Gestão de pedidos: veja como evitar erros no atacado distribuidor

Em vez de ler, que tal ouvir?

A gestão de pedidos é uma das rotinas essenciais em um atacado distribuidor, certo? Depois de todos os esforços para fechar boas vendas com os clientes, é importante que os pedidos sejam processados com eficiência e agilidade.

Entretanto, muitas organizações sofrem com uma gestão de pedidos ineficiente. Nestes casos, é comum observarmos problemas como: aumento dos custos, lentidão nos processos e insatisfação dos clientes – além da dificuldade na fidelização dos consumidores.

Mas como evitar os principais erros na gestão de pedidos em um atacado distribuidor? Confira as informações que preparamos você neste artigo!

O que é a gestão de pedidos?

A gestão de pedidos no atacado refere-se a todas e quaisquer ações realizadas pela empresa a partir do momento em que um cliente realiza uma compra. Neste momento, é preciso que várias ações sejam realizadas para que o consumidor receba seu pedido em tempo hábil e de forma eficiente.

Quais os benefícios de ter uma gestão de pedidos eficiente?

A eficiência na gestão de pedidos pode se tornar um diferencial para o atacado distribuidor. Veja quais são os principais benefícios de colocar isso em prática:

Experiência do cliente aprimorada

Quando um cliente faz um pedido de compra, ele deseja receber as mercadorias corretamente no menor tempo possível. Simples assim. Por isso, o objetivo da sua empresa deve ser processar os pedidos com agilidade e eficiência – entregando a melhor experiência possível.

Redução de erros

Aumentar a eficiência da gestão de pedidos garante que você reduza a frequência de erros. A partir disso, sua empresa consegue reduzir custos, agilizar as entregas e desenvolver uma reputação de eficiência e confiabilidade.

Economia de tempo

O processamento manual e desorganizado de pedidos é um processo trabalhoso e pode gerar vários pontos de retrabalho – custando muito dinheiro à sua empresa. Com um bom planejamento, os pedidos podem ser processados com mais praticidade e eficiência para aumentar a velocidade.

Melhoraria do gerenciamento de estoque

A gestão de pedidos está ligada diretamente com o gerenciamento de estoque. Quando as duas atividades estão integradas e funcionam com eficiência, torna-se possível criar uma relação benéfica para os dois lados: estoques sempre atualizados e pedidos processados com agilidade.

Aprenda como usar a Curva ABC para gestão de estoque neste MáximaCast:

Principais erros da gestão de pedidos no atacado distribuidor

Acabamos de ver como uma gestão de pedidos eficiente pode gerar benefícios no atacado distribuidor. Mas existem vários erros que tornam difícil colocar isso em prática. Veja quais são os principais deles:

Fraca previsão de vendas e estoque

Vendas precisas e previsões de estoque são cruciais para o sucesso de qualquer negócio, mas é uma etapa que muitos atacadistas esquecem.

Sem uma previsão adequada, as empresas provavelmente serão vítimas de falta de estoque ou produtos com excesso de estoque. Enquanto o excesso de estoque pode resultar em aumento dos custos de manutenção e deterioração, a falta de estoque pode levar à perda de uma venda hoje… e, em seguida, à perda de um cliente amanhã, à medida que ele procura por fornecedores mais confiáveis.

A previsão de vendas e estoque é especialmente útil para prever flutuações sazonais na demanda, durante as quais as vendas e os níveis de estoque fogem fortemente do normal. Durante esses períodos, a concorrência entre as empresas aumenta com a mesma intensidade – o que significa que se torna ainda mais crucial para você fornecer aos seus clientes de maneira eficiente.

Pouca ou nenhuma estratégia de gestão de risco

Sua empresa de atacado está fadada a enfrentar pequenos obstáculos na estrada, bem como obstáculos enormes de vez em quando.

Mas não é apenas o tamanho dos obstáculos que podem atrapalhar seus processos de pedido. Mesmo o menor problema pode causar grandes problemas se não for tratado adequadamente. Por outro lado, é possível conter o que podem parecer eventos catastróficos, contanto que você tenha a abordagem certa ao fazer isso.

