Como implementar o gerenciamento de processos de negócio?
Em vez de ler que tal ouvir este artigo?
O gerenciamento de processos de negócio é a prática de modelagem, análise e otimização de processos de ponta a ponta. Ele, normalmente, é empregado na busca por atingimento de metas estratégicas, entre outros objetivos.
Geralmente, usa-se o termo em inglês, Business Process Management (BPM) para se referir a essa metodologia. E ela é aplicada a tarefas e processos que são frequentemente repetidos, contínuos ou previsíveis.
Quer entender melhor? A seguir, veremos:
- o que é BPM detalhadamente;
- que benefícios o BPM oferece
- como implementar o BPM em sua empresa, e muito mais.
Confira!
O que é BPM?
O gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management – BPM) é uma disciplina que usa vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios, conforme definição da Gartner.
Para essa, que é uma das maiores empresas de pesquisa em TI e negócios, o BPM “coordena o comportamento de pessoas, sistemas e informações para produzir resultados de negócios em apoio a uma estratégia de negócios”.
Na prática, as fases do BPM podem ser descritas assim:
- Analisar. Como primeira etapa da otimização do processo, analisa-se o processo como ele existe atualmente.
Nesta etapa é considerado o que funciona ou onde existe um problema, ineficiência ou gargalo, bem como como ele se relaciona com outras tarefas ou processos.
- Modelar. Busca-se formas de melhorar o processo e desenhar sua implementação ideal. Logo, são usados modelos de processo para explorar como a nova abordagem funcionaria com uma variedade de possíveis cenários e variáveis.
- Executar. Uma vez que o processo foi modelado, já é possível implementar mudanças. Nesta fase, é preciso documentar muito bem o que mudou e por quê.
- Monitorar. Depois que o novo processo for implementado, é necessário monitorá-lo para ver se há uma melhoria.
Nesta etapa são reunidos dados para medir o progresso em relação à estratégia de negócios. Um aumento na eficiência foi observado? Os custos caíram? Os produtos estão sendo entregues mais rapidamente?
- Otimizar e automatizar. Depois de aplicar a metodologia BPM a um processo, é importante acompanhá-lo para otimizá-lo continuamente.
Melhorar os processos pode levar tempo e as métricas para o sucesso podem mudar, então o BPM deve ser contínuo. Por isso, procura-se regularmente novas maneiras de melhorar.
Se o novo processo estiver funcionando bem, sempre se pode considerar se alguma tarefa pode ser automatizada.
Em suma, o gerenciamento de processos de negócio é uma disciplina ampla e, por definição, dinâmica, dada a forma como os papéis organizacionais, regras, táticas, objetivos de negócios e outros elementos que ela engloba estão em constante mudança.
→ Melhorando os processos de entregas. A boa gestão de ocorrências pode reduzir atrasos, perdas e danos de cargas. Fazer o controle das entregas de forma segura é fundamental para atacadistas distribuidores que querem melhorar o seu desempenho na logística de distribuição.
Confira as dicas que preparamos:
Por que o gerenciamento de processos de negócio é importante na atualidade?
O gerenciamento de processos de negócio é importante porque sequências lógicas de atividades eficazes são cruciais para o sucesso da empresa. Dentro disso, exemplos comuns de processos que ajudam a atingir as metas de negócios incluem:
- desenvolver e fazer um novo produto;
- cumprimento de um pedido de produto;
- gerenciamento de atendimento ao cliente;
- assimilação de novos funcionários.
Essas operações de negócios podem envolver muitas tarefas e as aprovações necessárias para concluí-las. Elas normalmente envolvem pessoas, sistemas de TI e outras máquinas dentro da empresa; também os serviços de fornecedores, e assim por diante.
Basicamente, um processo de negócios bem projetado divide essas tarefas em etapas estruturadas e repetíveis que os funcionários podem seguir para produzir resultados consistentes.
Essas etapas repetíveis ajudam a prever os recursos que serão necessários, reduzindo o risco de alocação insuficiente ou excessiva de orçamentos. Da mesma forma, a medição das etapas revela elos fracos e gargalos, apontando o caminho para possíveis melhorias nos processos de negócios.
BPM é uma metodologia vital para as organizações
Assim como os vasos sanguíneos, os processos enchem de vida e determinam a forma e a velocidade de criação de valor, bem como o custo para atender a base de clientes.
Assim, os processos refletem não apenas a produtividade, eficácia e eficiência organizacional, mas também sua confiabilidade, complexidade e, finalmente, sua cultura.
E o contrário também é verdadeiro: um processo de negócios mal concebido ou mal gerenciado pode prejudicar a empresa, impedindo a produtividade e a eficiência. E, se um processo mal concebido for automatizado como está, ele pode realmente amplificar o desempenho ruim, prejudicando o atingimento dos objetivos e das metas.
