Como ter relatórios personalizados na rotina de gestão de vendas
Em vez de ler, que tal ouvir este artigo?
Os relatórios personalizados estão se tornando grandes aliados dos gestores comerciais. Eles auxiliam na construção de uma visão estratégica e geram vários benefícios na condução das atividades de venda de uma empresa.
Você deve estar cansado de saber que a tecnologia está evoluindo com uma agilidade assustadora, certo? E os relatórios personalizados são mais um dos reflexos da tecnologia aplicada no mundo empresarial. Trata-se de uma evolução das planilhas e dos relatórios estáticos.
Quer entender melhor como os relatórios personalizados podem ajudar na rotina de gestão de vendas? Então confira logo a seguir!
O papel dos relatórios de vendas
Um relatório de vendas é um resumo de todas as atividades de vendas que ocorrem em um período de tempo específico. Os dados são organizados de forma a comunicar informações significativas sobre o progresso da equipe de vendas e o crescimento geral da empresa.
É por meio dos relatórios de vendas que a equipe, os gerentes e executivos da empresa podem avaliar o desempenho de seus produtos ou serviços. Isso os ajuda a tomar melhores decisões no futuro e evitar problemas em potencial.
Essa análise inclui mapear estratégias de crescimento eficazes, identificar clientes ideais e descobrir como otimizar o processo de vendas. Por exemplo, se uma das campanhas promocionais não está gerando vendas suficientes ou atraindo o tipo errado de clientes, você pode considerar alterá-la ou interrompê-la completamente para obter melhores resultados.
Um relatório eficaz é aquele que está disponível sempre quando algum integrante da equipe, ou o próprio gestor comercial, precisa. Também é de fácil acesso e com as informações necessárias para serem tomadas as melhores ações estratégicas.
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Como os relatórios personalizados agregam na gestão?
Quando se trata de obter atualizações sobre as atividades de vendas de sua equipe, você é a melhor pessoa para decidir quais métricas são mais importantes e precisam ser incluídas no relatório, certo?
Entretanto, muitas ferramentas geram relatórios que mesclam informações importantes com outras irrelevantes – e ainda podem deixar de fora alguns dados de grande valor para você. Com os relatórios personalizados, você pode gerar, salvar e enviar por e-mail o resumo do progresso de sua equipe nas atividades de vendas mais relevantes para seus objetivos de negócios.
Os relatórios personalizados entregam exatamente o que seu nome sugere: personalização dos dados e do formato como eles são mostrados. A partir disso, você tem controle para compilar as informações que realmente deseja para cada momento.
Veja os principais benefícios dos relatórios personalizados para a gestão de vendas:
Informações sempre atualizadas
A atividade da sua equipe é o coração do seu processo de vendas. E quanto mais controle você tiver sobre isso, maior é a sua capacidade de tomar as melhores decisões.
Os relatórios personalizados permitem que você tenha acesso a cada atualização e cada ação realizada – dando a você uma visão geral de tudo que você e sua equipe estão trabalhando. Você pode ampliar a atividade específica de um membro da equipe (ou seja, ver se um membro específico fechou algum negócio recentemente, por exemplo) ou decidir apenas verificar o fluxo geral de seus processos.
E se você quiser saber quantos negócios cada um dos vendedores fecha a cada mês ou quantas ligações ele registra por semana? Essa é outra informação que você obtém facilmente com relatórios personalizados.
Adaptação às suas necessidades
As ferramentas que permitem a criação de relatórios sem personalização buscam prever quais informações os gestores precisam com mais frequência. E elas podem acertar em alguns casos – mas nada se compara à possibilidade de criar relatórios diferentes para cada situação.
Os relatórios personalizados dão a você o poder de escolher as métricas e KPIs que fazem mais sentido para o seu negócio e progresso de vendas. Afinal, você sabe melhor o que precisa.
Os relatórios personalizados são feitos para serem flexíveis e refletem as informações que você considera mais relevantes. Você pode ir tão detalhado quanto quiser. Com apenas alguns cliques, você pode verificar dados gerais de vendas ao longo do ano ou filtrar dados específicos – como quantas ligações um vendedor fez no último trimestre.
Monitoramento do desempenho de vendas
Quem disse que os relatórios personalizados foram feitos apenas para gerenciamento? Eles são uma maneira brilhante de se manter no controle das vendas e verificar seu progresso. Ficando para trás em seus objetivos? É hora de um grande empurrão. Conseguiu bater as metas? Perfeito, você pode analisar com calma as estratégias que estão funcionando.
Você também pode enviar os relatórios prontos para o seu gerente ou para os membros da equipe. Isso economiza tempo e adiciona um bônus extra para você.
Quanto aos gerentes de vendas, os relatórios personalizados também podem ajudá-lo a manter um controle contínuo do desempenho de sua equipe. Você não precisa esperar pelo final da revisão do mês / trimestre / ano para verificar o progresso! Você sempre pode ver o desempenho de um determinado membro da equipe em comparação com o resto da equipe e oferecer suporte e uma motivação extra, se necessário.
Os relatórios personalizados também podem ajudá-lo com a previsão de vendas. Em vez de esperar por essa revisão de vendas, você pode verificar o progresso imediato e tomar as medidas adequadas para garantir que sua equipe alcance as metas.
