Descubra o que é OTIF e como calcular esse indicador logístico
Em vez de ler, que tal ouvir?
On-Time In Full (OTIF) é uma medida da cadeia de suprimentos calculada multiplicando a taxa de atendimento pela pontualidade, conforme define a Gartner. Dessa forma, quando a taxa de preenchimento e o prazo “perfeitos” são usados no nível do pedido, pode-se dizer que essa medida define o “pedido perfeito”.
Em outras palavras, estamos falando de uma medida fundamental na gestão logística moderna. Isso porque medir o desempenho da cadeia de abastecimento frequentemente é necessário e, ao mesmo tempo, deve ser uma tarefa simples.
A princípio, o termo parece descrever algo muito complexo, mas quando o entendemos vemos que não. Na verdade, a capacidade de uma empresa de entregar pedidos no prazo e na íntegra é cada dia mais importante. Logo, ter esse dimensionamento de performance ajuda muito na melhoria contínua da eficiência logística.
Vamos entender tudo isso em profundidade? Continue lendo para ver:
- a definição detalhada do indicador OTIF;
- em quais frentes ele se mostra fundamental;
- como calculá-lo corretamente;
- o que fazer para melhorá-lo em seu negócio;
- e muito mais!
O que é OTIF?
On-Time In Full (OTIF) é um indicador-chave de desempenho (KPI) cada vez mais utilizado na logística e na cadeia de suprimentos. Especialmente relevante para gestores logísticos de distribuidores atacadistas.
Ele tem origem recente e ganhou popularidade quando foi empregado pelo Walmart para avaliar os fornecedores com base na sua capacidade de entregar os pedidos no prazo – e a aplicar multas àqueles que não cumprissem.
Basicamente, OTIF mede a eficiência e precisão de uma operação de entrega, avaliando a proporção de pedidos entregues na íntegra e no prazo acordado com o cliente.
Para tornar tudo ainda mais claro, é interessante visualizar o OTIF em suas duas partes principais:
- “On-Time” refere-se à pontualidade das entregas, isto é, se os produtos foram entregues na data prometida.
- “In Full”, por sua vez, diz respeito à completude do pedido, avaliando se a quantidade e especificações dos itens entregues correspondem exatamente ao que foi pedido pelo cliente.
Portanto, um pedido só é considerado bem-sucedido em termos de OTIF se atender a ambos os critérios simultaneamente.
Para os gestores logísticos no setor de distribuição atacadista, o OTIF é particularmente crucial. Este setor lida com grandes volumes de produtos e frequentemente enfrenta desafios complexos de gestão de estoque e planejamento de transporte.
Uma pontuação alta em OTIF indica que a companhia está não apenas atendendo às expectativas dos clientes em termos de prazos de entrega. Ela também gerencia eficientemente seus inventários e operações para garantir que os pedidos sejam completos e precisos.
O cálculo do OTIF — sobre o qual vamos tratar detidamente mais adiante — envolve a análise detalhada dos dados de entrega, exigindo sistemas de rastreamento e gerenciamento de dados robustos.
Por enquanto, vale pontuar que embora este KPI seja extremamente valioso para medir e melhorar a eficiência operacional, é importante notar que ele não abrange todos os aspectos da performance logística, como a qualidade do produto ou o atendimento ao cliente. Ainda assim, para gestores e operadores focados em eficiência de entrega e precisão de pedidos, o OTIF serve como uma ferramenta essencial para avaliar e aprimorar o desempenho logístico.
→ Reforce um pouco mais seu entendimento sobre esse tema dando o play neste vídeo:
Qual a importância de acompanhar o indicador OTIF?
Vejamos agora um detalhamento dos motivos pelos quais o OTIF é essencial para medir a eficácia da cadeia de suprimentos e as operações logísticas. Confira, a seguir, os principais.
Aumento da confiabilidade da cadeia de suprimentos
Ao medir a eficiência e precisão das entregas, o indicador OTIF oferece uma visão clara de quão bem uma empresa está gerenciando seus processos logísticos. Neste sentido, uma pontuação alta em OTIF indica que os pedidos estão sendo entregues completos e no prazo, o que é um sinal de uma cadeia de suprimentos robusta e confiável.
Para distribuidores atacadistas, onde o volume de transações e a complexidade logística são significativos, manter uma cadeia de suprimentos confiável é crucial. Isso não apenas garante a continuidade dos negócios, mas também fortalece as relações com fornecedores e parceiros.
