Como funciona o GED e como ele auxilia na gestão da informação?
Se sua empresa depende de uma variedade de documentos e registros importantes, pode ser difícil mantê-los organizados. É aí que entra um GED – ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Em sua essência, um sistema GED é um tipo de software que captura, armazena, organiza e distribui documentos digitais. Quando bem usada, essa tecnologia permite que você forneça de maneira rápida e fácil aos funcionários, clientes e fornecedores as informações de que eles precisam.
Quer entender melhor como funciona o GED e como ele auxilia na gestão da informação? Confira ao longo deste artigo!
O que é o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?
Um GED é uma solução digital que ajuda você a estruturar o fluxo de informações da sua empresa. Na prática, esse sistema automatiza a gestão de documentos – garantindo a disponibilidade ideal dos documentos e das informações que contêm.
Para isso, um GED contém funcionalidades de digitalização, edição, organização, distribuição, busca, recuperação e (possivelmente) destruição de documentos. Em um GED, você pode facilitar a localização e a digitalização de documentos, fornecendo-lhes tags e metadados. Essas tags fornecem ao usuário informações sobre as características do arquivo – como conteúdo, autor, status, categoria e data.
Para que serve um GED?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é usado para organizar, proteger, digitalizar e classificar automaticamente os documentos da empresa – facilitando o acesso, a edição e o compartilhamento.
Originalmente, os sistemas de gerenciamento de documentos surgiram à medida que as empresas procuravam mudar as operações de um escritório baseado em papel – com pastas e armários de arquivo. Desde então, o gerenciamento de documentos assumiu um papel mais central na pilha de tecnologia corporativa, facilitando os fluxos de trabalho e unindo repositórios diferentes em um hub central.
Veja as principais funcionalidades que você encontra em um GED:
- Criação de Documentos: Você pode criar um novo documento ou inserir arquivos como documentos digitalizados, e-mails, aplicativos móveis ou na web.
- Indexação de documentos: a capacidade de pesquisa é um dos principais recursos que facilita a localização de documentos. Indexá-lo marcando com termos melhora a qualidade dos resultados da pesquisa.
- Pesquisa de Documentos: O recurso de pesquisa deve ser poderoso e examinar o nome do arquivo do documento, conteúdo, metadados e ter filtros avançados. Os usuários devem ser capazes de encontrar um arquivo de imagem, áudio ou vídeo relevante.
- Segurança de documentos: Seus documentos precisam ser protegidos contra olhares indiscretos e acesso não autorizado. Portanto, deve ser seguro, permitindo acesso apenas a quem precisa vê-los com base na função na organização.
- Dashboards: Os recursos de relatórios e análises de um bom GED podem ajudar a obter informações sobre o fluxo de trabalho, agendamento, acesso, uso e assim por diante.
- Personalização: Um GED deve atender às necessidades individuais da organização que o utiliza, pois nem todas as necessidades de gerenciamento de documentos são as mesmas.
- Versionamento: Os documentos são essenciais para fins regulatórios, auditorias internas e externas. Portanto, o GED deve permitir a rastreabilidade de todas as alterações feitas no documento, além de capturar a pessoa que está fazendo a alteração, a alteração que está sendo feita e o momento da alteração.
Como o GED funciona?
Já vimos qual é o papel do GED. Mas como essa solução digital funciona?
Para respondermos essa pergunta, podemos destacar três funções principais de um GED: capturar, armazenar e distribuir documentos.
1. Captura de documentos
Um sistema de gerenciamento de documentos deve ter uma maneira de inserir documentos e arquivos de fontes variadas. Algumas fontes podem incluir:
- Digitalização a partir de arquivos em papel
- E-mails e anexos
- Aplicativos externos como CRM ou ERP
- Conteúdo gerado pelo usuário salvo nativamente no sistema de gerenciamento de documentos
Depois que os documentos são carregados no GED de qualquer fonte, o sistema deve apresentar uma maneira de indexar e classificar esses documentos – geralmente com metadados.
2. Armazenamento de documentos
Uma função básica de um sistema de gerenciamento de documentos é servir como um repositório central para os arquivos da empresa. Ou seja, todas as informações necessárias pelos diversos setores da organização podem ser acessadas em um único local.
Neste ponto, é preciso ter uma atenção especial com a segurança da informação. Com permissões dinâmicas avançadas, as organizações podem controlar quem tem acesso a determinados documentos ou classes de documentos.
3. Compartilhamento de informações
Um sistema de gerenciamento de documentos deve tornar as informações fáceis de encontrar para os usuários. Com metadados, todos os arquivos são marcados para que possam ser encontrados por vários parâmetros. Por exemplo, os metadados de uma fatura podem ser marcados com:
- Partes da fatura
- Datas importantes
- Quantia
- Unidade de negócios ou departamento
- Descrição dos serviços prestados ou produtos adquiridos
Com todas essas informações anexadas aos metadados do documento, as pesquisas geram melhores resultados e os usuários podem recuperar documentos de forma mais rápida e simples.
Como o GED auxilia na gestão da informação?
Todas as funcionalidades do GED geram um grande valor para a empresa – mantendo os documentos organizados e acessíveis para todos. Mais do que isso, essa é uma poderosa ferramenta para a gestão da informação!
1.Melhor controle de versão
Com que frequência você já se perguntou se está trabalhando na versão mais recente de um documento? No mundo do papel, os compartilhamentos de arquivos e o e-mail podem ser desafiadores, pois não há controle de versão integrado. Ser capaz de voltar no tempo para entender as mudanças também é quase impossível sem mecanismos de versão manual.
