Como acompanhar e gerir a equipe de vendas com aplicativos de mensagem?
Em vez de ler, que tal ouvir?
Gerir a equipe de vendas nem sempre é uma tarefa simples. Especialmente quando vendedores externos e Representantes Comerciais Autônomos (RCAs), na maior parte do tempo, não se encontram nas dependências da empresa nem podem ser encontrados em um escritório fixo durante o dia.
Há muitas formas de incrementar essa gestão. Entre elas, cada vez mais tem se sobressaído o uso estratégico da comunicação instantânea via aplicativos de mensagens.
Como hoje os smartphones têm maior grande adesão, administrar o time comercial à distância é bem mais fácil. Em muitos casos, consegue-se obter vantagens operacionais e estratégicas.
Obviamente, isso precisa ser feito com método. E é sobre isso que vamos te ajudar a refletir.
Continue lendo para ver em detalhes:
- por que gerir a equipe de vendas priorizando a comunicação instantânea;
- quais vantagens os aplicativos de mensagens oferecem ao dia a dia de departamentos comerciais;
- quais são as boas práticas recomendadas para o uso de apps de mensagens rápidas na área de vendas;
- quais aplicativos de mensagem podem ser utilizados;
- e muito mais!
Por que a comunicação instantânea é importante na gestão da equipe de vendas?
Na atual dinâmica do mercado, a agilidade comunicacional é um grande diferencial competitivo. Ela fomenta a colaboração entre os profissionais, estabelece uma cultura de intercâmbio de experiências e, o mais importante, faz com que todos estejam na mesma página.
No detalhe, estabelecer comunicação instantânea facilita as operações e reduz custos. Isso porque diminui os índices de erros e retrabalhos, elevando a produtividade.
Para os gestores comerciais, a instantaneidade comunicacional facilita o acompanhamento das atividades. Além disso, abre caminho para uma gestão facilitadora, na qual a liderança consegue instruir e sanar dúvidas em tempo hábil.
É estimado que a comunicação bem gerenciada leva a um aumento de 56% na satisfação no trabalho. Como sabemos, equipes satisfeitas se engajam mais com os objetivos estratégicos, transparecem isso para o mercado e produzem mais e melhor.
Também o tempo de resposta aos prospects e clientes é otimizado quando se trabalha para gerir a equipe de vendas com diálogo ágil. Por exemplo, em vez de esperar horas ou até dias para receber uma aprovação de desconto ou de melhoria nas condições de pagamento, os vendedores têm retornos mais rápidos.
Até o fechamento de negócios é agilizado quando o time comercial dialoga com rapidez e eficiência. E isso é fundamental para a redução dos ciclos de vendas, reverberando em melhores taxas de conversão, menos gastos e maior rentabilidade.
Com atualizações e diálogos mais ágeis, é possível elevar a performance de todo o time. Especialmente quando se faz isso com método — clareza, assertividade, cordialidade, gentileza, profissionalismo.
5 vantagens dos aplicativos de mensagem na gestão de equipes
Com a evolução digital experimentada em vários âmbitos, as empresas mais bem-sucedidas em gerir a equipe de vendas têm aproveitado as vantagens dos aplicativos de mensagens rápidas.
Confira, a seguir, um detalhamento dos principais benefícios normalmente obtidos.
1. Monitoramento contínuo das atividades
Aplicativos de mensagem como WhatsApp e Telegram permitem acompanhar em tempo real as interações e atividades de cada membro da equipe.
Por meio de grupos ou mensagens diretas, gestores podem monitorar as tarefas diárias, cobrando entregas e fornecendo orientações. Dessa forma, se fazem presentes e têm real dimensão do andamento da operação.
Basicamente, gerir a equipe de vendas com apps de mensagens instantâneas facilita a visibilidade do progresso de cada colaborador. Isso é muito útil para uma gestão participativa, inclusive facilitando ajustes rápidos sempre que necessário.
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2. Diálogo direto e instantâneo
Muitas barreiras comunicacionais são quebradas quando se usa aplicativos de mensagens.
Isso tanto do lado dos gestores, que continuamente precisam refinar sua forma de gerir a equipe de vendas, quanto dos liderados. Estes sabem que podem trocar ideias e obter orientação em tempo hábil.
Como tudo é dinâmico no dia a dia laboral, a possibilidade de sanar dúvidas, dar e receber instruções, entre outras facilidades, torna a equipe mais unida. Além disso, evita-se a necessidade de marcar reuniões formais ou enviar e-mails, que muitas vezes demoram a ser lidos.
3. Compartilhamento rápido de informações e documentos
Também o envio de documentos, planilhas e arquivos de qualquer tipo se torna simples e rápido com os aplicativos de mensagem. Não há necessidade de fazer downloads de e-mails, por exemplo.
Ademais, é possível garantir que todos os membros da equipe recebam as informações ao mesmo tempo, o que facilita a colaboração, especialmente em projetos que exigem múltiplos feedbacks.
