como montar um plano de ação

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Como montar um plano de ação em vendas é uma pergunta muitas vezes tida como básica, mas que, não raro, ilude grande parte dos gestores de trade e vendas.

Os motivos para isso são vários. Às vezes, o gerente entrou na empresa e todas as rotinas já estavam seguindo seu curso normalmente, e ele simplesmente continuou fazendo o que o negócio sempre demandou, sem criar nada completamente novo, só promovendo algumas mudanças.

Esse é só um exemplo, mas, na grande parte das vezes, a falta de conhecimento sobre como montar um plano de ação acontece justamente por problemas assim. Alguém tem o conhecimento, o aplica uma vez e essa maneira de trabalhar se torna o padrão da empresa e se incrusta nos seu modelos de negócios.

E tudo vai bem, mas nessa história não há felizes para sempre. Feliz por um tempo, talvez, mas vai chegar uma hora em que saber como montar um plano de ação do zero será necessário.

Uma mudança na estratégia, uma nova ferramenta que surge, um novo foco de negócios, tudo isso vai requerer novos planos de vendas e maneiras mais eficazes de monitorá-los.

Então, não é uma questão de querer. Nós sabemos que você precisa saber como montar um plano de ação para os vendedores externos. E com isso dito, fica a promessa: até o final do artigo, você vai aprender de vez.

Vamos começar?

Argumentos para levar na reunião

Se a sua empresa ainda não trabalha com um sistema de planejamento de vendas bem identificado e padronizado, está na hora de começar. Mas muita gente acaba enfrentando resistência dentro da própria empresa e tendo que explicar as vantagens de montar o plano de ação para vendas.

Para já te explicar as vantagens do estabelecimento de um planejamento de Trade Marketing aliado ao plano de ação comercial, veja alguns argumentos prontos para a apresentação da ideia na reunião com a equipe:

“Precisamos de visibilidade total e nenhum ponto cego”

O principal argumento a ser levado para a reunião é o da transparência. Você precisa ter objetivos claros e bem definidos sobre suas ações – especialmente se trabalha com vendas e sua empresa depende principalmente disso.

Não há a menor condição de trabalhar sem estratégias. O mercado anda ficando cada vez mais competitivo, e trabalhar “no instinto”, sem um plano de vendas bem estabelecido para a sua equipe externa, é apostar alto no perigo.

Como diz o ditado, é estar “perdido como cego em tiroteio”. Empresas que não sabem exatamente o que estão fazendo, o motivo e qual o resultado esperar estão, infelizmente, abusando da sorte. Leve essa urgência para a reunião e veja se as pessoas não vão te escutar!

“Precisamos de metas palpáveis e fáceis de acompanhar”

Outro argumento a favor de padronizar como montar um plano de ação para vendas externas é a mensuração.

Você pode dizer “Eu não estou ‘cego’ na minha empresa, sei que nosso modelo funciona, pois estamos com saldo positivo e crescimento!”, mas será mesmo?

Sem saber como montar um plano de ação para vendedores do jeito mais eficaz, as metas se tornam muito arbitrárias e com pouca neutralidade. Quem as estabelece? Com base no que? Elas estão sendo cumpridas de acordo com o esperado? Elas levam em consideração custos, redução do impacto financeiro e maximização da lucratividade?

Pois elas precisam levar. A meta tem essa noção de ser a “última parte” do planejamento, mas não é bem por aí. Na verdade, meta é o mesmo que objetivo, sendo que ele é a razão do planejamento de trade marketing acontecer. O que fica para o final é o acompanhamento dos indicadores, que dizem se vai dar ou não para chegar no esperado.

Se a meta é arbitrária, a ação também o é. Se a ação é arbitrária, não há consenso sobre o seu retorno. Se não há retorno, porque realizá-la?

“O acompanhamento é simples e não ocupa muito tempo”

Talvez, a primeira questão que poderiam levantar nessa reunião de apresentação de como montar um plano de ação é sobre a viabilidade do acompanhamento.

Um exemplo: você tem o objetivo de aumentar em 15% as vendas de determinado produto nos PDVs em geral. Para isso, determinou como estratégia que seus vendedores externos passem pelo mesmo PDV duas vezes por semana, para procurar oportunidades de reabastecimento. Tudo ok até aqui, mas essa passagem extra pode custar novos clientes aos vendedores externos.