Em primeiro lugar, uma abordagem adequada ao gerenciamento de risco permitirá que você minimize qualquer dano que o desastre acabe infligindo aos processos de pedidos de sua empresa. Como você saberá o que esperar, você pode tomar as precauções necessárias para evitar o perigo total.

Em segundo lugar, permitirá que você realmente assuma o controle do evento em questão – e potencialmente use o evento como uma oportunidade para crescer. Depois de encontrar e resistir a uma grande tempestade relacionada a estoque ou pedido, você estará muito mais preparado para lidar com problemas semelhantes no futuro.

Processos fora de sincronia

Todos os processos necessários para atender um pedido precisam estar interligados para que seja possível maximizar a eficiência. Por outro lado, um grande erro na gestão de pedidas acontece quando as funções relacionadas ao fechamento de vendas, estoques e logística não estão integrados.

Entregas de pedidos equivocados

Entregar mercadorias que divergem do pedido feito pelo cliente pode causar um grande estresse, não é? Trata-se de um problema que se estende ao longo da cadeia – causando insatisfação do cliente e criando a necessidade de um processo de logística reversa.

Desorganização na coleta das mercadorias

Se os produtos não estão organizados corretamente, o processamento de um pedido pode levar um tempo muito maior do que o necessário – além de estar sujeito a falhas. Quando os profissionais enfrentam dificuldade para separar os produtos solicitados pelo cliente, toda a gestão de pedidos é afetada.

6 dicas para evitar os erros na gestão de pedidos

Você está disposto a trabalhar para evitar os principais erros na gestão de pedidos? Então confira algumas dicas para colocar isso em prática:

1. Consolide os canais de pedidos

Gerenciar pedidos no atacado de diferentes canais é um desafio. Quando os pedidos chegam por meio de vários canais – como chamadas telefônicas, e-mails ou um aplicativo – em vez de em um sistema de pedidos centralizado, o gerenciamento de pedidos se torna caótico e confuso. Como resultado, existe uma grande possibilidade de os pedidos serem perdidos.

Você deve limitar e consolidar seus canais de pedidos para tornar mais fácil para os representantes de vendas internos ou externos gerenciarem os pedidos. Dessa forma, torna-se possível agilizar o processo de gestão de pedidos – tanto para a equipe de vendas quanto para os profissionais de logística.

2. Padronize os processos de entrada de dados

A padronização de dados é fundamental para o controle de qualidade dos dados. É o processo crítico gerenciar dados usando um formato padrão para que possam ser gerenciados e analisados de maneira consistente. Quando sua empresa padroniza seu processo de entrada de dados, ela se beneficia por ter dados precisos e consistentes para trabalhar. Também é necessário menos tempo para o gerenciamento de dados. Com dados precisos, sua empresa pode operar no nível mais eficiente.

Se sua empresa não padronizar o processo de entrada de dados de pedidos, haverá ocorrências de dados incorretos produzidos. E o uso de dados incorretos pode gerar repercussões negativas – como entradas duplicadas de pedidos ou remessa de endereço incorreto, resultando na perda de confiança do consumidor em seu negócio.

Que tipo de dados devem ser padronizados? Sua empresa pode começar observando as categorias de dados que afetam o processo de atendimento do pedido, como informações do cliente. Alguns exemplos incluem cargos, localização e endereço.

3. Automatize os processos de entrada de pedidos

A entrada manual tradicional de dados não é apenas cheia de erros, mas também demorada. O resultado disso pode ser visto em entradas de pedidos incompletas, inconsistentes e duplicadas. Para evitar essas situações, sua empresa pode automatizar o processo de entrada de dados.

Com o processamento automatizado de pedidos, as informações relevantes do pedido inseridas no sistema serão enviadas automaticamente para os respectivos departamentos que precisam delas. A simplificação de todo o processo de entrada de dados acelera o tempo para concluir o processo de entrada de dados, permitindo que você processe e cumpra pedidos com mais rapidez.

