Atraso de entrega: 11 principais causas e dicas para evitar
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Cadeia logística é o caminho que um produto percorre desde a indústria até o cliente. A ponta final dessa cadeia é o recebimento da mercadoria e, como o transporte é a atividade logística mais notada pelos clientes, as transportadoras costumam ser as mais responsabilizadas por problemas de atraso de entrega de produtos.
Porém, a execução dos processos na própria empresa também pode impactar no cumprimento dos prazos. É preciso entender quais são as causas do atraso de entrega, e a partir daí focar na sua resolução. Afinal, esse atraso gera frustração no consumidor, o que implica negativamente na reputação da marca.
Conheça, a seguir, as principais causas de atraso de entrega e dicas para a sua empresa evitar esse problema.
11 causas mais comuns do atraso de entrega
Um atraso de entrega é capaz de impactar as chances de um cliente voltar a comprar na sua loja. O recebimento do produto costuma ser o momento de maior expectativa para um cliente, mas se a sua compra não chega no prazo, ele pode sentir uma frustração tão grande, que, mesmo que o produto recebido tenha superado as expectativas, você ainda corre o risco de perder esse consumidor.
Por isso, é fundamental entender quais são as causas que podem levar um produto a sofrer um atraso de entrega. E a partir daí, você deve trabalhar em cima da resolução desses problemas.
1. Gestão de estoque inadequada
É preciso que a gestão de estoque seja muito bem estruturada. Afinal, quando um cliente faz uma compra, ele espera receber o produto certo, no prazo acordado. Se, por um acaso, houver uma falha nessa gestão de estoque, e o produto escolhido não estiver disponível, a compra poderá ser cancelada, ou vai haver o atraso de entrega, até que o item seja reabastecido.
2. Falta de planejamento na cadeia logística
Imprevistos podem acontecer todos os dias, e se uma empresa não estiver preparada para eles, podem gerar problemas, entre eles o atraso de entrega. A falta de planejamento acaba fazendo com que os processos se acumulem, o que resulta em transportes com rotas mais custosas e a impossibilidade de fazer a entrega em tempo hábil.
Por isso, é fundamental estabelecer uma rotina bem definida, que inclui controle de horários, movimentação de mercadorias e, também, controle de fretes. A falta de planejamento, além de causar problemas como atraso de entrega, ainda pode gerar perda de mercadoria, custos elevados com gasolina e hora extra, entre outros.
3. Não ter um serviço de transporte ou parceiros logísticos de qualidade
Fazer uma boa gestão de estoque e definir um bom planejamento não é suficiente se você não tiver uma distribuição bem-feita.
Ou seja, para evitar atraso de entrega, o seu serviço de transporte e os seus funcionários precisam conseguir lidar com toda a demanda existente, e devem estar aptos a entregar os resultados esperados, no tempo certo. Isso serve, também, para serviços terceirizados.
4. Falha no planejamento da capacidade de produção
O fato é que falhar no planejamento é o mesmo que planejar o fracasso. Quando se trata de planejamento de produção, o principal fator que precisa ser considerado é a capacidade de produção das máquinas. Sem isso, os gargalos de produção vão aparecer e não será possível evitar atraso de entrega.
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5. Erros na alimentação dos dados
Um sistema de gestão é muito importante para evitar atraso de entrega. Porém, o programa sozinho não resolve os seus problemas. Para que ele ofereça as informações e resultados que a sua empresa precisa, o sistema precisa ser constantemente alimentado com os dados mais recentes, possibilitando que as informações possam ser processadas.
6. Falta de informação atualizada em tempo real
O sistema não precisa apenas ser alimentado, ele deve ser alimentado em tempo real. É muito importante ter informações sempre atualizadas para garantir o desempenho na entrega.
Por exemplo, se você age rapidamente, em relação ao baixo desempenho de uma máquina, há menos chances de ocorrer atraso de entrega. Para ter essas informações, é preciso que o sistema esteja atualizado em tempo real sobre o que está acontecendo em cada setor.
7. Falta de integração das informações
Além de ter um sistema de gestão bem alimentado em tempo real, as informações contidas nele têm que ser integradas. Ou seja, trabalhar com uma ilha de informações por área não é a melhor opção. Dados podem se perder pelo caminho, além de ocorrer problemas na cadeia logística, resultando no atraso de entrega do produto.
8. Falta de previsão de demanda
É fundamental que a empresa possua uma previsão de demanda assertiva. E essa previsão não pode ser feita baseada apenas no otimismo dos representantes comerciais. Ela precisa ser estimada com base nos dados da empresa, e que precisam estar diariamente atualizados.
Se a empresa erra na previsão de demanda, ela pode perder dinheiro com excesso de material armazenado, ou pode gerar atraso de entrega, pela falta desse material.
9. Erros de sistema
Um e-commerce funciona 24 horas por dia, porém, muitas empresas dependem de outras empresas para manter a sua loja funcionando corretamente. Por exemplo, quando é contratada a hospedagem do seu site.
E pode acontecer dessas empresas terem problemas e você ficar sem acesso às informações de pedido. Nesses casos, poderá haver atraso de entrega.
Assista ao vídeo abaixo e veja como organizar a sua logística para o e- commerce:
10. Problemas climáticos e de tráfego
As condições climáticas não são controláveis, por isso, o seu planejamento precisa considerar essas questões. Porém, há situações que realmente fogem ao controle, e, nesses casos, pode haver atraso de entrega.
Outra situação que pode acontecer são os problemas de tráfego, que incluem trânsito lento, congestionamento, entre outros.
11. Falhas na documentação
Existe uma causa de atraso de entrega que pode ser de responsabilidade do próprio cliente. Isso acontece quando há erro de digitação no endereço, ou quando ele foi fornecido pela metade. Esse erro também pode ser cometido pelo varejista, e, dessa forma, é provável que o pacote não chegue, ou que ocorra atraso de entrega.