Com menos passos entre o gestor e a equipe, a fluidez das operações aumenta. Isso aumenta a eficiência e evita gargalos ao gerir a equipe de vendas.
4. Agilidade na resposta às necessidades da equipe
Ao utilizar um aplicativo de mensagem como uma das ferramentas para gerir a equipe de vendas, as lideranças conseguem responder às solicitações da equipe de maneira ágil.
Seja para fornecer suporte técnico, liberar recursos ou ajustar prazos, a comunicação rápida evita paradas no fluxo de trabalho. Ela é especialmente útil em momentos críticos, como fechamento de campanhas de vendas, resolução de problemas complexos e mediação de conflitos.
5. Melhoria no tempo de resposta a prospects e clientes
Com a equipe em contato constante e informações fluindo habilmente, o tempo de resposta aos prospects e clientes melhora significativamente.
Qualquer dúvida ou solicitação enviada pelos compradores pode ser rapidamente repassada para o profissional certo, garantindo que a atenção seja eficiente e precisa.
Como resultado, ganha-se a satisfação dos clientes, reduz-se as possibilidades de a concorrência ganhar terreno e até a imagem da companhia é fortalecida no mercado.
Quais são as boas práticas para gerir a equipe de vendas com aplicativos de mensagem?
Para gerir a equipe de vendas tendo comunicação instantânea por meio de aplicativos de mensagens, é preciso seguir algumas boas práticas. Basicamente para evitar sobrecarregar os profissionais, extrapolar horários de trabalho, gerar distrações, entre outros problemas.
Dê uma olhada, a seguir, no detalhamento do que é recomendado fazer.
Estabelecer regras claras de comunicação
Defina regras para o uso dos aplicativos de mensagem, especialmente pontuando que eles são de uso profissional.
Você pode, por exemplo, recomendar que as mensagens sejam objetivas e focadas no assunto em questão. Também que se evite misturar temas irrelevantes.
Estipule que, sempre que possível, as comunicações importantes sejam feitas por escrito, facilitando o registro e consulta posterior.
Além disso, estabeleça a quem as dúvidas ou solicitações devem ser direcionadas.
→ Com ajuda do Marketing ou da Comunicação, monte uma cartilha na qual o regramento seja descrito de maneira cordial.
Criar grupos organizados por temas ou regiões
Monte grupos específicos para direcionar comunicados e facilitar intercâmbios propositivos entre profissionais que atuam juntos.
Essa prática vai te permitir gerir a equipe de vendas com mais organização nessa frente comunicacional. Ela garante que as informações cheguem às pessoas certas, sem poluir o grupo com informações irrelevantes para todos.
Em outras palavras, evita-se que a equipe perca tempo lendo mensagens que não têm relação com suas atividades diárias. Além disso, uma boa organização permite que as trocas de informações entre os membros do time sejam mais ágeis e assertivas.
→ Separe cada grupo por área ou tema, seja por território de atuação, por tipo de cliente ou por atividade.
Utilizar mensagens de áudio de maneira eficaz
Instrua os profissionais a usarem as mensagens de áudio com moderação. Faça isso explicando que elas podem ser um excelente recurso para explicar rapidamente questões mais complexas, mas dificultam o acesso posterior via pesquisa dentro do aplicativo.
É interessante ressaltar que ao enviar um áudio, deve-se primar pela clareza e pelo respeito ao tempo de quem vai ouvir.
→ Oriente os profissionais a indicarem, por texto, o tema do áudio, facilitando a triagem das mensagens.
Definir horários de comunicação para não sobrecarregar a equipe
Por fim, uma boa prática para o uso de aplicativos de mensagem para gerir a equipe de vendas é estabelecer horários claros para o envio de mensagens. Isso, inclusive, é uma questão trabalhista, uma vez que as pessoas tendem a seguir se comunicando fora do horário de expediente — lá na frente, a empresa pode ter problemas jurídicos.
Ao estipular os horários, lembre as pessoas de que a ideia é não sobrecarregá-las, respeitar os horários de descanso e até prevenir o burnout.
Essa atitude também garante que os profissionais estejam focados no momento certo, sem sentir a pressão de responder a mensagens a todo instante.
→ Use os recursos de parametrização de horários de funcionamento de grupos de mensagens disponíveis nos aplicativos.
4 aplicativos para gerir a equipe de vendas
Veja agora quatro opções de apps que ajudam a gerir a equipe de vendas com bastante eficácia.
1. WhatsApp
Amplamente popular, o WhatsApp é excelente para montar grupos nos quais os membros do time de vendas podem intercambiar ideias. Além disso, ele facilita o diálogo direto entre gestores e liderados.
Opte por usá-lo para o diálogo do dia a dia, por exemplo, transmitindo comunicados e ajudando a resolver problemas, sanar dúvidas, agilizar o atendimento aos clientes.
