5 erros a serem evitados no faturamento de pedidos

Sempre que a sua empresa fecha uma negociação, existem processos de registro a serem cumpridos. O faturamento de pedidos nada mais é do que esse processamento, que inclui a emissão de notas e outros documentos fiscais, o despacho e o transporte do item em questão. No entanto, erros podem ocorrer com esse faturamento de pedidos caso a empresa e a sua liderança não tenham experiência e um planejamento de como evitá-los na prática.

Com isso, sem uma estratégia sólida fundamentando o seu processo de faturamento de pedidos, erros podem surgir e acumular-se, gerando um efeito dominó em todo o fluxo de pedido de vendas até o consumidor que se encontra na ponta do processo.

Para ajudar você a evitar esse tipo de situação, preparamos este artigo. A seguir, saiba mais sobre o faturamento de pedidos e como precaver-se e corrigir eventuais erros que ocorrem comumente nesse processo.

O que é a gestão de pedidos?

A gestão de pedidos, no contexto de um atacado distribuidor, refere-se ao conjunto de ações voltadas para a estruturação e a organização do fluxo de seu trabalho pertinente aos pedidos de vendas.

Nesse contexto, o objetivo principal em implementar uma gestão de pedidos consistente está em alavancar resultados com a operação e tornar o seu fluxo mais fluido e eficiente. Isto pode ser alcançado por meio da otimização dos processos, da redução de falhas e redundâncias e do monitoramento constante do desempenho.

Qual é a importância da gestão de pedidos para o atacado distribuidor?

Por trás de cada venda fechada em um atacado distribuidor existe um fluxo de trabalho para garantir que o seu cliente receba o que pediu no tempo certo.

E, para que essa operação seja eficiente, é importante ter o controle do processo em sua completude e detalhe. Daí a importância de estabelecer e otimizar a sua estratégia de gestão de pedidos de vendas.

Dessa maneira, o faturamento de pedidos, feito de modo assertivo, é resultado de uma boa seleção, embalamento, estocagem, transporte, entre demais atividades associadas ao pedido de vendas.

É importante ter em mente que erros nessa gestão de pedidos dificilmente ocorrem de forma isolada. Uma pequena inconsistência de organização pode afetar diversas etapas do processo logístico e de vendas, impactando não somente a equipe interna, como também a confiança de seus clientes.

Com isso, independentemente do escopo de sua operação, a gestão e o faturamento de pedidos precisam ser administrados e executados de forma eficiente para que o seu atacado distribuidor atenda aos seus objetivos e satisfaça as demandas de seus clientes.

Dessa forma, a gestão de pedido de vendas é um ponto fundamental para que a distribuidora possa conquistar as metas comerciais estabelecidas, obter maior satisfação de sua base de clientes e ter uma operação eficiente e lucrativa.

Quais são os erros mais comuns no faturamento de pedidos?

Como vimos, o faturamento é uma das etapas centrais no fluxo dos pedidos de vendas. Ele representa uma finalização do pedido e algo essencial para a operação e o sucesso do atacado distribuidor.

O fluxo do pedido é formado por todas as atividades e processos necessários para que um pedido de vendas tenha entrada na empresa e saída até a entrega no cliente. Na prática, dada a complexidade e relevância disso, é fundamental buscar maneiras de otimizar todo o processo, minimizando riscos e a ocorrência de erros.

Por isso, a seguir, conheça alguns dos erros mais comuns no faturamento de pedidos e que podem ser evitados com ferramentas especializadas e ações estratégicas com foco no desenvolvimento do melhor fluxo para os seus pedidos de vendas.

1 – Problemas de comunicação interna

Uma das muitas causas que geram erros no faturamento de pedidos vem de falhas na comunicação interna da organização. Quando, por exemplo, o setor de compras não consegue se alinhar às demandas dos demais setores, temos um problema de comunicação. Para resolver isso, é preciso garantir o controle de dados em toda a operação, seja no estoque ou na emissão das notas fiscais.

Para prevenir erros no faturamento de pedidos, como esses relacionados a gargalos na comunicação interna, é importante implementar sistemas que mapeiem e controlem os processos, fazendo com que se trabalhe com processos e dados integrados entre os diferentes setores da distribuidora.

Dessa forma, a gestão de pedidos será mais ágil, eficiente e fluida, e será possível detectar com facilidade e rapidez a origem dos erros e impedir que os dados sejam distorcidos ou perdidos no caminho.

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2 – Falhas na gestão de estoque

Outra questão que pode vir a causar erros no processo de faturamento de pedidos está em não se considerar a escala de sua demanda.

Mesmo com a gestão de pedidos devidamente organizada, talvez a sua operação não tenha alcance o suficiente para lidar com um alto volume de entregas ou com períodos com aumento de demanda em razão de sazonalidades. Ou ainda tenha departamentos inflados e ociosos que afetarão a sua logística e a gestão de pedidos.

Nesse sentido, um estoque parado e com gestão ineficiente pode representar prejuízo em dobro para o seu atacado distribuidor: perde-se a entrada de dinheiro e gasta-se à toa com armazenamento desnecessário.

Para acabar com esse tipo de erro, entre as principais iniciativas, é importante ter um planejamento voltado à realidade dos estoques do seu negócio, considerando histórico, tendências, sazonalidades e previsão de vendas.