Qual o impacto do atraso de entrega no custo operacional logístico?
As causas que vimos não são os únicos fatores que resultam em atraso de entrega. Outras questões também podem gerar esse problema, mas o que o empreendedor precisa entender é que, independentemente da causa, esse atraso pode representar um impacto grande e negativo para a reputação da empresa e para a satisfação do seu cliente.
Alguns consumidores até podem ser compreensivos. Porém, se esse atraso de entrega for repetitivo, provavelmente, eles vão perder a confiança na sua empresa e parar de comprar o seu produto. Além disso, alguns acabam nem oferecendo uma segunda chance, e deixam de comprar logo após o primeiro atraso.
O tempo de entrega é muito importante para o consumidor em geral, por isso, esse fator está diretamente relacionado com a retenção de clientes. Essa questão é tão impactante que pode ser o diferencial entre uma empresa bem sucedida e uma que não consegue crescer.
8 dicas para evitar o atraso de entrega
Agora que já vimos a importância de entregar os produtos da sua empresa no prazo correto, vamos às dicas para evitar esse problema de atrasos de entrega na sua empresa.
Melhore os processos e fluxos internos
Entre as causas comuns para ocorrer o atraso de entrega estão os problemas nos processos da empresa. Ou seja, nesses casos, a responsabilidade não é da transportadora. Por isso, é fundamental avaliar as suas atividades em busca de falhas capazes de prejudicar o desempenho dos seus processos.
Trabalhe com previsão de demanda
É fundamental trabalhar com previsão de demanda. Isso significa que você deve analisar e prever o estoque da sua empresa para não ser pego de surpresa com sobras ou falta de mercadorias, gerando atraso de entrega. Para isso, analise o seu histórico de vendas, o seu planejamento de datas comemorativas e o uso de softwares de gestão.
Você deve manter em estoque a quantidade de insumos ou o volume de produtos disponíveis, de acordo com a demanda do mercado. E sempre que prometer um prazo ao seu cliente, cumpra! Inclusive, é melhor surpreender com uma chegada antecipada, do que ocorrer atraso de entrega.
Tenha uma comunicação interna eficiente
Os seus funcionários devem relatar e resolver com facilidade qualquer ocorrência. Por isso, a sua empresa precisa ter um canal de comunicação interna eficiente. Sendo assim, integre as áreas, crie murais, comece canais digitais de troca de informações entre áreas diferentes e, também, mande o status quo dos pedidos para as suas equipes.
Na verdade, todo o layout da empresa precisa ser voltado para a agilidade. Isso significa que todos os processos precisam ser facilitados e a dinâmica do local deve ser a mais simples possível. Assim, fica mais difícil cometer erros, complicar processos, e acabar ocorrendo atraso de entrega.
Calcule os riscos envolvidos
Pense, com todos os detalhes, no caminho que o produto faz, desde a saída da sua empresa, até a mão do seu cliente. Analise todos os riscos possíveis e o que fazer para contornar cada uma dessas situações. Busque evitar cada um desses problemas, e resolver todos eles, antes mesmo de virem a ocorrer.
Revise o fluxo do seu trabalho e como é realizada cada entrega. Otimize tudo o que estiver sob a sua responsabilidade. Todos os processos que dependem de terceiros, como por exemplo transportadores, precisam ser entregues a equipes de confiança.
Defina cronograma e prazos realistas
Um dos maiores erros que um vendedor pode cometer é mentir sobre o prazo de entrega para conseguir fechar a venda. Quando isso acontece, a probabilidade de o cliente não fechar novas compras é muito grande, por isso, essa estratégia não vale a pena. Os prazos oferecidos precisam ser reais e a comunicação com o consumidor precisa ser clara e honesta.
O empreendedor precisa levar em consideração a realidade do transporte no país. Por isso, essa data só pode ser prevista depois que a área de logística e a transportadora se alinham. Lembre-se que é preciso levar em consideração todos os problemas que a entrega está sujeita a passar até chegar às mãos do seu cliente.
Defina médias de prazos
É fundamental definir médias de prazos, e isso é possível através do histórico de entregas do seu negócio. Mas não esqueça de calcular os prazos para cada etapa do processo, e não apenas o do transporte. Assim, você pode acompanhar o desempenho de cada atividade, o que possibilita fazer os ajustes necessários.
Diminua o índice de devoluções
A devolução do produto, que envolve a logística reversa e o envio da mercadoria correta, também resulta em atraso de entrega. Por isso, trabalhe para que as falhas internas sejam eliminadas, ou, pelo menos, minimizadas.
Tenha um sistema de roteirização
Para ganhar tempo e efetuar as entregas sem ocorrer atraso, é preciso fazer um planejamento de rotas. Além de evitar atraso de entrega, esse sistema de roteirização impacta em vários indicadores, como conta de combustível, custo por rota, performance das entregas e utilização desnecessária de frota.
Como a tecnologia ajuda na satisfação do cliente?
Uma empresa precisa estar sempre inovando na hora de tomar as suas decisões estratégicas, e esse é um dos seus maiores desafios. A tecnologia é muito importante para uma ação estratégica, rápida e focada em otimizar processos com os indicadores de desempenho.
O fato é que soluções estratégicas ajudam a minimizar falhas, principalmente no gerenciamento e coleta de dados. Gerenciar o volume de informações não é uma tarefa fácil e proporciona benefícios como análise, visibilidade e acompanhamento dos processos – e isso é feito através do uso da tecnologia.
Quando um sistema é capaz de unir todos esses dados e integrá-los a uma mesma plataforma, ele contribui para a redução de custos da empresa. Converse com nossos consultores logísticos.
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