Neste sentido, os métodos sistemáticos do BPM para descobrir, modelar, melhorar, automatizar e monitorar continuamente os processos de negócios são projetados para garantir que esses problemas não aconteçam.
Bem feito, o BPM ajuda a empresa a fornecer produtos e serviços com eficiência a um custo menor e alinha as operações às metas de negócios.
Uma abordagem BPM para melhoria e automação de processos também ajuda as empresas a se adaptarem às necessidades de constante mudança — outra razão para sua relevância hoje.
Afinal, o ritmo intenso de mudanças nos negócios no século XXI não mostra sinais de desaceleração. Pelo contrário, as organizações devem ser capazes de responder em tempo hábil às complexidades de um mercado em constante evolução e altamente exigente.
→ Leia também: Como mapear seu processo de distribuição e corrigir falhas.
Quais são os principais benefícios do gerenciamento de processos de negócio?
As empresas contam com o gerenciamento de processos de negócio para entender melhor como operam, permanecem competitivas e ganham vantagem no mercado. E elas obtêm diversas vantagens com isso.
Confira, a seguir, os principais benefícios práticos do BPM!
Fluxos de trabalho simplificados e maior eficiência
Melhorias na qualidade do trabalho e eficiência operacional são as principais razões para adotar o gerenciamento de processos de negócio.
O BPM permite agilização dos fluxos de trabalho automatizando tarefas manuais tediosas, como gerenciamento de dados, fluxos de dados, entrada de dados, processos de aprovação e geração de relatórios.
O BPM padroniza os processos para que os funcionários possam trabalhar com mais eficiência dentro de uma estrutura definida que agiliza a tomada de decisões e reduz o risco de erro humano.
As ferramentas de BPM também incorporam análises que fornecem aos gerentes uma visão geral do desempenho de seus departamentos e processos individuais. Por exemplo, rastreando o desempenho dos profissionais e identificando gargalos nos fluxos de trabalho.
Essa combinação de fluxos de trabalho automatizados, padronização e monitoramento de processos aumenta a produtividade e a qualidade operacional. Com ela, os membros da equipe têm mais tempo para identificar outras oportunidades de melhoria e automação de processos, enquanto gerenciam tarefas que exigem intervenção humana, experiência e conhecimento.
→ Gerenciando frotas com eficiência. Sabemos que o dia a dia do gestor de frotas requer muita atenção a uma série de desafios a serem vencidos para sustentar toda uma estrutura relacionada a controles, custos e planejamentos de veículos. Confira algumas dicas neste vídeo:
Controles de processo mais rígidos e estrategicamente alinhados
Os processos de negócios tendem a crescer organicamente e ao acaso quando deixados aos caprichos de diferentes gerentes. À medida que cada um deles toma forma, os gestores e as equipes de projetos devem atender aos novos requisitos que abrangem jurisdição tributária, mandatos regulatórios, obrigações contratuais e segurança.
Além disso, eles precisam encaixar esses requisitos nos formatos e campos de dados que são integrados aos sistemas ERP, CRM e gerenciamento de capital humano.
O gerenciamento de processos de negócio é uma abordagem mais sistemática para entender as origens de cada processo e como eles podem ser simplificados para suportar os mesmos requisitos, mas com menos etapas, menos dados e menos esforço manual.
Dessa forma, com processos mais claramente definidos e precisos em todos os setores, a empresa recebe um controle mais rígido sobre todas as atividades internas e externas de valor agregado. Essa visibilidade cria uma oportunidade para implementar tecnologias e garante que todos os modelos de negócios estejam estrategicamente alinhados ao mercado.
→ Leia também: Como fazer a integração dos processos logísticos.
Maior agilidade e escalabilidade nos negócios
Maior compreensão e controle dos processos proporcionam maior flexibilidade ao girar para novas oportunidades.
Organizações rápidas e ágeis estão ganhando cada vez mais vantagem sobre negócios legados de movimento mais lento. Neste sentido, o BPM é muito benéfico, pois cria uma avenida arquitetônica para novos serviços em nuvem, recursos de Inteligência Artificial, mudanças regulatórias e oportunidades de mercado.
Como sabemos, as empresas que podem oferecer serviços de valor agregado por meio dos métodos mais flexíveis e rápidos são as que se destacam e crescem.
Melhor atendimento ao cliente
O gerenciamento de processos de negócio beneficia a experiência do cliente de várias maneiras. Isso porque ajuda a empresa a fazer:
- análise dos processos existentes para identificar as áreas em que os representantes de atendimento ao cliente perdem tempo enviando informações redundantes;
- coleta e classificação automaticamente das informações necessárias do cliente de várias fontes, eliminando a redundância;
- descoberta das melhores maneiras de ajudar os clientes a ver até que ponto eles estão em um processo complexo e quais etapas adicionais são necessárias;
- e melhorias em desenvolvimento, fabricação e qualidade do produto final entregue aos consumidores.