Como sabemos, uma cadeia de suprimentos confiável minimiza interrupções, evita atrasos na produção e reduz o risco de perdas financeiras devido a atrasos ou erros de entrega.
Além disso, um bom desempenho em OTIF é um grande diferencial competitivo — em um mercado cada vez mais concorrido, a capacidade de entregar pedidos de forma consistente e confiável pode posicionar uma empresa à frente de seus concorrentes. Basicamente, isso se traduz em maior confiança por parte dos clientes e parceiros, consolidando a reputação da companhia como boa fornecedora.
Maior satisfação do cliente e fidelização
Clientes esperam receber seus pedidos completos e dentro do prazo estipulado, certo?
Quando a empresa consegue atender a essas expectativas de forma consistente, além de satisfazer os compradores, ela os encoraja a continuar fazendo negócios. Ou seja, ela alcança um bom nível de retenção — está menos vulnerável às pressões da concorrência.
Por isso também o acompanhamento e a busca por melhorar o indicador OTIF é muito necessário. Afinal, a satisfação do cliente é fundamental em um ambiente de negócios onde as opções são abundantes e a troca de fornecedores pode ser relativamente fácil.
No detalhe, um histórico de entregas pontuais e completas constrói uma base de confiança, que é essencial para a retenção de clientes a longo prazo. Além disso, compradores satisfeitos são mais propensos a recomendar seus fornecedores, gerando novas oportunidades de negócios e fortalecendo a marca no mercado.
O contrário também é verdade: falhas frequentes em OTIF podem levar à insatisfação, reclamações e, eventualmente, à perda de negócios. Portanto, não se trata apenas de uma questão de eficiência logística, mas também uma estratégia crucial para a sustentabilidade do negócio.
Redução de custos operacionais e retrabalho
Por mais “lugar comum” que seja, é sempre bom lembrar que entregas que não são realizadas no prazo ou que são incompletas geram custos adicionais. Seja através de envios de emergência, processamento de devoluções ou gestão de reclamações de clientes.
Ao monitorar e otimizar o OTIF, o atacadista distribuidor pode reduzir significativamente esses gastos extras.
Na prática, uma pontuação alta em OTIF geralmente indica que a empresa tem um bom controle sobre seu inventário e uma gestão eficiente de sua cadeia de suprimentos. Isso significa menos erros, menos desperdício e, consequentemente, custos operacionais mais baixos.
Por exemplo, evitar atrasos nas entregas reduz a necessidade de envios expressos, que são consideravelmente mais caros. Da mesma forma, garantir que os pedidos sejam completos na primeira tentativa minimiza o retrabalho e os custos associados à gestão de devoluções e substituições.
Além disso, uma boa performance em OTIF pode levar a uma melhor negociação com fornecedores e parceiros logísticos, visto que a empresa pode demonstrar eficiência e confiabilidade. Isso pode resultar em melhores condições de contrato, prazos de pagamento mais favoráveis e até descontos, contribuindo ainda mais para a redução de custos.
→ Leia também: Quais são os principais indicadores de desempenho logístico e como melhorá-los na sua empresa?
Como calcular o OTIF?
Conforme já pontuamos, o OTIF é dividido em duas partes: “On-Time” (Pontualidade) e “In Full” (Completude). Por isso, o cálculo também precisa ser feito nessas duas frentes.
Veja, a seguir, o detalhamento de cada uma delas.
1. Calculando “On-Time” (Pontualidade)
Para calcular o componente “On-Time”, siga estes passos:
- Passo 1: conte o número total de pedidos entregues em um determinado período;
- Passo 2: conte quantos desses pedidos foram entregues na data prometida;
- Passo 3: divida o número de pedidos entregues no prazo pelo número total de pedidos e multiplique por 100 para obter a porcentagem.
Fórmula:
Exemplo: se você teve 100 pedidos e 90 foram entregues na data prometida, o cálculo será:
2. Calculando “In Full” (Completude)
Para calcular o componente “In Full”, que avalia se os pedidos foram entregues completos (sem faltar itens), o passo a passo básico é:
- Passo 1: considere o número total de pedidos entregues no mesmo período;
- Passo 2: conte quantos desses pedidos foram entregues com todos os itens solicitados;
- Passo 3: divida o número de pedidos completos pelo número total de pedidos e multiplique por 100.
Fórmula:
Exemplo: se de 100 pedidos, 95 foram entregues completos, o cálculo será:
→ Cálculo Final do OTIF
Para obter o OTIF geral, você precisa combinar os dois componentes. Isso é feito multiplicando as porcentagens de “On-Time” e “In Full”.