Assim, o seu atacado consegue direcionar e organizar melhor a sua operação, o que se refletirá em uma prestação de serviço ainda mais aprimorada para o seu cliente.

3 – Falta de padronização nos processos internos

Se existem gargalos e inconsistências no faturamento de pedidos de vendas, possivelmente isso parte de um erro relacionado a um processo feito manualmente que pode ter surgido antes na cadeia de suprimento.

Se a sua distribuidora já teve de cancelar um pedido por um produto que acreditava ter em estoque — por exemplo —, é o momento de buscar padronizar os seus processos internos e buscar automações que ajudem a eliminar potenciais focos de falhas humanas que impactem negativamente em sua gestão de pedidos de vendas.

Lembre-se de que, com a quantidade de informações e dados que lidamos rotineiramente, pode parecer um grande desafio implementar soluções que padronizem tudo.

No entanto, hoje contamos com soluções tecnológicas qualificadas e especializadas que podem não somente padronizar processos internos, como também automatizar funções operacionais (como atualização de estoque), além de possibilitar o acompanhamento do seu fluxo de pedidos de vendas de modo mais consistente e assertivo.

4 – Erros na entrega

Um erro no faturamento de pedidos pode indicar uma deficiência na organização de seu estoque. Em alguns casos, a sua operação talvez só detecte o problema quando o pedido errado já foi embalado, enviado ao Centro de Distribuição (CD) e entregue ao cliente. Como evitar e corrigir isso?

A solução pode estar em investir em sistemas que monitorem os seus lotes e garantam uma padronização nos processos de packing e entrega. Com isso, é possível otimizar a sua logística e detectar erros no pedido antes mesmo de realizar o seu faturamento.

Para saber mais sobre como otimizar os seus processos e o seu faturamento com a integração entre vendas e logística, ouça este episódio do MáximaCast:

5 – Falta de agilidade nas operações de inventário

Nada mais oneroso para uma gestão de pedidos do que não poder contar com dados precisos de seu estoque. Você ou a sua equipe já tiveram que interromper o faturamento de um pedido para conferir manualmente a quantidade de um determinado item? Se isso ocorre em sua rotina, é o momento de investir em uma solução especializada que auxilie no gerenciamento de seu inventário.

Soluções como o maxPedido, por exemplo, podem auxiliar o seu time de vendedores já organizando o catálogo do mix de produtos. Dessa maneira, você garante um bom desempenho de sua equipe de vendas e não perde tempo com conferência manual emergencial de disponibilidade no estoque.

→ Para saber como fazer um diagnóstico completo da performance da sua equipe de vendas, baixe gratuitamente nosso checklist do desempenho da força de vendas

Como fazer uma gestão de faturamento de pedidos eficiente?

Como vimos neste artigo, a gestão de pedidos de vendas e da etapa de faturamento de pedidos é crucial para o bom andamento da operação de um atacado distribuidor e para a prestação de um serviço ágil e qualificado para o cliente, do momento de fechamento do pedido até a sua entrega.

Portanto, este é um aspecto que precisa ser priorizado, buscando-se maneiras de aprimorar e otimizar cada etapa desse trabalho.

Na rotina de um atacado distribuidor, isso pode significar assumir uma postura mais preventiva do que corretiva. Assim sendo, é importante antecipar-se para otimizar o processo de faturamento de pedidos e blindá-lo contra erros antes que esses possam ocorrer e causar danos à sua operação e na relação com os seus clientes.

Fazer um estudo sobre as potenciais falhas às quais os seus processos atuais estão suscetíveis e um plano de ação detalhado de como evitá-las e eliminá-las de seus processos pode indicar excelentes insights e levar a importantes melhorias na gestão de pedidos de sua distribuidora.

Parte disso, possivelmente, envolverá aperfeiçoamentos na gestão de estoque, um ponto central para a sua gestão de pedidos de vendas ocorrer com confiabilidade e agilidade no atendimento às requisições de seus clientes. Nessa etapa, será crucial alinhar sua gestão de estoque à demanda, evitando a falta de produtos ou seu excesso armazenado.

Além disso, é necessário desenvolver um planejamento logístico eficiente, considerando todas as particularidades, exigências e etapas de seu fluxo de pedido de vendas e de distribuição de produtos. Neste trabalho, também é vital considerar o perfil e as prioridades e preferências de seus clientes.

Ainda, como foi visto, utilizar software especializado, que ajude a padronizar e otimizar a gestão de pedidos, também é algo que elevará a sua operação a um novo patamar, contando com todos os benefícios da digitalização e automação em diferentes etapas de seus processos da emissão e cadastramento, ao faturamento e à entrega do pedido, além de relatórios personalizados que garantirão um monitoramento completo de cada etapa de seu fluxo de pedidos.

Da mesma maneira, adotar um aplicativo para pedido de vendas pode ajudar a trazer maior controle e eficiência nos processos associados à gestão e ao faturamento de pedidos.

Pronto para otimizar a sua gestão de pedidos? A sua empresa já cometeu algum desses erros nos seus processos de faturamento de pedidos? Está em busca de uma solução especializada e que tenha integração com as ferramentas de ERP mais usadas no mercado atacadista distribuidor? Então não deixe de conhecer as soluções da Máxima Tech.