Um relatório para cada situação
Um dos grandes diferenciais dos relatórios personalizados certamente é a possibilidade de gerar relatórios para pontos específicos de análise. Você pode focar somente nos resultados de uma ação de marketing, analisar a performance de um vendedor, filtrar um período específico, entre outras formas de personalização.
A partir disso, você também pode gerar informações para os mais diversos interessados nas atividades comerciais: diretores, gerentes, membros da sua equipe, parceiros da empresa, entre outros.
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Como criar relatórios eficientes?
Acabamos de ver os maiores benefícios dos relatórios personalizados. Mas como você pode gerar relatórios realmente eficientes? Aqui estão algumas dicas:
1. Conheça o seu público
O primeiro passo para criar um relatório eficiente é entender quem é o seu público. Ou seja, quem que vai ter acesso às informações que você está gerando? Saber isso é fundamental para que você possa fazer com que eles entendam seu ponto da melhor maneira possível.
Um gerente de marketing provavelmente estaria interessado em um relatório de vendas que detalha os resultados de vendas gerados por uma campanha de marketing específica. Mas se você está apresentando os resultados para a alta administração, você pode se concentrar mais no “quadro geral”, como o crescimento geral da empresa, em vez de mergulhar nos detalhes.
É sua função criar relatórios que tenham o seu público em mente para que eles encontrem as informações relevantes e estejam equipados com o conhecimento necessário para tomar decisões futuras.
2. Reúna seus dados
Agora que você está ciente da finalidade e do público-alvo de seu relatório de vendas, é hora de coletar, filtrar e analisar dados relevantes.
Certifique-se de que seu processo de coleta de dados seja o mais orientado para os objetivos e o mais simples possível. Comece descrevendo quais métricas você está especificamente interessado em incluir em seu relatório.
Um relatório de vendas padrão deve incluir os KPIs, o número de mercadorias vendidas, as vendas líquidas, os lucros e os custos de aquisição do cliente. Dependendo da sua necessidade, você também pode incluir o crescimento das vendas, vendas regionais, novas oportunidades, desempenho da equipe e outras métricas.
Nesta etapa, você também deseja definir o período de tempo no qual se concentrar. Normalmente é uma boa ideia pegar dois períodos de tempo diferentes – atual e anterior – e fazer uma comparação.
3. Faça uso de recursos visuais
A maneira como você apresenta os dados ao seu público é tão importante quanto os próprios dados. Por isso é tão importante explorar os recursos visuais. Em vez de esperar que os gerentes examinem tabelas cheias de números, use gráficos e tabelas para facilitar a assimilação das informações.
Por exemplo, um gráfico de linha pode ajudar a mostrar o aumento ou diminuição na receita durante um período de tempo. Um gráfico de pizza pode ilustrar quanto cada produto contribui para as vendas totais. E os gráficos de barras podem ser usados para comparar o desempenho dos funcionários.
4. Coloque os números em contexto
Quando você expõe somente os números, o público pode ser levado a conclusões equivocadas. Por isso, é importante sempre contextualizar os dados que você apresenta.
Por exemplo, uma grande queda nas vendas ao longo de um mês pode levar um executivo a tomar decisões precipitadas. Porém, se você explicar que as vendas caíram devido a más condições climáticas na área, é possível evitar erros na interpretação e indicar o caminho certo para a tomada de decisão.
Ou seja, você precisa evidenciar não apenas as informações, mas o que está por trás de cada número apresentado no seu relatório de vendas personalizado.
5. Use um sistema que facilite a geração de relatórios personalizados
Por fim, é importante usar um sistema que facilite a criação dos relatórios personalizados que você necessita. Quanto mais intuitiva for a ferramenta, mais fácil será gerar informações realmente relevantes.
O ideal é contar com um sistema de gestão comercial no qual os dados são imputados, processados e, em seguida, analisados com agilidade e eficiência. E é exatamente isso que o maxGestão faz por você!
MaxGestão: relatórios personalizados com precisão!
Quando falamos de relatórios de vendas, a personalização certamente é o melhor caminho para otimizar a precisão alcançada. Afinal, você possui um universo de possibilidades que podem ser exploradas ao gerar os seus relatórios.
O maxGestão permite a geração de relatórios personalizados e facilita o monitoramento do desempenho da equipe comercial. Além disso, oferece diversas outras funcionalidades fundamentais:
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Acompanhamento do desempenho do time de vendas externas;
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Facilidade para autorização imediata de descontos;
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Possibilidade de aumento de limite de crédito de clientes;
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Consultas de preços, promoções, estoque, posição de pedido e saúde financeira de clientes;
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Agilidade na geração de relatórios executivos e gráficos;
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Acompanhamento da localização dos vendedores externos e dos RCAs;
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Relatórios gerenciais a qualquer hora e lugar;
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Relatórios gerenciais organizados por fornecedor, seção, equipe, departamento, região e filial;
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Permite o ajuste da rota original do RCA criada no WinThor e compara a rota executada com a planejada;
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Informa os clientes com e sem visita e os visitados sem venda;
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Calcula a eficiência do RCA: agendamento x visitas x positivados;
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Por meio da geolocalização, identifica a emissão do pedido de venda e define a rota do vendedor.
Você já conhecia a importância dos relatórios personalizados na rotina de gestão de vendas? Quer conhecer melhor o maxGestão? Então visite nossa página!
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