Fórmula:
Exemplo: se o “On-Time” é 90% e o “In Full” é 95%, então:
Como melhorar o melhorar o indicador OTIF no seu atacado distribuidor?
Agora que você já entendeu o que é OTIF, por que trata-se de um indicador importante e como calculá-lo, vamos ver como melhorá-lo. Afinal, à medida em que esse parâmetro é incorporado na operação logística, ele amplia perspectivas e gera necessidade de otimização.
Confira, a seguir, algumas dicas e práticas recomendadas para esse aprimoramento.
Planeje rotas e tempos de entrega com máxima precisão
O planejamento de rotas e tempos de entrega precisa ser meticuloso e adaptável. Por isso, utilizar softwares de gestão logística para otimizar as rotas de entrega é fundamental.
Além disso, não esqueça de considerar fatores externos como tráfego e condições climáticas, que podem afetar os tempos de entrega.
Ter planos alternativos para situações inesperadas também é vital, pois a capacidade de adaptar rapidamente as rotas e horários de entrega pode ser decisiva para manter a pontualidade.
→ Leia também: Como a roteirização inteligente reduz seus custos?
Garanta uma gestão de estoque eficiente
Tenha sempre em mente que uma gestão de estoque eficiente começa com o monitoramento em tempo real, o que permite garantir que os produtos necessários estejam sempre disponíveis para atender aos pedidos.
A previsão de demanda, baseada em dados históricos e tendências de mercado, também vai te ajudar a ajustar os níveis de estoque e minimizar o risco de falta de produtos. Neste movimento, faça revisões periódicas do inventário para conseguir a precisão dos dados e, assim, garantir disponibilidade dos produtos.
Busque formatar uma comunicação clara com fornecedores e parceiros
Mantenha um diálogo aberto e regular com fornecedores. Isso deve incluir o compartilhamento das previsões de demanda e a discussão de prazos de entrega e qualidade dos produtos.
Lembre-se: desenvolver parcerias estratégicas com fornecedores e prestadores de serviços logísticos é igualmente importante, pois parceiros confiáveis são fundamentais para a eficiência da cadeia de suprimentos.
Neste exercício, estabelecer Acordos de Nível de Serviço (SLAs) para definir expectativas e responsabilidades, alinhando todos com os objetivos de OTIF.
Treine sua equipe e adote ferramentas tecnológicas
Invista na capacitação contínua do seu time, especialmente daqueles envolvidos diretamente com a logística e o atendimento ao cliente.
Uma equipe bem treinada é mais eficiente e capaz de lidar com imprevistos.
Faça isso em conjunto com a adoção de tecnologias que automatizem e otimizem processos, como sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS) e planejamento de recursos empresariais (ERP). Dessa forma, os profissionais terão fluxos de trabalho bem definidos e tempo para uma atuação mais estratégica — focada em melhorias na eficiência operacional.
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Valorize, incentive e aproveite o feedback dos clientes
Por fim, encoraje os clientes a fornecerem feedbacks sobre as entregas e analise esses retornos buscando extrair insights valiosos.
Observe, especialmente, o que os compradores dizem sobre as frentes que precisam ser melhoradas. E aproveite essas indicações para ajustar suas estratégias — sempre tendo em vista o atendimento das necessidades em curto, médio e longo prazo.
→ Leia também: Estratégias para a redução de danos na logística de entrega.
Em resumo
A adoção do indicador OTIF (On-Time In Full) é mais do que uma medida de desempenho; é uma filosofia de gestão que deve ser integrada ao coração da cadeia de suprimentos de qualquer atacadista distribuidor.
Este indicador não apenas reflete a eficiência e a precisão das entregas, mas também serve como um barômetro para a saúde geral da cadeia de suprimentos, influenciando diretamente a satisfação do cliente e a rentabilidade do negócio.
Como vimos, a jornada para melhorar o OTIF envolve uma série de estratégias e práticas, desde o planejamento preciso de rotas até uma gestão de estoque eficiente e uma comunicação clara com fornecedores e parceiros logísticos. Cada passo dado para otimizar este indicador é um passo em direção a uma operação mais eficiente, confiável e lucrativa.
Ao adotar o OTIF como um indicador chave, os gestores e operadores logísticos não apenas aprimoram suas operações diárias, mas também fortalecem a posição estratégica de suas empresas no mercado.
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