Um GED tem controle de versão integrado que permite que você faça a versão automática de documentos e garanta que o histórico completo do documento esteja disponível. Como todos estão trabalhando no mesmo documento único, os problemas associados a várias cópias de documentos se dissipam, assim como a necessidade de distribuir cópias por e-mail.
2. Colaboração facilitada
A colaboração entre as diferentes partes interessadas nas organizações está se tornando mais complexa à medida que mais operações são terceirizadas e parcerias de desenvolvimento se tornam mais comuns.
As plataformas GED têm a capacidade de melhorar a colaboração interna e externamente por meio do uso de ambientes e fluxos de trabalho baseados na web. Além disso, a compreensão de onde um documento está no processo de criação, revisão e aprovação é significativamente facilitada.
3. Chega de e-mails
O e-mail é uma ferramenta incrível que revolucionou a maneira como trabalhamos. No entanto, a maioria de nós passa o dia de trabalho gerenciando informações e conteúdo no e-mail.
O e-mail é desestruturado e difícil de gerenciar, e muitas vezes cria problemas de segurança e armazenamento e complica o controle de versão do documento. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos eliminam a necessidade de distribuir conteúdo por e-mail, eliminando a carga de segurança e armazenamento e melhorando o controle sobre o conteúdo regulamentado.
4. Maior segurança e controle de documentos
Atualmente, uma das grandes preocupações quando falamos de gestão da informação é justamente em relação à segurança dos dados – especialmente após a implementação da LGPD. Nesse sentido , o GED também exerce uma grande contribuição.
Com um sistema digital, você mantém todos os documentos armazenados em segurança e tem a capacidade de mostrar claramente a custódia e a rastreabilidade das informações. A partir disso, torna-se possível realizar trilhas de auditoria e controles de segurança rastreáveis e granulares.
→ Confira também: Segurança da informação na era da proteção de dados
5. Backups mais confiáveis
Se você não sabe qual conteúdo possui, é muito difícil garantir que o backup desse conteúdo seja feito corretamente. As práticas tradicionais de gerenciamento de documentos incentivam o salvamento de documentos em computadores locais e compartilhamentos de arquivos não controlados. Isso significa que, com bastante frequência, o backup do conteúdo pode não ser feito corretamente. Muitas vezes descobrimos isso quando é tarde demais e o conteúdo é perdido.
Ao usar um GED, você centraliza todos os documentos e registros e incentiva a criação e o gerenciamento desses registros em um único local. Na prática, isso melhora significativamente nossa capacidade de fazer backup de todo o conteúdo e garantir que possamos recuperá-lo prontamente.
6. Custos mais baixos de gerenciamento de documentos e arquivamento
O gerenciamento e arquivamento de documentos em papel pode ser muito trabalhoso e caro. Por outro lado, o processamento, armazenamento e recuperação de registros podem ser significativamente melhorados ao mudar para ambientes eletrônicos.
As políticas automatizadas de retenção de registros melhoram os processos de arquivamento. A necessidade de espaço físico de armazenamento para registros em papel também é significativamente reduzida ou totalmente eliminada. O arquivamento central e o rastreamento de documentos podem ser automatizados, eliminando a necessidade de gerenciamento físico de documentos.
→ Veja também: Gestão de armazém – avalie seus processos e controle seus custos
7. Melhor gestão e busca de conhecimento
Quantas vezes você tentou encontrar documentos e informações sem sucesso? Ao adotar um armazenamento descentralizado de documentos, encontrar as informações desejadas pode se tornar um desafio para os profissionais da empresa.
O GED transforma essa realidade e torna todas as informações acessíveis em poucos minutos. Com um sistema de metadados, é possível implementar buscas avançadas. Ser capaz de encontrar facilmente informações e conhecimento a partir de conteúdos indexados nos permite melhorar a tomada de decisões e reduzir o tempo perdido na busca de informações.
8. Conteúdo mais consistente
Ao implementar um GED na sua empresa, você garante que os documentos sejam controlados de forma consistente. Todos os usuários podem usar os modelos mais recentes ou garantir que novas revisões sejam criadas a partir da última versão aprovada em um ambiente de compartilhamento.
9. Integração entre as equipes
A colaboração entre as equipes é fundamental para otimizar a produtividade e alcançar os resultados desejados, certo? No mundo digital em que vivemos, isso passa diretamente pela capacidade de trabalhar em conjunto com documentos e informações eletrônicas.
Quando todos os documentos ficam armazenados em um repositório central, todos podem colaborar em tempo real – eliminando os ruídos de comunicação. Como resultado, a produtividade de toda a empresa pode aumentar.
10. Melhora a gestão
Por fim, todos esses benefícios na gestão da informação refletem diretamente na capacidade de administração dos gestores da empresa. Afinal, todos os documentos que são necessários para a tomada de decisão estão armazenados no mesmo local.
Ou seja, não é preciso ficar procurando por documentos financeiros ou contábeis em diversos locais e cruzando seus dados para saber se estão atualizados. Tudo o que você precisa está facilmente disponível e atualizado em tempo real.
→ Confira também: Novo modelo de documentos obrigatórios para o transporte de carga em 2022
Você já sabia como funciona o GED e como ele auxilia na gestão da informação? Como você lida com o gerenciamento de documentos na sua empresa? Deixe o seu comentário!
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