Silos conectados e comunicações mais focadas
O gerenciamento de processos de negócio também é excelente para conectar sistemas e processos em silos, simplificando o trabalho técnico e melhorando a comunicação.
Os recursos de visualização em tempo real fornecidos pelas ferramentas usadas para executar o BPM conectam pessoas, processos, sistemas de informação e máquinas. Logo, é possível transformar modelos gráficos em comandos executáveis para automatizar a integração de TI da automação de processos de negócios.
Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento pode usar um aplicativo baseado em BPM para gerenciar um lançamento de software semestral, monitorando o progresso e identificando interrupções. Quando problemas de bloqueio são descobertos, o software BPM limita a comunicação aos principais tomadores de decisão e especifica maneiras de resolver os gargalos.
Restringir a comunicação apenas para as pessoas-chave nessa etapa, significa não desperdiçar o tempo de todos em reuniões gerais de coordenação ou com e-mails massivos.
Redução de riscos e desperdícios
O gerenciamento de processos de negócio ajuda os gerentes e equipes de negócios a avaliar o estado atual de seus processos e identificar áreas para consolidá-los e otimizá-los.
O objetivo é eliminar o desperdício, redundância, sequências propensas a erros, riscos de conformidade e implantações de automação que, invariavelmente, levam à perda de dinheiro.
Como implementar o gerenciamento de processos de negócio em uma empresa?
Para adotar o gerenciamento de processos de negócio é necessário desenhar um plano de implementação e adaptá-lo às características únicas da empresa.
Contudo, é possível dizer que existem sete passos básicos para isso. Confira a seguir!
1. Identificar vários processos que ocorrem nos vários departamentos
Uma vez identificadas, as métricas devem ser postas em prática para examinar cada processo atual e os objetivos de cada um. Isso definirá a direção do projeto e as áreas que o comporão.
2. Qualificar objetivos e características/estado de cada processo
É necessário estruturar os processos definidos como processos TO-BE. Não se esqueça de levar em consideração todos os requisitos adicionais e as métricas programadas para melhoria.
3. Classificar os processos por custo e magnitude para conhecer as prioridades
Antes da implementação por partes e após a qualificação dos processos, deve-se considerar os custos e a magnitude de cada um deles para classificá-los em ordem de prioridade.
4. Escolher o processo para testar
Embora se possa tentar automatizar o processo que causa mais caos, o primeiro processo a ser automatizado ao implementar uma solução de BPM deve ser relativamente simples de gerenciar e de risco moderado.
5. Selecionar um software BPM com tranquilidade e cuidado
O software deve permitir fácil colaboração e comunicação e deve permitir a definição de fluxos de trabalho sem ter que contratar um programador ou tirar alguém da equipe de TI.
→ Leia também: Guia completo para escolher um sistema de força de vendas.
6. Fazer um diagrama do fluxo de trabalho
Dessa forma, o dono do processo identificará tarefas redundantes ou começará a ver o que é possível com a automação. É importante manter o processo no mínimo para que os processos manuais não vazem no sistema.
7. Monitorar e medir após a implementação, para que ajustes e mudanças possam ser feitos
Conforme já vimos até aqui, o BPM é construído em um compromisso com a melhoria contínua. Somente se for monitorado, medido e ajustado de forma tática e gerenciável, ele será melhorado de forma interativa e a empresa estará preparada para expandi-lo para outros processos.
Conclusão
A abordagem estruturada do BPM para gerenciar os processos de negócios melhora a qualidade do trabalho e a eficiência operacional — as duas principais razões pelas quais as empresas o adotam.
Uma estratégia de gerenciamento de processos de negócio BPM bem executada pode eliminar desperdícios, reduzir erros, economizar tempo, melhorar a conformidade, aumentar a agilidade, apoiar a transformação digital e, por fim, ajudar a fornecer melhores produtos e serviços aos clientes.
O gerenciamento de processos de negócio permite que as organizações agilizem os fluxos de trabalho automatizando tarefas tediosas. Ele também pode ser uma ferramenta de gestão eficaz pelas seguintes razões:
- O foco do gerenciamento de processos de negócio na padronização reduz o risco de erro humano.
- A análise incorporada oferece aos gerentes mais visibilidade do desempenho do processo e os ajuda a identificar gargalos.
- As ferramentas de automação aumentam a eficiência e permitem que os funcionários se concentrem em tarefas que exigem experiência e intervenções humanas.
- Todos os itens acima dão aos funcionários mais tempo para identificar outras melhorias e automações de processos para melhoria contínua dos processos de negócios.
Em suma, quando bem executado, o gerenciamento de processos de negócio (BPM) oferece benefícios que permeiam praticamente todos os aspectos das operações.
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