E esse tipo de situação, quando não resolvida de forma rápida, com certeza vai se acumular. Por conta de uma estratégia válida, problemas reais e difíceis de lidar podem surgir.

Para lidar com isso e provar que o acompanhamento é simples, o argumento é só um: os tempos mudaram e a transformação digital já é uma realidade. É possível acompanhar o desempenho dos seus promotores de vendas em tempo real com algumas ferramentas – como o maxPromotor – e resolver essa questão.

Assim, você não só acompanha o desempenho dos seus promotores, o que é ótimo, mas também consegue ficar de olho na viabilidade da sua estratégia – e se ela está afetando outras questões que você nem imaginava.

É o tira teima final! E recursos assim ainda possibilitam que erros sejam identificados bem cedo, o que permite que a estratégia seja adequada com maior assertividade e menos danos colaterais.

Como montar um plano de ação para vendedores externos?

Para mostrar como montar um plano de ação para a área de vendas, usamos dois momentos no artigo: primeiro, vamos definir como se estrutura um plano de ação, depois vamos mostrar na prática, com alguns exemplos, como se faz.

Comece no objetivo

Para começar, vamos ver o primeiro ponto de como montar um plano de ação: o objetivo.

Objetivo é o que você quer alcançar, a necessidade que quer suprir. Esse é o primeiro ponto, e indica o propósito daquela ação em específico.

Determinar o objetivo é o passo mais importante de toda a estratégia. Ponto final. É ele que vai movimentar os recursos para atingir um fim específico, e essa movimentação exige retorno. Como montar um plano de ação começa aqui.

É por isso que o objetivo precisa tanto de uma pesquisa por trás. Seu chefe olha os clientes, percebe que eles estão abaixo do que estavam ano passado e decide: precisamos ativar mais PDVs.

Ok, olhando por cima, essa parece ser uma preocupação válida. Mas “olhar por cima” não é indicador de nada. A necessidade precisa estar embasada formalmente para evitar erros. Talvez os PDVs diminuíram, mas as visitas aumentaram. Pode ser que a taxa de aquisição de novos clientes tenha baixado por conta de uma diminuição na equipe e um esforço de vender mais produtos para menos clientes.

Tudo isso pode ter acontecido. Antes de traçar estratégias para atingir o objetivo supracitado, é necessário entender o que causou a situação atual e se mitigá-la por enquanto é, mesmo, a melhor opção – e isso só se faz com pesquisa.

Como montar um plano de ação também é definir objetivos, pesquisar para obter contexto é tudo.

– Em poucas palavras: objetivos só são estabelecidos com pesquisa que fundamenta a necessidade a ser vencida. Um estudo procura entender os motivos que levaram à necessidade, e a viabilidade de resolvê-los, assim como o retorno gerado versus os custos que seriam gerados.

Resolva com estratégias

Depois dos objetivos, é hora de documentar suas estratégias para resolvê-los.

Se você ainda está imaginando como montar um plano de ação para vendedores externos, é com as estratégias que tudo fica mais claro. Elas são o life’s blood do plano, que é composto, principalmente, por meios de se chegar a um objetivo.

Esses meios, portanto, são as estratégias que você definirá.

Existem alguns modelos padronizados que ensinam a traçar estratégias dentro da realidade de projetos, e que podem te ajudar bastante. O PMBOK, por exemplo, do Project Management Insititute, apresenta alguns. Mas, ao mesmo tempo, não é necessário tanto para essa fase de desenvolvimento da estratégia. O truque é pesquisar e fazer brainstormings.

Vamos supor que um dos seus objetivos seja mais amplo, como “aumentar o faturamento mensal em 15%”. A partir daí, você elabora alguns passos para chegar lá, como:

– Aumento da carteira dos clientes;

Oferecimento de outros mixes para clientes já ativos;

– Aumento da verba em marketing;

– Ações de desconto para atrair mais compras;

– Novo canal;

– Novo produto;

E por aí vai. Mas esses são só alguns passos iniciais: dentro de cada etapa dessa estratégia, surgem outras estratégias relacionadas, que podem ter outros desdobramentos e assim vai.

Para manter tudo na linha, entram as metas e os indicadores.

Metas e indicadores mostram como anda o progresso

Para um objetivo, existem várias estratégias. Às vezes dezenas delas. Como montar um plano de ação com a certeza de não se perder nos passos da sua realização?

