestor quanto da equipe de vendas que precisam lidar com maiores volumes nos mesmos prazos ou, até mesmo, em menor tempo para suprir a demanda atual dos clientes.

Para evitar erros, atrasos e muitos problemas nesse fluxo, é fundamental utilizar a tecnologia como aliada na gestão de alta demanda. Com recursos de automação, libera-se tempo para que você e sua equipe concentrem-se em tarefas mais complexas e nas interações com os clientes, deixando que a tecnologia realize processos mais repetitivos e de menor valor agregado.

Além disso, a tecnologia é essencial para garantir a visibilidade em tempo real, que é indispensável para adaptar a rotina, recalibrar estratégias, acompanhar indicadores e manter seu cliente sempre atualizado sobre seu pedido. Com esse apoio, até mesmo os períodos de alta demanda ficam mais facilmente controlados e gerenciáveis.

→ Conheça quais são as principais tecnologias para um atacado distribuidor mais eficiente

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Como visto, os picos sazonais podem representar oportunidades lucrativas e ajudar a criar uma relação ainda mais sólida com os clientes, demonstrando que, mesmo sob a pressão do fluxo mais intenso de pedidos, seu atacado distribuidor presta um atendimento de excelência, eficiente, ágil e confiável.

Para capitalizar da melhor forma essa oportunidade, garantindo a escalabilidade de seus processos e a qualidade no atendimento sem elevar custos, é essencial contar com o apoio de uma tecnologia especializada.

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