Vejamos um cenário de como a automação pode beneficiar um atacado distribuidor. Abaixo está um exemplo de um processo de entrada manual de pedido.

Quando um cliente envia um pedido, um funcionário insere as informações de vendas do cliente no sistema do representante de vendas.
Esse mesmo funcionário, então, digitaria as mesmas informações na plataforma de contabilidade.
Por último, as informações de vendas dos clientes serão inseridas manualmente na lista de embalagem da equipe de produção.
Ao automatizar o processo de entrada de pedidos, um funcionário precisaria digitar o pedido de vendas uma vez no sistema do representante de vendas e as informações serão enviadas automaticamente para a plataforma de contabilidade e a lista de embalagem da equipe de produção.

A simplificação de todo o processo de entrada de dados acelera o tempo para concluir o processo de entrada de dados, permitindo que você processe e atenda pedidos com mais rapidez.

4. Sincronize seu sistema de pedidos com seu estoque

Não há nada mais constrangedor do que aceitar o pedido de um cliente apenas para descobrir que sua empresa não pode atendê-lo devido à falta de estoque. Com a sincronização em tempo real entre seu sistema de gestão de pedidos e seu estoque, a chance de falta de estoque e outros manuseio incorreto de dados é reduzida.

Cada vez que um pedido de venda é inserido no sistema, os números do estoque serão atualizados automaticamente para refletir a mudança no nível de estoque. Com a atualização em tempo real de seu estoque, você pode tomar decisões precisas e determinar se tem estoque suficiente em mãos para atender o pedido de um cliente ou se mais estoque é necessário.

5. Reduza a redundância de dados

Algumas empresas acreditam que informação é poder e devem se esforçar para coletar o máximo de dados possível quando os clientes fazem pedidos. No entanto, quanto mais informações são processadas, maiores são as chances de ocorrerem erros. As empresas precisam manter o processo de gestão de pedidos o mais simples possível, garantindo que apenas informações úteis sejam inseridas e processadas.

Sessões de revisão periódicas precisam ser realizadas para avaliar quais dados são relevantes, úteis ou obsoletos no processo de entrada de pedidos no atacado. Sua empresa deve projetar seu formulário de entrada de pedidos de uma maneira que capture apenas os dados essenciais e elimine quaisquer dados redundantes do processo.

6. Faça seus funcionários embarcarem

Mesmo que sua empresa tenha um processo de gestão de pedidos perfeito, ela não terá sucesso se seus funcionários não estiverem a bordo. É importante explicar e educar seus funcionários sobre como eles se beneficiam ao modernizar os processos. Eles precisam estar na mesma página que você para que ajudem a alcançar um processo de gestão de pedidos eficiente.

maxPedido: a solução para gestão de pedidos no atacado distribuidor

Você quer modernizar a gestão de pedidos na sua empresa? O maxPedido pode ser sua solução ideal.

Com o maxPedido, você cria catálogos segmentados de seu mix, já realizando o pré-pedido e realiza a emissão dos pedidos e consulta de preços por informar a disponibilidade de estoque e histórico de compras do cliente já com a devida adequação às políticas de descontos e promoções da sua empresa.

Históricos salvos e pré-pedidos eliminam erros de digitação e erros de sincronização, e melhoram o desempenho da equipe de venda em campo. Você também reduz o gasto com materiais impressos que ficam defasados rapidamente e só geram volume no kit do vendedor.

Veja os principais recursos do maxPedido:

Montagem automática de catálogos e segmentação por região e filiais
Apresentação do mix de compra
Destaque de produtos promocionais
Faça a pré-venda já sincronizando itens no pedido
Envio automático de pedidos
Venda por cartão de crédito sem maquininha
Compartilhamento do pedido pelo WhatsApp e outros aplicativos
Informações atualizadas e sempre disponíveis para consulta de preços, estoque, saúde financeira do cliente, histórico de compra, saldo da conta corrente do RCA, dentre outras
Realização de pedido e pré-pedido offline
Sugestão de venda e o mix ideal do cliente
Acompanhamento da meta individual
Controle da jornada de trabalho