Com metas e acompanhamento dos seus indicadores e a clássica delegação de funções. Não dá para fazer tudo, já que as estratégias, muitas vezes, perpassam vários departamentos. Só essas que identificamos anteriormente, por exemplo, vão precisar de no mínimo 3 setores envolvidos: vendas, financeiro e marketing.

E tudo isso para que aconteça um aumento nas vendas dos representantes externos. É um trabalho em equipe que precisa ser transmitido para toda a empresa. Como citamos o PMBOK, podemos continuar no mesmo tom: isso é o que se costuma chamar de projeto.

Projeto é um esforço temporário para se atingir um objetivo específico. E ele precisa de mensuração e acompanhamento. Para isso temos metas.

Mas cuidado, nem tudo é meta. As suas principais características são as seguintes:

– Especificidade: as metas são específicas e exatas, sem espaço para qualquer mal-entendido. Elas devem possuir informações atreladas, como a maneira de atingi-las e os obstáculos que podem atrapalhá-las.

– Mensurabilidade: as metas precisam ser expressas em termos que possam ser medidos. Normalmente, são indicadores numéricos dentro de uma escala temporal que dizem se os objetivos estão próximos ou distantes de serem atingidos.

– Atingibilidade: não é possível trabalhar com uma meta que ninguém consegue atingir. E o pior: se ela for tão difícil que ninguém consegue chegar perto de concluí-la, sua equipe ficará desmotivada e isso vai refletir no trabalho sendo feito.

– Relevância: as metas, como vimos, são os objetivos a serem atingidos com o esforço desprendido. Deixe de pensar nelas como números que dizem se você está perto ou longe de chegar onde quer. Essa mensuração é feita por indicadores. A meta, ou o objetivo, precisa fazer sentido para a empresa e para o plano de ação empresarial.

– Time Based: nós vivemos em um universo regido por tempo e espaço. Nós sempre estaremos em algum lugar, em alguma hora. A expressão da métrica é parecida: ela sempre dará algum valor em relação a um certo tempo transcorrido.

Pensando estrategicamente para montar um plano de ação

Elaboramos alguns pontos para que fique mais claro o que queremos dizer com objetivo, estratégia e meta. Também vamos aproveitar para mostrar um exemplo de como montar um plano de ação.

É claro que vamos ter que ficar na conversa por enquanto. Saber como montar um plano de ação é um trabalho relativamente longo, que necessita de mais tempo – e contexto.

Mas vamos analisar:

Como montar um plano de ação: um exemplo prático

– Meu objetivo: aumentar a carteira de clientes.

A justificativa para esse objetivo foi encontrada nas análises das vendas e da aquisição de novos clientes do último ano.

Durante os meses anteriores, conseguimos menos clientes em relação ao ano passado, e nosso número de vendas até nos mix tradicionais diminuíram. Portanto, o investimento se faz necessário.

São estratégias:

– Aumentar a equipe de vendedores externos;

– Plotagem dos carros com a logo da empresa;

– Criar um roteiro de visitas para os vendedores

– A equipe deve atender X clientes por dia e sua meta de vendas é Y por mês;

– Criar incentivos para vendedores que captarem X novos clientes;

– Fazer acompanhamento de rotas para buscarmos nos sobressair à meta de visitas;

São recursos:

– Novos treinamentos focados em vendas rápidas para a nova equipe;

– Ativação do marketing para preparação da plotagem automotiva;

– Usar o maxPedido para acelerar o envio de pedidos dos clientes

– Acompanhamento das ações de trade marketing;

– Pensamento criativo para elaboração de prêmios motivacionais;

O próximo passo seriam os gastos e a definição de indicadores para colocar essas estratégias em prática, e é aí que precisamos nos despedir.

O contexto da sua empresa é o que guia essas duas partes, pois, para entender o quanto será gasto, é preciso orçar. E para definir metas, é preciso conhecer a equipe. Mas com as ferramentas que já te demos até agora, é fácil de ver que a resposta para “como montar um plano de ação para vendas externas” está muito mais próxima do que você imaginava, não é?

E agora, vamos para um outro assunto para não perder o pique. Já que a conversa aqui é sobre monitorar resultados, vem ver o que temos para lhe falar sobre acompanhamento de metas no pós-venda, e até a próxima!

 

Hebert Balbo

Gestor de Mercado em MáximaTech
Especialista em vendas no segmento atacadista distribuidor com 17 anos de atuação na área e apaixonado por aumentar o desempenho da força de vendas dos clientes Máxima.
Hebert Balbo