Tenha em mente que o WhatsApp permite a criação de grupos com até 1.024 membros e o envio de arquivos com limite de 2 GB. Logo, essa capacidade pode ser limitada para grandes empresas que precisam compartilhar arquivos de mídia volumosos ou gerir a equipe de vendas se ela tiver muitos membros.
Este app fornece criptografia de ponta a ponta para mensagens. Dessa forma, garante que apenas o remetente e o destinatário tenham acesso ao conteúdo — isso é bom para comunicações sensíveis e confidenciais.
Por outro lado, nele a automação é limitada — requer o uso de ferramentas de terceiros para a implementação de chatbots e integração com sistemas de CRM.
2. Telegram
Outra opção bastante útil para refinar a forma de gerir a equipe de vendas é o Telegram. Ele é altamente personalizável com o uso de bots, que permitem automação avançada sem a necessidade de terceiros.
Também oferece canais de transmissão, onde um administrador pode enviar mensagens para um número ilimitado.
Além disso, este aplicativo de mensagem permite o compartilhamento de arquivos de até 2 GB de tamanho. Isso inclui diversos tipos de materiais, como documentos, imagens, vídeos, e áudios, sem limitação quanto ao tipo de arquivo que pode ser enviado.
É importante saber que as mensagens trocadas em conversas comuns no Telegram, incluindo grupos e canais, são criptografadas entre o cliente e o servidor. Isso significa que, durante o trânsito entre o dispositivo e os servidores, as mensagens estão protegidas, mas o Telegram tem acesso a elas enquanto estão nos servidores.
Em contrapartida, este app oferece a opção de conversas “secretas”, que utilizam criptografia de ponta a ponta.
3. maxPedido
O maxPedido, da MáximaTech, é um aplicativo de força de vendas projetado para simplificar a gestão de equipes comerciais, especialmente em operações de atacado e distribuição.
Ele permite que os gestores acompanhem, em tempo real, o desempenho dos vendedores, monitorando visitas, vendas realizadas e o status dos pedidos.
A funcionalidade de geolocalização é um diferencial importante. Ela possibilita que a liderança veja a localização de cada vendedor, quais visitas foram concluídas e quais ainda estão pendentes.
Caso surjam urgências, como a necessidade de visitar um cliente prioritário, o gestor pode ajustar a agenda do vendedor diretamente pelo app.
Com o uso de Inteligência Artificial, o app sugere produtos adicionais durante o processo de venda, ampliando o mix ofertado e o ticket médio dos pedidos. Essa tecnologia minimiza o retrabalho e os erros na emissão de pedidos, otimizando o tempo de resposta tanto do vendedor quanto da empresa.
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4. maxGestão
O maxGestão, da MáximaTech, também é uma solução robusta que ajuda a gerir a equipe de vendas.
Ele permite o gerenciamento eficaz de times comerciais a distância, fornecendo um leque de recursos imprescindíveis para o sucesso.
Entre suas principais funcionalidades, destacam-se:
- acompanhamento em tempo real do desempenho das vendas;
- autorizações imediatas de descontos;
- e ajustes de limites de crédito dos clientes — garantindo decisões rápidas e assertivas no campo.
Essa ferramenta ainda proporciona acesso instantâneo a informações como preços, promoções, estoque, situação de pedidos e a saúde financeira dos clientes. Além de agilizar a geração de relatórios executivos e gráficos detalhados.
maxGestão também permite o acompanhamento preciso da localização dos vendedores externos e dos Representantes Comerciais Autônomos (RCAs).
Outro diferencial do maxGestão é o acesso a relatórios gerenciais acessíveis em qualquer lugar e a qualquer momento. Esses reports são organizados por diversos critérios (fornecedor, seção, equipe, departamento, região e filial).
O maxGestão facilita, ainda, ajuste de rotas, comparação entre rotas planejadas e executadas, análise da eficiência dos membros da equipe comercial. Ele é dotado de recursos como geolocalização para definição de rotas de venda e alertas instantâneos sobre visitas, lucratividade e autorizações de desconto.
Por meio dele, é possível também enviar mensagens diretas aos vendedores, ajustar limites de crédito e obter dados atualizados de vendas e faturamento. Além disso, personalizar o acesso às informações conforme o perfil do usuário, garantindo uma gestão de vendas externas eficiente e estratégica.
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Aqui na MáximaTech, nós nos orgulhamos de fornecer tecnologia de ponta para ajudar a gerir equipes de vendas. Nossas ferramentas levam a comunicação entre gestores e liderados a um nível de maior automatização e eficiência, gerando autonomia, orientação por dados, entre outros benefícios.
Como você viu, maxGestão e maxPedido são duas soluções bem completas que, implementadas e utilizadas estrategicamente, potencializam resultados.
Nós dispomos ainda de outras plataformas tecnológicas. E queremos apresentá-las a você; demonstrar como elas podem marcar um antes e depois no seu negócio.
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